淺談檔案資源存在的問題

張　瑩

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A文章編號：1673-0992(2009)10-027-01

檔案是指過去和現在國家機構、社會組織以及個人在從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動中直接形成的對國家和社會具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。作為一種歷史記錄而客觀存在的檔案實體歷史悠久，類型多樣，如古代的甲骨檔案、金文檔案、石刻檔案、簡牘檔案、簡帛檔案以及紙質檔案和現代的電子檔案等。

《河南省檔案管理條例》(以下簡稱《條例》)第九條規定：“各級國家檔案館應當及時收集國家領導人到本地視察工作形成的檔案材料和對國家、社會做出重大貢獻的個人檔案材料，并注意收集本行政區域內反映風土人情、名優特產的檔案材料。”《條例》第十條規定：“反映本行政區域內重大政治、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動形成的檔案以及對反映、記載本行政區域內的重大天文、地理等自然現象的檔案，由同級檔案行政管理部門按規定接收和保管。舉辦上述各類活動，主辦和參與組織的單位檔案工作人員應當及時收集、整理活動形成的檔案。活動結束后六十日內，主辦單位應當到檔案行政管理部門辦理檔案備案手續。”《條例》第十六條還明確指出了機關、團體、企業事業單位和其他組織應按照規定向有關國家檔案館移交檔案。上述規定清楚地表明：機關各單位檔案室是本單位檔案資源的綜合保管機構；市、區縣(市)國家綜合檔案館則是本行政區域范圍內機關檔案資源的綜合保管基地，是一個涵蓋政治、經濟、文化、科教等范圍大容量的檔案資料庫，是機關各種檔案資源的最終歸宿。

隨著經濟社會的發展，社會生活的各個領域都產生了大量的檔案，特別是關系到人民群眾切身利益的民生檔案與日俱增，然而大量的檔案資源卻散存于各個單位的檔案室，查找利用起來十分不便。長期以來，機關檔案資源一直處于一種分散管理的狀態，檔案資源也存在以下幾種問題：

一、檔案資源分散

機關檔案部門的工作對象僅僅局限于紙質文書檔案，很少關注其他種類和載體的檔案，特別是專門檔案的形成、收集和管理。這樣，就從源頭上造成了國家綜合檔案館館藏資源“門類單一、內容單一、載體單一”和館藏少、文件重復率高的問題。

市綜合檔案館雖然為保管全市各級各類檔案的基地和科學研究及各方面利用檔案的中心，但由于歷史和體制及移交模式等諸多原因，館藏檔案中絕大部分為黨政管理檔案，門類不齊，載體單一。而許多專業性強的專門檔案(如城建、房地產、土管、組織等檔案)卻幾乎沒有進館，而是分散在多個部門、多處地方保管，造成檔案資源的分散。

二、檔案資源不能共享

在現行體制下，檔案管理過程實際上是按一定的年限(比如十年、三十年或五十年)劃分為兩個階段，前一個階段歸屬檔案形成單位管理，后一個階段歸屬檔案行政部門管理。這樣，機關各級各類檔案館室特別是一些專業性比較強、檔案數量比較多的單位檔案館室，很容易產生一種錯覺：似乎都擁有永久保存檔案的同等權利，彼此互相獨立，自我擴張，致使國家檔案行政管理部門沒有能夠做到集中統一管理機關檔案資源，也就無法實現資源的共享利用和效益最大化。

然而共享性是信息的特征之一，通過共享，檔案資源才能得到最大限度的開發利用。從經濟學角度看，擴大檔案的利用價值，其保存的成本才會下降，才能形成檔案信息資源的良性循環。由于綜合檔案館館藏檔案資源來源于基層檔案室，目前的收集、移交模式又趨落后、保守，導致向綜合檔案館移交檔案的機關、團體、企事業單位在移交檔案的門類上非常狹窄，主要集中在黨政管理類檔案上(注：習慣上稱文書檔案)，使得綜合檔案館的館藏檔案資源日漸暴露出其單一性、重復性、狹窄性，開發利用工作受到很大限制。

相反，分散在多個部門、多頭管理的那些檔案資源，由于管理范圍和服務對象的不同，信息的公開程度低，處于較為封閉、閑置的狀態，在共享性上與資源的集聚、信息的流動的現代管理理念很不一致。

三、檔案資源利用率不高

由于館藏檔案門類不齊、載體單一，在利用檔案資源提供服務利用中利用率不高，這與綜合檔案館的主體地位，以及它的社會性、服務性、開放性要求很不相稱。而保存在基層檔案室的各類檔案，由于它與綜合檔案館的時效性、開放性不一致，主要是為本單位的現實工作、生產、科研等服務，因此，在檔案資源開發利用的廣度、深度上也受到一定制約。

另外，傳統檔案“重藏輕用” 。檔案所能起的作用只有兩個：一是檔案機構保存了不少“歷史記錄”，供回顧過去；二是“保存”現有信息，以備將來回顧之用。大部分人已習慣了這種意義的“檔案”概念。這直接導致了社會公眾對檔案的認知程度越來越低，使得本來利用率就低的檔案資源幾乎乏人問津。

四、電子檔案資源稀缺

所謂電子文件，是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料。它主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等等。隨著國家信息化建設和電子政務的迅速推進，新產生的電子文件、電子檔案的數量與日俱增。電子文件是檔案的一種新的形態和載體，但是至今還有很多地方沒有明確檔案部門集中統一管理電子文件的權限和職責，基本上是由信息技術部門、文秘部門或業務部門自行管理，電子政務建設也幾乎沒有檔案行政管理部門的參與。這就使得檔案部門對電子文件的形成、歸檔、保管和利用等過程處于失控狀態，長此下去，無法確保電子文件、電子檔案的安全、真實、完整和長期可讀。

此外，建設電子檔案資源首先要建立電子數據“庫館”，即應配置內網服務器和數據庫存儲器，或托靠政府計算機中心內網服務器、存儲器，利用掛靠多個硬磁盤及光盤“庫”等載體，打造好電子文件和多媒體數據存儲平臺，這就需要建立一個良好的數字化檔案館。然而，大部分檔案館由于資金、技術、人才等方面的原因，無力建設現代化的數字化檔案館，不具備接收電子檔案的物質基礎，導致了檔案館缺乏電子檔案資源。