對機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全與檔案信息安全技術(shù)保護(hù)問題的認(rèn)識

關(guān)于檔案的安全問題，過去，在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，不說天天遇見，但也經(jīng)常相見；稱不上忘年交，也算過從甚密。它徜徉在我起草的文件里，如：

“加強(qiáng)檔案安全工作，關(guān)鍵要落實(shí)安全第一、預(yù)防為主的方針，做到思想認(rèn)識上警鐘長鳴、制度保證上嚴(yán)密有效，技術(shù)支撐上堅(jiān)強(qiáng)有力、監(jiān)督檢查上嚴(yán)格細(xì)致，事故處理上嚴(yán)肅認(rèn)真。”現(xiàn)在，我由業(yè)務(wù)處調(diào)到技術(shù)處后，對檔案安全的認(rèn)識又深化了一步。

“檔案安全責(zé)任重于泰山”!這種認(rèn)識和壓力，在我腦海里漸漸膨脹并變成一種下意識的東西。一說到檔案的安全，就馬上意識到它包括兩個(gè)方面：一個(gè)是檔案實(shí)體的安全，另一個(gè)是檔案信息的安全。下面，我結(jié)合二十多年機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的經(jīng)歷，談?wù)剻C(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全與檔案信息安全的技術(shù)保護(hù)問題。

1 機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全的技術(shù)保護(hù)問題

影響機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全的因素有很多，現(xiàn)在簡要地分析一下兒種較常見的：

1.1 檔案庫房與機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全有關(guān)系嗎?我以為不但有，而且關(guān)系很大。正如人如果沒有自己的住房，還像個(gè)家嗎?具體到檔案也是如此。庫房是保管檔案的場所，是檔案的安身之處，說白了就是檔案的家。機(jī)關(guān)檔案庫房不是檔案永久的家，只是在此住lO年～20年(《檔案法》的規(guī)定)。像20歲左右的大姑娘一樣，到了年齡(特殊情況的也可早婚)就要嫁到檔案館去，那才是永久的家。所以說，機(jī)關(guān)的庫房只是檔案暫且棲身的地方。網(wǎng)友知道，機(jī)關(guān)檔案庫房多數(shù)是設(shè)在機(jī)關(guān)辦公大樓上的。一般機(jī)關(guān)不可能單獨(dú)建檔案庫房，因?yàn)榭陀^上不具備建檔案庫房的條件，而是在辦公大樓的某一層劃幾間房作為檔案人員辦公和檔案專用庫房。在這種情況下，首先要考慮檔案庫房的承重問題。從我二十多年機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的經(jīng)驗(yàn)中，得出這樣一個(gè)公式：檔案庫房承重=樓板重量+室藏檔案重量+檔案保管設(shè)備重量+工作人員重量。計(jì)算庫房承重時(shí)，可參考《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》和《建筑結(jié)構(gòu)荷載規(guī)范》。作為檔案庫房用的鋼筋密度要大，數(shù)量要多，型號要粗。

1.2 預(yù)防火災(zāi)對機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全來說是頭等大事嗎?我的回答：肯定是!在2009年7月底向局領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)上半年工作時(shí)，提到檔案館庫房的預(yù)防火災(zāi)，對我來說是頭等的壓力。真的是戰(zhàn)戰(zhàn)兢兢，如履薄冰。借用蘇軾《晁錯(cuò)論》中的一句話，就是：

