聲像檔案管理淺析

聲像檔案是指國家機構、社會組織以及個人在從事各種活動中形成的對國家和社會有保存價值的照片、底片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等不同材料為載體，以影像、聲音為主，并輔以文字說明的歷史記錄。聲像檔案是一個單位檔案的重要組成部分。

隨著社會的發展及辦公條件的改善，在機關工作和各類活動中，聲像檔案從無到有，從少到多發生著可喜的變化，但是由于種種原因，聲像檔案的管理工作還存在著一些問題，這些問題不解決，直接影響著檔案的完整和利用。因此，采取有效措施，加強聲像檔案管理工作對檔案管理工作人員來講迫在眉睫。

一、聲像檔案管理存在的主要問題

(一)聲像檔案拍攝內容不完整

1、有的聲像檔案工作人員兼職較多，沒精力去做;2、經費有限;3、拍攝人員不是專業技術人員;4、領導不太重視。這些原因，直接影響到聲像檔案的質量和存檔。

(二)管理制度不健全，聲像檔案沒有集中統一管理

很多單位聲像檔案沒有集中統一管理，缺乏必要的管理制度，或有的單位雖有管理制度，但落實不夠，缺乏有效的保障措施。

(三)檔案意識不強，聲像檔案難以及時完整歸檔

聲像檔案有較強的時效性和特殊的歸檔要求。例如照片底片需同時歸檔，影像需輔以文字說明，如果不及時歸檔，日后就是攝影人員自己也難以追憶準確。本來是很珍貴的照片，由于沒有及時歸檔而失去了其應有的保存價值和利用價值。有些拍攝工作人員缺乏全局觀念，檔案意識不強，僅考慮個人或本部門工作方便，致使部分聲像檔案長期在個人或處室內部保存，不移交統一管理保存，特別是隨著人員變動和機構調整，造成聲像檔案的失控或流失，致使單位檔案不齊全完整，嚴重影響了聲像檔案的長久保護和開發利用。

(四)保管條件差，聲像檔案難以長久保存

聲像檔案的保管條件比紙質檔案要求更嚴格，很多單位都將聲像檔案存放在文書柜內與其它檔案混存，不具備恒濕、恒溫、防磁等保存要求。致使一些照片變黃褪色，底片粘連變質，磁帶受損等，不利于聲像檔案的長久保存和利用，一旦出現問題，難以補救。

(五)重大活動檔案失控，聲像檔案流失嚴重

眾所周知，每次單位組織重大活動，召開重要會議，都安排人員攝錄像，形成了許多有價值的聲像檔案。其中一些在報刊上刊登或印成圖書、畫冊對外發行，但在檔案館(室)卻找不齊這些原始檔案。分析原因:一是多個單位同時參與的大型活動，檔案管理不集中統一，由于各部門各自負責一塊工作，相應形成的檔案材料缺乏協調、統一、集中，活動結束后，檔案材料也各歸東西，聲像(包括文書、實物等)檔案流失在所難免;二是從籌備到結束沒有歸檔要求和相應的控制措施以及貫穿始終的檔案管理、服務工作，也造成檔案材料流失。

二、加強聲像檔案管理工作的措施及建議

(一)提高意識、加強宣傳，爭取領導重視

搞好檔案工作不僅是檔案主管部門的事，更是各立檔單位乃至全社會的事，而各級領導的重視是做好檔案工作的重要保證。因此，首先要爭取宣傳主管部門、新聞單位的支持，大力宣傳《檔案法》，增強人們的檔案意識，引起社會的廣泛關注，從而提高全民，特別是各級領導及有關人員的檔案意識，減少收集檔案的阻力，營造出一種良好的檔案工作氛圍;其次要抓住機遇，服務中心工作。檔案主管部門、各立檔單位要善于抓住機遇，結合本地、本單位中心工作，通過館、室藏檔案以及生動的利用實例，發揮檔案自身的宣傳教育作用。

(二)加強監督，注重業務培訓

檔案行政管理部門要加大對聲像檔案的監督指導力度，對人員、設備、檔案管理都要規范到位，在依法管理、建章立制上加強指導和監督，促其逐步規范管理;要注重業務的培訓工作，全面加強對攝錄人員、聲像檔案管理人員的專業知識和技能的培訓，為提高聲像檔案的質量、做好保管工作奠定良好的基礎。

(三)建立嚴格的管理制度，狠抓制度落實

要改變聲像檔案管理混亂的現狀，制定一個切合實際的管理辦法來規范此項工作很必要。同時，各立檔單位也要建立相應的管理制度，強化規范管理，對產生的聲像材料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，制定一套嚴格的制度，防止分散流失，杜絕歸為己有。對聲像檔案的日常保管、借閱、利用作出明確規定，做到有章可循、有法必依，使之逐步變成自覺的行動，以確保聲像檔案歸檔質量。

(四)結合實際，創造條件，力求妥善保管

從長久保護和利用考慮，聲像檔案要求恒濕、恒溫、防磁、防震、防光、防火等。而目前聲像檔案保存條件普遍不符合上述要求，短時間內都配齊專柜或設專室又不現實，應結合實際，創造條件，力求妥善保管是當務之急。首先，聲像檔案要獨立成卷，使用聲像柜或密閉鐵柜單獨存放;其次要嚴格控制庫房溫濕度，遠離光線、磁場等;錄音帶、錄像帶采取定期倒帶檢查等保護措施，盡量延長聲像檔案的壽命。使聲像檔案得以及時、齊全、完整地歸檔，統一管理，方便各方面利用。