淺析檔案信息資源的開發(fā)利用

摘要:檔案信息作為一種重要的資源，對(duì)其開發(fā)利用不僅是社會(huì)發(fā)展的要求，也是檔案工作服務(wù)社會(huì)的必然選擇。本文從檔案信息資源開發(fā)利用的含義、檔案信息資源開發(fā)利用存在的問題及對(duì)策三個(gè)方面進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞:檔案信息 資源開發(fā) 利用

檔案信息作為一種資源已成為共識(shí)，開發(fā)檔案信息資源，服務(wù)和諧社會(huì)已成為檔案工作的一個(gè)中心課題，這是信息時(shí)代的要求，也是檔案事業(yè)發(fā)展的必然結(jié)果。

一、檔案信息資源開發(fā)利用的含義

1.信息資源

信息資源是經(jīng)過人類選取、組織、序化的有用信息的集合。信息資源是信息的一部分，是信息世界中與人類需求相關(guān)的信息，信息資源是可利用的信息，是當(dāng)前生產(chǎn)力和研究水平下人類所開發(fā)與組織的信息;信息資源是通過人類的參與而獲取的信息，人類的參與在信息資源的形成過程中具有重要作用，特別是人類步入信息時(shí)代，科學(xué)的進(jìn)步、社會(huì)的繁榮已離不開信息，信息資源的貧富狀況和開發(fā)利用程度已成為衡量一個(gè)國家或地區(qū)文明水平的標(biāo)準(zhǔn)，是檢驗(yàn)其經(jīng)濟(jì)、文化、科技乃至綜合國力的重要指標(biāo)。因此，重視與加強(qiáng)信息資源建設(shè)已成為人類的共識(shí)。

2.檔案信息資源開發(fā)利用

檔案信息資源的開發(fā)利用就是在檔案工作領(lǐng)域運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)采集、處理、傳遞和使用信息資源，提升檔案工作質(zhì)量的過程。顧名思義，檔案信息資源的開發(fā)利用，包括開發(fā)和利用兩個(gè)方面。開發(fā)的任務(wù)是生成有用信息，通過信息的生產(chǎn)來確保信息的供給。利用是實(shí)現(xiàn)信息的價(jià)值，確保信息能夠在各項(xiàng)活動(dòng)中發(fā)揮作用，形成效益。可以說，檔案信息資源開發(fā)是基礎(chǔ)，利用是目的，二者互為因果，相輔相成。在信息技術(shù)快速發(fā)展、檔案信息化程度日益提高的形勢下，檔案信息資源開發(fā)利用又呈現(xiàn)出許多新的特點(diǎn):一是技術(shù)含量高，工作程序復(fù)雜，信息資源從感知、收集到加工處理和傳輸交換，需要復(fù)雜的技術(shù)手段;二是信息種類多，工作量浩大，隨著知識(shí)的爆炸性增長，海量信息會(huì)造成工作量無限地?cái)U(kuò)大，無論是處理文書檔案數(shù)據(jù)還是科技、專門檔案數(shù)據(jù)，都是一項(xiàng)長期、復(fù)雜的系統(tǒng)工程。

二、檔案信息資源開發(fā)利用存在的主要問題

隨著檔案信息化建設(shè)的快速起步和不斷深入，檔案信息資源開發(fā)利用逐步得到各級(jí)檔案部門的重視。但是，檔案信息資源開發(fā)利用相對(duì)于信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)還比較滯后，是檔案信息化建設(shè)中相對(duì)薄弱的一個(gè)環(huán)節(jié)，在一定程度上造成了“有硬件無軟件、有軟件缺數(shù)據(jù)、有數(shù)據(jù)難共享”的現(xiàn)象。總體感到，存在以下四個(gè)方面的問題。

1.“重硬輕軟、重建輕用”的思想認(rèn)識(shí)偏差

檔案信息資源開發(fā)利用之所以滯后于檔案信息化建設(shè)，主要還是思想認(rèn)識(shí)問題。特別是“重硬輕軟”思想比較突出，“重建輕用”問題十分普遍。近些年來，檔案部門自行開發(fā)建設(shè)的信息系統(tǒng)，硬件檔次越來越高，但相應(yīng)的應(yīng)用軟件沒有跟上，使已建硬件設(shè)施效能得不到充分發(fā)揮，使得檔案信息資源的開發(fā)利用沒有依托。

