檔案編研工作的實踐與認識

摘要：文章結合濮陽市檔案館編寫《濮陽市大事記》、《濮陽市檔案事業發展基礎數字匯集》、《干部管理工作檔案文摘》、《濮陽古代50名人譜》的實踐，談了對編寫大事記、基礎數字匯集、檔案文摘和名人譜的認識，最后談了對市縣檔案館編研工作應體現的八大特色的認識。

關鍵詞：檔案編研工作；實踐與認識；濮陽市檔案館；八大特色

1 編寫大事記的實踐與認識(以編寫《濮陽市大事記》為例)

1.1 編寫大事記的實踐

大事記是黨政機關、企事業單位、社會團體記載自己重要工作活動或自己轄區所發生的重大事件的一種應用文體；是以時為經、以事為緯、簡明地記載和反映一定范圍內各種重要史實的資料和工具書。一般而言，大事記的基本結構主要包括題名、前言或說明、目錄、正文、附注或附錄五個組成部分。下面我就以濮陽市檔案館1999年編寫的《濮陽市大事記》(以下簡稱《大事記》)為例簡單介紹一下這五部分。

1.1.1 題名。主要包括大事記的總標題、記述事件的時間范圍及編者。《大事記》的總標題就是“濮陽市大事記”，記述事件的時間范圍就是“1983，10－1996，12”，編者是“濮陽市檔案館”。

1.1.2 前言或說明。主要包括編寫的指導思想、編撰體例、編寫原則、收集范圍及材料來源。《大事記》編寫的指導思想、編撰體例、編寫原則、收集范圍及材料來源如下：①指導思想：

“以馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理論為指導，堅持辯證唯物主義和歷史唯物主義觀點，實事求是地記述了濮陽市14年(1983～1996)來的發展變化，達到重視歷史和有益后世之目的”；②編撰體例：

“采用編年體和紀事本末體相結合的體例編撰而成”；③編寫原則：

“堅持實書直敘的原則，編者觀點寓于事實記敘之中，只寫實事，不加評論”；④收集范圍：

“只收集撰寫能夠反映全市發展變化的大事、要事，不記瑣事”；⑤材料來源：

“主要是中共濮陽市委全宗檔案和濮陽市人民政府全宗檔案，撰寫中還參考了《濮陽日報》、《濮陽年鑒》等各種有關資料”。

1.1.3 目錄。一般篇幅較小，內容簡單的大事記可不設目錄。《大事記》的目錄僅有一頁，只標出正文中“一九八三年”至“一九九六年”各年大事記正文首頁頁碼。

1.1.4 正文。主要包括大事時間和大事條目兩部分。《大事記》的正文的第一條內容：

“(一九八三年十月)二十四日，濮陽市召開成立大會。”其中“(一九八三年十月)二十四日”就是大事時間，“濮陽市召開成立大會”就是大事條目。

1.1.5 附注或附錄。顧名思義，主要起補充或說明未盡事宜的作用。《大事記》的正文之后就有九個附錄。

1.2 編寫大事記的認識

關于編寫《大事記》，我感觸最深的主要有三個方面：一是“編撰體例”；二是“材料來源”；三是“選事標準”。

1.2.1 編撰體例。《大事記》采用編年體和紀事本末體相結合的體例，以編年體為主，即主要以年代為線索編排能夠反映濮陽市14年(1983～1996)來發展變化的大事、要事，以時間為中心，按年、月、日順序記述實事，只知月份不知具體日期的事件放到月末，只知年代不知具體日期的事件放到年末。

編年體固然有便于考查歷史事件發生具體時間、了解歷史事件之間聯系、避免敘事重復之優點，但也有不能集中敘述每一歷史事件全過程之缺點。因此，我們輔之以紀事本末體，以彌補編年體之不足。紀事本末體，就是以事件為主線，將有關專題材料集中在一起。例如，我們在編排“《濮陽日報》創刊、發行”這一事件時，就采用了紀事本末體的體例：“(一九八四年六月)二十六日，市委決定創辦《濮陽日報》。七月十九日，中共中央總書記胡耀邦為《濮陽日報》題寫刊頭。十月一日，《濮陽日報》創刊。一九八五年一月一日在省內公開發行。”

