自組織理論視野中的高校教學運行管理

李大勇

自組織理論是20世紀60年代末期在耗散結構理論和協同論的基礎上建立并發展起來的一種系統理論,主要研究自組織系統形成和發展機制問題,為人類理解和把握復雜的自然與社會現象提供了有效的方法論支持。自組織指的是不需要外部指令,而在一定條件下自行產生特定有序結構的過程。該理論揭示,如果一個開放系統,內部各要素之間相互作用滿足非線性關系并遠離平衡態,在漲落的誘發下,能夠使系統從無序走向有序,從而形成一個具有整體結構與屬性的系統。它與管理學中行為科學與非正式組織理論有著異曲同工之妙,而且從更高的層次和更深的角度(系統動力學的角度)揭示了管理的藝術性。高校教學運行管理系統是一個由學校領導者、教師、學生以及學校中的各種物質因素所組成的復雜系統,是一個人——獨特組織,即人管人、人教人、人學人,具有典型的自組織特性。運用自組織理論對高校教學運行管理進行分析,將有助于我們更加深刻地了解和把握高校教學運行管理的特性,提高高校教學運行管理工作的藝術性。

一、自組織特性分析

一個系統是否具有自組織特性,是由系統內部各因素之間相互運作的方式決定的。自組織理論的創立者普利高津認為,自組織發生的條件是遠離平衡態的開放系統,即自組織運動只有在一種開放的、依靠能量耗散和不斷的輸入輸出作用而建立起來的非線性系統中才能發生和進行,并通過漲落而維持有序。因此,系統的開放性、非線性、遠離平衡態和漲落是形成自組織的重要條件。

1.自組織系統是一個開放的系統。開放系統和外界既有能量又有物質交換,統是系統形成自組織的基本條件之一。系統演化除了要考慮內部的熵產生,還要考慮與外界物質和信息不斷的交流,只有來自外界的負熵流大于系統內部由于運動而產生的熵,使總熵的變化符號為負,系統才能出現有序化進程。

2.非線性是自組織系統的典型特征。非線性與線性是相對應的概念,線性系統具有以下特點:對給定的刺激有且只有一個反應,任何輸入和輸出都有一定的比例關系,系統恰好是各部分的總和。而非線性系統的子系統和外部系統之間是變動關系和變量關系,是一種輸入和輸出不成比例的非線性關系,系統對于外部輸入的一個特定刺激,會做出各種不同的反應。非線性的顯著特點是產生相干效應,這意味著線性疊加失效,要素的獨立性喪失,相互之間能夠按一定方式在大范圍內進行協同運動,從而使系統走向有序。

3.自組織系統具有遠離平衡態的屬性。平衡態是邊界系統允許系統內部的熵產生為零的特殊情況。只有系統處于遠離平衡態,才能形成秩序,呈現動態特征。根據最小熵產生原理,在平衡態或近平衡態,系統朝向某個定態演變,其演化結果是到達熵產生最小的、與平衡態類似的非平衡態,系統的活動范圍較小,此時,非平衡態將平滑地變為平衡態,系統不可能形成有序的結構。在系統遠離平衡態條件下,利用系統的非線性機制,使相互對立的對象參加到協同的集體運動中,各個子系統才有可能向有秩序、有組織、多功能方向演化。

4.各種因素影響使自組織系統出現漲落現象。漲落是指系統在某一時刻對平均值的偏離,它既是對處于平衡態上系統的破壞,又是維持系統在平衡態上的動力。沒有漲落的存在,系統就不會偏離原來穩定的狀態,實現新的有序的自組織結構。漲落只有在非線性系統中,達到某種臨界值,并通過與外界交換物質和能量而獲得新的穩定,通過漲落達到新的有序。