“名為治平無事，實(shí)有不測之憂。”隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，建筑材料、各種電器設(shè)備的種類日益增多，檔案庫房引起火災(zāi)的危險(xiǎn)性、可能性進(jìn)一步增大。火災(zāi)是當(dāng)今檔案部門的頭號災(zāi)害，因此說，預(yù)防火災(zāi)是檔案庫房設(shè)計(jì)必須考慮的重要內(nèi)容。國家檔案局要求，檔案庫房作為一個(gè)單獨(dú)的防火區(qū)域，與其他部分之間的隔墻應(yīng)采用非燃燒體建筑材料，耐火極限不低于4小時(shí)；庫房樓板的耐火極限也不低于4小時(shí)。庫房內(nèi)一般安裝有煙感、溫感、光感自動(dòng)防火報(bào)警探頭。眼下，根據(jù)室藏檔案多是紙質(zhì)檔案的特點(diǎn)，應(yīng)多選煙感式探頭。為預(yù)防火災(zāi)，檔案庫房門口，必須配備消防器材，如手提滅火器或手推移動(dòng)滅火器等。2009年7月15日，國家檔案局檔案安全督查組來我省檢查檔案安全保管與利用，對這項(xiàng)工作檢查得特別仔細(xì)。這里，我特別提出，有條件的機(jī)關(guān)檔案庫房可配備自動(dòng)滅火系統(tǒng)。我省省直機(jī)關(guān)已有數(shù)十家單位安裝了自動(dòng)滅火系統(tǒng)，其先進(jìn)性、現(xiàn)代化程度已超過部分省轄市檔案館和縣區(qū)檔案館。自動(dòng)滅火系統(tǒng)，現(xiàn)有水噴淋系統(tǒng)、細(xì)水霧滅火系統(tǒng)和氣體滅火系統(tǒng)(有多種)等。滅火系統(tǒng)的選擇不僅考慮滅火效果和環(huán)保因素，還要考慮經(jīng)濟(jì)條件以及人員和檔案的安全。我國現(xiàn)存的檔案以紙質(zhì)為主，在選用滅火劑時(shí)，應(yīng)考慮盡量減少對紙質(zhì)檔案的損毀，減少滅火后檔案上的殘留物，因此，泡沫滅火和干粉滅火設(shè)備一般不予考慮。氣體滅火不會(huì)對檔案造成污損，是較為理想的滅火劑(至少在目前技術(shù)條件下)。由于用于防火的氣體種類很多，但目前宜采用七氟丙烷這種氣體滅火劑。

1.3 機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全對防水防潮有何要求?我認(rèn)為，檔案庫房要做好防火防潮的處理，庫房存放檔案柜子的最低處離地面的高度不能小于1 5厘米；給排水管道不要通過庫房，不能采用熱水管道取暖。在熱水管道通過庫房時(shí)要直通而下，不留接口安裝暖氣片，因?yàn)榕瘹夤艿佬孤┑臒崴畬n案載體的字跡損毀相當(dāng)嚴(yán)重。這里，特別提出：機(jī)關(guān)辦公大樓地下室不能作為檔案庫房。在業(yè)務(wù)指導(dǎo)中，我曾碰到省直有兩家金融單位和一家垂直管理的大型企業(yè)，為了節(jié)約檔案保管成本，要把地下室作為檔案庫房(有的租用外單位的地下室)，并拿出《檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范》(JGJ25-2000)中4·1·5條檔案庫房可設(shè)于地下室的依據(jù)。我當(dāng)時(shí)給他們說，國家檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范固然要執(zhí)行，但我們更要看實(shí)際效果。實(shí)踐是檢驗(yàn)檔案館建筑設(shè)計(jì)規(guī)范符不符合地下室作為檔案庫房的唯一標(biāo)準(zhǔn)。我舉了發(fā)生在我省兩起地下車庫、地下檔案庫被水淹的案例，供他們參考。

第一個(gè)案例是：2008年7月JJ日深夜的一場暴雨，鄭州市北環(huán)一大型社區(qū)的5個(gè)地下車庫被水淹，百余輛汽車、電動(dòng)車受損。第二天記者看到了該社區(qū)41號樓地下車庫，一輛轎車泡在1米多深的水中。車主齊先生說：“我剛花160萬元買的奧迪A8，4S店來人說，修理費(fèi)要花四五十萬元。”他的另一輛被水淹的本田雅閣已拉去修理，而奧迪A8車廂內(nèi)放的9條中華煙、6個(gè)諾基亞N95手機(jī)和l塊價(jià)值4.7萬元的歐米茄手表也被水淹。據(jù)報(bào)道，2009年7月中旬，該社區(qū)地下車庫又被水淹，其解決方案僅停留在報(bào)紙上，不起實(shí)際作用，真是“望洋興嘆”。從這個(gè)案例中，我們可以看到淹壞的車輛和物品是有價(jià)的，自己可以花錢買回來，假如是淹壞的檔案呢?我們花錢能買到嗎?

