創(chuàng)新工作 服務(wù)辦報

【關(guān)鍵詞】媒體 辦公室 職責(zé)

《文摘周刊》報社作為安徽日報報業(yè)集團(tuán)的二級單位，組織機(jī)構(gòu)設(shè)置相對簡單，人員較少。近幾年來，《文摘周刊》辦報質(zhì)量穩(wěn)步提高，發(fā)行量節(jié)節(jié)攀升，成為全國影響力較大的文摘類報紙之一。但隨著市場經(jīng)濟(jì)體制改革的不斷深入，主流媒體(主要是各地黨報、中央級大報)開始了大規(guī)模的重組，報業(yè)競爭越來越激烈，文摘類報紙的傳統(tǒng)優(yōu)勢越來越小。面對嚴(yán)峻的形勢，報社只有整合資源、健全機(jī)制、勇于創(chuàng)新、提高水平，才能應(yīng)對挑戰(zhàn)，在競爭中立于不敗之地。而《文摘周刊》的辦公室作為一個綜合性辦事機(jī)構(gòu)，承擔(dān)著日常行政事務(wù)、內(nèi)部綜合協(xié)調(diào)以及黨務(wù)人事、業(yè)績考核、后勤保障等多項工作，職能眾多、人少事雜，其運(yùn)作好壞直接關(guān)系報社的興衰。為此，要不斷創(chuàng)新工作方式，提高工作水平和服務(wù)水平，充分發(fā)揮溝通的“橋梁”作用和協(xié)調(diào)各方的“樞紐”作用，促進(jìn)報社又好又快發(fā)展。筆者結(jié)合本職工作，提出從五個方面搞好辦公室工作。

把握動向，當(dāng)好參謀助手。面對文摘類報紙競爭日趨激烈的形勢，辦公室在很大程度上要及時為社領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，即及時把握報業(yè)改革的最新動向，特別是文摘報紙中前沿和焦點(diǎn)問題，這樣才有助于社領(lǐng)導(dǎo)把握報紙發(fā)展走勢，科學(xué)制定目標(biāo)，拓展發(fā)展思路。當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，首先必須提高時效性，密切關(guān)注中央、省委出臺的關(guān)于報業(yè)改革的新政策和省委宣傳部、集團(tuán)黨委對報紙的新要求。其次要突出重要性，社領(lǐng)導(dǎo)在規(guī)劃報紙戰(zhàn)略目標(biāo)的同時，還承擔(dān)著審稿、創(chuàng)收等任務(wù)。辦公室在呈報信息時，要條分縷析、抓住重點(diǎn)，篩選實(shí)用、管用、能用的信息，把最重要、對報社有重大影響或有建設(shè)性的信息及時上報;或者對當(dāng)前的工作重點(diǎn)、領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的熱點(diǎn)等重要信息進(jìn)行實(shí)時跟蹤。第三要突出全面性，除通過文件、通報、網(wǎng)絡(luò)等形式搜集信息外，還應(yīng)加強(qiáng)與兄弟報社的聯(lián)系，運(yùn)用請進(jìn)來或走出去的方法，及時了解兄弟報紙采編改革的新經(jīng)驗、經(jīng)營創(chuàng)收的新做法、隊伍管理的新舉措以及經(jīng)驗教訓(xùn)，形成文字材料，供領(lǐng)導(dǎo)參閱。

講究效率，提高履職能力。辦公室工作任務(wù)繁雜，工作具體，提高工作效率是做好各項工作的關(guān)鍵。一是要頭腦清楚，牢記大局、牢記責(zé)任，有清晰的工作思路。重要工作要提前謀劃，按部就班抓落實(shí)。二是要心中有數(shù)，隨時記下要做的工作，區(qū)分輕重緩急，先做緊急的、重要的事情。還可以建立工作日程表，先從時間已確定的事務(wù)開始，例如會議、接待等。逐漸培養(yǎng)日程安排能力，根據(jù)個人習(xí)慣，將事務(wù)安排在合適的時間，相似的工作安排在一起。三是要眼里有活，這是工作主動性的表現(xiàn)，特別要養(yǎng)成習(xí)慣，隨時利用瑣碎時間做一些瑣碎的小事，以提高工作效率。四是要腿腳勤快，進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任意識，工作中相互支持不推諉，立即落實(shí)不拖拉，快速高效完成各項任務(wù)。

當(dāng)然，提高效率是在注重質(zhì)量的前提下進(jìn)行的，只強(qiáng)調(diào)效率，而忽視質(zhì)量，低質(zhì)量的高效率等于沒效率;而為了強(qiáng)調(diào)高質(zhì)量而不顧效率，沒有效率的質(zhì)量也不會是高質(zhì)量。我們應(yīng)該是在確保高標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量前提下，節(jié)奏快一些，動作快一些，完成任務(wù)快一些，以高效率促進(jìn)高質(zhì)量。

