報刊集萃

論電子文件長久保存基本要求體系的建立

根據國際檔案理事會的《電子文件管理指南》、國際標準《ISO 15489-1-信息與文件-文件管理-第1部分:通則》、國際檔案理事會《電子文件-檔案工作者業務指南》和國際標準《ISO/TR 18492:2005(E)基于電子文件信息的長久保存》等權威文獻對各種電子文件長久保存所提出的基本要求，張正強在2010年第3期《中國檔案》上構建了電子文件長久保存基本要求體系。

該體系分為物理層面和邏輯層面兩個方面。其中物理層面的基本要求有五點，一是電子文件必須具有可存取性，這就要求電子文件必須具有最初的、當前的(保存存儲和訪問的)和未來的存取性;二是必須具有惟一識別性;三是必須具有可識讀性;四是必須具有可用性，即必須具有可檢索性和可顯示性;五是必須具有可處理性。邏輯層面上電子文件長久保存的基本要求包括六點，一是電子文件必須具有可靠性;二是必須具有真實性，即必須是所要求的文件，必須是原創建人所創建的文件，必須是原發送人所發送的文件，必須是原創建時間上所創建的文件，必須是原接收時間上所接收的文件，必須是原創建過程所要求的創建文件過程，必須是原系統所要求形成的系統組成部分;三是必須具有完整性，這就要求文件必須是完整的，附注、批注必須是完整的(包括附注、批注的數量完整，應有所具有的產生環境、授權和責任者)，文件未經未授權改動;四是必須具有齊全性，即文件組合匯總該有的文件都應該有，不該有的文件都不應該有;五是必須具有可理解性，即要確保理解電子文件所需其他信息的可利用性，確保電子文件與所需其他信息之間的鏈接;六是應該具有潛在的可重用性。在這一體系中，物理層面的基本要求體現了電子文件的機讀特性，邏輯層面的基本要求則體現了電子文件的文件特性，而“電子文件長久保存基本要求體系”則正是將兩者完整地結合在了一起。

文書檔案歸檔范圍與保管期限表編制中容易出現的幾個問題

胡建榮在2010年第1期《檔案》上撰文指出了文書檔案歸檔范圍與保管期限表編制中容易出現的幾個問題，并一一提供了解決的建議。

一、文件歸檔范圍劃分中存在歸檔范圍不齊全、不完整，歸檔范圍描述不具體、不詳細的問題。針對這個問題，作者建議檔案人員應在全面掌握本單位工作職能的基礎上詳細列出每一個部門的工作職責與范圍，至少查看3年的文件收發登記本并對日常工作中形成的非紅頭材料作一統計，同時這個歸檔范圍必須要與相關處室溝通，與相關科室共同討論修改，才能確保歸檔范圍的齊全完整。

二、歸檔范圍條款的概括、描述方面存在檔案人員對條款如何表述不理解，同一類問題的條款沒有集中表述在一起等問題。因此，作者建議在擬寫具體條款時，要在體現黨政分開、主要職責優先的前提下，全面考慮本單位各項工作職責，尤其是容易忽視的輔助性工作中產生的文件材料，做好反映同一類問題文件的歸納概括并使之系統化，使整體方案完整齊全、系統有序。

三、分類方案制定中，那些采用問題分類法的單位在類目制定方面會有一些偏差，違背了分類方案設置中類目之間不能交叉，不能出現一份文件可能在不同類目之間存放的基本要求。

四、保管期限劃分中存在沒有視具體情況區別對待，分得過粗或過細均不能做到準確給定保管期限的問題。因此作者建議對文件劃分保管期限，一定要在符合8號令規定的前提下，充分考慮文件材料的內容價值，準確合理的給定。

如何在檔案中發掘獨家新聞

張學勤在二O一O年第二期的《浙江檔案》上撰文介紹了自身利用檔案寫出獨家新聞的經驗。

首先作者論述了檔案與新聞的關系，檔案與新聞雖然有“舊”與“新”的顯著區別，但兩者之間是可以相互轉化的，而且新聞轉化為檔案是一種自然生成的現象，而檔案轉化為新聞則是一種主觀能動的現象，也就是說所有新聞(新聞稿)都將自然轉化為檔案，而檔案卻只有很少一部分內容會轉化為新聞。其前提是記者主動利用檔案寫新聞。那么如何在檔案中發掘新聞呢?其實就是記者如何利用檔案的問題。記者要想在浩瀚的檔案中發掘新聞，一要有敏銳的新聞眼，二要有一定的檔案專業知識，三要有豐富的歷史文件知識。還有就是要在紀念性的重大主題報道和承擔地方文史課題時注重利用檔案發掘新聞。

