檔案館職能和功能定位與建設研究述評

摘要：對近幾年檔案館職能和核心職能，檔案館基本功能和社會功能，檔案館“四位一體”的功能定位與建設研究成果進行總結和評價。

關鍵詞：檔案館職能；檔案館功能；職能定位；功能定位；職能拓展；功能建設

經(jīng)濟發(fā)展、社會轉型和政府管理體制改革的強力推進帶來檔案事業(yè)的變革和進步。作為檔案事業(yè)主要載體的檔案館也迎來前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。在新的歷史時期，檔案館職能和功能如何定位與建設并有效實現(xiàn)其建設目標成為檔案行政主管部門和檔案工作者思考的重要問題，也成為檔案學術界研究的熱點之一。筆者對近幾年檔案館職能和功能定位與建設的研究成果進行總結和評價。

1 檔案館職能研究

1.1 檔案館基本職能與核心職能

宗培嶺認為，檔案館的職能與功能是有區(qū)別的。檔案館職能是指其在社會分工中的職責，一般是相對穩(wěn)定的；而檔案館的功能是指其功效與作用。它既不是人們主觀想象的，也不是外部強加的，是檔案館通過自己特有活動而實際起到的作用，它一般是動態(tài)的。《中華人民共和國檔案法實施辦法》第十條規(guī)定：

“中央和地方各級國家檔案館，是集中保存、管理檔案的文化事業(yè)機構，依據(jù)《檔案法》第八條規(guī)定，承擔下列工作任務：(一)收集和接收本館保存范圍內對國家和社會有保存價值的檔案；(二)對所保存的檔案嚴格按照規(guī)定整理和保存；(三)采取各種形式開發(fā)檔案資源，為社會利用檔案資源提供服務。”由此可以看出，法規(guī)賦予檔案館三項職能，即收集和接收職能、整理和保存職能、提供服務職能。檔案館作為一個文化事業(yè)機構或業(yè)務單位，在工作中不可避免地會有一系列檔案理論與實踐問題值得研究，檔案研究應是檔案館本職工作范圍內的事情。因此，檔案館的職能定位應是收集接收、整理保管、提供利用和檔案研究四個方面?！诤髞淼难芯恐?，宗培嶺又將檔案館的職能概括為三個方面，即檔案保存、利用服務與檔案研究三大職能，其中檔案研究是為更好從事檔案保存與利用服務而衍生的職能；而檔案保存職能，即保存歷史或社會記憶則是檔案館的核心職能。檔案館的主要職責則是保存國家歷史，積累和保存檔案就是保存了歷史文化遺產。從歷史的觀點看，國家之所以設立檔案館，其核心職能應是保存國家歷史或社會記憶。沒有“藏”就沒有“用”，“用”必須以“藏”為基礎，

“藏”的重要性是居第一位的。任何國家設立檔案館的主要目的都是保存好國家的歷史，在此基礎上再開展利用服務，不能把兩者的順序倒置。

潘玉民認為，檔案館在履行保存、利用服務與研究的諸種職能中，如果說核心職能的話，那么應該是利用服務這個職能，而檔案的保存職能只是檔案館最基本的職能之一?；韭毮芘c核心職能在程度上不同，基本職能即根本職能，是指一個機構應當承擔的任務和職責；而核心職能則是指中心職能而言，它能指導和帶動其他職能。就檔案館而言，其核心職能只能是利用服務職能。當然，檔案館的核心職能是隨著社會的發(fā)展而不斷發(fā)展變化的，保存檔案是檔案館早期的核心職能?，F(xiàn)代意義檔案館出現(xiàn)后，檔案館應突破傳統(tǒng)的保存職能，全面實現(xiàn)檔案館社會價值與社會地位。檔案館發(fā)展需要存史職能，為后世積累并傳承人類社會記憶，但更需要利用服務職能。檔案利用服務是檔案館事業(yè)之本，是檔案館發(fā)展的強大推動力，是增強檔案館與圖書館、博物館競爭力之所在。無論從理論上，還是從實踐上，檔案館都不能以存史為核心職能，而應以利用服務為核心職能。

管先海、劉偉、白樺對宗培嶺和潘玉民的觀點提出商榷。在分析了以存史為核心職能和以利用服務為核心職能的不足之處后，提出“集中管理檔案”應當是檔案館的核心職能。他們認為，《檔案法》第八條明確規(guī)定：

