淺談跨區域組織工作分析中的“功能分析”

周 青

一、工作分析中的功能分析

工作分析是一切人力資源活動的基礎,是系統地收集和分析關于工作內容、工作對人力的要求以及工作環境和背景等方面信息的方法和過程。工作分析通常要收集關于某一工作區別于其他工作的特點的信息,比如工作活動和行為、工作條件、所需機器和設備等。

1.常用的工作分析方法

目前,常用的工作分析方法主要有兩種:基于工作任務的工作分析和基于勝任力的工作分析。后者主要應用于高科技行業中快速變化的組織和以項目為主的工作,著眼于對完成某項工作所需要的勝任力進行分析和界定。前者著重分析工作任務和職責,以及與工作相聯系的知識、技能和能力。這種傳統的方法常用于分析那些對技能要求較低、重復性任務較多的工作,分析的重點在于識別和明確某一工作區別于其他工作之處,即每一工作的獨特功能。通過基于工作任務的工作分析,我們不僅可以清楚地看到每一項工作需要完成什么,而且可以了解在組織目標的指引下,組織需要完成哪些功能,為了完成這些功能如何設計工作和職位。這種基于組織功能的工作分析就是功能分析,也稱為功能性工作分析法。它是對職務進行科學分類的依據,是一種對員工、工作和組織之間相互關系的綜合性分析方法,使包含在工作活動中的員工功能更加具體。

2.功能分析的獨特之處

(1)做好了什么“事”與員工“做了什么”來完成該事,存在很大的區別。

(2)任何工作,通過觀察員工“做了什么”以完成某一項目,則可發現他們的活動不外與以下三個范疇有關:資料數據、人和事,只是有關的程度有所不同。

(3)通過考察在資料數據、人和事三個范疇中的活動,可以區分若干不同的功能。在進行功能分析時,通常需要考慮以下因素:組織的目標、員工通過“做什么”來實現組織目標、績效標準、培訓內容。

二、跨區域組織中“功能分析”的實踐舉例

1.理念概述

筆者所在公司為某機械產品的全國性銷售網絡的南方大區,下轄七家分公司,負責廣東省內的產品銷售和售后服務工作。每家分公司組織結構相同,除了銷售團隊和售后服務團隊外,還有行政支持團隊,包括銷售行政、售后行政和配件管理員,他們除了對銷售團隊和售后服務團隊提供后勤支持外,還負責維護分公司的日常運營。對一線團隊的后勤支持和維護分公司日常運營有著固定的幾項功能,但每個分公司具體人員的情況不同,幾項基本功能的具體職責在三個職位上的分配往往不同。因此,筆者在策劃公司的工作分析項目時采用了功能分析的方法:先分析功能,形成分類清晰的功能清單,即工作任務庫;再由各分公司根據自己的實際情況,從標準化的功能清單中挑選組合,形成三個職位的工作職責,以簡化工作分析的步驟和任務。

因我公司實行矩陣式組織架構,在大區內部有些職位是雙線匯報,一條線向職能主管匯報,一條線向行政主管匯報,如銷售行政、售后行政、配件管理員等職位。銷售行政的職能主管是大區的銷售支持主管,行政主管則是分公司的銷售經理;售后行政和配件管理員的職能主管是大區售后支持主管,行政主管則是分公司的售后經理。像這樣的職位,需要職能主管和行政主管的合作來完成工作分析,職能主管負責崗位功能的分析。我公司為銷售終端的管理機構,每個分公司是一線銷售單位,他們的目標就是按公司政策和流程完成既定的銷售任務和售后服務任務,并使客戶滿意。在這樣的目標下,職能主管通過分析由問卷收集到的崗位任職者每天活動中所涉及的數據資料、人和事等信息及其程度,來確定崗位功能并形成“崗位功能清單”。行政主管負責具體職位的工作分析,即對功能項的搭配組合,解決分工問題,最終形成的是崗位職責。

2.公司工作分析項目具體執行情況介紹

(1)工作分析項目的目的:對公司現有的崗位、功能、業務流程及任職者進行系統的分析并進一步明確各崗位的職責及對任職者的要求;為人力資源管理各項工作提供依據和方向;為直線經理提供有效的管理工具,培養直線經理的管理技能和管理思想。

(2)工作分析的方法——功能分析法。

①功能分解。工作方法:每位任職者對自己的日常工作圍繞數據資料、人和事三個范疇從粗到細地進行分解,從職位的核心功能出發,對本職位的各級功能逐層分解。

②列出工作清單。工作方法:輔助以工作日志等方法,進行日常工作的任務分析。

③進行功能對接。工作方法:將工作清單按照經過分解的類別進行歸類、查漏補缺,最終形成功能項與典型行為合理分類、對應明確的崗位功能列表。

④明確崗位職責。工作方法:對列表里的功能項進行搭配組合,解決分工問題。

(3)工作分析項目的執行時間表。

通過功能分析法對分公司的后勤支持工作和日常營運工作進行分析后,我們將這塊工作分為如下幾個功能:銷售合同審核、銷售訂單處理、銷售數據統計分析、售后工作單結算及系統維護、配件報價及訂單跟蹤、配件實物管理及庫存控制、專用工具管理、售后數據統計分析、文檔管理、分公司營運總務(包括財務、人事及行政事務)。

在此功能清單的基礎上,各分公司可根據其實際人員情況,分配安排銷售行政、售后行政和配件管理員三個職位的工作。

三、跨區域組織中“功能分析”的優勢

與我公司類似的跨區域組織,常常都有類似甚至相同的組織結構和功能,但因各機構所處的地域不同、人員情況不同而對各功能的執行情況會有所差異。功能分析法是用以分析非管理性工作最常用的一種方法,它既適用于對簡單工作的分析,也適用于分析復雜工作。它適用于現代組織結構:縱向層次少,強調靈活性,多種技能和團隊合作,在跨區域組織的工作分析中有著一定的優勢。

1.節省時間和人力

職能部門主管通過功能分析得出清單后,各行政主管就是功能清單的使用者,而不用再重復進行分析,從而節省了時間和人力。

2.功能是對工作任務進行分類的結果

組織為了適應當前多變的經濟環境,工作的內容也常常發生變化。在一個分類清晰的功能清單的基礎上,調整某項工作任務的內容明顯比在一堆雜亂無章的工作任務中進行更加易于操作,并更易于得到令人滿意的結果。

3.解決問題

功能分析是一個從局部到整體再到局部的過程,因而對于工作分析中的常見問題遺漏和重疊,會在一定程度上得到解決。

[作者單位:林德(中國)叉車有限公司廣州分公司]