第二個(gè)案例是：2008年8月12日，晚上6點(diǎn)30分許，洛陽市房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍管理處地下檔案庫被水淹。當(dāng)消防官兵火速趕到現(xiàn)場時(shí)，地下檔案庫已是汪洋一片。消防官兵用沙袋堵，又緊急調(diào)來兩臺大功率手抬機(jī)動(dòng)水泵抽地下檔案庫的水。為了提高抽水效率，消防戰(zhàn)士用鐵錘、電錘將地面砸出小坑，用手一點(diǎn)一點(diǎn)挖出碎石塊，有幾位戰(zhàn)士的手指磨出了鮮血，有幾位戰(zhàn)士跪在水中按住水泵龍頭，時(shí)間長達(dá)l 13分鐘。為了加快搶救速度，消防戰(zhàn)士抬來無齒鋸，鋸掉了保險(xiǎn)門門框，用展板把剩余積水推進(jìn)電梯通道，便于水泵抽水。消防官兵經(jīng)過5小時(shí)奮戰(zhàn)，將地下檔案庫的積水全部排完，搶救出了產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍檔案。消防官兵搶救檔案的場面實(shí)在感人，但地下檔案庫被水淹的現(xiàn)實(shí)卻讓我們不忍再看!光舉案例還不行，還必須付諸實(shí)際行動(dòng)。我以省檔案局的名義給這幾家省直單位出具了地下室不能作為檔案庫房的指導(dǎo)性建議。所幸的是，這些單位接受了我們的建議，不再把地下室作為檔案保管專用庫房，消除了檔案被水淹的隱患。

1.4 機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全對門窗有特殊的要求嗎?有。首先是門，按國家檔案局要求，檔案庫房的門要密閉、牢固、保溫、防火，達(dá)到4小時(shí)以上的耐火極限，不密閉的門要加膠條密閉，不能保溫隔熱的門要換成隔熱保溫的門；其次是窗，機(jī)關(guān)檔案庫房的窗戶外邊要安裝鐵柵欄，采用雙層密閉塑鋼窗，向陽的窗戶要采用雙層遮光窗簾，達(dá)到防潮、保溫、防塵、防風(fēng)、防雨、防曬、防盜的要求；用來通風(fēng)的窗戶，應(yīng)安裝紗窗。

