檔案信息化和檔案利用

小　刀

春風秋水：檔案信息化只是手段，不是全部。只要還是奉行現行的政策，信息化并不能提高檔案的利用。決定檔案利用的是檔案開放服務的程度，而非檔案信息化。

甘肅老姜：信息化作為手段，的確快多了，查準率也的確高多了，但隱藏在信息化后面的利用觀念和利用制度，卻無時無刻不在制約著利用。可以看看現行的利用規章制度，名曰利用，但仔細辨讀，卻發現基本每一條里都有限制詞。因此，不解決觀念、制度問題。企盼信息化提高“檔案的利用”可能性極小。

滄海一粟：這里的“提高檔案的利用”如果僅僅是指“提高檔案利用的次數”而言，我覺得春風秋水說得很有道理。“檔案信息化”不能說對“提高檔案利用的次數”一點影響都沒有，但影響一般來說不是很大；如果僅僅是指“提高檔案利用的速度”而言，我覺得“檔案信息化”將對“提高檔案利用的速度”產生空前的極大影響。也就是說，“檔案信息化”將大大“提高檔案利用的速度”：如果既包含“提高檔案利用的次數”，又包含“提高檔案利用的速度”的話，我想可以這樣回答：“檔案信息化”將大大“提高檔案利用的速度”，并對“提高檔案利用的次數”產生一定的影響。一句話：“檔案信息化”將大大“提高檔案的利用效率”。

都梁檔案：檔案信息化的作用是相對的。一是檔案本身需要信息化是相對的。有些檔案本身保管期限短，利用效率低或根本沒有利用，傳播的范圍很小，它們根本沒有必要進行信息化。二是檔案信息化的作用是相對的，它對傳統的檔案管理手段來說總體上是一種進步，同時也是一種投入很大的工作，有些檔案按照傳統的管理手段更簡便更經濟，有實踐管理經驗的人有或多或少的感性認識。它的作用并不對全部的檔案管理適用。站在資源有限的現實基礎上，沒有條件也沒有必要將全部的檔案都進行信息化。唯信息化是舉、讓信息化的潮水掩蓋其他的管理手段是不妥當的。

徐老歪：檔案利用是長期的甚至是歷史的，檔案不僅要給今世用，更要留給后世用。檔案信息化的意義很多，其中一條就是可以在某種程度上起到保護原件的作用。從這點看，信息化就能提高檔案的利用。

君子不器：檔案信息化的目的無外乎運用現代信息技術，方便、快捷地獲取檔案信息及其服務，但檔案信息化了并非就意味著檔案利用率提高了。就如我們加大檔案信息化的技術力度，實現更多紙質檔案向數字檔案轉化，并建造完備的無縫檔案信息服務系統，但現有的體制或規章中對“檔案開放的力度”及“年限”等的障礙性條款，很可能使得前期的努力付諸東流。

飛熊：在現行檔案利用政策體制下，檔案信息化是能在技術層面上推動和促進“檔案的利用”的，其主要表現是：它充分地利用了計算機強大的搜索引擎功能，從而大大地提高了檔案的檢索速度和效率：它充分利用檔案管理工作的程序化、規范化，簡化和規范了檔案利用行為，它通過培育起來的人們“了解檔案、利用檔案”的現代文明生活習慣，激活人民群眾利用檔案的需求。

潮人潮語：信息化建設是外在手段，是一種平臺，也是一種推動力。它是雙刃劍，取決于人的思想，有些人能用信息化推動傳統的檔案管理，包括相應管理流程的優化和制度的完善，使信息化作為孵化器，推動檔案各項工作的創新和發展。但有些人只是將信息化當成華麗的新衣，當成手工的翻版，卻沒觸動根本的業務流程，使信息化成為雞肋，也沒有從根本上對檔案工作進行變革，信息化作用大打折扣。

小刀：檔案信息化是可以提高“檔案的利用”的。檔案的重點價值就在于利用，如何提供更好的利用成為當代“檔案利用”研究者、基層工作者所研究的課題，電子化、信息化的形勢波動下，檔案亦不能脫離信息化的航線。方便、簡單的查詢條件能激發人們潛在的查閱意識去尋找需求的信息，那么在檔案信息化的大前提下，將會有利于提高檔案的利用。

臨溪羨魚：首先表明態度：檔案信息化建設有助于提高檔案的利用效率。但這是有條件的，對于同一個檔案館同樣工作態度的人來說，檔案信息化程度高比低時的檔案利用效率要高：如果面對兩個不同的檔案館，一個檔案信息化程度高但服務態度不怎么樣，另一個檔案信息化程度低但服務態度極好業務也很熟，其在利用方面是沒法比較的。以前我所在的檔案館要查一份招工表，用個把小時是常事，兩年前將勞動局的招工檔案全部輸入計算機后，敲上幾個字，鼠標一點，幾秒鐘結果就出來了，這是信息化的結果。當然，如果你常去檔案館也可能會遇到這樣的情況：“對不起，今天我們這兒停電(也有說電腦壞了的)，你改天來吧。”所以，在努力提高信息化建設水平的同時，其他方面的工作也不能沒有，要不然，我們的檔案館也會像某些醫生那樣，離了儀器就不會看病了。

(摘自《檔案界》網站)