加強醫院電算化會計檔案管理的思考

摘 要:醫院會計檔案信息影響著醫院未來各項工作的運營。文章從三方面對醫院會計檔案管理工作進行思考:一是醫院會計檔案的概念及特點;二是醫院會計檔案管理工作的新特點;三是面對醫院會計檔案新特點的思考。

關健詞:醫院 會計檔案 管理 思考

中圖分類號:F234 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914(2009)10-158-01

醫院自身有關的信息中大約有70%左右來自會計檔案，它傳遞著醫院管理規劃、控制和決策過程中所發生的經營管理信息。醫院會計檔案的信息資源與醫院生存密切相關，關系到患者的切身利益和維護醫患雙方的合法權益，已提升到維護醫院形象，構建和諧的醫患關系和維護安定團結政治局面的重要地位。因此，會計檔案工作者要加強對醫院會計檔案的管理，抓好各項基礎工作，深化信息服務的內容和層次，充分發揮會計檔案的作用。

一、醫院會計檔案的概念及特點

醫院會計檔案是指醫院會計憑證、會計帳簿、財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映醫院經濟業務的重要史料和證據。這些史料和證據具有嚴格的數據平衡性、時序性和嚴肅性，不得隨意篡改。主要特點是:形成范圍廣、檔案類別穩定和外在形式多樣。它對于總結經濟、指導醫療管理規劃、預測、控制和醫療生產經營組織、考核、評價等問題，防止貪污舞弊，研究經濟發展等具有重要作用。因此，醫院會計檔案管理者要加強醫院會計檔案的管理，確保醫院會計資料的安全和完整，加以充分利用，為醫院發展保駕護航。

二、醫院會計檔案管理工作的新特點

1.收集和整理的范圍擴大。會計電算化在醫院的廣泛普及，傳統意義上的會計檔案內涵發生了根本性的變化，會計檔案已拓展成為雙重載體，創新和加強會計檔案管理成為醫院會計發展研究的課題。許多醫院會計電算化的層次已經實現了從最初的簡單替代手工型向網絡財務的跨越，發展成整個醫院信息化系統的重要組成部分。與之相適應的會計檔案也從傳統的各種手工紙質檔案，演變成電算化會計下各種機制紙質檔案、新型會計數據貯存介質檔案，以及相應的會計核算軟件和軟件文檔檔案等。

2.管理和利用的要求有所提高。醫院電算化會計檔案管理，一方面必須保存好完整的軟件版本和軟件文檔，應對由于各種原因出現的問題和情況，應對系統的維護和不同版本會計數據的再現;另一方面紙質檔案一般只會影響到使用效果，而磁介質存貯載體關系到會計檔案能否被利用。因此，必須確保存貯載體質量、載體存儲信息的有效性及存放溫渡、濕度、磁場、等環境的因素。醫院會計檔案的調用還需要一定的軟硬件環境。傳統的會計檔案具有直觀可視性，而存儲在磁性介質上的會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統環境中才可以使用，也才具有生命力。隨著醫院會計檔案科技含量的不斷提高，對會計檔案科學的管理和利用的效率提出更高要求，醫院會計檔案管理工作者需不斷提高與之相適應的科學管理能力。

三、對醫院會計檔案新特點的思考

1.創新醫院會計檔案管理理念。理念創新對檔案事業和檔案工作者來說是進步的靈魂，不竭的動力。會計檔案工作者只有樹立了創新觀念，才能具有強烈的創新意識和創新精神。會計檔案工作者不僅僅是歷史的守護者、會計檔案的保管者、更應成為史料的研究者。首先應學習會計和檔案專業的法律法規以及與其相關的邊沿知識。如《會計法》、《檔案法》、《會計檔案管理辦法》、會計電算化知識等，并能熟練掌握和靈活應用;其次是加強對會計和檔案法律法規的宣傳，讓人們知法、懂法，守法，確保會計檔案管理政策和法規的貫徹和執行;第三是用科學的發展的觀念看待醫院會計檔案，一切事物都是發展變化的，會計檔案也不例外。會計檔案工作者應發揮主觀能動性，用科學的思維方法探索會計檔案的新變化，發現規律、認識規律、利用規律。第四是轉變會計檔案只保管不利用，重保管輕利用、不分析的觀念。最大限度發揮會計檔案作用，達到保存和開展會計檔案工作的最終目的。第五是提高對會計檔案的安全和保密意識。