斯坦福大學胡佛研究院公布“孔祥熙檔案”

美國斯坦福大學胡佛研究院于1月19日正式公開孔祥熙檔案。胡佛研究院資深副院長暨胡佛檔案館館長蘇薩表示，孔祥熙檔案先開放文件狀況較佳的51盒給學者與公眾，任何人都可申請進入胡佛檔案館觀看檔案內容。

參與孔祥熙檔案開放工作的胡佛研究員林孝庭表示，這次開放的孔祥熙檔案中，有抗戰初期國民政府高層對于中共在陜甘寧邊區的機密政情報告，外界得以一窺延安時期的中共軍事、經濟與財政活動，也可理解國民政府當時如何評估與看待中共;而蔣介石等人當時對中共的情報分析，又如何影響其對中共的認知與評估，并成為日后國共全面爆發內戰根源之一部分。孔檔里還有國民政府軍事工業現代化與自主化、抗戰初期日本在華外交、政治與軍事情報、孔祥熙參與蔣介石與其他軍頭間往來折沖的信函以及參與國民政府最高決策所留下之大量會議記錄與備忘錄等。(摘自2010年3月上《蘭臺世界》)

下一屆國際檔案理事會代表大會將在澳大利亞召開

國際檔案理事會代表大會將于2012年8月20日至24日首次在南半球召開，主辦機構是澳大利亞國家檔案館，地點是位于澳大利亞東海岸的布里斯班市。這屆大會計劃的重點是共享知識和經驗，建立強大的全球合作關系，在會后幾年中形成確切的結果。大會的目的是提供一種環境來激勵討論，鼓勵交換思想和實踐經驗，應對21世紀所有檔案館面臨的挑戰。(摘自201001《中國檔案》)

英國通過網站公布一戰期間英國軍隊服務文件

二OO九年十一月，英國一家網站與英國國家檔案館合作，在網上公布了第一次世界大戰期間英國軍隊服務文件(一九一四至一九二O年)，詳細敘述了二百多萬在一戰期間服役的士兵的完整軍事生涯。這些文件包括多種關于一戰期間犧牲士兵的信息，包括士兵的姓名、出生日期和地點、住址、近親、以前的職業、婚姻狀況、醫學文件、服務歷史、軍隊番號、服役地點等。(摘自201001《中國檔案》)

天津實現民生檔案全覆蓋

天津市及所屬區縣檔案部門認真落實《關于加強民生檔案工作的意見》，深入推動全市民生檔案服務工作。截至目前，天津市1000多個社區居委會全部建立了社區檔案，累計為10萬低保人員建立了低保檔案，為14萬下崗失業人員建立了下崗再就業檔案，為60歲以上老人建立了健康檔案。另外，全市還主動抓住市政府免費為農民體檢的時機，跟進服務，為全市320萬農民建立了健康體檢檔案。

天津市、區(縣)檔案館積極打造群眾滿意政府信息公開服務場所，積極運用檔案館藏的知青檔案、婚姻檔案、招工錄用檔案、拆遷檔案、土地轉讓承包檔案等為百姓服務。目前，天津市已連續6年開展“9.5”檔案開放日活動，市區(縣)檔案館向社會公眾開放檔案75萬卷件。同時，天津市家庭建檔“百千萬”工程全面完成，全市建成家庭建檔示范社區107個、家庭建檔示范戶1212個，建檔家庭累計10496戶。(摘自20100325《中國檔案報》)

浙江省啟動電子文件和數字檔案登記備份工作

二OO九年十二月，浙江省省委辦公廳、省政府辦公廳聯合印發了《關于開展電子文件和數字檔案登記備份工作的通知》。《通知》明確要求在全省立即啟動開展電子文件和數字檔案登記備份工作，切實保障電子文件和數字檔案信息安全，提高檔案資源的開發利用水平，使檔案工作更好地服務全省經濟社會發展。

《通知》明確了檔案登記備份工作的主要任務，即從二O一O年開始，力爭到“十二五”規劃期末，在省、市、縣三級國家綜合檔案館建立電子文件和數字檔案登記備份中心，并在館際間建立異地備份庫;百分之六十以上的機關、團體、國有企事業單位建成數字檔案室;力爭完成百分之三十以上的列入進館范圍的機關、團體、國有企事業單位的電子文件和數字檔案登記備份工作;積極推進民營企業、其他社會組織以及個人重要電子文件和數字檔案登記備份工作。(摘自2010年第1期《浙江檔案》)