試論企業物資管理標準體系和采購控制程序的建立

標準化是企業現代化、集約化生產經營的重要保證，是加快企業技術進步、加強科學管理的重要手段。在企業物資管理范疇，建立合理的物資管理標準，嚴格采購控制程序，是實現經濟合理物資采購的先決條件。

一、企業物資管理活動過程分析

物資管理，是企業在生產過程中，對本企業所需物資的采購、使用、儲備等行為進行計劃、組織和控制的全過程。企業的物資管理，包括物資計劃制訂、物資采購、物資使用和物資儲備等幾個重要環節，這些環節環環相扣、相互影響，任何一個環節出現問題，都將對企業的物資供應鏈造成不良影響。在市場異常活躍的今天，物資管理已經成為現代企業管理的重要組成部分，成為企業生產經營正常運作的重要保證，成為企業發展與壯大的重要基礎。因此，創新企業物資管理模式并使其順應現代企業的發展潮流， 已經顯得愈發重要了。

1、物資計劃管理環節

物資計劃的編制是企業物資管理的首要環節。物資計劃是企業進行訂

貨采購工作和組織企業內部物資供應工作的依據。目前，綜合物資、生產、財務等各部門的信息進行物資計劃編制，由物資部門監督計劃落實的物資計劃管理模式已經被越來越多的企業所采用。 不斷變化的市場對企業物資計劃的編制提出了更高的要求，綜合企業內部各部門的信息進行物資計劃編制，可以使計劃更精準、更科學、更具可操作性。在計劃制定之初，物資部門對市場進行調研，深入了解物資行情，掌握第一手的價格信息;生產技術部門則根據企業實際需求情況，估算所需物資的數量、種類，填報物資需求清單;財務部門則負責提供流動資金的詳細信息， 以資金凈流量約束物資計劃的規模。企業在通過計算機系統綜合處理各部門所提供信息的基礎上，統籌安排企業的物資管理行為，編制科學、合理的物資計劃。計劃制定之后，由物資部門擔負計劃落實及監督的任務，發現問題及時解決。

2、物資采購管理環節

物資采購是企業資金支出的關口，實行比價采購制度為核心的物資采購管理便成為當前企業物資采購的主流模式。 比價采購，指的是在采購物資過程中實行的一種以綜合比對為主要手段的物資采購管理制度，其中，物資的供應質量和價格、采購的中間費用、售后服務、供貨商的信譽及貨款的承付方式等是采購對比的要素。簡單而言，就是“同種物資比質量，同等質量比價格，同樣價格比服務，同等服務比信譽，先比后買”，其實質就是通過對各要素進行綜合比對，實現物美價廉的目標。企業實行比價采購，不但可以使物資市場的競爭更加活躍，使物資的性價比不斷提升，還在無形之中拓展了企業的物資來源渠道。

3、物資使用管理環節

物資使用主要是指物資的配送及消耗。現代企業物資使用管理，重點突出了配送方式的靈活性、多樣性和物資消耗的控制力度。企業的物資配送更趨向靈活，“即時配送”、“準時配送”、“變領料為送料”等新方式、新觀念逐漸被企業所接受。生產過程中的物資消耗量是控制企業生產成本的決定因素，目前，企業已經將物資消耗控制作為管理的重點。一般來說，在物資計劃中企業都會制訂比較科學、合理的物資消耗定額，現代企業應該對物資的消耗建立起一套行之有效的監控系統， 比如可以利用計算機系統對生產過程中的物資消耗量進行詳細記錄、分析、比對，通過監控將超額情況及時反饋到管理層，盡早查明超額原因，最大限度地降低物資消耗環節出現浪費現象的機率。

4、物資儲備管理環節

現代物資儲備管理要求企業在滿足現實生產需求和擴大再生產需求的情況下，盡可能地降低庫存，減少資金占用。在市場經濟條件下，要求現代企業以調整企業庫存結構、盤活超儲物資、加快資金周轉、減少儲備為主線。對長線物資、產銷平衡物資、緊俏物資實行物資分類管理。對物資儲備量實施實時監控，及時將儲備情況向管理層上報，預防超儲現象的發生。要綜合運用運籌學、線性規劃、ABC分析法等現代化管理方法，實現物資最優存儲量。

二、企業物資管理標準體系的建立

物資管理管理模式的不斷創新是企業管理的必然要求。建立一套指導性好、操作性強的物資管理標準體系，貫穿于企業物資管理的全過程，是企業的一項綜合性基礎工作。通過上面對企業物資管理過程的分析，我們可以看到，用過程管理的手段，建立企業的物資管理標準體系，是一種科學的方法。這個體系的架構內容，應該涵蓋物資管理的四個過程。

1、物資計劃管理標準

(1)市場調研

物資市場信息:物資品種、規格、性能、壽命、外觀、安全、價格、交貨期、交付、服務;

物資需求信息:生產能力、預期產量、部門需求、發展儲備;

物資儲備信息:現有庫存、經濟儲備;

市場調研方式選擇:詢問調查、試驗調查、統計分析。

(2)計劃編制

生產技術部門:核定物資數量、種類，填報物資需求清單;

物資部門:核定物資價格;

財務部門:預算控制，以資金凈流量約束物資計劃的規模。

(3)計劃申報

申報程序:審核匯總、流程控制、機構選擇、管理權限。

2、物資采購管理標準

(1)采購活動

判斷采購物資對產品實現過程的影響程度;制定采購文件;

評價供方并進行選擇:供方的經驗、物資質量、價格、交貨情況、

售后服務、質量體系、顧客滿意度、服務能力;

訂購:商務及合同簽訂;對供方進行定期評價;

驗證采用物資:本組織現場驗證或供方現場驗證;驗證方法、物

資放行;對不合格的采購產品進行處置。

(2)采購信息

采購文件:物資信息、質量要求、驗收要求、價格、數量、交付;

安全保證:安全認證、加工要求、質量認證;

采購評審:會議評審、批準。

3、物資使用管理標準

(1)物資配送

物資配送中心的建立;

配送方式選擇:定點、定時、定量配送;零庫存配送;加工配送;聯合配送;即時配送;租賃配送;

配送設施:硬件設施建設;軟件建設。

(2)物資領用程序控制

4、物資儲備管理標準

物資驗收入庫方法、職責、程序;庫房保管管理的維護、保養手段;物資儲存設備的合理布局;物資堆碼:“四號定位”、“五五堆碼”;物資分類管理:A、B、C管理方法。

三、企業物資采購控制程序的建立

企業物資采購控制程序規定了企業有關部門在物資采購管理上的職責分工，規范物資需用計劃編審、采購等工作中的職責、內容、程序、方法和要求。為了更加簡明地表現這種程序控制過程，使其在實踐中具有更強的操作性，企業一般的做法是制定物資采購控制程序流程圖，使各部門明確職責范圍，完善管理程序。下圖(略)，是模擬一個中型企業的物資采購控制程序。

企業建立了物資管理標準體系和采購控制程序，同時，加強標準和程序執行的監督管理，一定會完善企業的物資基礎管理，逐步提高物資管理水平。