備考表問題

zzia050406220：卷內備考表是為了說明卷內文件的整體狀況的，新的整理規則施行以后，文書檔案以件為單位進行整理，不再組卷。那么，卷內備考表是不是也隨著卷的結束而不再存在了呢?那么它原來發揮的作用如今又通過什么來發揮?是不是有新的替代?

臨溪羨魚：《歸檔文件整理規則》要求：備考表置于盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明(填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況)、整理人(填寫負責整理歸檔文件的人員姓名)、檢查人(填寫負責檢查歸檔文件整理質量的人員姓名)和日期(填寫歸檔文件整理完畢的日期)。在實踐中，也有的地方直接將備考表印在檔案盒上。

亓曉華：我認為盒內文件情況說明還包括對盒內所缺件號、兩件合為一件(如轉發文與被轉發文、請示與批示等各組成一件)的情況進行說明備注。填寫整理人是為了明確責任，在機關檔案室進行集中整理的機關，此項一般由檔案人員填寫。檢查人項目一般由機關檔案人員填寫，也可與機關內部負責人聯署。日期可以是全部歸檔文件整理完畢的日期，也可以是該盒歸檔文件整理完畢的日期。但是據我了解，由于有些檔案員對備考表的作用認識不夠，個別檔案員不放備考表或填寫備考表時填寫得不全，造成檔案利用不便。

一井水：在歸檔文件整理系統中選擇打印備考表一項，對于有情況需要說明的，需要在打印之前輸入微機，然后選擇打印備考表；如果沒有需要說明的情況，填寫上本盒共幾件，從××××件至××××件，保管期限為××，整理人×××，檢查人×××，歸檔時間×年×月×日(用阿拉伯數字表示)，選擇打印，即可打印出備考表。

zzia050406220：在原來規則指導下整理的時候，組卷后要進行裝訂，卷內文件的次序是被固定的，或者說不容易被抽出或者替換。而在新規則指導下，不要裝訂，那么盒內文件的次序就很難保證，遺失或者其他情況的發生不會像以前那么容易被發現。那么跟蹤卷內或盒內文件的備考表的作用還能夠繼續起到其本身存在的作用嗎?備考表與文件的分離是不是還能夠起到作用?

Longzhengyi：要解答備考表問題，我覺得要先回答這四個問題：其一，什么是備考表?備考表指放在每一盒所有歸檔文件之后，用以對盒內歸檔文件進行必要注釋說明的文件材料。其二，備考表是否只存在于“卷”中?備考表實際上是放在“盒”中的，由于傳統做法是將一卷裝一盒，因此也稱作卷內備考表。其三，備考表的作用是什么?備考表是機關檔案室對歸檔文件進行動態管理的有效措施。其四，備考表是否可有可無的?由于備考表對歸檔文件的管理有重要的作用，故不是可有可無的。從以上問題的回答中，我想大家基本上對備考表有了大概的了解。備考表在歸檔文件管理中有著重要的作用，如果沒有備考表，可能導致檔案的統計困難甚至丟失。由于備考表是在“盒”中的，跟“卷”沒什么關系，所以一盒中放若干份文件，還是需要一個備考表來注明盒內文件的情況、整理人、檢查人及日期等信息。這對檔案的規范管理有著重要意義。

追夢人：檔案的統計我們還有歸檔文件目錄呀，因為每盒中都有歸檔文件目錄，一看就知道有多少份檔案。

Lonqzhengyi：備考表的盒內文件情況說明部分，要填寫盒內歸檔文件需要說明的情況，包括文件收集的齊全完整程度、文件本身狀況(字跡模糊、缺損等)。整理工作完成后歸檔文件如果有修改、補充、移出、銷毀等情況，應該在備考表中加以說明。盒內文件情況說明還包括對盒內所缺件號、兩件合為一件(如轉發文與被轉發文、請示與批示等各組成一件)的情況進行說明備注。因此，有時只靠歸檔文件目錄無法正確反映盒內文件變動。

zzia050406220：同意您對備考表作用的說明。不過我有一個疑問，傳統的做法是一卷一盒，備考表同其所反映的實體(即檔案)是一體的，那么針對檔案立卷情況、完整程度和保存狀況等描述就能夠起到“備考”的作用。而現在的情況卻不同，采用一件為單位保存，那么備考表就成為“盒內備考”，但是每一件是分散存在的(指不再裝訂組卷)，那么備考表與檔案實體實質上是分散的，以前我們可以根據案卷的狀況及時根據備考表發現案卷存在的問題(比如拆卷、移出、替換等)，那么現在我們通過什么途徑發現盒內文件存在的問題?原整理規則下，我們能夠第一時間通過肉眼發現檔案的異常情況，就能夠通過備考表來驗證檔案是否存在異常情況。而如今的情況是，我們很難第一時間發現盒內文件的異常狀況，備考表的作用是不是被削弱了?

Lonqzhengyi：絕大多數情況我們都是在利用過程中發現了檔案有異常的，那么這個時候就可以通過備考表得到合理的解釋。

一井水：盒內備考表的作用是用來填寫盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況的，所以說其作用的發揮和訂卷不訂卷關系不大。因為以件為單位來保存和利用盒內文件的次序就很難保證，遺失或者其他情況的發生不會像以前那么容易發現，所以，更應該重視檔案借閱、歸還時檢查與記錄，發現問題及時填入備考表。也正說明，盒內備考表比卷內備考表更有用。

zzia050406220：那我是不是可以這樣理解：盒內備考表的作用是用來“跟蹤”盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況的，并不是用來“保證”盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況的?