二、高校系統的狀態分析

當高校處于平衡態時,外部的影響不會對高校內部系統起什么作用。當高校處于遠離平衡態的非線性區域時,如高校正處于爭奪生源的激烈競爭而招生人數不斷下降,高校處于一種動態的平衡之中,受到各種外界因素的影響,這時高校中的一個微觀隨機的小振動,就會通過相關作用得到放大,促成教職員工外流增多、資金困難、教學質量下降、畢業生素質降低、學校形象不佳等諸多連鎖反應問題,形成一個整體的、宏觀的“巨漲落”,使高校進入了不穩定狀態。高校管理的正負反饋機制在討論系統演化過程中,反饋是一種重要的機制,正反饋是系統的激勵機制、信息的放大機制。負反饋是系統的抑制機制、穩定機制、信息的衰減機制。隨著我國向世界開放教育資源時間的到來,我國的高校處在競爭更加激烈的時代。一方面要經受經濟、政治、教育、科技體制改革的巨大沖擊,一方面要參與世界科技、人才的激烈競爭。在這種環境下,任何一所高校要在競爭中立于不敗之地,提高高校管理的有效性是必然的要求。我們根據高校所具有的耗散結構特征,運用正負反饋機制來提高高校管理的有效性。

1.利用高校管理的正反饋機制,建立科學的激勵機制和競爭機制。美國著名的管理學家孔茨曾經說過:“領導者和主管人員,假如他要設計一個人們樂意在其中工作的環境,就必須使這個環境體現出對個人的激勵作用。”高校應建立科學的激勵機制,全面了解教職員工的思想政治、職業道德、工作、學習等各方面的情況,以便對其工作業績做出全面、正確和客觀的評價,并以此作為選拔聘任、晉升提級、獎懲的依據。同時,要引入競爭機制,引入時必須在準確把握實際的情況下,全面地制定具有可行性、可操作性的工作目標。

2.利用網絡平臺,提高溝通效率。要提高高校管理有效性,與教職員工、學生的溝通是必不可少的。在網絡技術高速發達的今天,要借助信息網絡平臺,提高管理效率。利用網絡信息平臺,讓每一位師生員工都有充分進行信息交流的機會和渠道,讓師生員工充分發揚民主,激發和集中他們的智慧和力量,參與高校各項用人決策以及監督決策的實施,不斷提高高校各項領導決策、管理決策的科學性、準確性,有效地減少盲目性和隨意性,使高校朝著有利于提高辦學效益和教育質量的目標有序運行。

3.利用高校管理的負反饋機制,嚴格按照教育規律進行科學管理。在求質量、求效益實現管理目標的管理過程中,高校管理有著不同于其他行政部門的特點。這就要求高校的管理必須不斷地探索總結教育發展的客觀規律,嚴格按照教育規律進行科學管理。教學工作是學校工作的主要方面,只有教學管理好了,整個學校的管理才有依托的中心和基礎,合格人才的培養才有保證。為此,以人才培養為目標,以教學管理為主線,系統布置各項工作,是促進整個學校工作正常有效運轉的首要問題。

4.合理適度的協調,增強高校的凝聚力。正常的教學秩序需要穩定的教師隊伍和部門間的協作。目前,高校規模的不斷擴大,使得高校管理體系呈現出縱向的多層次和橫向的多部門性(或多子系統),并且相互依存。無論從高校教育和教學管理的主體還是從客體來看,都不可避免地會出現利益和要求的多元化局面。領導者采用協調的手段,在既承認各自利益的合理性前提,又重申維護高校共同利益的重要性,這種高校管理中的協調行為,就其本質而言,是高校多個部門(或子系統)利益的組合過程。在這一過程中,必須讓所有參與協調的部門(或子系統)了解當前高校組織運作的實際情況,這不僅有利于具體問題的解決,而且在尋找解決問題的過程中,能進一步增進相互的理解和信任,利于部門間相互協作,增強高校的凝聚力。

