企業會計電算化條件下的內部控制制度研究

摘要 隨著計算機技術的發展，會計電算化進一步向深層次發展，無疑給企業帶來了巨大的效益，同時也給內部控制提出了新的問題和挑戰。本文分析和探討了會計電算化條件下的內部控制制度，以期引起企業對電算化下內部控制的重視，并對其構建和調整有所啟示。

關鍵詞 會計電算化；影響；存在問題；內部控制制度

控制與會計是不可分割的，內部控制是企業內部經營管理活動中所采取的一系列具有控制功能的組織、程序、手段的總稱，包括內部管理控制和內部會計控制。會計電算化的內部控制是內部會計控制的特殊形式，即運用電子信息技術手段建立內部會計控制系統，減少和消除人為操縱因素，確保內部會計控制的有效實施。隨著計算機技術的發展，會計電算化進一步向深層次發展，無疑給企業帶來了巨大的效益，同時也給內部控制提出了新的問題和挑戰。

一、內部控制環境發生了變化

企業使用計算機處理會計和財務數據后，企業會計核算的環境發生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成，轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務，還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業務活動，如銷售預測、人力資源規劃等。

隨著遠程通訊技術的發展，會計信息的網上實時處理成為可能，業務事項可以在遠離企業的某個終端機上瞬間完成數據處理工作，原先應由會計人員處理的有關業務事項，現在可能由其他業務人員在終端機上一次完成；原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業務事項，現在可能集中在一個部門甚至一個人完成。

二，會計電算化內部控制存在的問題

1、保密性、安全性差

財務數據，是企業的絕對秘密，在很大程度上關系著企業的生存與發展，但幾乎所有的軟件系統都是在為完善會計功能和適應財務制度，卻沒有認真研究過數據的保密問題。安全性上，更是難如人意，系統一旦癱瘓，或者受病毒侵襲，或者突然斷電，很難從容恢復原來的數據。

2、系統兼容性差

由于各個系統都是自行開發，各自使用不同的操作平臺和支持軟件，數據結構不同，編程風格各異，各軟件公司為技術保密，相互沒有交流和溝通，沒有業界的協議，自然也就沒有統一的數據接口，很難在不同系統上實現數據共享。

3、各核算模塊銜接性差

由于當前許多財會軟件都著重開發賬務處理與報表管理，對于其他如成本核算、市場預測等功能開發力度較小，使得在處理此類問題時，需先將財會管理的有關數據輸出，經人工核算后再從新輸入，就是說從一個處理模塊到另一個處理模塊，不能自動轉換數據格式，直接使用數據基礎。這不僅增加了工作量，而且因為人工核算、人工輸入等人為因素，必然增加出錯機率，使得財會軟件不能充分發揮它的管理功效和預測功能。

4、管理及預測功能不強

在某種程度上，財會軟件因為只實現了會計功能，并沒有實現預想的管理及預測功能，以至于它的出現，僅是減少了會計的工作量，或者說減少了會計而已，并沒有產生真正的經濟效益和管理效益。

三、會計電算化條件下的內控制度

1、程序控制的形式

程序控制是指靠計算機程序對會計核算進行內部控制，以實現系統的自我保護，這種自我保護的內部控制往往比通過各種管理制度實現的控制更為有效。它包括以下幾點：

1.1系統初始化控制 會計軟件必須有控制系統初始化的功能。因為初始化包括設置系統參數、設置會計科目、建立各種賬簿文件、錄入各種余額數據等，因此在系統運行前應進行初始化控制。

1.2系統安全的控制

對用戶、設備、文件分別進行授予不同級別的特權，以防止未經授權的人員有意進入或無意誤入系統。系統必須具有授權登記，檢查用戶身份和核對操作權限的機制。隨著網絡技術快速地發展，公司應加強網絡安全的控制，設置網絡安全性指標，包括數據保密、訪問控制、身份識別等，并且針對公司的特定狀況，開發相應的技術來保護系統。

1.3數據輸入控制

輸入控制的設計目的是為了保證輸入的數據確已經過審批手續，并且能夠正確而完整地輸入計算機。經濟業務在由計算機處理之前經過適當的批準，會計信息系統通過登記日記文件，以防止經濟業務被遺漏、添加、重復或不正當地更改，并對不正確的經濟業務進行刪除或更正。

1.4數據處理過程控制

會計數據正確輸入后，數據將要由程序進行具體地加工處理，遵循輸入、復核、更改，匯總、分類、登賬、對賬、轉賬、結賬等流程進行。這一控制過程是為了確保計算機運行時發現、糾正和報告某些有錯誤的輸入，從而保證數據處理的可靠性和正確性。數據處理控制主要有處理的流程控制、數據修改控制、數據備份和恢復控制、結賬控制等。

1.5數據輸出控制

會計數據的輸出包括查詢、打印和軟盤輸出等形式。內容涉及各種明細賬、日記賬、會計報表、總賬等。輸出控制最重要的目標是保證各種輸出結果的正確性、真實性、完整性、保證輸出的接觸人員僅限于經過授權的人員。

2、制度控制的形式

制度控制一般是以管理制度的形式實現的，即由主管部門制定一系列規章制度強制或監督會計部門執行，從而保證會計核算軟件正常和安全運行，免遭外界干擾破壞，向企業提供準確無誤的會計信息。它包括：

2.1會計電算化組織控制

會計核算軟件投入正式使用時，原有會計機構必須作相應的調整，對各類人員制定崗位責任制，會計崗位將重新劃分，需嚴格分清程序員、操作員、管理員的職責，加強各級代碼、口令的管理，并注意定期修改口令。

2.2系統操作環境的管理和控制

盡管軟件一般都已有用戶管理功能，但其用戶管理的設置是由人工進行的，這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作權限加以規定，用來在用戶管理的設置和具體的操作中執行。規定原始憑證必須經有關審核人員審核并簽章后才能輸入計算，已輸入計算機的憑證需由審核人員核對并簽章后方可登記機內賬簿，用操作日記的形式記錄每天的上機操作內容等。

2.3加強檔案資料的管理與控制

除了打印輸出的賬、證、表以外，整個系統開發形成的全套文檔資料都屬于會計檔案的范疇。另外，對存有會計數據的各種磁介質也應妥善保管。檔案資料應有專人包管，并指定備份、歸檔、借閱制度，以及防磁、防火、防潮和防塵措施。

2.4大力加強人才培訓

企業應高度重視電算化人才的開發與培養，積極組織會計人員學習會計電算化知識，掌握計算機先進技術；培養或聘用一批精通技術、熟練應用電算化程序的高級技術人才，推動會計電算化工作由核算型向管理型、智能型轉變。

四、結語

隨著電子技術的飛速發展和電算化信息系統的普及運用，內部會計控制制度中的新問題和新課題將不斷出現。對其深入研究，必將形成新的會計理論和方法，而新的會計理論和方法的確立，又將使電算化會計在新的基礎上獲得進一步完善和發展，也使得電算化會計環境下的內部控制制度不斷地調整、改善，真正做到保證會計數據的可靠性和真實性，提高企業的經濟效益。