論檔案信息化建設中的原則

劉 敏

摘要:以網絡化、數字化為基本內容的檔案信息化建設是一項龐大的系統工程,為確保其建設的整體質量與效率,必須遵循一定的原則,如循序漸進原則、把握重點原則、標準規范原則、安全原則、協調發展原則、館際合作原則和人才保障原則等。

關鍵詞:檔案館 信息化 建設 原則

檔案信息化建設,是檔案部門努力適應社會信息化的發展趨勢,根據社會對檔案信息資源的利用需求,通過運用現代計算機技術和網絡技術,將反映館藏內容和形態特征的目錄信息以及部分重要和特別重要的館藏檔案主體信息進行數字化處理,以數字化方式,方便快捷地為社會各界所利用的過程。這一過程既涉及大量檔案信息的著錄、部分檔案信息的整合等基礎性工作,也涉及按照不同信息的檢索利用等要求進行一系列方便信息利用的系統功能開發工作,在人力、物力上必然會作很大的投入,是一項十分龐大的系統工程。因此,檔案信息化必須確立合理的建設方向,堅持量力而行、循序漸進,并應遵循一定的原則。

一、循序漸進原則

檔案館信息化既是一項工程浩大的工作,涉及面廣,又是一項技術和資金密集的系統工程,需要投入巨額經費,因此檔案信息化之路并非一蹴而就,而是一個循序漸進的過程,對這個過程的各個環節要進行深入的分析研究、制定明確的目標和科學的規劃是十分必要的,以減少盲目建設和重復建設。而檔案部門本身經費比較緊張,而檔案信息化建設要把有限的資金用在刀刃上,必須要在統籌規劃的原則下,一步一個臺階,由淺入深逐步建設。首先,要在國家、省局的統一規劃指導下,遵照統一技術標準,統一數據標準和統一檔案檢索體系的“三個統一原則”,達到全市檔案部門間的網絡互聯互通、信息資源的共享。然后進一步連接區域網和廣域網,并利用建立chinanet數字通信網的機會,提供可以在檔案館、辦公室乃至家庭查閱的各種信息數據庫和訪問全球范圍內的多種電子檔案信息資源的服務環境。

二、把握重點原則

檔案信息化的目的是為了提高檔案服務效率,方便用戶使用檔案。由于檔案館保管的檔案數量龐大,不由于不同的檔案信息的價值不同、開放利用的時限不同、保密程度不同,全面進行數字化是不切實際的,既可能浪費有限的資金又增加了工作量,如何選擇館藏檔案進行數字化是一項很難的工作。因此,不同檔案館應針對本館現有的館藏基礎及其特點、館藏發展計劃以及信息服務的范圍、內容形式和特點等因素,確定適當范圍的數字化建設項目,將現有館藏有重點、有計劃、分階段地數字化。在數字化的過程中,既要考慮文化保存和傳播的功能,又要考慮到市場效益。具體而言,可以先將那些重要的、利用率高的文本文獻轉換成數字信息,也可以先將目錄或重要的文摘、提要、數據等信息化。當前首先要進行數字化處理的檔案主要包括用戶迫切需要查閱的檔案,需求量大的經濟、科學、技術和文化等類檔案,有特色的館藏檔案,館中永久收藏的且出于安全考慮不便隨時被取出供用戶翻閱的珍貴檔案等。

三、標準規范原則

制定和實施檔案工作標準和規范,是檔案工作現代化的需要,是提高工作質量和效率的需要。檔案信息化建設目標的實現,必須建立在統一規范、統一標準的基礎之上,如果采取不同的標準,各自為政,就會出現互不兼容、重復建設等現象發生,給檔案管理部門、信息資源整合甚至數字化應用系統本身的可持續發展帶來很大的影響,無法實現信息聯網、資源共享,而且,將造成巨大的資源浪費。檔案數字化要首先考慮采用國際標準,其次才是國家、行業及地方標準。網絡建設標準是一個龐大復雜的標準體系,包括網絡體系結構方面的標準、網上數據方面的標準及網上信息管理與服務方面的規范等

四、安全原則

檔案信息化實施的主要內容是大量館藏檔案信息的數字化存儲和利用,這決定了檔案信息化的安全顯得極其重要。信息網絡在帶來數據共享等優越性的同時,也相應地帶來檔案信息利用方面的安全隱患問題。例如,黑客入侵、計算機病毒的傳播等常給計算機系統和網絡的運行造成極大的破壞,因此,維護系統的安全是檔案館信息化實施時必須堅持的重要原則。在實際操作過程中,防病毒、防黑客攻擊等措施的配置必須周全,系統安全性能檢測和防護制度必須建立,并切實得到實行,確保系統正常而穩定的運轉。

系統的安全并不能保證系統內檔案信息的安全,因為檔案信息資源不同于其他信息資源,它包括各種不同的密級信息,有絕密、機密、秘密、內部、公開等之分,在開放利用過程中必須遵守國家有關保密方面、知識產權方面的法律法規,保證檔案信息化的有效進行。由于檔案信息的機密程度不同,使用信息的對象也是有區別的,為此需要設置信息查閱利用的不同權限,防止信息失密。