“中央和縣級以上各級檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。”接收、收集、整理、保管和提供利用都是“集中管理檔案”這一核心職能的核心內容。接收、收集、整理、保管檔案都可以納入館藏資源建設即存史職能的范疇，而提供利用檔案就是指利用職能。因此，無論從歷史與長遠角度看，還是從社會與現(xiàn)實角度看，“集中管理檔案”這一核心職能似乎都應該是比“存史”或“利用”更為妥當，且容易為絕大多數(shù)檔案界同仁所認可。

隨后，一些學者和檔案學愛好者在《檔案界》網(wǎng)站上圍繞“你認為檔案館的核心職能是什么”進行了熱烈討論。主要觀點有：“一核心論”，即認為存史、利用、法律憑證、集中管理檔案分別是檔案館的核心職能。“多核心論”，即認為存史、保管和宣傳教育，收集、保護和利用，存史、利用和保管分別是檔案館的核心職能。

張強就“一核心論”與“多核心論”進行了評析。他認為，“存史論”對于加強館藏資源建設，保存國家和民族的歷史記憶具有積極的意義，但是把檔案館的核心職能定位為靜態(tài)的“存史職能”則有僵化之嫌。該觀點強調檔案利用需求的社會客觀性，弱化了檔案利用服務中的主觀能動性，容易導致檔案館建設重回“重藏輕用”的老路。“利用論”能夠看到檔案館職能的動態(tài)性、階段性，對信息社會檔案資源的利用服務將會產生積極的影響。和“存史論”存有偏頗一樣，以此定位很容易走上“以利用為綱”的歧途。當一切以“利用是中心，利用是目的”的時候，檔案館的重要職能將弱化為與圖書館的職能無異，檔案館的利用服務也將成為無源之水?！岸嗪诵恼摗睂嵸|上是一種無核心論，把檔案館的所有職能囊括其中顯然不能說是中心職能。

“集中管理檔案”的觀點實質上也是一種“多核心論”。它把與檔案業(yè)務有關的所有環(huán)節(jié)全包含進去，表面上更概括、更抽象，實質上是所有業(yè)務環(huán)節(jié)都成為核心職能。由此可知，單純強調“存史”可能陷入“重藏輕用”的怪圈，單純強調“利用”可能踏入“利用為綱”的歧途。檔案館核心職能的演變實質上是“存”與“用”博弈的結果。當前，二者的博弈進入了職能的“雙核心”時代。忽視存史與利用服務任何一個職能都會導致檔案館的畸形發(fā)展。弱化兩個核心職能中的任何一方檔案館都難以承擔起在新時期的責任與任務?，F(xiàn)階段檔案館的責任和任務已經(jīng)是保存歷史記憶和服務社會、服務人民并重，我國檔案館發(fā)展進入了“雙核心”時代——存史與利用服務。

“雙核心論”把檔案館的核心職能界定為“存”，“用”并舉，明確了檔案館建設與發(fā)展的方向，對檔案館建設具有重要的指導意義。它既強化了資源建設理念，又強化了開發(fā)利用的價值取向，在電子時代更具有現(xiàn)實意義。

綜上所述，學界對檔案館基本職能的認識比較一致。對檔案館核心職能的“一核心論”、“多核心論”和“雙核心論”的討論可以看做是肇始于20世紀80年代初的檔案館“藏用關系”論爭的延續(xù)：動態(tài)地看，“存”與“用”是辯證統(tǒng)一的關系，“存”為本，

“用”為實。它的意義在于，明確檔案館的核心職能就是要堅持資源建設和開發(fā)利用“兩手抓，兩手都要硬”，無論何時都不能顧此失彼。檔案館在某個特定時期可能會突出“存”或“用”的某一方面，但不能就此將其作為長久或永遠的唯一核心。

1.2 檔案館職能的拓展

周毅認為，在國家檔案館已被法律賦予公共職能的前提下，檔案館開始主動參與現(xiàn)行文件開放實踐，并逐步成為政府信息的公共查閱點和信息資源公益性開發(fā)的主體之一。公共檔案館的職能拓展已經(jīng)成為一個基本趨勢。職能拓展的可能路徑是：(1)公共檔案館的收藏對象正從傳統(tǒng)的檔案史料(非現(xiàn)行文件)逐步拓展到包括處于不同運動階段的文件和政府信息；(2)公共檔案館現(xiàn)行文件服務中心可以為政府信息的申請者提供指導，這是一種信息引導服務：(3)公共檔案館可以擔當現(xiàn)行文件公開審查和針對性“建檔”的職責；(4)公共檔案館可以協(xié)助有關機關編制辦事指南與信息登記簿，嘗試開展現(xiàn)行文件和政府信息的深加工；(5)公共檔案館不僅是檔案史料的保管、展示與利用中心，而且也應該成為現(xiàn)行文件、政府信息和其他信息資源開發(fā)利用中心；(6)公共檔案館可以成為服務政府信息管理的區(qū)域性電子文件中心。為此，公共檔案館要有明確的制度安排，要掌握好適當?shù)倪吔纾M一步突出本館“專家”的功能，要提升團隊學習能力。

