會計電算化課程實驗“期末業務處理——自動轉賬”問題分析

摘 要:文章通過實際案例，分析了會計電算化課程實驗中，期末業務處理中自動轉賬的常見問題，并對產生的原因及解決方法進行了分析。

關鍵詞:用友ERP-U8.5 期末業務處理 自動轉賬

中圖分類號:G642.0 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)10-123-02

會計電算化課程以培養學生會計信息化方面的實際動手能力為目的， 現大多高校都采用用友公司ERP-U8.5財務管理系統作為會計電算化課程教學軟件來進行講述，以企業會計實務的相關案例為實驗內容進行實驗。由于用友ERP-U8.5軟件設計的復雜性及學生對期末處理流程不熟悉，導致學生在實驗過程中出現錯誤。筆者通過近幾年的教學，總結了學生在學習過程中遇到的難點，提出了相應的解決思路。

一、期末業務處理的含義

期末業務處理是會計電算化工作中的一項重要內容。所謂期末業務，是指將本月所發生的全部經濟業務登記入賬以后要做的一系列工作，主要包括成本及費用的計提、分攤、期末結轉業務，另外還包括試算平衡、對賬、結賬等工作。期末會計業務與日常業務相比較，數量不多，但業務種類復雜且時間緊迫。在手工會計工作中，每到會計期末，由會計人員手工編制記賬憑證來完成這項工作，處理起來較為繁瑣，而在計算機處理下，由于各會計期間的許多期末業務具有較強的規律性，用計算機處理這些有規律的業務，不但節省會計人員的工作量，提高工作效率，也可以加強財務核算的規范性。由于在會計電算化工作中，期末業務處理的正確與否關系到成本費用的計提分攤、期間損益的計算，進而關系到會計報表編制的正確與否，是會計電算化非常重要的環節。

二、期末自動轉賬流程

會計核算期末結賬前，有許多成本、費用需要進行結轉。轉賬分為外部轉賬和內部轉賬。外部轉賬是指將其他核算子系統(如工資、固定資產、應收應付等子系統)生成的憑證轉入總賬系統中;內部轉賬是指在總賬系統內部把某個或幾個會計科目中的余額或本期發生額結轉到一個或多個會計科目中。本文討論內部轉賬。

一般期末轉賬有如下特點:

1.期末轉賬業務主要在各個會計的期末進行;

2.期末轉賬業務不同于日常核算，不必附有反映該業務的原始憑證，是由會計部門自己填制的憑證，且憑證的摘要、借貸方科目固定不變，金額的來源、計算方法也基本不變;

3.期末轉賬業務的數據大多來源于賬簿，這就要求在處理期末轉賬業務前必須先將其他具體業務登記入賬;

4.有些期末轉賬業務必須依據另一些期末轉賬業務產生的數據，這就要求期末轉賬需要根據業務的特點分批按步驟來進行處理。

由于期末轉賬業務的以上特點，使其轉賬的內容和形式一般都相對固定，具有固定性、重復性的的特點，現有的財務軟件正是利用這一特點，將會計期末所要進行的固定的、程序化的工作進行整理，制作出一些通用的憑證框架，這些框架包含憑證摘要、會計科目、借貸方向、金額計算公式，預先存入系統中，告訴系統進行轉賬的數據是從哪里來的，如何進行分配，放到哪里去。每到月末要進行結轉時，只須調出這些預先定義好的憑證框架，系統就會自動生成相應的轉賬憑證，完成相應的結轉工作，使得會計人員的重復性工作大為減少，極大地提高總賬系統的使用效率。在會計電算化中把憑證的摘要、會計科目、借貸方向及金額的計算公式稱為自動轉賬分錄。用友ERP-U8期末自動轉賬工作一般分為兩個步驟。

1.設置自動轉賬分錄，即自動轉賬憑證取數公式的定義。包括自定義轉賬、對應結轉、期間損益結轉等。自動轉賬分錄的定義完成后可長期使用，只有在所定義的轉賬內容發生變化時，才需要重新修改。

2.執行自動轉賬，即生成自動轉賬憑證。

三、實驗中常見錯誤及原因分析

學生在進行實驗時，由于對期末轉賬業務特點不熟悉，出現的問題較為典型。現以用友ERP-U8.5為例，針對以下業務進行處理:

