高校檔案標準化、規范化管理之我見

摘 要： 本文探討了如何實現高等學校檔案實體分類及業務建設各環節的標準化、規范化，并就如何促進整體發展規化，有效地提高管理水平，更快、更好地實現高校檔案管理現代化提出了相關對策與建議。

關鍵詞： 高校檔案管理 標準化 規范化

隨著現代化社會信息技術的飛速發展，高校的各項管理已走向現代化，檔案管理也面臨著新的發展方向。檔案工作規范化、標準化是實現管理現代化的重要環節，高校檔案管理作為檔案事業與為教學服務工作的一部分，更應加快現代化進程。高校檔案管理工作多年來由于沒有一個統一的歸檔標準，導致檔案整理過程比較混亂。《高校檔案實體分類法》給高校檔案管理注入了生機和活力，解決了長期以來沒有一個適合高校檔案工作特點的科學分類標準問題，打破了傳統檔案管理工作的模式，提出了科學、規范、標準的操作方式。國家教委辦公廳編著的《高等學校檔案實體分類法》和《高等學校檔案工作規范》自推行以來，對高校檔案工作確實起到了一定的推動作用。實踐證明，它具有明顯的可操作性，使檔案工作步入了一個標準化、規范化的軌道，將檔案事業引入了社會進步和發展的軌道，促進了高校檔案的科學管理。

一、實行高校檔案工作標準化、規范化的目的和意義

以實施《高校學校檔案實體分類法》、《高等學校檔案工作規范》為主要內容的高等學校檔案標準化、規范化的主要目的是：

（一）為了適應高等學校檔案工作發展的需要。多年來，特別是改革開放以來，高等學校檔案工作有了很大的發展，檔案工作規范化、標準化也越來越為檔案界所認識和重視，檔案門類由單一發展到多門類，數量越來越多，檔案干部隊伍素質越來越高，工作范圍越來越大，越來越復雜。總之，無論在速度規模方面，還是在檔案工作內涵、質量、效益、方法、管理的科學程度等方面都上了新臺階。但是，由于沒有一個統一的標準和規范，在高等學校檔案工作的概念、原則、技術方法、工程、程序、操作模式、檔號編制標識等方面基本上還是各行其是，各搞一套。

（二）為了適用科學管理和檔案工作現代化的需要。《中華人民共和國標準化管理條例》指出：“標準化是現代化的重要手段，是科學管理的重要組成部分。沒有標準化，就沒有專業化，就沒有現代化，就沒有高質量，搞速度。”

高校檔案工作的發展，組織由分散到綜合，結構由單一向多重，由封閉向開放，功能由保管向利用轉變，檢索由收購向計算機過渡，要實現現代辦公自動化，就必須有相應的基礎。沒有標準、規范化的實施，就不能實現現代化和自動化，也難以實現真正的科學管理。

(三)為了便于對檔案部門進行監督，提高檔案干部隊伍素質的需要。過去，高校檔案工作在培訓、指導、檢查監督方面沒有一個統一的要求，大都按照國家地方或者其他行業的要求去做，要么比較原則，要么主要從地方機關、企事業單位的實際出發所擬定，不完全符合高校的實際情況，而實行“高等學校檔案工作規范”的目的，就是要克服上述不足，使之有一個客觀的可供使用和操作性較強的統一標準規范，從而不斷提高檔案干部隊伍的素質。

二、標準化、規范化是實現檔案工作現代化的前提

建立完善的檔案管理工作制度，是檔案管理的有力措施和可靠保證，我校根據學校的現狀和需要，建立了檔案管理制度，完善了檔案管理規章制度，制定了《檔案管理人員守則》、《檔案保密制度》、《借閱檔案守則》、《檔案立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案室安全制度》，此外還編制了檔案分類方案和保管期限表，使學校的檔案工作有章可循，保證了檔案的質量。