1.5 檔案裝具作為外包裝對機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全能起到保護(hù)作用嗎?我說能起到保護(hù)作用。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，機(jī)關(guān)辦公條件的改善，現(xiàn)在在機(jī)關(guān)檔案庫房一般看不到上世紀(jì)50年代的木柜子了，取而代之的是鐵皮柜。作為檔案裝具，不僅是鐵柜子，還有檔案盒。先說鐵皮柜，它分為可移動(dòng)鐵皮柜和不可移動(dòng)鐵皮柜(密集架)。這兩種鐵皮柜，各有利弊。可移動(dòng)鐵皮柜，每個(gè)或每節(jié)(有可推動(dòng)的鐵皮保密柜和兩節(jié)及五節(jié)的)鐵皮柜都有鎖，檔案放在里面便于搬家和應(yīng)對突發(fā)事件。如在2008年四川汶川大地震后，解放軍及武警官兵搶救檔案時(shí)，發(fā)現(xiàn)凡裝在可移動(dòng)鐵皮柜(多數(shù)是五節(jié)柜)中的檔案損毀的程度要輕一些；裝在不可移動(dòng)密集架里的檔案受損的程度要重一些。其原因是：’可移動(dòng)鐵皮柜，遇到特殊情況時(shí)，抬著就走了，贏得了搶救的時(shí)間和速度；而不可移動(dòng)密集架，致命的弱點(diǎn)就是：柜架搬不走，檔案是散裝的，靠人抱，一人能抱多少盒?再拿其他工具來裝，恐怕也來不及，耽誤了搶救時(shí)間，帶來的后果可想而知了(也不能因此就否定安裝密集架的好處，只是我的一家之言而已)。現(xiàn)在作為檔案實(shí)體安全的裝具，我們?nèi)匀灰蟛捎每梢苿?dòng)鐵皮柜和不可移動(dòng)密集架，它們具有防火、防鼠功能。再說檔案盒，它們作為貼身裝具，如同貼身內(nèi)衣，裝在柜子里看不見，新中國成立60年來，從盒子的外形看，沒有什么大的變化，尺寸大小國家檔案局都有明文規(guī)定；但從制作材料看，有質(zhì)的變化。國家檔案局要求制作檔案盒的牛皮紙做去酸處理，這樣做，有利于檔案實(shí)體安全的保護(hù)。我省新鄉(xiāng)市檔案局生產(chǎn)一種無酸阻燃的檔案盒，當(dāng)時(shí)我作為鑒定小組成員參加了該產(chǎn)品的鑒定工作。對其無酸阻燃進(jìn)行了現(xiàn)場試驗(yàn)，對牛皮紙進(jìn)行了酸堿度測試，用打火機(jī)點(diǎn)燃檔案盒，短時(shí)間內(nèi)盒子不燃燒，證明該產(chǎn)品有無酸阻燃的效果。之后，省檔案局出具了鑒定證書，在全省推廣應(yīng)用，目前仍在使用這種產(chǎn)品。

1.6 溫濕度對機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全有重大影響嗎?對保護(hù)各種載體的檔案有具體的要求嗎?我以為有重大影響，它關(guān)乎檔案生命的長短。機(jī)關(guān)保存的各種載體的檔案對溫濕度都有嚴(yán)格的要求，如保存紙質(zhì)檔案(含照片)適宜的溫度是14℃～24℃，相對濕度是45％～60％；

保存底片適宜的溫度是13℃～15℃，相對濕度是35％～45％；保存錄音帶、錄像帶適宜的溫度是13℃～20℃(最適宜的是18℃)，相對濕度是35％～45％；保存電子檔案(光盤)適宜的溫度是17℃～20℃，相對濕度是35％～45％。由此可見，各種載體的檔案在這些技術(shù)參數(shù)范圍內(nèi)，檔案能夠長久地保存。反之，溫濕度過高過低，都會(huì)影l(fā)l向檔案的壽命(不再詳述)。這一組組檔案保護(hù)技術(shù)參數(shù)，看似簡單，在機(jī)關(guān)檔案管理中要落實(shí)到位，還真不容易。我手頭有這樣一個(gè)例子：省直某單位有一個(gè)檔案員，找分管檔案工作的副廳長，要求給檔案庫房安裝空調(diào)。該副廳長說，給檔案庫房安空調(diào)?人還沒用上空調(diào)。檔案就那么難伺候?比人還嬌貴?檔案員聽了這話很生氣。我給她說，不要生氣，你還要找廳長，說檔案局要求這樣做，檔案就是比人難伺候，比人嬌貴!辦公室溫度超過26℃，人可以開電扇，用扇子。再說了人有腿可以躲避高溫；檔案沒有腿，可以躲避高溫嗎?后來，到機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作，我愛拿這個(gè)例子，強(qiáng)調(diào)檔案庫房安裝空調(diào)的重要性。

