信息化有利于高校人事檔案的管理和使用

唐習華

信息時代的到來,使高校人事檔案管理信息化成為可能,紛繁復雜的社會變化也使檔案管理越來越困難,信息化管理也成為必需。人事檔案的信息化,就是將人事檔案內容錄入計算機,轉變為儲存在磁盤、光盤等載體上的二進制有序代碼,它可實現大容量存儲、快速檢索、查詢、由網絡進行傳輸、由顯示器進行顯示、打印機打印等功能,可使檔案的使用功能得到延伸。

一、人事檔案的組成

1.從內容上看。根據中組部《干部檔案工作條例》,高校干部人事檔案由10部分組成:履歷材料;自傳材料;鑒定、考核、考察材料;學歷、培訓、職稱材料;政治歷史情況的審查材料;加入黨團材料;獎勵材料(包括科學技術和業務獎勵,英雄事跡等);處分材料;錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退(離)休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料;其它可供組織上參考的材料。針對以上的內容,人事檔案材料按來源可歸為三大類:第一類為完全由個人按歸檔要求填寫的有關表格材料,如個人履歷、入黨思想匯報等,是個人自然屬性的反映;第二類為個人填寫后經業務主管部門簽署意見的評審、申報表等,如專業技術職務評審表,先進工作者申報表等;第三類為伴隨著檔案人的日常工作、學習而形成的由業務管理部門作出的記錄、鑒定等,如政審材料、學籍檔案、處分決定等,它一般不和當事人見面。

2.從形式上看。首先是傳統的紙質檔案,它是高校人事檔案的基石;另一類為數字檔案(或電子檔案),它是隨著信息技術的發展而出現的,是紙質檔案的縮影和補充。而數字檔案從原始數據形態上又可分為兩類:第一類為直接以數字模式產生的數字信息檔案;第二類為由其它介質形態轉換而生成的數字信息檔案[1]。前者直接由文字處理軟件、CAD、數字攝像設備等數字信息系統產生,可稱之為原生數字檔案;后者則是利用數字掃描、OCR等數字化技術對印刷型文檔進行加工、處理而生成,可稱之為轉換型數字檔案,利用它可形成個人人事檔案的全文數據庫。數字檔案中,如何保持并證實電子文件的真實性,不僅僅對檔案工作者,而且對于整個信息社會都是一個問題,而轉換型數字檔案可真實地體現原紙質檔案的本來面目,能保證電子檔案的真實性,可使電子檔案一定程度上獨立于紙質檔案而使用,兩類電子檔案結合使用,既保護了紙質檔案,又大大方便了檔案的查閱,延伸了檔案管理和使用的功能。特別是原生數字檔案中用ASCII碼記錄的信息,能進行統計、排序、分類、匯總、任意邏輯條件的組合篩選等。另外,數字檔案也是紙質檔案的有機補充,隨著信息技術的發展,多媒體技術被普遍使用,有的材料只能用數字檔案形式保存,如教師上課的一段視頻、一段有價值的錄音等,它彌補了紙質檔案的不足。

二、當前檔案管理中存在的問題

當前,有的高校人事檔案管理為了達標,已經配備了計算機和打印機,安裝了簡單的檔案管理軟件,但距離真正意義上的信息化還有很大的差距,檔案管理中還存在著各種各樣的問題,主要有以下幾個方面。

1.個人工作業務內容和檔案脫節。檔案材料千人一面,不能體現高校教學科研人員的工作特點。一是業務內容的缺失,高校人事檔案的主體是教師和科研人員,人事檔案應重點選擇能反映他們德、才、能、績的鑒定材料、考核材料。如業務成果,重大創造發明、科研成果、著作或譯著以及有重大影響的論文等歸入人事檔案之中。這樣才能真實、具體、全面反映出一個人的情況,為選拔和任用人才提供準確可靠的依據。如果沒有(或不完整)這方面的檔案材料,人事檔案將失去作為一種信息資源的功能,決策部門對人才的使用也很難做到知人善用,達不到“觀其卷,知其人,用其長”的目的。[2]當前人事檔案的管理一般由人事部門負責,教學情況歸教務部門管理,科研成果由科研部門管理,而個人檔案材料應是對個人的教學、科研材料的全面反應。二是業務管理過程和檔案管理系統少有聯系,如每次全校工資變化,在勞動工資管理信息系統中可自動進行調整,而在檔案管理系統中需一個一個進行手工操作,其工作量相當于將業務過程重復一遍。

2.存檔管理和使用脫節。檔案的價值在于使用。一類問題為:僅僅存儲原生數字檔案,將檔案系統看成一般的業務系統,雖然可較靈活地查詢使用,但其結果的真實性讓人生疑,只能完全依附于紙質檔案。另一個問題是:數字檔案管理和日常的業務完全脫離,僅僅是紙質檔案的簡單再現,沒有對信息進行歸類、索引,檔案管理信息系統僅僅記錄檔案材料的目錄,由上面分析,人事檔案內容不全面,不能具體、全面地反映老師的經歷、學識、人品等情況,查詢一個人的情況,除了查找人事檔案外,還要查找科研處的科研情況、教務處的教學工作量、教學質量等,查全率、查準率不能保證。對于一個新調入的教師,從其人事檔案中并不能總結出其教學、科研能力,其愛好、擅長、在調出單位的工作表現、能力評價等也不能很好地得到了解。

3.檔案交接過程信息流斷裂。伴隨著人員工作單位的調動,個人檔案將跟隨著進行轉接移動,電子信息流也應一起移動,這是三位一體的一個整體。而實際情況往往是人員調動了,檔案也移交了,但數字檔案信息流并不移交,可能由于交接雙方沒有統一的信息編碼、缺乏統一的人事檔案管理平臺、系統不兼容等,但更多的是由于意識的缺乏,實體檔案進行交接時,電子檔案信息共享困難。每一個接收檔案的單位均需從頭開始錄入信息,檔案信息缺乏連續性的體現。