在標準化與規范化的管理過程中，檔案管理要有目標、有程序、有措施，資料要完整，檔案要落實，檔案工作現代化就必須建立在先進技術、嚴密分工和廣泛協作的基礎上。檔案的形成必須由收集、整理、歸檔、登記、移交、傳遞等一系列環節組成。如果檢索工具各搞一套，符號、代碼混亂，標引著錄方法格式不一，內容平行重復，使用計算機聯網是無法實現的，那么計算機也好，縮微設備也好，其優越性就難以發揮出來，所以，現代化必須以標準化、規范化為基礎。現代化程度越高，越要標準化、規范化，反過來又會促進檔案管理的現代化。

（一）標準化和規范化是提高高校檔案工作科學管理水平的重要手段。科學管理包括檔案機構的高效化、管理工作計劃性、管理方法科學化、管理技術現代化，而這些都是以標準化、規范化為基礎的。為使學校檔案工作在共同語言、衡量準則、比較的基礎、評估依據等方面有一個統一的要求，避免無規可循，克服各行其是的弊端，國家教委制定了《高等學校檔案實體分類法》與《高等學校檔案工作規范》，從而結束了長期以來高校在檔案實體分類和業務建設諸環節不規范、不標準、各行其是的局面。《高等學校檔案實體分類法與高等學校檔案工作規范》一書把高校檔案劃分成黨群、行政、教學、科研、財會、基建、設備、產品、外事、出版十大門類，擬定了永久、長期和短期等，解決了很長時間沒有一個適合高校工作特點的科學分類標準和業務建設規范的問題，促進了高校檔案工作特點的科學分類標準和業務建設規范，促進了高校檔案工作的科學管理，加強了整體業務建設的深化。

（二）標準化和規范化還要求檔案管理人員的業務素質的提高。面對二十一世紀檔案工作的未來，為適當檔案崗位發展的需要，就必須拓寬知識面。傳統的檔案管理對檔案人員素質的要求是掌握檔案學基礎理論和檔案工作技能為主，掌握扎實的理論知識。隨著科學技術的迅猛發展，傳統檔案管理人員還必須不斷更新觀念，更新知識，掌握現代管理水平和現代化技術，不斷提高自身的綜合素質，以適應新的信息環境。我校專職檔案員有綜合檔案兩名、人事檔案一名、學術檔案一名、財會檔案一名、基建檔案一名等，另外，我校每個系、處、室還有二十幾名兼職檔案員。高校檔案現代化管理需要學校領導的重視，在改善檔案管理條件和工作的同時，我們更應強化業務，提高能力。為此，應培養一專多能的人才，要有計算機應用能力及網絡知識，同時還應掌握相應的建設知識及信息存儲技術。標準化、規范化對檔案人員的素質要求要比傳統檔案管理高得多，因此，目前，就應有目的、有計劃地培養復合型人才，使其既有管理知識，也有科學知識。隨著社會的進步，科技的創新，每一個檔案管理人員都必須努力培養自身具有更深層次、更改的綜合素質，這也是信息時代標準化、規范化的要求賦予檔案人員的歷史使命。

高校檔案管理工作現代化，就是把先進的管理和科學發展觀應用于檔案管理以達到提高工作效率和延長檔案壽命的目的。實現檔案管理現代化，既是檔案服務于工作和實現四個現代化的需要，也是由檔案工作的特點所決定的。

總之，就目前來說，各個高校檔案工作處于由傳統檔案管理向現向現代化管理的過渡時期，檔案的現代化管理還僅僅處于基礎建設、硬件投入、技術籌備和培訓階段，對實現檔案管理標準化，現代化的緊迫性認識不夠，資金短缺等問題還嚴重存在。面對高新技術的飛速發展和信息高速公路的開通應用，檔案工作者應從實際出發，推廣現代信息技術在檔案工作中的應用，研制開放檔案管理軟件，使檔案管理標準化、規范化網絡化，這是時代發展的必然趨勢。