2.信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)發(fā)展不夠平衡

檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施主要包括檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、信息安全防護(hù)設(shè)備等等。這些方面發(fā)展的不平衡，直接導(dǎo)致檔案信息資源開發(fā)利用受到了諸多限制。

3.標(biāo)準(zhǔn)體系尚未全面建立

檔案信息資源的開發(fā)必須在統(tǒng)一的技術(shù)體制和標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行，這是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源利用和共享的基礎(chǔ)。由于檔案信息資源開發(fā)利用缺乏相對(duì)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，加上開發(fā)方法不統(tǒng)一，檔案信息資源開發(fā)利用存在著規(guī)范性和惟一性不強(qiáng)、各自為政等問題，沒有很好地依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)源建設(shè)，使人與人之間、人與機(jī)器之間以及機(jī)器與機(jī)器之間、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間不能夠無障礙、不失真地進(jìn)行溝通和交換信息，檔案信息資源在互連、互通、互操作方面存在明顯問題，直接影響其作用的發(fā)揮。

4.信息安全防護(hù)存在隱患

在信息化程度不斷提高的今天，信息安全是國家安全的重要組成部分，也是檔案信息資源開發(fā)利用的首要問題。從實(shí)際情況看，核心硬件、軟件和技術(shù)主要依賴進(jìn)口，嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量與安全，直接導(dǎo)致在檔案信息資源的開發(fā)利用中“有網(wǎng)不敢用、不放心”，給開發(fā)利用的深入發(fā)展帶來了很大困難。

三、檔案信息資源開發(fā)利用的對(duì)策

積極推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用既是檔案信息化建設(shè)的客觀要求，也是提升檔案服務(wù)能力的需要。依據(jù)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展大勢，應(yīng)重點(diǎn)做好以下四個(gè)方面的工作。

1.更新觀念，提高認(rèn)識(shí)

在檔案信息化建設(shè)中，沒有信息資源的開發(fā)利用，信息化建設(shè)就等于無源之水、無本之木;信息設(shè)施離開信息資源，就不會(huì)有存在的價(jià)值。只有把檔案信息資源通過完善的信息系統(tǒng)和信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行高效互通、有效交鏈，才能達(dá)成信息共享，從而提高檔案利用水平。因此，在推進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用中，必須確立三個(gè)觀念:一是“信息制勝”的觀念。切實(shí)認(rèn)清信息就是戰(zhàn)斗力，信息資源就是最重要的戰(zhàn)爭資源，把檔案信息資源開發(fā)利用置于提高打贏能力的戰(zhàn)略高度，抓好全面落實(shí)工作。二是“信息共享”的觀念。信息的最大優(yōu)勢就是便于共享，只有在充分共享中才能發(fā)揮最大效益。但在檔案工作的傳統(tǒng)觀念中，條塊分割、自成體系的做法，是不能適應(yīng)檔案信息資源開發(fā)利用工作的。只有樹立“信息共享”的觀念，才會(huì)以統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)格式開發(fā)信息，才能積極主動(dòng)地建立信息交換協(xié)調(diào)機(jī)制，把不同檔案部門檔案信息資源開發(fā)利用統(tǒng)一起來，充分發(fā)揮整體優(yōu)勢，盡快提高檔案信息資源開發(fā)利用的工作效益。三是“需求牽引”的觀念。檔案信息化建設(shè)的首要問題是搞清需求、明確方向。檔案信息資源開發(fā)利用更是如此，信息資源的內(nèi)容、格式、存儲(chǔ)方式、傳輸流程都需要需求的牽引。需求不清是檔案信息化建設(shè)的薄弱環(huán)節(jié)，也是檔案信息資源開發(fā)利用的薄弱環(huán)節(jié)。必須把需求論證放在重要位置，建立穩(wěn)定的需求研究隊(duì)伍，加強(qiáng)各檔案部門信息資源開發(fā)利用總體需求的論證，特別是在量化、細(xì)化、具體化上下功夫，提高需求的可操作性和指導(dǎo)性，確保檔案信息資源開發(fā)利用工作能夠有正確的目標(biāo)、明確的方向。