在檔案館職能向現(xiàn)行文件領域拓展已得到法律認可的歷史條件下，檔案館作為什么，如何作為，注意什么，周毅的觀點為我們打開了一個思考的空間，提供了一個值得參照的技術路徑。

2 檔案館功能研究

2.1 對檔案館功能的基本認識

宗培嶺認為，檔案館功能是通過收集接收、整理保管、提供利用和檔案研究四大“特有活動而實際起到的作用”，可以將其歸納為基本功能和延伸功能兩部分。其中，基本功能包括社會記憶功能和知識儲備功能，前者側重指綜合檔案館的存史作用，后者側重指科技專業(yè)檔案館存儲知識的作用。延伸功能包括資政決策功能、文化教育功能、市場服務功能。國家設置檔案館的基本目的之一是保存社會記憶和儲備知識，保存好社會記憶和儲備好知識以供備查，就是檔案館對社會的貢獻。過分強調檔案館的現(xiàn)實作用并以之評價檔案館的功能是片面的。

王向明認為，檔案館功能可以分為兩個部分，即基本功能和社會功能。所謂檔案館的基本功能是指檔案館在人類社會中所起的最本質的初始功能，它是由人類社會對檔案的利用需要決定的。這種功能往往是檔案館的一種首要的功能，是檔案館其他功能得以正常發(fā)揮的基礎。檔案館的基本功能就是對一定范圍內檔案的收集功能和存貯功能。我國檔案館的社會功能應當進一步拓展，一般應具備：(1)歷史記憶功能；(2)資政決策功能；(3)社會教育功能；(4)學術研究功能；(5)信息傳播功能；(6)智力開發(fā)功能；(7)公共消遣功能。

張照余認為，檔案館的社會功能可以概括為：“資治”、

“存史”和“文化傳承”。三者之間存在“資治”為源、“存史”為本、“文化傳承”為實的辯證關系。

由此可見，學者們對檔案館基本功能的認識還不一致。檔案收集、檔案存貯、存史、社會(歷史)記憶是基本職能還是基本功能大家見仁見智。筆者傾向于檔案收集、檔案存貯、存史是基本職能，社會(歷史)記憶是基本功能的觀點。至于社會功能或延伸功能，概括起來有：資政決策功能、社會教育功能、學術研究功能、信息傳播功能、智力開發(fā)功能、社會(市場)服務功能、公共消遣(休閑)功能，等等。

2.2 網(wǎng)絡環(huán)境下檔案館功能的轉變與變革

譚必勇、朱玉媛認為，從宏觀上看，信息技術的發(fā)展帶來了檔案館功能的巨大變化，檔案館新的功能將會不斷增加。主要表現(xiàn)為：(1)社會化服務功能突出；(2)知識文化研究功能深化；(3)信息傳播功能強化；(4)休閑功能凸顯。為此，應加快傳統(tǒng)檔案館與數(shù)字檔案館的融合，建設好復合型檔案館。

張衛(wèi)東、王萍認為，在新時代，檔案館的工作重心從檔案實體保管向信息資源的開發(fā)利用轉移，投入從以文本資源為主體轉向對非文本資源，特別是數(shù)字資源的開發(fā)為主體，從保守的被動服務向更加主動的開放服務轉變，檔案館在功能定位的觀念性問題上已經(jīng)有了很大的改進。隨著計算機技術在檔案館工作中的廣泛應用，檔案館的功能出現(xiàn)了一些新內容：(1)對數(shù)字資源的揭示是現(xiàn)代檔案館的主要特征；(2)現(xiàn)代檔案館是檔案信息管理和知識服務的中心；(3)現(xiàn)代檔案館提供權威的、特色性和個性化的服務；(4)檔案館服務的社會化增強。檔案館新功能的實現(xiàn)平臺是：檔案官方機構網(wǎng)站；數(shù)字檔案館；檔案信息門戶。

四位作者對網(wǎng)絡環(huán)境下檔案館功能轉變或變革的論述是基于檔案館社會功能的展望或預期，提供了現(xiàn)在和未來的一些特征與圖景，為我們對檔案館社會功能的認識開辟了一個新的視角。