5.加強思想政治工作(以下簡稱思政工作),穩定學生隊伍。漲落既是對于處在平衡態上系統的破壞,又是維持系統穩定的動力。放松思政工作或思政工作做得不到位,對于高校來說,剛開始可能是一種微小的漲落,如“馬加爵事件”,由于不夠重視學生的“心理健康教育”這個小漲落而造成的后果,影響一個正處于爭奪生源的高校的招生,這時這個微小的漲落就會通過相關作用得到放大,形成一個整體的、宏觀的“巨漲落”。因此,高校猶如舟,思政工作猶如水,水能載舟也能覆舟。對高校而言,就是要把學生看成學校生存之本、發展之本,要把“以人為本”作為推動學校各項工作改革的動力之本。加強高校思政工作,還必須從組織管理和協調配合上進行整合統一。高校黨委和行政、各職能部門以從各黨總支和黨支部、各系部明確思政工作職責義務的同時又要協調配合,齊抓共管,形成有序的、和諧的、穩定的高校系統。

三、自組織理論對高校教學運行管理的重要啟示

1.建立自組織和他組織相結合的高校教學運行管理系統。所謂他組織,是依靠外界的特定指令來推動組織向有序化演化,從而被動地從無序走向有序。自組織和他組織之間的共同特征是宏觀有序化,而根本差別在于他組織中其成員是被動接受的,而自組織中成員是主動接受的。由于學校系統具有公益性特點,高校教學運行管理系統不可能成為一個完全的自組織系統,但也不能完全被動地成為他組織。自組織理論視野中的高校教學運行管理中,要找到一個恰當的契合點,使學校成為一個有效的自組織和他組織相結合的系統。這要求國家有關教育機關一方面從宏觀上進行指導,制定有關的教育政策文件,另一方面,在微觀方面放權,讓高校教學運行管理活動成為一個自行組織、自我管理的系統,充分發揮高校教學運行管理的靈活性。學校要根據國家制定的有關政策為依據,制定適合于自身發展的教學目標和管理目標,積極地與外界進行物質和信息的交流,使高校教學運行管理成為一個開放的自組織系統。同時,建立必要的系統控制機制,以排除那些不利于高校教學運行管理目標實現的因素,以最大化實現學校的管理目標為標準進行選擇,在宏觀上進行積極有效地干預,在微觀上讓學校各子系統有充分自由度,形成自組織運作模式,達到組織和效率的統一,使高校教學運行管理在國家教育政策允許下,最大可能地實現自組織機制。

2.使高校教學運行管理系統成為能自我發展的耗散結構系統。耗散結構是形成自組織的必要條件,要使高校教學運行管理成為自組織的過程,就必須使高校教學運行管理系統具有耗散結構。耗散結構是活的結構,微觀上每個子系統在不停地變化運動,是微觀的不停運動構成了宏觀上穩定的結構。要形成耗散結構系統,首先,使高校教學運行管理成為一個開放的系統。高校教學運行管理不能在封閉的環境下進行管理,要使高校教學運行管理成為一個自組織過程,就需要和外界不斷地進行物質和能量的交換,在人員、物質、資金和信息等方面與外界不斷地進行交流,使高校教學運行管理具有開放性,引進負熵流,以抵消高校教學運行管理由于運作而產生的熵。其次,使學校處于遠離平衡態。高校教學運行管理處于平衡或近平衡態,都會使高校教學運行管理處于僵死狀態,自組織的高校教學運行管理要求各子系統處于遠離平衡態。在人員配備上,把那些性格、能力相似的人放在不同的部門,使同一部門內的人員在年齡、知識、智能、素質等方面都有一定的差異。在激勵策略上,對于不同貢獻的人采取不同的獎勵方法,適當拉開一定的距離,讓成員之間有一定的競爭。最后,使高校教學運行管理成為非線性系統。物質內在的非線性作用是耗散結構的微觀特征和其自組織的內在動力,非線性能使各個系統之間建立必要的交互作用,在高校教學運行管理中,既要注意到這些非線性因素交互作用而引起的復雜性,又要充分利用這些非線性作用建立非線性管理機制,利用這些非線性機制有效地實現管理目標。