1.7 為提高機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全系數(shù)，怎樣在技術(shù)保護(hù)、管理方面作出努力?我以為，首先，在技術(shù)方面，要對有破損的紙質(zhì)檔案、照片檔案進(jìn)行裱糊和修復(fù)，字跡褪色、照片褪色要用顯字液把褪色字跡、褪色照片恢復(fù)過來；錄音帶、錄像帶應(yīng)豎放，每年倒1～2次帶，以釋放內(nèi)部張力，檢查音質(zhì)和畫面是否變形失真；有條件的機(jī)關(guān)，對整理好的檔案要進(jìn)行消毒處理；檔案柜里要放防霉、防蟲藥物等。其次，在管理方面，要建立機(jī)關(guān)登記臺賬，做到賬目與實(shí)物相符；新老檔案員交接工作時(shí)，不能一交鑰匙就走人，要當(dāng)面點(diǎn)清室藏檔案數(shù)量，并在移交清單上簽字，以分清責(zé)任；要遵守檔案借閱制度，一般不借原件，有條件的機(jī)關(guān)可提供復(fù)印件或復(fù)制件。現(xiàn)在機(jī)關(guān)檔案的歸檔，紙質(zhì)檔案采用了多套制，電子檔案采用了雙套制。上述這些做法，對檔案實(shí)體安全起到了很好的保護(hù)作用。

2 機(jī)關(guān)檔案信息安全的技術(shù)保護(hù)問題

隨著國家信息化建設(shè)步伐的加快、信息技術(shù)的發(fā)展，信息安全受到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)，信息失密的案件每年都有成千上萬起，防不勝防，查不勝查，很是觸目驚心。具體到我們檔案部門，同樣也遇到了檔案信息的安全問題，深感檔案信息安全形勢嚴(yán)峻。面對這樣的形勢，我們不能無動(dòng)于衷，必須找出對策，化解檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)，走出一條適合機(jī)關(guān)檔案信息安全的保護(hù)之路。

2.1 怎樣在文檔一體化管理中加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案信息安全的技術(shù)保護(hù)工作?我們是這樣指導(dǎo)機(jī)關(guān)開展文檔一體化管理工作的：對本機(jī)關(guān)發(fā)文的處理，實(shí)行紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔；對本機(jī)關(guān)收文的處理，需要長期保存的，若是收到的紙質(zhì)文件隨即掃描成電子文件，若是網(wǎng)上收到的電子文件，隨即下載轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件脫機(jī)保存。這樣做，在利用時(shí)不提供原件，只提供電子文件，并且設(shè)置訪問權(quán)限，該你看的你看，不該你看的看不到；你什么時(shí)間看的，計(jì)算機(jī)上都有記錄，對保護(hù)檔案信息安全很有用。另外，我省省政府規(guī)定，凡是帶密級的文件不準(zhǔn)上網(wǎng)，在網(wǎng)上發(fā)的電子文件都是無密級的，這樣做更有利于重要文件與重要檔案信息安全的保護(hù)。

2.2 如何在檔案數(shù)字化過程中加強(qiáng)檔案秘密信息的保密工作?近幾年，省直有些單位為了機(jī)關(guān)檔案工作的達(dá)標(biāo)升級和方便提供利用，開展了室藏檔案的數(shù)字化工作。由于機(jī)關(guān)檔案人員少，一般都是采取外包的形式。我們指導(dǎo)他們要簽訂保密協(xié)議，要求承包方在掃描項(xiàng)目實(shí)施期間，因工作需要接觸到機(jī)關(guān)檔案秘密信息，承包方必須保守秘密，不得將任何下載載體帶進(jìn)工作場所或向外泄露機(jī)關(guān)秘密信息；承包方涉密人員要填寫個(gè)人簡歷表，提供身份證復(fù)印件(交對方保存)，并保證永久保守秘密。如若違約，將追究承包方的法律責(zé)任，對造成的損失由承包方負(fù)責(zé)賠償。