2.統(tǒng)一規(guī)劃，分步實(shí)施

檔案信息資源開發(fā)利用是個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，必須要在統(tǒng)一的規(guī)劃和組織下，才能形成合力，加快發(fā)展。首先要堅(jiān)持自上而下的原則，搞好頂層設(shè)計(jì)，打牢發(fā)展基礎(chǔ)。頂層設(shè)計(jì)最為重要的是要有信息資源的宏觀規(guī)劃，各個(gè)檔案部門要在上級(jí)的統(tǒng)一規(guī)劃下，確定自己的信息資源開發(fā)利用框架。同時(shí)，要制定檔案信息資源開發(fā)利用的法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，明確各部門、各單位在信息資源開發(fā)利用中的責(zé)任，明確協(xié)調(diào)共享機(jī)制，確定數(shù)據(jù)格式和接口規(guī)范，保證各部門的檔案信息資源開發(fā)利用工作是在統(tǒng)一規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)下進(jìn)行的，為信息系統(tǒng)的綜合集成，打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.加強(qiáng)力量，完善機(jī)制

檔案信息資源開發(fā)利用在信息化建設(shè)中的突出地位，要求我們必須加強(qiáng)力量，加大投入，加速檔案信息資源開發(fā)利用的發(fā)展。首先要承認(rèn)檔案信息資源開發(fā)利用的價(jià)值和工作量，舍得投入。要增加檔案信息資源開發(fā)利用作為各單位信息化建設(shè)或日常工作的經(jīng)費(fèi)，保證檔案信息資源開發(fā)利用工作的順利開展，保證數(shù)據(jù)工程建設(shè)能夠盡快起步、順利實(shí)施。其次，要增加一定數(shù)量的信息資源開發(fā)利用專職人員。盡管檔案信息資源開發(fā)利用貫穿到檔案工作的方方面面，不同單位、不同業(yè)務(wù)部門的人員都有職責(zé)參與到這項(xiàng)工作中，但信息錄入、整理、分析和處理工作量大，需要人員多，必須有一定數(shù)量的專職人員從事這項(xiàng)工作。在經(jīng)費(fèi)、人員落實(shí)之后，最為重要的就是建立機(jī)制。檔案信息資源開發(fā)利用工作重點(diǎn)要建立三項(xiàng)機(jī)制:一是數(shù)據(jù)更新機(jī)制，要不斷更新數(shù)據(jù)庫，確保提供給用戶的是最新、最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù);二是數(shù)據(jù)共享機(jī)制，要站在全局的高度，制定規(guī)章制度，建立日常的信息交換機(jī)制，公共信息資源必須全面共享，專用信息資源必須在一定范圍內(nèi)共享，用嚴(yán)格的制度來避免各單位信息封鎖、難以互通的現(xiàn)象發(fā)生;三是日常應(yīng)用機(jī)制，開發(fā)的檔案信息資源只有在應(yīng)用中才能發(fā)揮作用，要鼓勵(lì)各檔案部門用新的手段來研究問題、處理工作，要深入推廣網(wǎng)上作業(yè)、無紙化辦公、智能化管理等工作方式，使檔案信息資源開發(fā)利用工作在實(shí)際應(yīng)用中，不斷完善，良性發(fā)展。

4.確保安全，提高效益

安全保密是檔案信息資源開發(fā)利用的首要保證，沒有安全，檔案信息資源就不可能發(fā)揮效益，甚至是反面效益。但是，共享和安全保密又是一對(duì)不可回避的矛盾。首先，檔案信息資源開發(fā)利用的根本是實(shí)現(xiàn)信息資源共享，信息資源得不到有效共享就體現(xiàn)不出檔案信息資源開發(fā)利用的價(jià)值和信息系統(tǒng)的服務(wù)效益，因此，檔案信息化建設(shè)必須要一體化建設(shè)，真正達(dá)到系統(tǒng)互連、互通、互操作。但是，共享又在一定程度上給安全保密造成了隱患，給自己方便的同時(shí)，也可能給敵人提供了可乘之機(jī)。必須強(qiáng)化安全保密意識(shí)，要確保檔案信息資源在安全保密的前提下發(fā)揮效益;要強(qiáng)化檔案信息資源安全保密的監(jiān)督管理;要切實(shí)落實(shí)數(shù)據(jù)加密、加強(qiáng)防火墻等安全保密措施，嚴(yán)格管理制度，做到防患于未然;要加強(qiáng)對(duì)自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)設(shè)備的應(yīng)用，提高信息安全保密的主動(dòng)權(quán)。總之，我們要采取一切措施確保檔案信息資源開發(fā)利用的安全可靠，確保在安全保密的前提下提高檔案信息資源開發(fā)利用的效益。

作者單位:總參通信部檔案館