高校各類檔案以件歸檔的實(shí)踐

摘要：文章分析了高校檔案的特點(diǎn)和各類檔案類目的演變過(guò)程，對(duì)目前各高校執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》情況進(jìn)行分析，并以鹽城師范學(xué)院為個(gè)案，論述了高校各類檔案以件歸檔的特點(diǎn)、方法、經(jīng)驗(yàn)及其利弊。關(guān)鍵詞：高校；檔案；以件歸檔；整理

《歸檔文件整理規(guī)則》(DA/T22——2000)是我國(guó)第一部關(guān)于歸檔文件整理工作的標(biāo)準(zhǔn)文件，對(duì)我國(guó)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案的現(xiàn)代化、規(guī)范化建設(shè)具有重要意義。但《規(guī)則》推行文件級(jí)整理，對(duì)立卷方法進(jìn)行重大改革，主要是針對(duì)文書檔案而言。高校的檔案中，不僅有大量的文書檔案，還有各種類目的科技檔案和專門檔案。如何從高校檔案工作的實(shí)際出發(fā)，合理、準(zhǔn)確地貫徹實(shí)施《規(guī)則》，是高校檔案部門和檔案工作人員面臨的一項(xiàng)重要課題。

1 高校檔案的特點(diǎn)及類目的演變

1.1 高校檔案的特點(diǎn)

高校檔案是高校各種門類檔案的總稱，隨著高等學(xué)校的建立而產(chǎn)生，隨著高等學(xué)校的發(fā)展而逐漸積累起來(lái)的，形成于高校一切實(shí)踐活動(dòng)之中。由于高校各項(xiàng)活動(dòng)的特殊性，無(wú)論在內(nèi)容方面，還是在形成規(guī)律方面，除了具有一般檔案的原始記錄性、社會(huì)性等特點(diǎn)外，還有自身的特點(diǎn)。

1.1.1 多樣性。隨著我國(guó)高等教育事業(yè)的發(fā)展，高校檔案的種類不斷增加，內(nèi)容愈來(lái)愈豐富。如在教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)研究活動(dòng)中，形成了“教學(xué)類檔案”；在科學(xué)研究活動(dòng)中，形成了“科研類檔案”等。高校檔案不僅來(lái)源于其各種組織機(jī)構(gòu)，而且還來(lái)源于個(gè)人。在個(gè)人事務(wù)性活動(dòng)中，也同樣形成大量的文件材料，如論文、論著、成果、手稿、手跡、信函、照片、汪書等。

1.1.2 客觀規(guī)律性。高校在教育活動(dòng)中所形成的文件材料，其形成規(guī)律與其直接反映的教育活動(dòng)規(guī)律相一致。高校任何客體活動(dòng)過(guò)程都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的文件材料，如行政管理類文件材料，形成于高校貫徹教育方針、推行教育法令、評(píng)估教育質(zhì)量、組織教學(xué)活動(dòng)、擬定規(guī)章制度、審核教育經(jīng)費(fèi)等系列教育活動(dòng)中，它客觀地反映了行政管理活動(dòng)過(guò)程。因此形成的行政管理檔案，其形成規(guī)律與行政管理活動(dòng)規(guī)律相一致。

1.1.3 周期性。高校各項(xiàng)活動(dòng)的時(shí)間安排是以學(xué)年為單位的，這與其他企事業(yè)單位的活動(dòng)時(shí)間有一定的區(qū)別。學(xué)年是高校的活動(dòng)周期，每個(gè)學(xué)年的活動(dòng)是有一定規(guī)律性的，如每年秋學(xué)期初的新生入學(xué)軍訓(xùn)、春學(xué)期末的畢業(yè)典禮等。由于這一特點(diǎn)，教學(xué)檔案、行政檔案、黨群檔案的內(nèi)容在時(shí)間上也呈現(xiàn)對(duì)應(yīng)的周期性特點(diǎn)。

1.2 高校各類檔案類目的演變

新中國(guó)成立以來(lái)，我國(guó)高校檔案是以文書檔案為主，其他類目的檔案為輔。隨著高校各項(xiàng)活動(dòng)的開(kāi)展，檔案類目也在不斷增加，既有其他企事業(yè)單位的黨群、行政、科研、基建、產(chǎn)品、設(shè)備、財(cái)會(huì)等類目的檔案，又有高校特有的教學(xué)、學(xué)生等類目的檔案。