2.3 在檔案數(shù)字化過程中，作為硬件，設(shè)備對機(jī)關(guān)檔案信息安全能造成影響嗎?這個(gè)問題，要靠檔案數(shù)字化的實(shí)踐來回答。為了確保機(jī)關(guān)檔案信息的安全，我們要求在機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化工作外包時(shí)，承包方提供掃描儀，本機(jī)關(guān)提供計(jì)算機(jī)，掃描的檔案信息直接進(jìn)入自己的計(jì)算機(jī)，用不著再導(dǎo)入數(shù)據(jù)，既減少了承包方的工作量，又保護(hù)了本機(jī)關(guān)的檔案信息。掃描工作完成后，承包方的掃描儀不留下任何檔案信息，從設(shè)備方面確保了機(jī)關(guān)檔案信息安全。假如用承包方的計(jì)算機(jī)，即使按保密協(xié)議對計(jì)算機(jī)硬盤進(jìn)行格式化清空，但現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)可以恢復(fù)原保存的數(shù)據(jù)，對檔案信息安全還是一種潛在的威脅，不能不引起我們的關(guān)注，并去化解它。同時(shí)，我們要求掃描用的計(jì)算機(jī)必須與互聯(lián)網(wǎng)隔離，防止已完成的數(shù)字化成果因與互聯(lián)網(wǎng)鏈接而導(dǎo)致信息丟失，或被病毒感染，或被竊取。

2.4 最大限度地確保機(jī)關(guān)檔案信息安全的防范措施是做好容災(zāi)、備份工作嗎?實(shí)踐證明，這是一個(gè)不爭的事實(shí)。為了做好檔案的容災(zāi)、備份工作，首先了解一下什么是容災(zāi)?中國容災(zāi)網(wǎng)下的定義：容災(zāi)是指為了保證關(guān)鍵業(yè)務(wù)和應(yīng)用在經(jīng)歷各種災(zāi)難后，仍然能夠最大限度地提供正常服務(wù)所進(jìn)行的一系列系統(tǒng)計(jì)劃及建設(shè)行為，業(yè)務(wù)連續(xù)性是容災(zāi)的最終建設(shè)目標(biāo)。具體到檔案部門，容災(zāi)就是指檔案信息系統(tǒng)抵御災(zāi)害的能力。在了解了容災(zāi)的定義后，我想再簡單介紹一下1992年Anaheim制定的國際標(biāo)準(zhǔn)SHABE78，該標(biāo)準(zhǔn)將容災(zāi)方案分為7個(gè)級別，即：0級——本地備份；1級——異地備份；2級——熱備份站點(diǎn)備份；3級——在線數(shù)據(jù)恢復(fù)；4級——定時(shí)數(shù)據(jù)備份；5級一～實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)備份；6級——零數(shù)據(jù)丟失。對于容災(zāi)方案的7個(gè)級別，只是點(diǎn)到為止，不再詳細(xì)介紹每個(gè)級別的內(nèi)容。在容災(zāi)方案的7個(gè)級別中已出現(xiàn)了備份這個(gè)詞，備份這個(gè)詞也經(jīng)常出現(xiàn)在機(jī)關(guān)工作人員和社會(huì)人員的日常工作、日常生活中，如2009年8月上旬遼寧電視臺的電視連續(xù)劇《王貴與安娜》中的王貴、安娜在談到老年人放東西健忘時(shí)就用到了“備份”這個(gè)詞。但一問什么叫備份，恐怕有相當(dāng)一部分人說不出確切的答案。啥叫備份?可以這樣表述：就是使用存儲(chǔ)介質(zhì)，定期將系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)復(fù)制下來，以保證災(zāi)害和故障發(fā)生時(shí)數(shù)據(jù)盡快恢復(fù)，將損失降到最低點(diǎn)。關(guān)于檔案備份的重要性， 國家檔案局局長楊冬權(quán)2009年7月28日在中央企業(yè)檔案工作會(huì)議上的講話中指出：