2.3 轉型期檔案館功能定位與建設

姜欽芳認為，國家綜合檔案館已經(jīng)步入了一個由傳統(tǒng)檔案館向公共檔案館的轉型期。國家檔案行政管理部門也先后提出國家綜合檔案館“兩個基地一個中心”，“四位一體”的功能定位，功能轉型的途徑漸趨明朗。功能轉型的方向主要表現(xiàn)為，要把國家檔案館辦成各級黨委和政府決策的信息部門、青少年素質教育的第二課堂、市民接受終身教育的社會課堂、城市信息港的重要環(huán)節(jié)、開發(fā)智力資源的中心、中西文化交流的窗口和社會民眾的精神殿堂。功能轉型的具體方式是：(1)創(chuàng)新管理方式，強化檔案館自身機能；(2)把樹立貼近服務群眾的理念作為功能轉型的重要突破方式；(3)建立愛國主義教育基地，強化社會教育功能；(4)以服務形式多樣化，拓寬公共服務范圍；(5)積極推進數(shù)字化檔案館建設，實現(xiàn)檔案信息資源社會共享。

劉有全、安聰娥、霍慧敏認為，國家檔案行政管理部門對檔案館“兩個中心，兩個基地”，

“四位一體”的定位在實踐中存在缺位現(xiàn)象：檔案利用率低，利用范圍狹窄；社會對檔案館的認知程度差；檔案館服務水平不高；檔案管理人員素質不高，缺乏一支具有高技術文化素質、知識廣博的復合型、開放型人才隊伍。

王英瑋、尹美京認為，現(xiàn)代檔案館功能建設的指導思想是：公平、公開、公正的服務思想，及時有效的服務思想，集成管理的系統(tǒng)思想，結果導向的目標控制思想。實現(xiàn)檔案館功能建設新目標的策略和手段包括：

(1)檔案館應按照時代發(fā)展的要求，確立檔案館功能建設的總體目標。現(xiàn)代檔案館功能建設的總體目標，可以概括為資源豐富、公眾滿意、保障有力、制度規(guī)范、組織合理、技術先進的服務型檔案館；

(2)檔案館應按照構建和諧社會的要求，制訂符合科學發(fā)展觀要求的中長期發(fā)展規(guī)劃，努力明確不同社會歷史發(fā)展階段檔案館功能建設的基本任務、主要目標和保障措施；

(3)檔案館應明確改革的基本思路和指導思想，按照《政府信息公開條例》和“兩辦”發(fā)布的《關于加強信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》的精神，積極組織館藏信息資源的開發(fā)利用工作，堅持“檔案以公開為原則，不公開為例外”的基本原則，樹立“資源閑置就是最大浪費”的新觀念；

(4)檔案館應確立現(xiàn)代人才觀念，努力吸收那些能力強、事業(yè)心強的優(yōu)秀人才加入檔案人員隊伍，為現(xiàn)代檔案館的功能建設提供必要的人才保證；

(5)檔案館應重視自身的組織機構建設和制度建設，按照服務型檔案館的總體建設目標，調整傳統(tǒng)的組織管理模式和制度內容；

(6)檔案館應重視對現(xiàn)代信息技術的應用和推廣，不斷提升自身的數(shù)字化、網(wǎng)絡化和信息化水平，為社會公眾和政府各職能部門及有關社會組織提供現(xiàn)代化的檔案信息資源服務。

上述學者在國家確立的檔案館“四位一體”功能建設目標的基礎上，全面提出了轉型期檔案館功能定位的具體方向、依托條件、指導思想、存在問題、建設目標、策略與手段，揭示了新時期檔案館功能建設的內涵與外延，為我們進一步明確現(xiàn)代檔案館功能建設的內容和實質提供了有益的啟示。

3 結束語

在社會信息化、政府治理法制化和民主化以及國家信息資源社會化共享的歷史背景下，探討檔案館的職能和功能定位與建設，無論對檔案館，還是對國家檔案事業(yè)發(fā)展都具有深刻的現(xiàn)實意義和長遠的歷史意義。研究取得了一定的成果，達成了不少共識。應該看到，理論界對檔案館基本職能與功能的定位及表述，基本功能與社會功能的區(qū)分及表述還未取得一致。檔案館功能理論研究與國家檔案館“四位一體”的功能定位和各地正在建設的公共檔案館社會服務功能定位之間的關系還缺乏應有的揭示和闡述。不同級別和類型檔案館的社會作用和功能不盡相同，對其功能定位的差異性和互補性也缺乏必要的研究。這應是未來檔案理論和實際工作者在該主題研究中要著力加強的領域和地方。

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鄭州大學研究生教育支持基金項目

(作者單位：鄭州大學信息管理系來稿日期：2009-09-16)