1.2.1 1982年12月25日，教育部印發(fā)的《高等學(xué)校科學(xué)技術(shù)檔案工作辦法》，把高校檔案分成兩大類：文書檔案和科技檔案。并且，明確規(guī)定科技檔案的歸檔范圍為教學(xué)類、科學(xué)研究類、基建類、設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、科技外事類和出版物類。這樣，高校的檔案實(shí)際上劃分為八大類。

1.2.2 1989年10月10日，國(guó)家教育委員會(huì)廢止《高等學(xué)校科學(xué)技術(shù)檔案工作辦法》、《關(guān)于高等學(xué)校文書檔案保管期限的規(guī)定》這兩個(gè)文件，并在此基礎(chǔ)上頒布了6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》。6號(hào)令把高校檔案歸檔的范圍分為九大類，與《高等學(xué)校科學(xué)技術(shù)檔案工作辦法》相比，在歸檔范圍上最明顯的變化，一是把文書檔案更名為黨政管理檔案，二是增加了財(cái)會(huì)類。

1.2.3 1993年11月16日，國(guó)家教育委員會(huì)頒布《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》，根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十個(gè)一級(jí)類目。與6號(hào)令相比，《分類法》在歸檔范圍上并沒(méi)有大的變化，只是將黨政管理類分成黨群和行政兩大類，其他個(gè)別類別的名稱在表述上稍有變化，內(nèi)容上沒(méi)有實(shí)質(zhì)性的改變。

1.2.4. 2008年8月20日，教育部和國(guó)家檔案局聯(lián)合頒布了27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》，這是在6號(hào)令的基礎(chǔ)上修訂而成，與6號(hào)令和《分類法》相比，27號(hào)令的歸檔范圍只是增加了學(xué)生類，其他并無(wú)實(shí)質(zhì)性變化。從上述高校檔案歸檔范圍及其演變的情況來(lái)看，無(wú)論怎么變化，高校檔案大體上分成三個(gè)種類，一是文書檔案，二是科技檔案，三是專門檔案。

1.3 鹽城師范學(xué)院對(duì)檔案的實(shí)體分類

目前，全國(guó)各高校基本上是根據(jù)6號(hào)令和《分類法》對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行分類的。個(gè)別高校在此基礎(chǔ)上增加了一些類別，如長(zhǎng)春大學(xué)增加了房地產(chǎn)類，韓山師范學(xué)院增加了人物類。鹽城師范學(xué)院把各類紙質(zhì)檔案分成十大類：黨群類、行政類、教學(xué)類、科研類、基本建設(shè)類、儀器設(shè)備類、產(chǎn)品生產(chǎn)類、出版物類、外事類、財(cái)會(huì)類。另外，又附設(shè)了聲像類和實(shí)物類。其中，聲像類是《分類法》中附設(shè)的，主要包括學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中形成的以及與本校有關(guān)的具有保存價(jià)值的錄音、錄像、照片、光盤等聲像材料。實(shí)物類是新設(shè)的，主要包括本校和校內(nèi)各單位集體和個(gè)人受到市、省級(jí)以上的各種表彰獲得的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌以及具有保存價(jià)值的各種畫冊(cè)、畢業(yè)證書、校徽以及反映學(xué)校歷史沿革的各種實(shí)體物件等。從嚴(yán)格意義上講，附設(shè)的聲像類和實(shí)物類并不是類別上的增加，而是從載體上劃分的。

2 高校各類檔案整理方法的現(xiàn)狀

2.1 高校各類檔案整理方法的現(xiàn)狀分析

根據(jù)《標(biāo)準(zhǔn)化法》“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分為強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)和推薦性標(biāo)準(zhǔn)”的規(guī)定，《歸檔文件整理規(guī)則》屬于推薦性標(biāo)準(zhǔn)。各地各部門根據(jù)檔案工作實(shí)踐的客觀發(fā)展需要決定是否執(zhí)行《規(guī)則》。從目前來(lái)看，全國(guó)高校執(zhí)行《規(guī)則》大致分為三種情況。