“要對重要檔案進(jìn)行備份。俗話說，雞蛋不能只放在一個(gè)籃子里。檔案備份能夠大大提高抗風(fēng)險(xiǎn)能力。”這樣，更加深了我們對檔案備份的理性認(rèn)識，對開展檔案備份工作有了政策性、理論性的指導(dǎo)作用。

說到備份，備份到什么介質(zhì)上?從目前各機(jī)關(guān)備份所用的介質(zhì)看，主要有硬盤、磁帶和光盤等。這三種備份介質(zhì)，從存取速度來看，硬盤最快，光盤次之，磁帶最慢；從保存時(shí)間來看，光盤最長，硬盤次之，磁帶最短；從備份的成本來看，磁帶最低，光盤次之，硬盤最高。據(jù)我了解目前機(jī)關(guān)比較常用的備份介質(zhì)是光盤和移動(dòng)硬盤。

在業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作中，我發(fā)現(xiàn)機(jī)關(guān)多數(shù)檔案人員對什么是檔案的異質(zhì)備份和異地備份，不十分清楚。這里有必要再普及一下這方面的知識。

啥叫檔案的異質(zhì)備份?就是為保護(hù)檔案原件，將檔案信息轉(zhuǎn)移到其他載體上，即對檔案進(jìn)行各種形式的復(fù)制，以檔案復(fù)制件替代檔案原件提供利用，對有復(fù)制件的檔案原件進(jìn)行封存，減少其磨損，使檔案原件得到妥善保存，延長其壽命，達(dá)到保護(hù)原件的目的。

關(guān)于異質(zhì)備份的重要性，國家檔案局局長楊冬權(quán)在2009年6月20日的電子文件管理國家戰(zhàn)略國際學(xué)術(shù)研討會(huì)上指出：

“就信息的長久流傳來說，電子文件本身具有一些與生俱來的致命弱點(diǎn)，或者說，具有天生的、難以克服的脆弱性。只要電子文件的致命弱點(diǎn)還沒有完全被克服，我們就不得不在保存電子文件的同時(shí)也對它進(jìn)行異質(zhì)備份，把它轉(zhuǎn)化為不易被篡改但又易于識讀的其他載體。”目前機(jī)關(guān)檔案異質(zhì)備份的做法是：將原來保存的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，轉(zhuǎn)換成電子檔案(光盤、硬盤)，將原來保管的照片、錄像帶翻拍翻錄制成光盤等；將網(wǎng)上收文下載轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件等。楊冬權(quán)局長說：“采取這種辦法，在目前來看，實(shí)屬萬不得已，但卻行之有效。”“也許，人們可以有一千條、一萬條理由不贊成目前對電子文件進(jìn)行異質(zhì)備份，但我們卻有一條根本的理由堅(jiān)持這樣做，就是：確保電子文件的絕對安全是檔案工作者的首要職責(zé)和根本使命。”在楊冬權(quán)局長看來，

