對企業改制帶來的檔案法律問題的探討

國有企業改制，是社會主義市場經濟條件下，進行國有企業產權制度、經營機制以及管理體制改革的一項重大課題。企業改制的核心是實行股份制改革，建立規范的公司制。隨著改革的不斷深入，企業改制的速度也會加快，這意味著組成我國經濟基礎的主體部分國有企業的經濟組合形式，將由單一的公有制形式轉變為股份制等多種經濟成份共存的形式。企業檔案作為這一歷史變革的原始記錄，既能真實地反映企業改革的客觀實際，也能為企業改革和發展提供依據和參考，同時，又是企業資產與產權變動的原始憑證。企業改制勢必帶來法律方面的一些問題，本文就此問題談點粗淺認識。

1.加強企業改制中的檔案法制建設是現代企業改革發展的必然要求

現代企業要求有完整的檔案法規體系，這主要是指業務規章和標準。對現代企業檔案的保障和發展靠一部《檔案法》是不夠的，還必須有一系列相關的配套檔案法規和規章。隨著現代企業檔案工作的發展，檔案行政管理部門應在充分調查研究的基礎上，盡快制定出符合現代企業特點的檔案歸檔、整理、利用、保密、鑒定、銷毀等規定。

2.現代企業制度的確立和傳統檔案管理的滯后，形成了一個相對的檔案法規空白區

目前，現代企業檔案工作走進了困惑期。用一句話概括就是處于兩難之中。即一方面是企業在探索新的、高效的、符合現代企業發展需要的檔案管理模式上感到困惑;另一方面是檔案行政管理部門在指導企業轉制過程中的檔案工作時感到困惑。企業轉制前的管理體制的最大特點是政府把企業當作自己的下級單位或所屬部門來進行管理。企業檔案管理也帶有這種體制的特點。在具體工作中，企業檔案部門一時還難從習慣性的上下級管理關系中脫離出來，有依靠政府檔案行政管理部門上門指導、坐等上級下文幫助管理的愿望。政府檔案行政管理部門有繼續依靠政府的權威進行發號施令的習慣，其微觀管理過細的作法的轉變也需要時間。這種不適應是兩方面，一方面，現代企業檔案部門原有的檔案管理工作難以適應企業新的要求;另一方面，檔案行政管理部門在管理方法上的不適應，對企業檔案工作管理一時難以到位。從而使目前企業檔案管理出現以下的特點:以前的檔案管理體制不可因襲，新的股份制企業檔案部門的摸索還未成功，政府檔案行政管理部門的指導也無從下手，各方面都在摸索和等待，摸索和找出符合股份制企業的新的檔案管理方式和方法。

3.關于企業轉制后帶來的檔案法律問題的分析及解決的思路

3.1檔案所有權的分化與統一思想的確立

企業檔案所有權的變更與分化，是隨著企業改革而出現的，它影響到企業檔案的歸屬。檔案是一種特殊的文化遺產，不能將其分割為幾部分，只能歸一個部門所有，最終歸國家所有。

原來我國國有企業的檔案是國家全部檔案的重要組成部分，這與檔案歸企業所有是一致。企業轉制后，股份制企業與國家的關系發生變化，檔案的歸屬問題變得模糊不清，現行的檔案法規對這種新現象缺乏針對性，使一些企業在轉制時出現了檔案歸屬問題糾紛。一種觀點認為，企業轉制了，企業的性質發生了變化，企業不再完全屬國家所有，檔案應移交到國家檔案館。另一種觀點認為，檔案是企業繼續生存和發展必須依賴的一種重要的信息和資料，改制前的檔案所有權仍屬國家，但檔案實體可由改制后的企業托管，這是企業發展的需要。從現實情況看，一些企業在轉制時，檔案采取托管方式是行得通的，也很受歡迎。如果我們硬性地規定企業檔案歸國家所有，那么，國家檔案只能受到損失。因為企業是以追求利潤為主的，對不屬于自己的東西，不會投入太多的精力和財力去保管它，為了應付國家，企業不會將真正有保存價值的檔案歸檔，而是留作自用，時間一長，這部分文件就會丟失，歸檔的是一些作用不大的文件，這樣國家檔案中有關企業這部分實際是虛的。企業檔案先讓企業托管50年左右(例如50年或者30年)，企業對檔案擁有相當長時間的所有權，企業就會建立檔案保管機構，將檔案保存好。50年后，企業再將這些檔案依法向國家檔案館移交，這對企業檔案的完整性以及保存當地經濟、文化、史料都是有益的。企業檔案先歸企業所有，后歸國家所有，這種企業檔案所有權的分化與統一的思想，在工作實踐中已經得到確立，應當以法律予以固定。

3.2鑒定與評估檔案價值的問題

企業轉制前，企業檔案屬國家所有。企業轉制后，轉制前的檔案既是企業的財產，也是國家的財產，這部分檔案無償地轉讓會造成國有資產的流失，所以，是不允許的。但有價轉讓，就涉及到檔案價值的鑒定與評估問題。