2.1.1 高校各類檔案全部執(zhí)行《規(guī)則》要求，實(shí)行以件歸檔的整理方法。如昆明理工大學(xué)從2000年起，就全面實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》，各類檔案均實(shí)行以件歸檔。另外，蘭州大學(xué)、海南大學(xué)、海南醫(yī)學(xué)院、揚(yáng)州大學(xué)、常州工學(xué)院、內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)、合肥工業(yè)大學(xué)等高校也紛紛制定了《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則(或辦法)，并明確規(guī)定實(shí)施細(xì)則(或辦法)適用于學(xué)校所有門類檔案。這一規(guī)定突破了《規(guī)則》原來(lái)的整理方法改革范圍，從文書檔案延伸到高校各種科技檔案和專門檔案。

2.1.2 高校文書檔案執(zhí)行《規(guī)則》要求，實(shí)行以件歸檔的整理方法，其他檔案仍然以立卷為歸檔文件材料整理方法。2002年3月15日，甘肅高校檔案協(xié)會(huì)在蘭州大學(xué)榆中校區(qū)召開(kāi)工作會(huì)議，要求2002年起全省高校執(zhí)行新歸檔規(guī)則，首先在黨群、行政類檔案中全面推行。另外，東華理工大學(xué)《歸檔文件整理規(guī)定》提出：“歸檔文件是指黨政各職能部門在其活動(dòng)中形成的辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件和電子文檔材料。”此外，南京大學(xué)、中國(guó)海洋大學(xué)、集美大學(xué)、西北師范大學(xué)、安徽師范大學(xué)等高校的黨政類文書檔案均按《歸檔文件整理規(guī)則》要求以“件”為單位進(jìn)行整理、歸檔。

2.1.3 高校各類檔案尚未執(zhí)行《規(guī)則》要求，仍以立卷為歸檔文件材料的整理方法。如復(fù)旦大學(xué)、同濟(jì)大學(xué)、華東師范大學(xué)、華東理工大學(xué)、貴州師范大學(xué)、燕山大學(xué)等高校均是如此。

2.2 鹽城師范學(xué)院各類檔案全面實(shí)行以件歸檔的背景

2.2.1 江蘇省推行“四化”檔案業(yè)務(wù)工作方針的需要。2003年2月9日，江蘇省檔案局決定在全省機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位中貫徹“強(qiáng)化收集、簡(jiǎn)化整理、細(xì)化檢索、深化利用”的檔案業(yè)務(wù)工作方針，簡(jiǎn)便、高效、科學(xué)地開(kāi)展本單位文件歸檔工作，推進(jìn)全省檔案工作的現(xiàn)代化建設(shè)，制定了《江蘇省(歸檔文件整理規(guī)則)實(shí)施辦法》。省內(nèi)各地方檔案行政主管部門要求屬地各機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位參照?qǐng)?zhí)行。

2.2.2 高校檔案工作發(fā)展的需要。1999年的大學(xué)擴(kuò)招，堪稱中國(guó)教育史上一件大事。高校學(xué)生人數(shù)的激增，并沒(méi)有使高校的教學(xué)人員和管理人員同步增加。許多高校的檔案工作中，除了收集、整理、統(tǒng)計(jì)、利用和保管等工作能正常開(kāi)展外，檔案的宣傳、科研和檔案文獻(xiàn)的編纂等工作比較薄弱。2003年3月31日，鹽城師范學(xué)院組織檔案工作人員到揚(yáng)州大學(xué)、南京大學(xué)、東南大學(xué)、復(fù)旦大學(xué)、華東師范大學(xué)和蘇州大學(xué)等高校檔案館參觀、考察，重點(diǎn)調(diào)研《歸檔文件整理規(guī)則》的實(shí)施情況，并在調(diào)研的基礎(chǔ)上，結(jié)合本校檔案工作的實(shí)際情況，決定在全校各類檔案中實(shí)行整理方法的改革，用以件歸檔的整理方法來(lái)替代立卷整理方法。

3 高校各類檔案以件歸檔的實(shí)施

2003年11月17日，鹽城師范學(xué)院正式出臺(tái)《(歸檔文件整理規(guī)則)實(shí)施細(xì)則》(試行)。《細(xì)則》分為五個(gè)部分，包括總則、整理原則、整理的組織工作、整理方法和附則。該《細(xì)則》結(jié)合學(xué)校的實(shí)際情況，對(duì)《歸檔文件整理規(guī)則》作了進(jìn)一步細(xì)化。