“至少在今天……對電子文件進(jìn)行異質(zhì)備份仍是最有效、最根本的辦法”。

我接著談?wù)劗惖貍浞荨．惖貍浞莨ぷ鳎瑥奈覀儑襾碚f，做得有點(diǎn)欠缺。在2008年的四川汶川大地震中，金融系統(tǒng)建立了異地備份，金融安全就得到有效的控制。而有些檔案館的檔案沒有進(jìn)行異地備份，結(jié)果損失嚴(yán)重，教訓(xùn)非常深刻。過去，我們對異地備份的理解比較狹窄，認(rèn)為一個(gè)機(jī)關(guān)的電子文件備份不在一個(gè)庫房保管就是異地備份；或不在一個(gè)機(jī)關(guān)(同一城區(qū)、同一街道的兩個(gè)機(jī)關(guān)互為異地備份)、不在一個(gè)縣區(qū)(同一省轄市所屬的甲、乙、丙三個(gè)縣區(qū)互為異地備份)保管就是異地備份。現(xiàn)在看來，這一認(rèn)識、這一做法是不行的，必須予以糾正。國家檔案局要求建立健全異地備份制度，本地機(jī)關(guān)與外地機(jī)關(guān)結(jié)對子，互為異地備份。特別強(qiáng)調(diào)在建立異地備份時(shí)，選擇相距300公里以上，注意避開同一條江河流域、同一個(gè)地震帶、同一個(gè)電網(wǎng)供電環(huán)境。如我省的新鄉(xiāng)市轄區(qū)的某一機(jī)關(guān)可與南陽市轄區(qū)的某一機(jī)關(guān)互為異地備份(同系統(tǒng)、同行業(yè)的機(jī)關(guān)比較容易結(jié)對子)，信陽市轄區(qū)的某一機(jī)關(guān)可與濟(jì)源市某一機(jī)關(guān)互為異地備份，商丘市轄區(qū)的某一機(jī)關(guān)可與安陽市的某一機(jī)關(guān)互為異地備份。這樣的備份方式就避開了“三同”原則。希望我省各級機(jī)關(guān)在今后的異地備份時(shí)，參考并做到上述要求。

3 結(jié)束語

總而言之，就機(jī)關(guān)檔案實(shí)體安全和檔案信息安全來說，要全面落實(shí)到位，做到萬無一失，不僅限于上面的那些要求、那些做法，我們還有許多工作要做，還必須在人防、物防、技防上面下工夫。

3.1 在人防方面，要建立健全和不斷修訂、充實(shí)、完善檔案實(shí)體安全與檔案信息安全的工作制度。如檔案實(shí)體安全的保管、保密、利用制度和室藏檔案應(yīng)急預(yù)案等；檔案信息安全的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度(檔案信息安全，既是檔案工作永恒的主題，也是國家信息安全工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，要通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提高對檔案信息安全重要性的認(rèn)識)；電子文件與電子檔案的保管、利用制度和計(jì)算機(jī)檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)急預(yù)案及電子文件與電子檔案異地備份制度(如美國“9·11”恐怖襲擊、中國“5·12”汶川大地震突發(fā)事件的發(fā)生敲響了數(shù)據(jù)備份的警鐘，將檔案數(shù)字化，并異地保存，是防范天災(zāi)人禍對檔案造成毀滅性打擊的有效方法)。

3.2 在物防方面，有條件的機(jī)關(guān)，檔案庫房應(yīng)配備安全監(jiān)控系統(tǒng)、消防系統(tǒng)、溫濕度自動(dòng)監(jiān)測系統(tǒng)及空調(diào)設(shè)備，改善檔案保管的條件，最大限度地延長其壽命，使人類的記憶永不消失。

3.3 在技防方面，對紙質(zhì)檔案、錄音帶、錄像帶的技術(shù)保護(hù)方法上面已論及，不再重復(fù)。對檔案信息安全的保護(hù)，一是對電子文件與電子檔案應(yīng)當(dāng)采用加密技術(shù)(密鑰)；二是在技術(shù)上保證計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟、硬件升級以及數(shù)據(jù)遷移的安全；三是在技術(shù)上保證計(jì)算機(jī)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的暢通，發(fā)現(xiàn)病毒、黑客攻擊，能迅速處理，恢復(fù)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)正常運(yùn)行。

我以為，我省各級檔案局和各級機(jī)關(guān)、各個(gè)企事業(yè)單位，要樹立檔案安全是檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)的思想，從思想上行動(dòng)上確保把檔案實(shí)體和檔案信息安全放在各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù)工作的首位，通過人防、物防、技防相結(jié)合，構(gòu)筑一個(gè)檔案實(shí)體安全與檔案信息安全的多層次防范體系，確保檔案安全工作不出任何問題。

(作者單位：河南省檔案局摘自《檔案界》網(wǎng)站)