2.創新醫院會計檔案管理制度。結合醫院實際，參照《會計檔案管理辦法》制定相關實施細則，進一步細化會計檔案整理、立卷、移交、分類、排列、查閱、復制、利用等流程，創建科學的會計檔案管理制度。(1)要按照有序整理、有利存放的要求，建立和完善電算化下醫院會計檔案保管制度。根據國家檔案局的標準，選優質的磁性介質進行醫院會計檔案數據備份，備用盤與存儲盤要求分離存入并要注意保存環境。按分類和一定順序對數據磁盤、光盤著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和內容，制作檔案管理文件卡。(2)按照嚴格審批、內外有別的要求建立和完善嚴格的查借閱制度。任何人利用醫院會計檔案都應辦理查借閱手續，醫院內部人員利用檔案，需財務部門負責人批準，醫院外部人員利用會計檔案，需出示介紹信，并經主管領導批準。同時應建立查閱、復制登記制度，為其利用情況提供依據。(3)按照設定期限、嚴防毀損的要求，建立和完善電算化檔案定期備份制度。電算化會計檔案應定期將會計數據備份到磁性介質，并設立備查登記簿，提供備份時間、數量、保管方式等備份細節，由于特殊載體必須定期檢查、復制，防止會計信息損壞。(4)要按照方便使用、杜絕泄密的要求，建立電算化軟件內的醫院會計檔案管理多用戶、分權限調用制度。對電算化會計檔案的各項內容要規定不同的使用權限。普通數據，可較大范圍共享;涉及單位機密的數據，僅供一定需要的人員使用;設計原程序文件、數據結構文件等，則只有主管人員或程序開發人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。(5)為使醫院會計檔案的收集、鑒定、整理、編目、歸檔、保管、有效利用和銷毀等工作落到實處還應建立和落實各級會計檔案管理工作責任制，明確各人職責，發生問題后嚴肅追究責任。

3.創新醫院會計檔案管理手段。(1)加大硬件投入力度，加強有關設施建設。由于醫院會計工作專業性強、信息量大、查閱頻繁，以及網絡的迅速發展，一些先進的、現代化的事物不斷出現，對醫院會計電算化系統提出了更高的要求，建立新型財務系統刻不容緩，為此應加大硬件投入力度，加強有關設施建設。要選用具有檔案管理輔助功能的會計電算化軟件，并加強系統的安全防護功能。(2)強化歸檔前會計檔案的規范化整理。會計檔案歸檔前，要在檔案專業人員統一指導下，按標準進行規范整理。(3)加強監督力度，交接手續到位。檔案整理質量、移交清冊、雙方簽字、庫房定期檢查等各項工作要監督到位。(4)強化檔案的銷毀管理。對超出保管年限的會計檔案進行定期鑒定和銷毀，應由檔案部門提出銷毀意見，會同財會部門共同進行鑒定，嚴格審查后，編制銷毀清冊，報單位領導和主管部門審批后方可銷毀。在銷毀時由財務部門和檔案部門共同監銷，清點核對，在銷毀清冊上簽字、蓋章，并以書面形式報告單位負責人。對抽出單獨另立卷的的檔案，要在保管清冊和銷毀清冊中列明。正處在項目建設期間，其保管期限滿的會計檔案不得銷毀。(5)提供多功能、全方位、高質量的服務。(6)加強防范計算機病毒的手段，保證電子會計檔案信息的安全，防止病毒造成電算化信息的重大損失。(7)設置防塵、防磁、防潮、溫濕度適宜的醫院會計檔案存放場所。

醫院會計檔案管理工作是醫院財務管理工作的最后一個環節，很容易被忽視。為了保證會計檔案的整體性和連續性，醫院會計檔案管理工作者要不斷加強學習、參與醫院文化建設、改變觀念、完善會計檔案管理辦法，通過探索、調查研究、總結，適時作出醫院會計檔案管理的新規定、新舉措。

參考文獻:

張羽:淺談醫院會計電算化的完善[J].求實.2005(S1)10-12

(作者單位:山西省晉中市第一人民醫院 山西晉中 030600)

(責編:鄭釗)