夏至的孔雀：備考表怎么能“保證”得了盒內文件的狀況呢?只有管理者的責任心、每一個步驟都規范操作才“保證”得了盒內文件。而備考表起到了助手的作用。

白樺：備考表能起到明確整理工作責任、強化監督的作用，對每盒歸檔文件來說都是必不可少的。那么，備考表究竟應該包括哪些項目?這些項目應該如何填寫呢?據我了解，無論是以往的卷內備考表，還是現在的盒內備考表，項目及其填寫可以說是五花八門，令人眼花繚亂。我認為，盒(卷)內備考表應該包括以下必要項目：其一是機關名稱和組織機構名稱：機關名稱填寫立檔單位名稱，組織機構名稱填寫按組織機構分類的組織機構名稱，不是按組織機構分類的組織機構名稱可不填寫；其二是目錄號和盒(卷)號：目錄號填寫案卷目錄號或本盒文件所在目錄號，盒(卷)號就是盒號或案卷號；其三是本盒(卷)內的文件頁數：填寫本盒或本卷內的文件頁數；其四是本盒(卷)內的缺點或其他情況：填寫本盒或本卷內文件的缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況；其五是整理(立卷)人及整理(立卷)日期：整理(立卷)人填寫歸檔文件整理人或立卷入，整理(立卷)日期填寫歸檔文件整理或立卷日期，日期要年月日填寫齊全；其六是檢查人及檢查日期：檢查人填寫負責該項工作的領導或業務人員，檢查日期要年月日填寫齊全。應當指出的是：有的備考表將立卷日期與檢查日期合而為一，我認為是不科學的。

譯之：備考表無論在文書檔案還是在其他門類的檔案里，都起到至關重要的作用，它不僅對卷內、盒內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行相關說明，而且對歸檔文件整理說明或立卷說明乃至對立卷單位全宗介紹和今后的修改完善以及續編提供了翔實的說明依據。

味道：其實備考表的作用可以擴充，可在備考表中加入利用的內容，例如某月某日某個單位用了盒內某份文件，這個就也可以記錄在備考表內，若干年后或許這個信息可以用到，例如鑒定或統計的時候。

浪花兒：我們在實際工作指導中發現，很多單位檔案的備考表都沒發揮作用，不但沒填寫該卷檔案中存在的情況，而且更沒標明整理時間、檢查時間、整理人、檢查人，等等。這會給我們以后的工作造成遺憾。

王旭：備考表是在傳統手工整理檔案過程中積累下來記錄檔案整理過程的一種記錄表。在有計算機管理系統的情況下，備考表也保留了手工整理方式中的很多痕跡。備考表的樣式原封不動地搬到系統模板中。備考表中的“檢查人”一項，純屬多余，這是在兩人以上整理一卷檔案時才有的痕跡，至少也表明一人整理，還有一個人要做案卷檢查。那么在整理檔案人手緊缺的情況下，檢查人還能存在嗎?為什么一個人不能為自己這項工序負責到底呢?所以，備考表中只要有整理人簽名即可，即便這點要求也并不是非常容易能夠落實下去的，整理人懶得簽名，采用統一打印的備考表放進一卷或一盒檔案后面，整理人項勢必存在造假行為，期望該卷檔案不出事吧。至于備考表中記錄什么內容，這絕對是值得探討的部分，我的理解是，第一要寫明檔號，我在檔案提供利用中遇到把這份備考表放到那盒檔案盒的情況，因為沒有檔號，就會放錯，這不僅僅是粗心細心的問題；第二要標記檔案歸檔不齊全的原因，在組卷時會遇到歸檔不及時問題，但檔案整理要進行，那么寫明未歸檔原因非常關鍵，這是整理檔案者明晰責任的重要記錄。至于頁碼及件號，在檔案著錄中已經寫進去了，不必出現在備考表中。在具有檔案管理系統的情況下，作附注很有意義，這兩條內容還是記在備考表上保險。

滄海一粟：有關備考表問題，大家討論得很激烈，很受啟迪。在此談點個人看法：其一，備考表是否可有可無?黑格爾說得好：

“存在即合理。”在以往立卷歸檔時代，(卷內)備考表確確實實存在；就是當下的文件歸檔整理時代，《歸檔文件整理規則》對備考表也有明確要求，并非可有可無。我認為討論“備考表是否可有可無”意義不大，因為備考表一直都實實在在存在。當然，就某一卷或某一盒檔案而言，有可能缺失備考表，但畢竟是個別而非普遍現象。其二，備考表的作用是否可以擴充?味道先生提出了這一問題，其實這和“備考表的項目或內容是否可以擴充”問題在本質上是一致的，甚至可以說是基本相同的。說到底這是一個有關備考表改革的問題，我認為根據時代發展變化對備考表的項目或內容進行改革是非常必要的。當然，這種改革，不僅包括“備考表的項目或內容的擴充”，同時也包括“備考表的項目或內容的調整與刪減”。

(摘自《檔案界》網站)