3.1 以件歸檔的特點(diǎn)

3.1.1 擴(kuò)大歸檔文件的類目。《規(guī)則》對(duì)“歸檔文件”的解釋是：

“立檔單位在其職能活動(dòng)中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料。”《細(xì)則》的解釋是：

“指本院在各項(xiàng)職能和業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成并辦理完畢的保存起來(lái)以便查考利用的各種紙質(zhì)歷史記錄。”這就突破了“文書檔案”類目的范圍，延伸到高校其他類別檔案中。

3.1.2 補(bǔ)充專門檔案和科技檔案類目中件的確定。《規(guī)則》對(duì)文書檔案中的件的確定作了詳細(xì)說(shuō)明，其他類目未能涉及。《細(xì)則》彌補(bǔ)了這個(gè)缺陷，對(duì)高校檔案中的財(cái)會(huì)類、基建類、科研類等“件”的確定都作了詳細(xì)補(bǔ)充。

3.1.3 保證高校各類檔案整理的質(zhì)量。《規(guī)則》作為檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，主要針對(duì)文書檔案而言。《細(xì)則》制定是以《規(guī)則》為依據(jù)并最大限度地簡(jiǎn)化整理方法，如財(cái)會(huì)類檔案中一本憑證就確定為一件，保持原有裝訂方法。這種整理方法與文書檔案保持一致。如果文書檔案實(shí)行以件歸檔，其他類目的檔案以卷歸檔，既不統(tǒng)一，又有主觀隨意性，就很難保證檔案整理質(zhì)量，不便于保管和利用。

3.1.4 體現(xiàn)高校檔案管理的性質(zhì)。由于高校檔案具有多樣性、客觀規(guī)律性、周期性等特點(diǎn)，長(zhǎng)期以來(lái)高校基本上采取了部門歸檔制度。如鹽城師范學(xué)院建立了檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各部門、各二級(jí)學(xué)院有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和專兼職檔案員。因此，在歸檔章編制方面，充分體現(xiàn)高校檔案管理的特點(diǎn)，與《規(guī)則》比，既有聯(lián)系，又有區(qū)別。《規(guī)則》歸檔章設(shè)置6個(gè)項(xiàng)目，包括全宗號(hào)、年度、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)、保管期限、室編件號(hào)、館編件號(hào)。《細(xì)則》保留了其中4個(gè)項(xiàng)目，把機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)改為類目，室編件號(hào)改為部門件號(hào)，另增加盒號(hào)和總頁(yè)數(shù)兩個(gè)項(xiàng)目。

3.2 “件”的確定

在以件歸檔中，對(duì)“件”的確定主要依據(jù)以下兒個(gè)方面：第一，一份完整的文件為一件，如文件正本與定稿為一件、批復(fù)件與請(qǐng)示件為一件等。第二，根據(jù)文件形成的自然規(guī)律界定“件”，一份文件中包含的相對(duì)獨(dú)立的可檢索利用的內(nèi)容多又相對(duì)獨(dú)立的，可將相對(duì)獨(dú)立部分界定為一件，如科研檔案中原始數(shù)據(jù)、教學(xué)檔案中招生名冊(cè)以及基建檔案中立項(xiàng)、開(kāi)工、施工、竣工文件等，可根據(jù)文件材料的性質(zhì)、階段性、區(qū)域性等特點(diǎn)來(lái)界定“件”。第三，檔案檢索中有關(guān)聯(lián)的多份文件組合成一件，如教學(xué)檔案中的學(xué)籍表，可把同一個(gè)班級(jí)學(xué)籍材料組合為一件，如科研檔案中的獲獎(jiǎng)申報(bào)材料，可把申報(bào)表、科研成果、社會(huì)影Ⅱ向或?qū)嶋H效果證明、其他材料等界定為一件。第四，根據(jù)專門檔案和科技檔案的特點(diǎn)來(lái)界定“件”，如財(cái)務(wù)檔案中的一本會(huì)計(jì)憑證、一本會(huì)計(jì)賬簿、一冊(cè)會(huì)計(jì)報(bào)表等各為一件。第五，根據(jù)利用率界定件，如科研檔案中開(kāi)題報(bào)告和試驗(yàn)材料利用率較低，可以作為一件來(lái)處理；成果鑒定材料、證書、圖紙等分別作為一件處理。