專心細(xì)致，形成扎實(shí)作風(fēng)。“千里之堤，潰于蟻穴”，“差之毫厘，謬以千里”，工作馬馬虎虎，粗心大意，就會出現(xiàn)重大失誤，給部門和報社帶來損失。養(yǎng)成工作認(rèn)真細(xì)致、辦事扎實(shí)的作風(fēng)，是辦公室工作人員必備的素質(zhì)之一。一要想得細(xì)。凡事多動腦筋，把困難想得多一些，把措施想得細(xì)一些，才能把事情做實(shí)、不走彎路。如領(lǐng)導(dǎo)交給一項工作任務(wù)之后，先要進(jìn)行冷靜的思考，對完成這項任務(wù)的有利條件、不利因素、可能遇到的難題以及方法步驟等等深思熟慮，三思而后行。二是調(diào)查研究細(xì)。有了過細(xì)的調(diào)查研究，才能把情況搞清搞準(zhǔn)，匯報才能準(zhǔn)確，拍板才有依據(jù)。三是事情辦得細(xì)。無論是接電話、收傳真，還是處理文件、落實(shí)制度，都要按工作規(guī)程，扎扎實(shí)實(shí)辦好。四是文字記錄。接受任務(wù)、落實(shí)工作光憑腦子記不行，要及時做好詳細(xì)的文字記錄，使自己所承辦的每一項工作都有案可查，避免扯皮現(xiàn)象發(fā)生。

綜合協(xié)調(diào)，創(chuàng)造良好環(huán)境。搞好上下協(xié)調(diào)、內(nèi)外協(xié)調(diào)，才能處理好各種矛盾和問題，為做好各項工作創(chuàng)造良好環(huán)境。

搞好社內(nèi)協(xié)調(diào)。內(nèi)部協(xié)調(diào)是基礎(chǔ)，是前提。內(nèi)部協(xié)調(diào)不好，矛盾重重，很難把辦公室工作做好。一是要與社領(lǐng)導(dǎo)的協(xié)調(diào)。為主要領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是主要職責(zé)，應(yīng)責(zé)無旁貸。合格的辦公室主任還應(yīng)該做到，無論誰交辦的任務(wù)都積極主動地完成，如因正在做主要領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，應(yīng)向其他領(lǐng)導(dǎo)解釋清楚，要主動與每個領(lǐng)導(dǎo)搞好溝通。二是搞好本部門的協(xié)調(diào)。要以身作則，要求下屬做到的，自己首先要做到，這樣才能贏得下屬的信任與尊敬。還要合理調(diào)配，做到分工明確，責(zé)任到人。三是搞好與社內(nèi)各部門的協(xié)調(diào)。要從大局出發(fā)，倡導(dǎo)講團(tuán)結(jié)、講協(xié)作的作風(fēng)。日常工作做到分工明確，權(quán)責(zé)合理，突擊性工作做到分工不分家，時時事事以大局為重。

搞好外部協(xié)調(diào)。對外協(xié)調(diào)也是一門藝術(shù)，要講究公關(guān)技巧。要善于主動聯(lián)絡(luò)，對一些工作中經(jīng)常要協(xié)調(diào)和打交道的單位，平時多加強(qiáng)聯(lián)系，以建立良好的互信機(jī)制和溝通渠道，保證在關(guān)鍵時刻能充分發(fā)揮其作用。要善于開動腦筋，勤動腦，多用心，把原則性和靈活性有機(jī)地結(jié)合起來，既要大膽工作，又要嚴(yán)格把握好“度”。要善于超前謀劃，凡涉及到對外協(xié)調(diào)的事宜，辦公室要提前做好準(zhǔn)備，掌握工作的主動權(quán)。總之，通過對外協(xié)調(diào)，為報社的發(fā)展壯大營造良好外部環(huán)境。

做到正確協(xié)調(diào)。正確協(xié)調(diào)，必須把握四個原則:一是從屬原則。在協(xié)調(diào)工作中始終要把自己的角色定位在從屬的位置上，做到既主動，又不越權(quán)越位。二是服從全局原則。在協(xié)調(diào)過程中，堅持從總體目標(biāo)出發(fā)，把各方面的意見統(tǒng)一到全局觀念上來。三是服務(wù)原則。把服務(wù)寓于協(xié)調(diào)的全過程，要做到認(rèn)真負(fù)責(zé)，謙虛謹(jǐn)慎，熱情周到。四是平等協(xié)商原則。始終堅持平等待人，以協(xié)商的態(tài)度進(jìn)行對話，切忌只靠簡單的、行政命令的方式去解決問題。

提升服務(wù)，樹立良好形象。辦公室工作很大一部分職能就是服務(wù)。無論是對領(lǐng)導(dǎo)、對上級機(jī)關(guān)、對社內(nèi)各部門，要做到積極主動，熱情服務(wù)。

首先要提高服務(wù)意識。正確把握權(quán)力與服務(wù)的關(guān)系，處理好管理與服務(wù)的關(guān)系，克服“官本位”思想，把“服務(wù)也是生產(chǎn)力”的觀念植根于思想中，把群眾的滿意度作為工作的標(biāo)準(zhǔn)。其次要創(chuàng)新服務(wù)內(nèi)容。要主動服務(wù)，做“未雨綢繆”，及時發(fā)現(xiàn)服務(wù)對象存在的困難，有針對性的提供服務(wù);要延伸服務(wù)，在服務(wù)中發(fā)現(xiàn)服務(wù)對象還有需要解決的問題，積極主動提供服務(wù);要跟蹤服務(wù)，對事關(guān)全局、有影響的工作，無論分工內(nèi)還在分工外的，都要一跟到底，抓實(shí)抓好。三要制訂服務(wù)目標(biāo)。一套明確的管理制度和完善的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，可以規(guī)范辦公室人員的行為，以保障優(yōu)質(zhì)服務(wù)的貫徹與落實(shí)。如，電話鈴響幾聲之前必須接聽;文件收到后多長時間必須送簽;等等。

(作者單位:《文摘周刊》報社)

責(zé)任編輯:程世來 姚少寶