企業檔案的鑒定以及與鑒定有關的檔案的價值認定工作，在企業轉制過程中難以開展或被忽略，這是一個值得重視的問題。企業多年來積累下來的管理經驗和開拓市場占有的經驗，行政管理方面的成功作法等形成的檔案，都是企業的財富。然而，在企業轉制過程中，這種財富沒有引起注意，多數企業把它作為沒有價值的信息轉讓了，有的將它作為設備或者基建檔案的附屬品無償移交給了新的企業。有些企業雖然對此予以關注，也沒有辦法對檔案的價值進行鑒定和評估。例如，沙隆達鄭州農藥有限公司在轉讓苯胺產品設備時，曾把設備檔案無償給了購買單位，無形中造成企業資產的流失。目前，我國還沒有這方面的檔案法規來規范，企業無法操作。鄭州農藥廠改制為沙隆達鄭州農藥有限公司時，就對如何評估近萬卷檔案的價值產生了疑難，沙隆達集團公司認為要評估檔案價值，但沒有行之有效的辦法。由于時間緊，當時只是粗略地估算了檔案的價值，離其實際價值相差甚遠。我國目前的檔案鑒定方法是比較原則的，它基本上是對文書檔案而制定的，鑒定的目的主要在于檔案的保存。企業檔案保存價值的鑒定，就檔案的保管目的而言，是對企業無形資產的鑒定，即只是粗略的價值。企業檔案實際價值的鑒定，是將企業檔案視為企業有形資產，即可以測算出實際價值的財產。企業檔案的有形資產和無形資產的特性決定了鑒定工作的復雜性，國家檔案管理部門應對此引起高度重視，并盡快研究解決。

3.3檔案的利用、保密與控制問題

社會主義市場經濟條件下的現代企業之間的關系是既有競爭又有協作的關系。這種關系反映在檔案管理上是控制利用與有償協作的關系。這種利用關系與我國以計劃經濟管理時期的檔案利用工作是有區別的。計劃經濟時期檔案的利用是全國一盤棋，各企業以大局為重，無償利用與相互協作。企業轉制后，檔案的利用情況發生了根本性的變化，以股份制企業為例，股東按投入的比例控股，這種股權的占有和分配方式的經濟模式，反映在檔案利用上是為企業的生存和競爭進行合理的封鎖。在市場經濟條件下，企業檔案利用是企業間有償利用，是屬于檔案信息和檔案載體的技術轉讓的范疇。企業可通過出讓或出賣技術贏利，實現企業間檔案的有償利用，這是利用工作質的轉變。所以，在現代企業檔案的利用上，應研究制定新的法律規定來規范企業的行為。保密是為了競爭的需要，企業檔案中涉及更多的是企業的商業秘密，商業秘密是企業檔案保密的重點對象。對于這個問題，我國現有的檔案法則是很少涉及。對于違反企業檔案商業秘密，造成企業損失的，怎樣追究責任，必須研究規范。一般涉及商業秘密的行為大部分發生在企業外部的社會行為，但其實質是泄漏檔案內容而造成的。對這個問題的界定是國家有關管理部門或檔案行政管理部門的職責，因為企業自己所作的規定在社會中沒有實際效用。

3.4調整完善檔案法律法規的原則

立法是執法的前提，立法的質量直接決定著執法的效果。企業轉制帶來的檔案法律問題若不予以解決，將給檔案行政執法工作帶來很大的阻力和困難。因此，對有關法律、法規進行調整、完善的工作已勢在必行。調整、完善檔案法律、法規應把握以下原則:

3.4.1法制統一的原則

法制統一是我國法制建設的基本要求，不僅要求檔案法律、法規、規章要協調一致，而且達到橫向相關法律的協調統一，以形成共同的行為規范和統一的執法標準。企業轉制后的檔案資料的歸屬、流向，涉及復雜的背景因素和法律關系，需要充分注意、認真研究、合理協調好與檔案相關的法律法規，使它們在內容上相關銜接，有機聯系，形成規范一致，互相適應的法律依據。

3.4.2保護檔案原件的原則

同其他檔案一樣，技術檔案也具有現實性和歷史性的雙重性，除了具有顯著的技術經濟功用外，其歷史溯源、法律見證的作用和意義也不可輕視。如果說滿足現行技術、經濟工作的需要僅需提供檔案信息(如檔案復制件)的話，那么發揮歷史記錄作用必須依據檔案原件。因此，對法律、法規的調整，要充分考慮并滿足保護檔案原件的需要，無論是檔案法律還是其他專業法律應嚴格限制檔案原件的轉移，除立檔單位消亡外，其他情形的產權變化需要檔案轉移的，以檔案復制件為主。

3.4.3體現專業管理的原則

資產轉讓中的技術檔案轉移，是一種從屬性、適應性行為，已不僅僅是檔案范疇的活動，涉及到不同層面、不同角度、不同專業的管理需要。由于伴隨資產轉讓的可能是檔案信息(檔案復制件)，也可能是檔案實體(檔案原件)，又由于兩者的轉移可能導致不同的結果:前者僅僅提供了檔案所含的信息內容，而后者可能影響檔案實體安全并因之使歷史記錄消失。因此，技術檔案轉移過程中應該有檔案信息監管和檔案實體監管之分。檔案信息監管主要從經濟、技術、專業的角度判斷和審查轉讓項目的適用性、保密性，由專業主管部門負責，并結合于項目監管的程序中實施;檔案實體監管主要從檔案管理的角度由檔案行政部門實施，依照檔案實體轉移是否會影響和破壞其重要的歷史記錄、法律見證作用而決定是否準予轉移。

總之，制定企業檔案法律法規要有系統性，既要考慮現代企業檔案工作中各個業務環節的特點和可操作性，又要考慮到檔案法規對企業檔案工作的管理與發展所起的保障和約束作用。因此，要在充分調查研究的基礎上，先由政府部門制定一些新的單項的檔案規章，并對現有的檔案法規作些必要的修改，以供企業檔案工作參照執行，待到成熟后再將規章上升為國家法律。