別讓糟糕的投影儀毀掉完美的PPT

培訓時，客戶經常問：“PPT滿屏的文字，黑壓壓一片，放在投影儀上看起來很恐怖，怎么可以變得好看點呢?最好教我一個既簡單又好用的方法。”人性本懶啊。

于是我告訴我的客戶，只需要一個步驟就可以解決這個問題，那就是把所有黑色的字顏色改成為灰色的，我的客戶聽后覺得很滿足。

沒想到后來有一次我回訪客戶的時候無意中聊到PPT演示的問題，我的客戶愁眉苦臉地對我說：“Michael，自從我用了你教的‘灰色大法’之后，出了大問題。自從用了灰色之后，放到投影儀上的很多字原來看得清楚的，現在變得看不清了。”聽完這番話后，我突然意識到，不僅要培訓怎樣做別人看得舒服的PPT，還要教PPT演示的利器——投影儀的用法，因為在演示中投影儀的重要性不言而喻。不同質量的投影儀會導致演示的PPT出現各種奇怪的問題，比如淺色看不清、偏色等，因此往往辛辛苦苦準備了半天的PPT毀在沒有很好的配置投影儀。

1調高對比度

在我做過的大量現場培訓、見證的發布會、研討會和演講中，投影儀的調整一直是被大多數人忽視的。而投影儀的調整又和PPT本身設計的風格有著很直接的關系。

一個好的PPT在制作時不僅要考慮內容的設計，PPT用于什么場合的考慮也會非常重要。在會議室演講或者做Review一般問題不太大，但是到了酒店的會議廳情況就完全不同了。

我不得不說由于各種關系，中國的會務工作者尤其是設備調試師不專業的居多。投影儀如果是全新而且售價在30000元以上的(一般是3LCD)不用說，一般不用調顏色也0K。但是絕大部分投影儀都沒有這么專業，常見的問題就是對比度不高，導致的結果就是用投影儀顯示反差不是很明顯的顏色時(如白色的PPT背景+較淺的文字)，這些淺的顏色會因為對比度低而看不清楚，如果情況嚴重，這些淺色干脆就看不出了。所以在演示開始前，花一點時間去調試投影儀，確保做好的內容——尤其是較淺的文字和圖形可以被正確顯示出來，否則也許在演示時會出現投影幕布上完全看不到你在筆記本上可以看到的某段文字或圖形。

2前暗后亮的燈光對演示有著舉足輕重的作用

一般人會忽略燈光對商業演示和投影儀的影響。還是那句話，除非你用的是頂級投影儀，由于亮度高可以忽略燈光影響，一般的商業投影儀還是會受到燈光亮度的影響。在大部分演示中，你不大有機會處在全暗的環境中，所以在選擇會場燈光的時候，盡可能保持前排靠近投影幕布的區域為暗區，如果覺得會場需要一定亮度方便大家書寫，那么也要選擇開啟后排觀眾的燈光。始終保持投影幕布所在的區域足夠暗。

3讓觀眾前移

常見的情況是由于會務公司或酒店服務員的不專業，通常將第一排的座位放在距離投影幕布很遠的位置，如此一來，后排的座位距離投影幕布就更遠了，造成的結果就是后排觀眾無法看清楚投影幕布上的內容。如果底下的觀眾都無法看清你在投影幕布上的PPT內容，那你的演示已經失敗了一半。所以出現類似問題的時候。你需要做的就是盡可能減小第一排座位和投影儀幕布的距離。經常演講的人應該知道，和觀眾距離越近，你就越容易吸引他們的注意力，所以盡可能拉近觀眾和你的距離，對演講成功有著巨大的幫助。

4用鍵盤快捷鍵提升演示效率

演示時萬一退出了全屏，要再次快速進入全屏演示狀態：Shift+F5；

全屏演示時希望觀眾把注意力從投影幕布上移開，集中到你身上：B(一定要全屏狀態下才有效)；

演示時希望啟用白板功能，需要在全屏演示時在屏幕上做標記或寫字：Ctrl+P(Ctrl+E可以刪除標記或文字，Ctrl+A回到正常狀態)：

如果你的PPT演示時需要在不同的幻燈片之間來回切換，用鼠標的滾輪鍵滾來滾去翻頁實在不是一個好主意，退出全屏模式在瀏覽視圖里尋找效率也不高，那么最佳做法應該是：

把需要切換的幻燈片頁數事先記住(或打印成講義)，在全屏演示時需要切換到哪一張只需要按一下該幻燈片對應頁數的數字，再按一下Enter鍵，就會立刻跳轉到這頁幻燈片了!

5根據現場緊急調試PPT

正式開始演示之前，一定要花一兩分鐘走到會場最后一排去看看是否可以看清幻燈片上的字，如果發現字太小看不清，這里有兩個緊急救助的方法：

一、回到你的電腦上，退出全屏幕播放狀態，選中你希望放大的文字，然后用Ctrl+]對這些文字進行快速的放大。

二、進入PowerPoint“格式”的選項，尋找到“替換字體”，把宋體字替換成黑體或華文細黑，再把英文的TimesNew Roman替換成Arial。

通過以上兩個小小的改動，你會發現，你的PPT的可讀性會比原來增強了許多。

6分屏顯示可以讓你的演示更專業

經常做PPT的人都知道PPT里面有一個備注(Notes)，這個備注是無法在全屏演示時看到的，但是通過PPT強大的分屏顯示功能，我們可以做到在全屏演示的時候，投影幕上看到的是PPT內容，而你自己的筆記本上完全顯示備注，這樣在演示的時候，就不用緊張哪些內容記不住，把所有的文字堆到屏幕上，可以輕松查看筆記本上的備注提示。

1(如下圖)右鍵點擊屏幕空白處，選擇屬性，把分屏顯示功能打開。2在PDT的幻燈片演示菜單中(如下圖)選擇“設置幻燈片放映方式”。3在隨后出現的窗口中選擇“顯示演講者視圖”(如下圖)即可。

7合適的講義可以有效降低現場演講者的壓力

這是一個最一言難盡的話題了。我無數次遇到客戶咨詢：如果我的PPT內容很多，但是又不希望我的PPT演示時堆滿了文字，那該怎么辦?

事實上，任何觀眾(受眾)在一個固定時間段內接受的信息量都是非常有限的，你花了30分鐘演示了30張PPT，我可以向你保證，觀眾只記住了5張，而且只是一部分，那怎么辦呢?

涉及到演講技巧和PPT制作技巧的，我這里先不講，先講一個相對簡單的：

方法就是把PPT分成兩部分寫。非常重要的結論或Facts部分放在PPT正文里。而輔助信息、支持數據等放在Notes里面。接下來要做的事情非常重要，就是到PowerPoint文件菜單里選擇“發送”一“Microsoft Office Word”。然后選擇第一項“備注在幻燈片旁”即可(如圖)。

然后你就會發現，你就可以打印出帶備注的PPT手稿了。而常見的PPT打印選項里只能打印PPT正文，而無法在一頁紙里面顯示多頁PPT的正文及備注。