堅持檔案信息化建設的安全性原則是一項綜合性的系統工程,檔案界應針對網絡環境下開展檔案信息管理服務的具體特點,制定出切實、全面的安全管理制度,包括針對個人的安全責任制、針對信息安全的數據異地備份制、針對系統安全的定期安全檢測制、針對信息使用安全的操作制等,此外,還有工作人員安全意識確立、安全知識培訓、安全責任承擔和安全失職處罰等相關制度,這些制度的確立為檔案信息化建設的安全性提供制度依據和管理保障。同時,充分利用不斷發展的安全維護技術,建設起檔案信息網絡的安全防護體系,將相應的安全威脅降低到可允許范圍。

五、協調發展原則

檔案信息化作為一項規模龐大的系統工程,雖然其重點工作在于檔案信息的加工、存儲、提取和系統軟件的開發應用,但其他各環節的工作也不能忽視。在實施檔案信息化過程中必須貫徹協調發展的原則。包括幾個方面:

(一)同館藏檔案信息資源擴充的相協調。檔案信息化,其功能和作用發揮的最根本因素,取決于它能夠給社會提供多少和什么樣的信息,這就同館藏檔案信息資源的數量和品種結構有極其密切的關系。在實施信息化時,不能僅滿足已有的館藏,而必須考慮有針對性地豐富和擴充館藏,采取措施盡可能地達到館藏檔案多門類、多品種,從而為檔案信息化的實施提供豐富的資源基礎,避免檔案信息化建設中出現“營養不良”。

(二)同基礎工作相協調。在檔案信息化建設過程中,需要進行大量基礎性工作,主要集中在各種館藏檔案信息的加工和集成,其中檔案信息的著錄和輸入是最基本、最主要的內容,因此,在信息化實施過程中絕對不能忽視,防止因為大量著錄和輸入等基礎性工作沒有及時完成而拖了整個信息化進程的后腿。

(三)同信息技術的開發應用相協調。檔案信息化是檔案信息管理與不斷發展著的信息技術的結合,因此,其規劃建設必須立足于信息技術的現狀與發展,與信息技術的發展態勢相協調。檔案信息化建設的技術難點在于信息技術的綜合應用,包括各種系統軟件的開發、硬件配置的集成、網絡環境構建等,其中最重要的是能夠實現多功能的系統軟件的開發和應用。由于信息技術的發展是日新月異,我們追求的最新技術的應用只能是相對性的,因此,在實施信息化過程中,必須切實貫徹同信息技術的開發應用相協調發展原則。在設計檔案信息網絡的體系結構、選擇網絡的軟硬件環境、確定相關的技術標準時,一方面,盡可能采用已成熟的信息技術及其成果,確保其可行性與可靠性;另一方面,考慮信息技術的發展態勢,使檔案信息網絡系統在技術上具有先進性、前瞻性和可擴展性。

六、館際合作原則

網絡時代的檔案館不是一座信息孤島,而是由網絡連接起來的信息體系的一部分,所以在網絡環境下,檔案館比以往更需要加強館際合作,如果檔案館以本館為中心單獨進行信息化建設,那將耗費比以往更多的人力、財力和物力,同時也就違背了信息資源共享的最終目的,也違背了信息化建設的初衷。檔案館應該加強館際之間的聯系和交流,通過分工,開發出各自有特色的豐富實用的檔案信息數據庫,提供給計算機網絡,這樣,一方面網絡上具備了各館的特色檔案,最大限度地提供給用戶全面、系統、優化的檔案信息,同時,避免了重復勞動。提供利用時,檔案館除了向用戶提供本館館藏外,還可傳遞、檢索、下載其他豐富的網上信息資源,延伸擴大本館館藏,滿足許多用戶的同時共享,也可通過為用戶提供網址的辦法,為用戶作信息向導,在法律許可的條件下實現更大范圍的資源共享。

七、人才保障原則

檔案信息化的組織實施、操作、使用等全部是通過人來實現的,人才是保證檔案信息化建設能否順利進行和成功的關鍵。從當今檔案信息化建設的實際情況看,大多數檔案部門急需的是既懂現代檔案管理基本知識,深諳計算機技術及網絡知識,又能獨自開發、使用、維護檔案管理軟件,進行檔案信息的編輯、存儲、檢索、利用等工作的實用操作人才。而目前大部分檔案人員現代技術水平偏低,只局限于計算機的基本操作,不能進一步深化檔案管理工作中的某些具體細節,因此,檔案部門要加強檔案信息化人才隊伍建設。一方面加強人才的引進和培養,一是引進計算機和網絡技術方面的專門人才,但由于機構改革,精兵簡政,加之檔案部門的具體情況,這些專門人才引進難,留住也難,而且要在檔案信息化建設上發揮作用,有所建樹也需要時日,因此,引進這類人才要慎重,除了專業知識水平較高外,還要熱愛檔案事業,甘于寂寞,樂于奉獻。二是加強現有檔案干部隊伍的自身學習,這是重要的,引進專業人員畢竟有限,而檔案信息化建設的許多基礎工作需要大量人員去做,現實可行的做法是通過加強自身學習,提高現有檔案干部隊伍掌握現代技術的整體水平,使他們在具備檔案專業知識的同時,擁有數字信息技術、計算機與網絡技術等,由此可以收到事半功倍的效果。另一方面,要改革用人制度,建立起留住人才的機制,從根本上保障檔案信息化所需人才的問題。

參考文獻:

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[2] 張照余.論檔案信息化建設的基本原則[J].浙江檔案,2003(1)

[3] 卞咸杰.檔案數字化建設中應遵循的原則[J].檔案時空,2006(12)

劉敏(河南大學科研處,河南開封,475001)