3.3 裝訂方法

《細(xì)則》要求檔案裝訂要簡(jiǎn)單易行，減少破壞。因此，鹽城師范學(xué)院檔案裝訂的方法是去除易銹蝕的金屬物，包括訂書釘、曲別針、大頭針等易氧化、腐蝕的裝訂用品，原則上采用不銹鋼訂書釘裝訂，對(duì)較薄文件采用專用糨糊粘貼，較厚文件采用三孔一線法裝訂；對(duì)短期保存的文件和裝訂成冊(cè)的書刊、圖表等可保持原裝訂方式不變。對(duì)教學(xué)檔案中學(xué)生成績(jī)表、新生錄取名冊(cè)等材料，每件加封面和封底后裝訂：

3.4 排列順序

以件為保管單位的各文種和稿本的排列順序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復(fù)制件在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；回復(fù)性文件在前，報(bào)請(qǐng)性文件在后；結(jié)論性文件在前，依據(jù)性文件在后；文件處理單在前，正文在后；計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，定稿無(wú)須保存的，正文在前，發(fā)文稿紙?jiān)诤蟮取?/p>

4 高校各類檔案以件歸檔經(jīng)驗(yàn)

4.1 繼續(xù)貫徹“便于保管和利用”的基本原則。《規(guī)則》中將歸檔文件整理原則概括為“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”。這與傳統(tǒng)的立卷原則是一致的。《規(guī)則》的實(shí)施簡(jiǎn)化了歸檔文件整理程序，減少了工作量，提高了工作效率，順應(yīng)了機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公自動(dòng)化對(duì)文件材料歸檔管理的必然要求。在實(shí)際推行過(guò)程中，《規(guī)則》的實(shí)施使整理程序簡(jiǎn)化，但并不是取消整理，或隨意整理。簡(jiǎn)化的最終目標(biāo)是將時(shí)間節(jié)省下來(lái)用在檔案收集、信息資源開(kāi)發(fā)與利用等環(huán)節(jié)上。

4.2 運(yùn)用計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件輔助整理各類檔案。檔案整理的目的是為了便于查詢、利用。在傳統(tǒng)的立卷模式下，其實(shí)現(xiàn)方式是組織成不同的保管單位(案卷)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)文件實(shí)體的相對(duì)集中和系統(tǒng)化，增加檢索層次，為查詢利用提供檢索途徑。但以件歸檔依賴于一定的硬件和軟件，在計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件支撐下才能提供高效、靈活、快捷的檢索功能，使檔案的利用得以實(shí)現(xiàn)。鹽城師范學(xué)院以件歸檔的整理方法能夠取得成功，一條根本的經(jīng)驗(yàn)就是投入大量經(jīng)費(fèi)購(gòu)置硬件和軟件來(lái)支撐。

4.3 制訂科學(xué)、實(shí)用的高校檔案分類方案。《規(guī)則》把分類方法固定為年度、保管期限、機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)三種，并可視具體情況組合及簡(jiǎn)化分類層次，如采用“年度一機(jī)構(gòu)(問(wèn)題)一保管期限”等方法。鹽城師范學(xué)院檔案分類沿襲《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》中案卷級(jí)的分類方法，一般分到二級(jí)類目，教學(xué)類、財(cái)會(huì)類分到三級(jí)類目，排列方式由傳統(tǒng)的案卷級(jí)“年度一類目一案卷號(hào)”轉(zhuǎn)變?yōu)槲募?jí)的“年度一類目一保管期限一件號(hào)”。這里的“類目”實(shí)際上與《規(guī)則》上講的“問(wèn)題”是一致的，也就是按高校內(nèi)部機(jī)構(gòu)的職能性質(zhì)分類。