1.2.2 材料來源。《大事記》的“材料來源”主要有四：一是館藏市委和市政府兩個全宗檔案；二是市委辦和市政府辦兩個檔案室檔案；三是《濮陽日報》；四是《濮陽年鑒》。在材料選擇上，我們堅持“以檔為主”，三分之二材料源自館(室)藏檔案。但是，由于個別反映全市發展變化的大事、要事卻在檔案中沒有顯現，我們只好另辟蹊徑，參考《濮陽日報》、《濮陽年鑒》等各種有關資料，盡量不遺漏大事、要事。

1.2.3 選事標準。關于“選事標準”，也就是我們選擇“反映全市發展變化的大事、要事”的標準，主要有以下幾條：一是反映全市性活動的事件；二是濮陽市首次發生的事件；三是反映副市級以上市領導以及市直部門主要領導(正職)職務變動的事件；四是反映市級領導小組與市直機構變動的事件；五是反映國家領導人及省部級領導來濮活動的事件；六是市委、市人大、市政府、市政協召開的重要會議；七是反映濮陽市重要區劃調整活動的事件；八是反映濮陽市獲得省部級以上獎勵或榮譽的事件；九是反映濮陽市重要外事活動的事件；十是其他反映全市發展變化的大事、要事，等等。

2 編寫基礎數字匯集的實踐與認識(以編寫《濮陽市檔案事業發展基礎數字匯集》為例)

2.1 編寫基礎數字匯集的實踐

基礎數字匯集是以數字的形式，反映某地區、某專業系統、某單位或某一方面工作歷年基本情況的一種檔案參考資料。基礎數字匯集主要有圖標式、表格式、文字記述式三種形式，一般采用表格形式，兼附文字、圖形。基礎數字匯集有綜合性、專題性兩種體例。綜合性基礎數字匯集，是系統地綜合某地區、某專業系統、某單位全面情況的基礎數字匯集。專題性基礎數字匯集，是系統記載或反映某一方面或某個專題基本情況的基礎數字匯集。濮陽市檔案館1998年編寫的《濮陽市檔案事業發展基礎數字匯集》(以下簡稱《匯集》)就屬于表格式專題性基礎數字匯集。

一般而言，表格式專題性基礎數字匯集的基本結構主要包括題名、前言或說明、目錄、表格四個組成部分。下面我就以《匯集》為例簡單介紹一下這四部分。

2.1.1 題名。主要包括基礎數字匯集的總標題、記述事件的時間范圍及編者。《匯集》的總標題就是“濮陽市檔案事業發展基礎數字匯集”，記述事件的時間范圍就是“1983～1997”，編者是“濮陽市檔案館”。

2.1.2 前言或說明。主要對基礎數字匯集的時代背景、數字來源、編寫過程、時間斷限、匯集內容以及其他情況進行簡要說明。

2.1.3 目錄。一般篇幅較小、內容簡單的基礎數字匯集可不設目錄。《匯集》的目錄僅有半頁，只標出《匯集》十大部分各部分表格首頁頁碼。

2.1.4 表格。主要包括名稱、內容和注解三部分。如《匯集》的第2個表格(即表2)如下：

2.2 編寫基礎數字匯集的認識

關于編寫基礎數字匯集，我感觸最深的主要有三個方面：一是“數據選擇”；二是“表格分類”；三是“表格注解”。

2.2.1 數據選擇。數據選擇是編寫基礎數字匯集的一項基礎工作，也是最關鍵的環節。那么，哪些數據屬于“基礎數字”呢?又應當如何選擇“基礎數字”呢?我認為，

“基礎數字”應該是最根本、最原始的數字。關于如何選擇“基礎數字”，恐怕是“豬往前拱、雞往后撓”，各自有不同的方法。我們主要依據“1983年～1997年”濮陽市、縣(區)歷年的檔案統計報表，重點挑選反映全市的檔案機構、檔案人員、館(室)藏結構、館(室)藏編目、館(室)藏利用、館(室)藏面積、館(室)藏設備、專業教育、學術研究、檔案學會等方面的發展變化的基礎數字(數據)，整理編寫成《匯集》。