1.按短期借款期末余額的0.2%計提短期借款利息;

2.將“應交稅費——應交增值稅——銷項稅額”貸方轉入“應交稅費——應交增值稅——未交增值稅”;

3.將本月“期間損益”轉入“本年利潤”。

以上業務的會計處理與自動轉賬分錄的取數公式分別為:

第一題分錄:

借:財務費用——利息

貸:預提費用

第一題取數公式:

5503 借 QM(2101，月)*0.2%

2191 貸 JG()

第二題分錄:

借:應交稅費——應交增值稅——銷項稅額

貸:應交稅費——應交增值稅——未交增值稅

第二題取數公式:利用對應結轉進行設置，結轉系數為1

轉出科目:21710105

轉入科目:21710103

第三題分錄:

借:本年利潤

貸:費用類損益科目

借:收入類損益科目

貸:本年利潤

第三題取數公式:利用期間損益結轉進行設置

轉出科目:所有損益科目編碼

轉入科目:3131

以上的5503，2101，2191，2171010，21710103，3131分別是會計科目:財務費用、短期借款、預提費用、應交稅費——應交增值稅——銷項稅額、應交稅費——應交增值稅——未交增值稅、本年利潤的科目編碼;QM、JG是用友賬務取數函數。

學生在設置好以上自動轉賬分錄，執行自動轉賬生成自動轉賬憑證后，常見錯誤主要有兩種。第一種:生成的轉賬憑證有多張相同;第二種:生成的第一、第二張憑證正確，第三張憑證沒有計提利息財務費用這條分錄。

分析以上問題產生的原因，第一種問題是由于進行了多次結轉，生成了多張自動結轉憑證。在賬務處理過程中，由系統根據預先設置好的自動轉賬憑證生成記賬憑證，并完成相應的結轉工作，但這種機制憑證每月只進行一次結轉，多次結轉就會產生多張相同憑證，造成賬簿記錄錯誤。第二種問題是期末結轉時，沒有根據業務特點分批按步驟來進行結轉。由于期末自動轉賬憑證的數據大多來源于賬簿記錄，這就要求在處理期末轉賬業務前，必須要將其他具體業務登記入賬，而有些期末轉賬憑證的數據必須依據另一些期末轉賬業務產生的數據，也就是說，對于一組相關轉賬憑證，它們之間同本月其他經濟業務有一定聯系，必須在全部相關業務入賬后使用，并且要按照合理的先后次序逐一生成憑證，在某些轉賬憑證已經記賬的前提下，另一些轉賬憑證才能生成，否則就會發生取數錯誤。即如果涉及到多項轉賬業務，轉賬生成的先后次序非常重要。具體到以上業務，在轉賬生成時不應同時生成三張結轉憑證，這樣會由于“財務費用——利息”的數據沒有登記入賬，導致生成期間損益憑證時“財務費用——利息”取不了數。正確的方法是，首先生成第一、第二張自動結轉憑證，并審核記賬，確保一、二張憑證數據登記入賬后，再生成第三張期間損益結轉憑證，這樣生成的憑證數據才不會出錯。

從以上兩種典型錯誤可總結出:自動轉賬分錄可分為兩類，第一類為獨立自動轉賬分錄，其憑證金額與本月發生的任何經濟業務無關，期末只能進行一次轉賬生成;第二類為相關自動轉賬分錄，其憑證金額與本月發生的業務相關，必須在全部相關業務入賬后，并且要按照合理的先后次序逐一生成憑證。具體到以上業務，第一題與第二題屬于獨立自動轉賬分錄，每月只需結轉一次。第三題屬于相關自動轉賬分錄，要在全部相關業務登記入賬后，才能進行轉賬生成。

四、結束語

期末業務處理的自動轉賬，可以提高會計系統的工作效率，但不注意期間的數據關系和轉賬生成的時間順序，會造成生成的憑證數據錯誤，影響后續工作的正確性，在學生進行學習及實驗時，要使其了解透徹，掌握其要點。

參考文獻:

1.孫萬軍，陳偉清主編.財務軟件應用技術.清華大學出版社

2.王新玲，房琳琳主編.用友ERP財務管理系統實驗教程，清華大學出版社

(作者單位:成都大學管理學院 四川成都 610106)

(責編:賈偉)