三、進行信息化管理的有利條件

1.各高校有迫切的實施信息化管理的需求。新時期高等教育發展對人事檔案管理工作提出了新的要求,高校規模發展迅速,層次不斷提高,教學科研人員流動性大,學歷、職稱結構變化快,教學科研工作復雜,在高等教育國際化的背景下,管理意識現代化、制度規范化,客觀上要求進行人事檔案管理的信息化改造,充分發揮信息化的作用。

2.檔案管理人員。高校是人才集中地,管理人員素質也普遍較高,對新技術、新設備、新方法的掌握較快。通過培訓,人事檔案管理人員一定能很好地使用新設備、新系統。業務人員掌握現代信息技術,是進行信息化改造的必要條件。

3.技術和設備。當前,計算機的使用已普及,校園網絡已延伸到各個角落,數字設備的使用也已普遍,如數碼相機、掃描儀、DVD刻錄機等;數據庫管理、多媒體技術、網絡技術、安全技術等先進的信息技術也得到應用,為人事檔案管理信息化提供了技術保障。

四、信息化可更好地發揮人事檔案的使用功能

1.便于查閱,大大縮短查閱檔案的時間,并可進行快速的統計分析,為決策提供參考。在原生數字檔案的基礎上,計算機管理檔案材料的索引文件,通過查找索引,可方便地找到原檔案所在位置,這是計算機管理檔案的初級運用。在上述轉換型數字檔案也完整的條件下,可直接查閱檔案全文數據庫。進行信息化管理真正的優勢體現在可對檔案信息進行批量處理,如按所需條件進行篩選、分類匯總、統計分析等,它以極快的速度提供結果,為領導決策提供參考,它將傳統的檔案管理轉變為人力資源管理的一部分。結構化查詢語言SQL(Structured Query Language)是這一運用的有力工具,它屏蔽各關系數據庫管理系統(RDBMS)間的差異,是所有關系數據庫的公共語言。用戶可將使用SQL的技能從一個RDBMS轉到另一個,所有用SQL編寫的程序都是可以移植的,在統一編碼的基礎上,利用SQL可將各種數據庫建立聯系,進行溝通。SQL可用于所有用戶的DB活動模型,包括系統管理員、數據庫管理員、應用程序員、決策支持系統人員及許多其它類型的終端用戶進行查詢數據;表中插入、修改和刪除記錄,建立、修改和刪除數據對象;控制對數據和數據對象的存取;保證數據庫一致性和完整性;以前的數據庫管理系統為上述各類操作提供單獨的語言,而SQL將全部任務統一在一種語言中。

2.網絡突破距離限制,便于信息的遠程查閱、信息維護和信息收集。Internet將世界真正變成了地球村,讓世界距離感縮短,通訊和信息交流達到了前所未有的快捷方便。借助網絡,將檔案信息通過校園網絡進行一定程度的分布式管理,設定不同的查詢權限,如校長可查閱全校教職工的檔案,院系領導可查閱本部門的人員信息,組織部可查閱所有人員的黨團關系數據庫信息;將部分個人自然屬性信息對檔案人公開,檔案人發現信息錄入有錯誤或增加、刪除個人信息可向數據庫管理員提出申請,由數據庫管理員和原始檔案核實后進行修改,保證了檔案信息的正確和完整,同時對于檔案材料中所缺少的材料能及時發現,如學籍檔案,可督促檔案人及時到原培養單位進行催要,體現以人為本的管理理念。另一方面,網絡化分布式管理,便于檔案信息的廣泛收集,如教學信息可由教務部門直接上傳到老師檔案的教學信息數據庫中,科研信息數據庫由科研處管理,這些信息的增加,使教師的個人信息豐滿,充分體現教師的教學科研成果和工作特點。

3.硬盤、光盤等突破存儲空間限制。傳統紙質檔案需要占用大的庫房,每個人的檔案都是厚厚的一本,搬運、查閱都不方便。而數字化檔案是將信息以磁極或激光識別的凹凸坑來表示,系統軟件管理和協調CPU、儲存器等各種資源,在此基礎上,應用軟件將存儲在磁盤、光盤的信息進行復現,在顯示器或打印機上還原成為人能夠感知的文字、圖像、聲音、視頻等信息。隨著信息技術的調整發展,儲存技術日新月異,儲存器的性價比即單位存儲單元的價格大大降低,移動硬盤、DVD光盤、U盤等存儲器一般已用“G”作為單位,較傳統的軟盤(1.44M)在存儲單位上提高了上千倍,存儲空間變得更大、更便宜并且存儲速度更快,使原生數字檔案和轉換型數字檔案的存儲成為可能。

4.超媒體可將原生數字檔案和轉換型數字檔案有機聯系。以原生數字檔案作為日常查詢、統計分析的材料、索引和檢索的出發點,通過超媒體將轉換型數字檔案進行超鏈接,立即可查看到原紙質檔案的影印件,大大提高了檔案查閱的速度和可信度。

通過加強人事檔案管理制度,強化人事信息安全意識,采用先進技術,在國家有關人事檔案管理規范框架內,對人員信息統一編碼,管理系統統一規劃,將傳統紙質檔案和數字檔案的管理有機結合,必將使人事檔案在高校人力資源建設中發揮更好的作用。

參考文獻:

[1]王啟云.數字信息資源的管理模式探討[J].圖書情報工作,2003(9):29-32.

[2]萬蓉.做好人事檔案管理工作的思考[J].高等教育研究(成都),2005(6):80.