2.2.2 表格分類。《匯集》共編制表格97個，內容涉及濮陽市檔案事業發展方方面面，如何對這些表格進行科學分類是個很棘手問題。我們參照市、縣(區)歷年檔案統計報表的有關內容，經過認真研究，確定將《匯集》的97個表格分為檔案機構、檔案人員、館(室)藏結構、館(室)藏編目、館(室)藏利用、館(室)藏面積、館(室)藏設備、專業教育、學術研究、檔案學會十個部分，各部分表格按出現先后依次排序。

2.2.3 表格注解。《匯集》共有注解127條，對《匯集》起到了閘釋、說明的作用，有利于準確理解每個表格。關于如何注解問題，我認為《匯集》的注解應符合以下三個原則：一是簡潔明了原則。如《濮陽市各級檔案行政管理機構情況一覽表》(表2)的“注解①市級檔案行政管理機構為：濮陽市檔案局”。二是解釋說明原則。如《濮陽市各級各類檔案館機構情況一覽表》(表3)的“注解③市級國家專門檔案館為：濮陽市城建檔案館(1988 9建立)”。三是解疑釋惑原則。如前面列舉的《濮陽市各級檔案行政管理機構情況一覽表》(表2)的“注解”，就對全市縣級檔案行政管理機構數由“1983.10～1986.3的8個減少為“1986.3～1997.12”的5個進行了闡釋、說明，起到了很好的解疑釋惑作用，使讀者一目了然，因為有3個縣級檔案行政管理機構劃歸別的市管轄。

3 編寫檔案文摘的實踐與認識(以編寫《干部管理工作檔案文摘》為例)

3.1 編寫檔案文摘的實踐

一般而言，檔案文摘基本結構主要包括題名、前言或說明、目錄、正文四個組成部分。下面我就以濮陽市檔案館2000年編寫的《干部管理工作檔案文摘》(以下簡稱《文摘》)為例簡單介紹一下這四部分。

3.1.1 題名、主要包括檔案文摘的總標題、摘錄檔案的時間范圍及編者。《文摘》的總標題就是“干部管理工作檔案文摘”，摘錄檔案的時間范圍就是“1951～1981”，編者是“濮陽市檔案館”。

3.1.2 前言或說明。主要包括編寫的指導思想、主要內容及材料來源。《文摘》編寫的指導思想、主要內容、材料來源及撰寫經過如下：①指導思想：“以馬克思列寧主義、毛澤東思想和鄧小平理淪為指導，實事求是、客觀公正地摘錄濮陽市檔案館館藏檔案有關干部管理工作方面的內容，力戒斷章取義，使其具有參考借鑒作用”；②主要內容：“《文摘》包括十個部分：(一)干部與模范干部標準；(二)干部選舉、罷免與管理體制；(三)干部任免、選拔與待遇；(四)干部交流、調配與安置；(五)=F部學習、教育與培訓；(六)干部考核、監督與獎懲；(七)老干部工作；(八)科技干部工作；(九)專業干部技術職稱工作；(十)干部檔案管理工作”；材料來源：

“《文摘》的材料主要來源于(濮陽市檔案館)館藏的中共安陽地委全宗(即43號全宗)和安陽地區行署全宗(即54號全宗)的永久和長期檔案案卷”。

3.1.3 目錄。一般篇幅較小、內容簡單的檔案文摘可不設目錄。《文摘》的目錄僅有半頁，只標出正文中十個部分正文首頁頁碼。

3.1.4 正文。一般包括三部分：一是文摘內容，即所摘錄檔案的具體內容；二是文摘來源，即文摘內容來源于什么機構、制定的什么文件及文件制發日期；三是文件來源，即文件來源于館藏幾號全宗的永久或長期檔案的第幾卷。

3.2 編寫檔案文摘的認識

關于編寫檔案文摘，我感觸最深的主要有兩個方面：一是摘錄什么；二是怎么摘錄。

3.2.1 摘錄什么。一般來說，應緊緊圍繞所選專題查找有關檔案文件，摘錄其中與所選專題有關的檔案內容。我們在編寫《文摘》時，就緊緊圍繞“干部管理工作”這一專題，實事求是、客觀公正地摘錄濮陽市檔案館館藏檔案中有關干部管理工作方面的內容。而“干部管理工作”這一專題范圍比較廣，內容比較多。為了在實際過程中便于操作，我們又將“干部管理工作”這一專題細分為十個部分，每個部分具體又分為若干部分。

