地質科技檔案的收集工作

1 地質檔案的特點

1.1 多樣性。地質科技檔案，概括起來有：為社會公益性提供基礎資料的區域地質調查資料及區域水文地質、工程地質、環境地質圖及其說明書，區域航空、物探及遙感、地質調查資料；礦產普查、詳查、勘探報告和生產勘探報告、閉坑報告；水文地質、工程地質、環境地質勘查資料；利用物探化探、遙感方法對多種地質體如地質現象進行地質工作形成的地質報告；圍繞多種地質現象、地質體、地質理論開展的地質研究、科學實驗、規劃和預測形成的多種類型科研報告；其他類型的地質檔案，如天體、極地深部地質檔案等。

1.2 繼承性。地質科技檔案是地質學信息技術的載體，是前人的地質成果、地質教訓和總結。地質工作特有的方法和技術必須通過它才能實現其傳播。地質活動的一個重要特點，就是具有很強的繼承性，地質科技檔案可以幫助地質人員最大限度地繼承前人的勞動成果，避免許多不必要的重復，加速地質工作的進程。

1.3 共存性。地質科技檔案的管理，通常采取紙質檔案與電子檔案共同管理的形式，也就是采用雙規制。與電子檔案相比，目前大多數檔案利用者更愿意借閱紙質檔案，因此，傳統的紙質檔案管理模式依然具有頑強的生命力。

2 地質檔案收集工作中存在的問題

2.1 收集難。地質檔案工作開展中最難的就是文件材料的收集。許多業務人員不理解不支持，擔心交給檔案室保管就會泄密，因而不舍得交出來，如果沒有領導的支持和一定制約手段，僅靠檔案人員的力量，往往顯得身單力薄，收效不佳。

2.2 市場項目歸檔率低。由于市場項目的特殊性，如項目實施周期短，多則幾個月，少則幾個星期，市場項目數量眾多，有的單位，多達幾百個，再加上人員變動頻繁，檔案人員無法做到“四同步”；另外，由于市場項目一般合同額較低、利潤低，而各項目組往往把成本放在第一位。向甲方移交完報告后，就不愿意再出一套移交檔案室。

2.3 實物地質資料保管不善。由于地質資料的特殊性，即實踐性、探索性非常強，因此實物地質資料保管很重要。而目前地質單位屬地化管理，地方財政沒有專項經費來維持或建立巖芯庫，致使大部分巖芯流失，這對國家來說是很大的損失。

3 地質檔案收集時應注意的問題

3.1 做好前期指導工作。一是與地質項目管理部門協商，研究有關地質項目的收集范圍，尤其是重視地質科技材料的收集范圍的設計要與地質項目的發展動態聯系起來，完整地反映地質項目開展的全面情況；二是做好歸檔前的立卷工作，按照地質檔案整理歸檔的規范，在項目組向檔案室(館)移交地質檔案時做好相關的指導工作，盡量地把問題解決在歸檔前，以保證地質檔案收集進地質檔案室(館)的質量。

3.2 做到主動收集和跟蹤收集相結合。由于地質項目在開展時具有分散性的特點，如果不熟悉項目的開展模式，不主動了解項目開展情況，那么很可能出現地質檔案收集不齊全的問題，所以在收集地質檔案以前，就應主動收集相關資料，如，每年地質項目立項情況、設計編寫實施情況以及野外工作進展情況，做到心中有數，不至于遺漏。跟蹤收集主要針對項目結束的后續補充收集。由于地質項目結束后的資料補充部是由各項目組自行完成，因此檔案部門要主動加強與各項目組的聯系，并做好宣傳，尤其要讓相關人員意識到這些材料的重要性，從而愿意配合檔案部門，主動把這些材料交到檔案部門。

3.3 檢查驗收。由于地質科技檔案材料內容較多，從事野外地質工作的技術人員水平參差不齊，因此所產生的地質資料也就質量不一，這就要求收集時必須檢查，發現問題及時糾正，確保歸檔地質資料的正確性。

3.4 強化監督管理機制。針對收集地質檔案歸檔難點和薄弱環節有重點地進行監督，由于地質科技檔案獨有的特征，因此，地質檔案部門要對電子文件形成過程進行監督檢查，建立健全監督管理機制。把監督管理納入企業或地質檔案部門工作計劃和職責范圍，納入信息管理工作程序，使地質檔案收集歸檔成為人們的自覺行動，單位要把對地質檔案的收集歸檔工作做到有計劃、有布置、有檢查、有考核、有總結，對那些歸檔率高的項目組進行表彰，歸檔率低的項目組進行通報批評，確保地質檔案收集工作的有效開展。

3.5 加強地質檔案工作人員的培訓。由于人員變動頻繁，導致新到崗人員業務不熟練，因此要經常組織相應的業務學習和信息化培訓，培養檔案人員的創新意識，激發檔案人員的智力資源的再創造，從而拓寬檔案人員非檔案專業知識的視野，鍛煉他們的理論與實踐能力，不斷提高檔案學研究水平。更新其知識結構，提高其操作技能，盡快使他們掌握地質檔案管理的新知識、新方法，擔負起地質檔案管理的重任。

(作者單位：河南省地質礦產勘查開發局第二地質勘查院來稿日期：2009-10-20)