南陽市民生檔案工作的現狀與思考

1 南陽市民生檔案工作情況的調查

1.1 開展民生檔案工作概況。南陽市產生、保存民生檔案單位大致可以分為三種類型：一是各縣市區檔案館，主要保存2000年前已經移交的各縣市區直涉民單位和部門的民生檔案；二是各縣市區直有關涉民單位和部門，如勞動局、組織部、人才交流中心、社保局、國土資源局、林業局等；三是垂直管理涉民單位和部門，如稅務系統、金融系統、電力系統等。從民生檔案管理情況看，各縣市區檔案館積極盤活館藏檔案信息資源，抽調專人普查統計館藏民生檔案信息，分門別類建立了各種民生檔案目錄；垂直管理單位和部門的民生檔案管理較好，有專人管理、有專用庫房、有專題目錄；許多重點民生檔案納入計算機網絡信息化管理，另外有些單位由于經濟條件制約或者無專人管理，民生檔案存在許多安全隱患，擺放凌亂，存放地方潮濕，有霉變、蟲蛀現象，有待引起重視。

1.2 南陽市民生檔案的種類和數量。至2008年底，南陽市已建立低保檔案、醫保檔案、信用檔案等共計們46577卷。據不完全統計，僅2008年，方城縣提供利用檔案2900余卷，民生檔案占76％。臥龍區年接待利用者2360人次，民生檔案占86％。其余縣市區提供利用民生檔案都占到70％～90％。

1.3 南陽市民生檔案工作存在的問題。一是民生檔案建沒意識還不強，表現為重機關輕事業、重文書輕專門檔案、重官方輕民間、重收藏輕利用；二是民生檔案的收集、整理、管理、利用缺乏統一的規劃；三是檔案行政管理部門對民生檔案的監督監管相對薄弱。

2 民生檔案工作的創新

2.1 民生檔案管理模式的創新。民生問題涉及社會實踐領域的廣泛性及其與眾多社會實踐的直接交融性，意味著我們不可能將民生檔案作為一個單獨的類來進行管理。就檔案實體管理而言，在館藏結構完整的情形下，民生檔案散布于相關門類檔案之中。因此，南陽市制定的《意見》中要求各級檔案部門“切實做好民生檔案工作的統籌規劃，本著以改善民生為重點的社會建設開展到哪里，民生檔案工作就延伸到哪里的原則，組織本地本部門開展民生檔案的建檔和資源整合工作，確保各個行業、部門形成的民生檔案及時建檔、安全保管、及時移交、有效利用”。隨著計算機技術在民生檔案工作中的廣泛應用，有一些傳統的做法已不再適應當前社會的發展，必須進行創新。要在工作手段上改進，盡量簡化民生檔案整理的一些繁瑣的操作步驟。目前，南陽市許多檔案部門都將計算機應用于民生檔案管理，但多數僅限于各類檔案目錄的輸入、輸出或檢索，而在檔案管理其他方面的應用則較少。

2.2 規范著錄，創新民生檔案著錄規則。建議國家或省市檔案行政管理部門結合當地實際，出臺《民生檔案計算機著錄規則》，對重要民生檔案如婚姻、知青、招工、土地承包、移民、計生、林權、房產、公證、社保、居(村)民健康等檔案的計算機數字化處理和計算機著錄作出規范，以免將來建立區域性檔案數據庫時出現重復勞動，勞民傷財。在編制著錄規則時，要堅持以人為本，突出個人特征信息，以利于利用多種個人特征信息查全查準所需檔案證明材料為目的。如，婚姻檔案要注意錄入男女雙方姓名、身份證號碼等基本信息，對男女雙方的籍貫也可在著錄中加以體現，避免在查詢時遇到同一姓名過多、查找不準的情況出現；知青檔案的著錄可單獨設置知青姓名、下鄉地址(所下鄉的省、縣、公社)、下鄉時間、回鄉時間等；社保檔案，要注意著錄參加社保人員的姓名、身份證號碼、參加工作時間、退休時間、所屬單位、參加社保的方式等基本信息。

2.3 規范管理，創新民生檔案利用體系，確保民生檔案造福人民。

2.3.1 建立健全民生檔案利用制度，著力構建民生檔案“一站式”服務平臺。公民持有合法證明，可利用涉及自身權益的民生檔案。對不宜個人查閱的檔案，應依據個人申請，由檔案保管單位代為查閱，提供應公開信息，出具相應汪明。國家規定不宜開放的民生檔案，檔案部門不得擅自向社會開放。

2.3.2 建立館藏各類民生檔案數據庫，著力打造民生檔案“集約式”信息平臺。摸清館藏民生檔案的種類和數量，結合民生檔案利用工作實際情況，本著“先用先整、突出重點”的原則，加快館藏民生檔案的審查、整理和開放步伐，注重建立民生檔案綜合數據庫及婚姻檔案、公證檔案、職稱檔案、知青檔案、土地房產檔案等專門數據庫，為民生檔案及時高效地服務人民群眾創造良好條件。

2.3.3 開發民生檔案信息資源，著力創建民生檔案信息“開放式”發布平臺。各市縣區檔案行政管理部門應采取多種途徑和形式，努力開發民生檔案信息資源。應編制各種民生檔案專題目錄，匯編改善民生方面的政策措施，宣傳報道館藏民生檔案信息等。應利用檔案館現行文件閱覽中心和政府公開信息查閱中心作為民生檔案信息數據發布平臺，將不同行業、部門的民生檔案信息集中整合，依照《檔案法》的有關規定和要求，及時、高效地向社會各界提供信息服務。

(作者單位：南陽市檔案局 來稿日期：2009—10—26)