3.2.2 怎么摘錄。也即摘錄的標準原則問題，這是編寫檔案文摘的關鍵性問題。我們在編寫《文摘》的過程中，嚴格遵循以下三個原則：一是原文照錄原則。所謂原文照錄，是說摘錄的檔案內容應與檔案文件中的原文一模一樣。這里的“原文照錄”并非檔案文件的全文照錄，而是檔案文件中與所選專題有關內容的原文照錄。二是去粗取精原則。所謂去粗取精，是說檔案文件中與所選專題有關的原文內容沒有必要全部摘錄，而是要“除去雜質，留取精華”，這就要求我們在分析檔案內容時，要準確把握主題，將那些諸如背景、過程、細節、闡述等不重要的內容排除在外，真正做到去粗取精。三是客脫公正原則。所謂客觀公正，是說摘錄檔案文件與所選專題有關內容的原文應當實事求是，力戒斷章取義。尤其是在去粗取精過程中，要切}己做到客觀公正。這就要求我們在編寫檔案文摘過程中妥善處理好“原文照錄”與“去粗取精”兩者的關系，最終使編寫出來的檔案文摘達到既“原文照錄、原汁原味”又“去粗取精、簡明完整”的理想效果。

4 編寫名人譜的實踐與認識(以編寫《濮陽古代50名人譜》為例)

4.1 編寫名人譜的實踐

《濮陽古代50名人譜》(以下簡稱《名人譜》)是濮陽市檔案館2007年編寫的一種具有檔案專題概要性質的編研材料，其基本結構主要包括題名、前言、目錄、正文四個組成部分。下面我簡單介紹這四部分。

4.1.1 題名。主要包括總標題、記述內容的時間范圍及編者。《名人譜》的總標題就是“濮陽古代50名人譜”，記述內容的時間范圍就是“古代，即上古到明清時期”，編者是“濮陽市檔案館”。

4.1.2 前言。主要包括編寫的原因、內容及目的。《名人譜》的“前言”內容如下：“濮陽，人杰地靈，自遠古時期到清朝，名人杰俊不絕于書，風流人物代有涌現。我們從中精選了上古時期5人、春秋戰國時期10人、秦漢時期2人、魏晉南北朝時期3人、隋唐時期10人、宋元時期7人、明清時期13人，共計50人，編成《濮陽古代50名人譜》，希望能對宣傳濮陽歷史文化、塑造良好濮陽形象起到一定的積極作用”。

4.1.3 目錄。《名人譜》的目錄共有3頁，分別標出正文中濮陽古代50個歷史名人譜正文首頁頁碼。

4.1.4 正文。主要介紹濮陽古代5()個歷史名人的生平事跡。

4.2 編寫名人譜的認識

關于編寫名人潛，主要有三個方面：一是如何選擇名人；二是如何準確寫潛；三是如何挑選材料。

4.2.1 如何選擇名人。如何選擇名人，不同的人從不同角度和目的出發，可能有各自不同的標準。我們在編寫《名人潛》時主要分兩步進行：第一步，劃分時期，我們把濮陽古代名人按不引時代分別歸入七個時期，即上古、春秋戰國、秦漢、魏晉南北朝、隋唐、宋元、明清七個時期。第二步，精選名人。濮陽古代有許多名人，不可能也沒有必要部選上，這就要求我們精選名人。具體來說，我們主要精選了以下幾類濮陽古代名人：一類是，或出生，或死葬，或建都，或封地，都以濮陽地區為中心的上古時期名人。二類是，祖籍濮陽，中國古代歷史上的著名政治家、軍事家、思想家、科學家。三類是，祖籍濮陽，中國古代歷史上的賢人孝子、名臣名將、文武狀元。四類是。祖籍濮陽，中國古代歷史上的專家能手、詩人學者、義軍首領。五類是，祖籍雖非濮陽，但在濮陽有過重要活動的中國古代歷史上的名人。六類是，祖籍濮陽，中國古代歷史上的其他名人。

4.2.2 如何準確寫譜。如何為名人準確寫譜，尤其同時為50名人準確寫譜，要準確反映其各自特色，又不能雷同，看似容易，其實很需要動腦筋。我們在編寫《名人譜》的過程中，在用簡單明了的成語或淵組為名人寫譜上費了不少工夫，50個名人的“譜”各具特色。如，“濮陽春秋戰國時期歷史名人柳下惠”，我們為其寫的“譜”是“坐懷(槐)不亂”，一看其“譜”，便知其是柳下惠而非別人。