4.4 正確理解“隨辦隨歸”的整理要求。對(duì)于高校各類檔案來(lái)說(shuō)，不同類型檔案對(duì)“隨辦隨歸”的要求是不一樣的。如文書檔案由各部門、各二級(jí)學(xué)院的專兼職檔案員，對(duì)辦畢文件進(jìn)行整理，使收集來(lái)的文件系統(tǒng)化。而專門檔案和科技檔案由于其專業(yè)性、多樣性、成套性和現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)，要做到“隨辦隨歸”比較困難，如科研檔案在移交學(xué)校檔案館前保存在科研人員手中，教師的業(yè)務(wù)檔案在移交學(xué)校檔案館前保存在教師手中，部門專、兼職檔案員對(duì)這些檔案是無(wú)法“隨辦隨歸”的。無(wú)論是哪一種類型的檔案，

“隨辦隨歸”不是先來(lái)的先整理，而是先齊全的先整理。這說(shuō)明按“事由原則”進(jìn)行歸檔文件排列和編目編號(hào)，是以件歸檔整理不可違背的重要原則。

4.5 靈活掌握“件”的概念。以件歸檔的整理方法與原有的立卷方法相比較最根本的變化就是以“件”為整理單位，進(jìn)行文件級(jí)整理。高校檔案中的黨群類、行政類和其他各類目檔案綜合部分的歸檔文件材料依據(jù)《規(guī)則》中規(guī)定的“件”的內(nèi)涵界定比較容易，而界定教學(xué)類、科研類、基建類、出版類、財(cái)會(huì)類等檔案中非綜合管理性文件材料的“件”就復(fù)雜得多。如關(guān)于本科生優(yōu)秀論文歸檔的材料有：學(xué)生畢業(yè)論文(設(shè)計(jì))承諾書、選題報(bào)表、開(kāi)題報(bào)告、任務(wù)書、中期檢查表、答辯記錄表、成績(jī)鑒定表、論文(設(shè)計(jì))等，這8份材料并不是機(jī)械地按8件歸檔，而是以人計(jì)件，一人的8份材料為1件。

5 高校各類檔案以件歸檔的優(yōu)點(diǎn)和存在問(wèn)題

5.1 各類檔案以件歸檔的優(yōu)點(diǎn)

立卷歸檔的改革已近10年，全國(guó)各地各單位取得了不少成功經(jīng)驗(yàn)。從實(shí)踐效果來(lái)看，以件歸檔有許多優(yōu)點(diǎn)，主要表現(xiàn)在促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化建設(shè)，簡(jiǎn)化歸檔文件整理工作程序，提高工作效率，保證歸檔文件整理工作質(zhì)量，優(yōu)化檢索效果，方便用戶的利用，等等。鹽城師范學(xué)院實(shí)施以件歸檔除了具有上面所講的幾種優(yōu)點(diǎn)外，還有以下兒個(gè)方面的優(yōu)點(diǎn)。

5.1.1 促進(jìn)高校其他類別檔案整理方式的改革。鹽城師范學(xué)院實(shí)行歸檔方式改革，最大的成功就是以點(diǎn)帶面，從文書檔案延伸到其他類別檔案，促進(jìn)各類檔案整理方式改革全面開(kāi)展。如2005年，鹽城師范學(xué)院在新校區(qū)建設(shè)之初，決定32萬(wàn)平方米26個(gè)建設(shè)項(xiàng)目檔案全部按《規(guī)則》整理，實(shí)行以件歸檔。在2006年江蘇省檔案局組織的全省重點(diǎn)工程建設(shè)檔案執(zhí)法檢查中，以件歸檔方式得到省檔案局領(lǐng)導(dǎo)充分肯定。

5.1.2 豐富和補(bǔ)充檔案教學(xué)內(nèi)容。目前，全國(guó)高校檔案專業(yè)、文秘專業(yè)使用的《檔案管理學(xué)》教材內(nèi)容已陳舊，《歸檔文件整理規(guī)則》、《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》等內(nèi)容均未吸收進(jìn)去。鹽城師范學(xué)院檔案工作人員在承擔(dān)本校文博與檔案、文秘兩個(gè)專業(yè)《檔案管理學(xué)》教學(xué)中，補(bǔ)充了《歸檔文件整理規(guī)則》中有關(guān)內(nèi)容，不僅講授文書檔案以件歸檔的改革，而且還把本校在其他類目檔案中以件歸檔經(jīng)驗(yàn)補(bǔ)進(jìn)去，調(diào)動(dòng)了學(xué)生學(xué)習(xí)的積極性，很受學(xué)生的歡迎。

