中小企業管理信息化

現代社會中，信息技術發展很迅猛，并且已經普及，中小企業要想在市場中立于不敗之地，必須進行信息化建設，所以信息化建設就成為企業獲取競爭優勢的最終選擇。我們本次的探討對象就是這樣一家名為米蘭瓷磚企業來探討中小企業信息化建設之路。

該企業成立于1999年。是典型的民營企業，企業在成立后存在以上那些民營企業所存在的問題，在領導決定通過信息化對對企業進行了大刀闊斧的改革后，取得了非常顯著的效果，企業發生了質的變化。今天的米蘭陶瓷有限公司已經成為了中國規模最大的現代化陶瓷企業之一，現有職工1300多人，占地面積500多畝，總資產5億元，擁有五個陶瓷分廠，8條自動化高速生產線，年生產能力2600多萬平方米，年產值4億元。企業發展非常成功。我這次目的就是想通過對該企業的研究，總結出我對中小企業實行信息化管理的一家之談。

在企業剛成立的時候，雖然存在生產的計劃性不強，庫存管理等有很大隨意性等問題，但是由于規模比較小，這些問題并沒有暴露出來，然而，市場需求的不斷放大，公司業務的不斷擴張，尤其是市場變化頻率的加快，無一不對米蘭管理運行的效率提出了新的挑戰。在產品個性化需求的推動下，對資源調配的合理性和材料供應的及時性等方面的要求更高了，但是由于各項工作完全采用手工核算，制約了公司的發展。主要表現在以下四個方面:

1.財務不能實時監控全公司的資金運作、物流運轉等情況。購、銷、存、生產各環節數據不能集中管理，不能和財務一體化。

2.由于采購部與庫房無法共享，每次采購部在做采購訂單時都要到庫房，通過手工方式對庫存情況進行核查。另外，采購部在以往的采購計劃中沒有余量化的概念，訂單什么時候下，什么時候交貨，隨意性很強。

3.由于各部門相對獨立，數據的來源和標準不一致，財務部門在統計、核算時，常常與各部門的數據不符，不得不重新核對數據。有時候一次核對不清楚，還要進行多次核對，大大增加了財務部門的工作量。

4.內部的管理也存在著很多問題，諸如成本管理不系統，造成產品成本居高不下;

公司要發展壯大，必須要控制生產成本。在這些問題面前，企業領導一心想著變革。然而，在傳統的管理模式下，很難有所作為。企業如何解決好這些問題，就成為了事關企業能否繼續發展的關鍵。企業到了一個瓶頸期。領導根據當時企業的實際情況和需要有選擇的購買了信息化軟件中的訂單、采購、庫存、計劃、生產制造、質量控制、運銷，財務這幾個部分。

通過前期調研，企業很快確定了明確的項目目標，即以企業局域網為技術平臺，使用用友通系統的總賬、財務報表、固定資產、工資、采購、銷售、庫存、核算、財務分析等模塊。通過系統加強資金流與物流、生產的協同，實現企業內外資源的集成，并借助于用友通的管理系統性、數據共享性、動態應變性等特點適時提供銷售、生產、供應及財務數據和信息，協助公司領導和各級管理人員隨時掌握各方面的運行狀況，不斷改善經營決策，提高公司的應變能力。經過近2個月的實施后，計算機統計匯總出的數據報表與手工報表的基本一致，米蘭信息一體化上線的一個重要的環節就是人員的培訓，企業工作人員計算機的操作水平參差不齊，在企業實施一體化之前企業的部分人員往往沒有意識到或者剛剛意識到計算機的操作的重要性，有的人員僅僅只會用報稅軟件，而有的也只是用計算機做一些簡單的表格，對管理軟件的認識很少，再加上年紀大的人員對軟件操作的接受能力也偏低，經過銷售工程師的耐心講解和演示，數次組織財務人員到用友公司進行培訓，并設立考核，在短時間內大家對軟件的操作有了很大的理解和認識。決定以計算機系統全面代替以往手工財務記賬方式。7月，該項目順利通過了雙方共同組織的財務與業務一體化項目驗收。

經過幾個月的運行，系統的作用逐漸顯現，米蘭的管理發生了明顯的變化。主要體現在以下幾個方面。

1.建立數據中心、數據高度共享“數出一門，全廠使用”。財務核算中心、物流管理中心、決策支持中心的數據共同放在一個機房，用NT連接形成數據中心，集中維護，非常利于數據的綜合利用。現在，企業的大多數部門都已統一在了一個信息管理平臺上，一次輸入、多道審核，保證數據準確。在各子系統直接錄入的原始單據，由計算機自動生成記賬憑證傳入總賬系統，并且自動登記各相關賬戶，如出、入庫單、發票信息一次錄入，倉庫、財務以及各業務部門共同使用，實現了數據共享和信息的有機集成。

2.工作效率更高、更正確信息的共享和數據傳遞的及時、準確，給各個部門都帶來了明顯的效率，其中最明顯的就是庫房管理。原來庫存的料品沒有規范的編號，通過系統把8000多種原材料的基礎數據全都統一起來，料品都通過編碼系統整理，名稱、規格一清二楚，要查什么料品，只要通過系統就可以查到。在財務部，由于數據錄入惟一入口的確立，大大減少了各部門之間的扯皮現象，各種報表的生成也能在瞬間完成，使企業的財務核算水平與效率大幅提高。

3.管理會計思想到處體現從財務核算到各業務工作都做到事前預測、事中控制、事后分析，如部門費用預算、應收應付信用額度控制、成本考核、銷售分析等。在手工記賬的情況下，難以提供及時準確的數據，進而影響生產。現在，每種原料、輔助材料的庫存量可隨時調取，不僅為生產和采購的制定提供了方便，又實現了庫存占用資金的最小化。通過企業信息化建設，改變了過去粗放的成本管理，實現了按產品單獨核算成本，快捷、準確地為領導提供成本信息。使企業在產品采購和產品銷售過程中，徹底擺脫了以往那種粗放式管理方式，實現了精細化管理，企業的利潤顯著提高。

通過整個軟件系統的應用，不但在財務、銷售、采購及倉庫業務管理方面實現了信息化和集成化，解決原來管理中不易察覺的一些漏洞，比如:盤贏，盤虧，丟失單據，單據滿天飛，使公司的工作流程和職能達到了最佳的規范和優化，提高了工作效率。企業的信息化管理基本建成。