4.2.3 如何挑選材料。如何挑選材料，又是一個非常棘手的問題。我們編寫《名人譜》時主要參考了《濮陽市志》、《濮陽古今談》、《濮陽春秋》、《濮陽五千年》等材料和網絡上的有關資料。這些不同材料介紹同一個人的某些重大事件時，有時會出現大相徑庭的說法，令人無所適從。如我們在編寫“坐懷(槐)不亂柳下惠”時，就遇到了這種情況。關于“坐懷(槐)不亂”的說法，有兩種：一種是“坐槐不亂”說；另一種是“坐懷不亂”說。為此，我們查閱了很多資料，特別是《濮陽市志》、《濮陽古今談》、《濮陽春秋》等重要史料，大多引用的是“坐槐不亂”說，于是我們最終確定采用“坐槐不亂”說。

5 對市縣檔案館編研工作的點滴認識

前面我結合濮陽市檔案館編寫四種編研材料的實踐，談了一些個人體會。下面我想談點對市縣檔案館編研工作的總的認識。我認為市縣檔案館編研工作應體現如下八大特色(當然，就編寫某一具體編研材料而言，可能只需體現其中的某個或某些而非全部特色)：一是館藏特色。館藏特色就是“我有你無他也無”的館藏。對于市縣檔案館而言，館藏特色就是館藏的地方各機關、團體及其所屬單位的檔案史料。市縣檔案館編研工作應該體現館藏特色，為地方各機關、團體及其所屬單位當前工作服務。二是地方特色。地方特色指的是對地方經濟和社會發腱具有重要影響的地方因索，像地理位置、礦產資源、歷史典故、文化遺址、民情風俗、名優產品等。這些地方特色的形成過程，相應地產生出大量的文字材料，它們就是具有地方特色的檔案史料。市縣檔案館編研工作應該體現地方特色，圍繞館藏與館外具有地方特色的檔案史料編寫編研材料。三是階段特色。所謂階段特色，是指館藏的每個特定歷史階段中形成的檔案史料，這些檔案史料部集中反映某一歷史階段的政治、經濟等方面的重大發展以及對歷史發展具有重大影響的重要事件，真實地記載了該地區一定事物的興衰變迂以及歷史發展的演變過程。市縣檔案館編研工作應該體現階段特色，圍繞館藏某個特定歷史階段中形成的檔案史料編寫編研材料，為編史修志和歷史研究工作服務。四是生產特色。所謂生產特色，是指館藏反映地方生產活動的檔案L史料，這是市縣檔案館編研工作直接服務于地方生產建設的重要素材來源。市縣檔案館編研工作應以這些反映生產活動的檔案史料為依據，編寫生產方面的參考材料，直接服務于生產活動，為經濟建設服務。五是政治特色。檔案和檔案工作的性質決定了市地檔案館編研工作與政治之間的關系最為密切，市縣檔案館編研工作應該體現政治特色，以鄧小平理論、“三個代表”重要思想和科學發展觀為指導，積極主動地為社會主義物質文明、精神文明、政治文明建設服務，為改革開放服務，為地方黨委和政府中心工作服務，從而確保市縣檔案館編研工作不偏離正確的政治方向。六是效益特色。市縣檔案館編研成果的經濟效益也在一定程度上影響著編研工作的發展，市縣檔案館開展編研工作應充分考慮自身的經濟條件和編研成果的經濟效益，形成良性循環，實現檔案館編研工作社會效益與經濟效益的協調發展。七是創新特色。市縣檔案館編研工作必須適應當今社會發展對各種檔案信息的需求，改變“限于館藏摘編研、編研成果內部傳”的傳統編研模式，拓寬編研工作的視野，體現創新特色，以滿足社會需要為出發點，尋找編研工作的新課題。八是熱點特色。瞄準社會熱點，尋找編研課題，是市縣檔案館編研工作順應市場經濟發展要求的必然選擇，也是煥發市縣檔案館編研工作生機的有效措施。

(作者單位：濮陽市檔案局摘自《檔案界》網站)