談如何強化機關管理人員的檔案意識

檔案是歷史的真實記錄，是黨和國家乃至各單位的寶貴財富，是借鑒歷史、制定規劃、解決現實問題的重要依據，具有查考和憑證作用，同時對于總結經驗、宣傳教育、輔助生產、維護穩定等都是不可缺少的。為此，做好基層檔案工作尤為重要。從工作實踐來看，要做好基層檔案工作的基礎和前提是強化機關管理人員的檔案意識。

2009年，鄭州市園林局將檔案升級達標工作列入系統各單位年度工作目標，并占各單位行政綜合目標5%的分值。就這一看似簡單的措施，在全年目標中只有一行半的文字，卻促成了該系統13個單位在以前檔案工作良莠不齊的狀況下，經過一年的努力，全部通過了河南省檔案達標工作一級認證。可以說這是基層檔案工作的壯舉!從這一具體的事例可以明確地看出認識重視程度和意識態度對工作效果的影響是決定性的。為此作為基層檔案工作者應著重從以下幾個方面積極能動地、有效地強化機關管理人員的檔案意識，從而推動檔案管理工作的良性發展，更好地為單位的經濟發展和社會和諧服務。

一、趁機借勢引起主要領導的重視

將檔案管理工作列入年度綜合目標績效考核制度，對機關單位及工作人員的檔案工作及意識的全面提高尤為重要，且見效迅速，對擴大檔案的知名度與提高檔案意識也大有裨益。近年來，檔案行政管理部門一直在努力地加大檔案管理執法力度，引起了社會對檔案的重視，提高了認識。基層檔案管理工作者應借勢向主要領導多匯報、多請示，引起領導對檔案管理工作的重視，與其他業務工作一起列入領導議事日程。另外，基層檔案工作大部分由辦公室主管，從客觀上占有資源優勢，在年初領導研究工作目標時趁機建議領導將檔案管理工作一道列入年度目標同其他目標一起考核。領導的重視是做好工作完成目標的根本保證。

二、強化自身業務素質，培養檔案意識，促進檔案規范管理

1.基層檔案室室存檔案除了文書檔案，存量最大最重要的是財會檔案，所以檔案管理人員除了掌握檔案工作規范之外，還要認真學習掌握《會計法》等，從而保持整體工作的嚴密性、規范性。

2.結合室藏檔案特點，適時組織有關人員到檔案行政管理部門組織的檔案人員培訓班學習，進一步提高他們的能力水平，促進檔案的規范化、標準化、現代化管理。

三、加強自身建設，做好檔案的開發利用

俗話說:有作為才有地位。檔案部門只有發揮了積極作用才能引起社會共鳴，檔案工作產生了良好的社會效益和經濟效益才會受到重視和關注。檔案工作者除了要敬業愛崗，自強不息，務實創新，用一流的業績去影響和感召各部門對檔案工作的理解、重視和支持外，更重要的是要緊緊圍繞單位中心工作，加強檔案的開發利用，發揮檔案的社會、經濟效益，才能得到信服，獲得支持，從而推動檔案事業發展。在具體工作中，檔案工作者應針對單位內部各部門的特點為他們提供服務，促使他們工作的更方便更快捷，讓他們實實在在地感受到檔案工作的重要性。我單位“五科一室”:辦公室、業務管理科、財務科、勞動人事科、組織宣傳科、綜合管理科，分別擔負著單位不同方面的職責，各司其職，相對獨立。由于工作的方便性和科室之間的競爭性，在綜合檔案室成立之初，檔案材料的收集一度陷入尷尬境地。所謂的綜合檔案只是我們出臺的一些紅頭文件和上級來文，如此而已。我們使出渾身解數:宣傳《檔案法》，制定歸檔范圍、歸檔期限，發放立卷歸檔通知。但兄弟科室依然故我，不得已搬出主要領導，也只是收集一些無關痛癢、保存價值不大的材料。面對現狀，經過深刻反思，我們轉變工作思路，從提供檔案利用入手，培養機關管理人員的檔案意識，使他們逐步認識檔案工作、接納檔案工作、支持檔案工作。依據各科室工作職責，平時我們自己注意留存他們的資料加之現有的檔案資料分門別類地制訂了為各科室提供利用的目標待用，在他們需要時主動出擊。譬如，業務管理科平日管理工作繁重，不注意留存資料，工作結束，資料沒用了隨手丟棄。我們抓住春季綠化時節，每年的這個時候他們都會對園區進行規劃改造:引進植物新品種、更新草坪、移植移栽、補植補栽，當時都會出規劃圖，統計數量、品種、花色等，趁他們到打字室出資料時隨即拷貝一份留存我們的電腦里備用。待他們次年做同樣的工作時，我們及時給他們提供頭年的數據供他們參考，使他們逐步認識到了檔案工作的主要性，后來，他們不但注意自己留存資料而且還在階段工作結束后，主動將手中資料交送檔案室。使我單位機關管理人員充分認識到檔案工作的重要性，徹底支持檔案工作的轉折是我們在拆遷遺留問題訴訟官司中，因相關檔案保存齊全完整，舉證有力，不費一兵一卒為國家和集體挽回經濟損失500萬元。這一官司勝訴后，無言的宣傳極大推進了單位檔案管理工作的進步。目前，我單位檔案室保存有文書檔案、科技檔案、財務檔案、聲像檔案、榮譽檔案共計1881件(卷)，是名副其實的綜合檔案室，并以95分的好成績通過了省一級標準認證。