5.1.3 加強(qiáng)了檔案工作的對(duì)外交流。由于鹽城師范學(xué)院在江蘇省高校中實(shí)施《歸檔文件整理規(guī)則》比較早，南京工業(yè)大學(xué)、淮海工學(xué)院、鹽城市國(guó)土資源管理局等單位的同仁先后前往參觀、考察以件歸檔的檔案整理方法。特別是國(guó)土資源管理局負(fù)責(zé)管理的土地檔案屬于專門檔案，他們參觀后認(rèn)為，以件歸檔，解決了人手不足的問(wèn)題，而且分類更科學(xué)。通過(guò)交流，大家在各類檔案以件歸檔方面取得共識(shí)、加強(qiáng)了交流。

5.1.4 有利于各類檔案的統(tǒng)計(jì)。由于高校的檔案類目眾多，如果只對(duì)文書檔案實(shí)行以件歸檔，其他類目的檔案仍然以卷歸檔，會(huì)出現(xiàn)統(tǒng)計(jì)館藏?cái)?shù)量時(shí)有多種統(tǒng)計(jì)單位，給統(tǒng)計(jì)工作帶來(lái)不便，各類檔案全面實(shí)行以件歸檔，就可以減少這方面矛盾。如每年上報(bào)的檔案工作年統(tǒng)表以及學(xué)校工作報(bào)告中都有檔案數(shù)量的問(wèn)題，特別是對(duì)于高校，歸檔計(jì)量單位越多，大家就越搞不清，而各類紙質(zhì)檔案全部以件歸檔，統(tǒng)計(jì)更方便、更簡(jiǎn)捷，也更容易理解。

5.2 以件歸檔存在的問(wèn)題

5.2.1 過(guò)分依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備和檔案管理軟件。在檔案檢索過(guò)程中，一旦離開(kāi)計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，快速查詢的工作就會(huì)大打折扣，依靠手工檢索，會(huì)因文件數(shù)量多而造成檢索困難。另外，如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，也會(huì)直接影響到檔案的利用。

5.2.2 沒(méi)有合適的裝訂方法。以件歸檔后，文件裝訂有多種方法，比傳統(tǒng)的案卷裝訂要復(fù)雜得多，要考慮檔案厚薄、保管期限等多種因素選擇不同的裝訂方法。現(xiàn)有的一些方法中粘接、三孔一線等仍是手工裝訂，不銹鋼訂書釘裝訂又因硬度強(qiáng)易斷不能用于較薄的檔案，縫紉機(jī)縫又會(huì)因針線過(guò)密損壞檔案，無(wú)酸紙封套不適用于較厚的文件，用塑料夾又容易斷裂。

5.2.3 增加了管理工作的難度。以件歸檔的檔案利用者借閱歸還后上架比較麻煩，會(huì)出現(xiàn)插錯(cuò)現(xiàn)象，有的單位用“代檔板”放在原有位置上解決這一問(wèn)題，效果也不太理想。另外，庫(kù)房清點(diǎn)工作量也加大。在檔案移交和接收時(shí)，核對(duì)工作量也加大。

5.2.4 在“件”的確定上仍有模糊認(rèn)識(shí)。實(shí)際操作中，對(duì)“件”的確定存在較大的差異，對(duì)成套的文件處理，過(guò)分強(qiáng)調(diào)一事一文的特點(diǎn)，忽視文件之間的有機(jī)聯(lián)系。個(gè)別檔案人員在其他類目的檔案“件”的確定上，簡(jiǎn)單地以“件”代“卷”，混淆件與卷的概念，沒(méi)有真正理解“件”的內(nèi)涵和劃件的意義。

6 結(jié)語(yǔ)

各類檔案以件歸檔是高校檔案整理工作改革的一次有益嘗試，其整理方法將在實(shí)踐中得到進(jìn)一步完善與優(yōu)化，存在問(wèn)題也會(huì)逐步減少。在執(zhí)行《歸檔文件整理規(guī)則》過(guò)程中，各單位、各部門不能死板教條，要大膽實(shí)踐、大膽創(chuàng)新，要結(jié)合實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的實(shí)施細(xì)則，不斷完善歸檔文件整理工作方案，使檔案整理工作改革能夠順利進(jìn)行。

(作者單位：鹽城師范學(xué)院摘自《檔案界》網(wǎng)站)