3.有效地利用漲落使高校教學運行管理達到有序。漲落是形成自組織的動力機制,通過漲落,使系統脫離原來的不穩定平衡態,這些非平衡和非線性系統在一定條件下可以通過漲落被放大成為巨漲落,使系統發生突變,系統得以實現從無序到有序的轉變,從低級向高級有序進化。在高校教學運行管理運作過程中,不可避免要受到系統內外因素的影響,這些影響形成了高校教學運行管理過程中的漲落。而這些因素在高校教學運行管理中,可分為積極和消極兩種影響,要充分利用漲落機制,形成積極的干擾機制,使高校教學運行管理達到一個更高的有序狀態,同時限制那些消極的干擾機制,避免高校教學運行管理陷入混亂狀態。如在管理過程中,由于采取某種管理措施,一些成員熱情高漲,干勁十足,那么高校教學運行管理者就要充分利用這些積極的干擾機制,引導學校各成員在這種精神的影響下,努力實現學校管理目標(漲)。而這種管理措施的推行,也必然會使一些成員無動于衷或產生抵觸思想,影響這種措施不能順利推行下去,高校教學運行管理者要了解這些成員產生這種思想的原因,以便采取有效的策略消除這些不利影響(落)。在管理中,有效地利用某些“落”的機制,也能使高校教學運行管理達到有序,而也有必要限制某些“漲”的機制。如在管理中,學校成員焦慮太高,會不利于學校目標實現,管理者要控制這種因素,使其焦慮降低(落)。如果學校成員焦慮較低,管理者要采取措施適當提高其焦慮水平,達到適度焦慮水平(漲)。由此可見,漲和落無所謂好壞,管理者要根據具體情況,利用或消除漲落,使高校教學運行管理達到有序,最大化實現管理目標。

4.充分利用協同和競爭使高校教學運行管理成為自組織過程。高校教學運行管理系統諸要素之間既存在整體同一性,又存在個體差異性。在高校教學運行管理中,整體同一性表現為協同,個體差異性表現為競爭。哈肯認為,自組織系統演化的動力是系統內部各個子系統之間的競爭和協同,而不是外部指令,系統內部各個子系統通過競爭而協同,從而使競爭中的一種或幾種趨勢優勢化,最終形成一種總的趨勢,從而支配系統從無序走向有序,即自組織起來。子系統的競爭使系統趨于非平衡,而這正是系統自組織的首要條件。子系統之間的協同,則在非平衡條件下使子系統中的某些運動趨勢聯合起來并加以放大,從而使之占據優勢地位,支配系統整體的演化。高校教學運行管理的系統,既包括各個管理層次之間的協同,管理者和被管理者之間的協同,也包括同一部門內各成員之間的協同,使不同層次、不同部門的學校各成員形成一個結構合理、目標一致、相互支持的有機整體,通過協同結合成為一個穩定性管理實體。競爭的存在和結果可能造成系統內部或系統之間更大的差異性、非均勻性和不平衡性,從系統演化角度看,這種競爭一方面造就了系統遠離平衡態的自組織演化條件,另一方面推動了系統向有序結構的演化。競爭有利于調動系統各要素的積極性,而也只有在競爭中才可能出現差異。高校教學運行管理要有效地利用協同和競爭,就要拋棄傳統管理思想影響,形成民主化管理氛圍,讓學校成員參與到管理中,充分利用他們之間的協同作用使高校教學運行管理成為自發實現組織目標的過程,利用競爭調動他們的積極性,形成非平衡機制,為高校教學運行管理形成自組織創造條件。

總之,在現代高校管理活動中,由于管理復雜程度大大增加,工作的實際運作中難免出現矛盾和糾紛,若采取強制性措施,很難取得較為滿意的結果,而運用協調手段,則是意在謀求高校組織活動、組織狀態以及組織環境的和諧、整合和統一的過程中,追求高等教育最優化方案與目標。促使高校的管理關系趨于和諧,管理效率和利益趨向最大化,最終實現解決矛盾,緩解糾紛,消除內耗,達到提高管理工作效率的目的。自組織理論給高校的管理提供了新的理論思路。隨著自組織理論在高校管理廣泛應用,將使高校管理效率和辦學效益進一步提高,教育質量和組織功能不斷提升。不過要把它運用于實踐,又要受到各種內外部因素的影響和制約,是需要極大的耐心和悟性的,所謂“道可道,非常道”,“運用之妙,存乎一心”。

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