重大活動(dòng)與專項(xiàng)工作檔案的整理

摘要：重大活動(dòng)和重大活動(dòng)檔案都是社會(huì)關(guān)注的焦點(diǎn)，但檔案館沒必要也不可能為每次重大活動(dòng)都獨(dú)立建立檔案全宗。本文通過案例，介紹了檔案行政管理部門在重大活動(dòng)檔案收集與整理中的做法，提出了專項(xiàng)工作檔案的概念，并結(jié)合《河南省重大活動(dòng)檔案管理辦法(試行)》，對(duì)如何進(jìn)一步做好專項(xiàng)工作檔案管理提出了建議。

關(guān)鍵詞：檔案整理；重大活動(dòng)；專項(xiàng)工作檔案

任何一份檔案留存下來都會(huì)有價(jià)值，“完整”是檔案整理工作的一項(xiàng)原則，但要想把所有的檔案都保管起來留給后人，實(shí)際是做不到的。那么選取有代表性的地區(qū)、行業(yè)、單位、事件和個(gè)人，對(duì)其檔案進(jìn)行重點(diǎn)管理，可能是不得已，但也可能是最為有效的辦法。專項(xiàng)工作檔案就是這種挑選的結(jié)果之一。

1 重大活動(dòng)檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 在一些省市地方性檔案工作法規(guī)中，明確寫有重大活動(dòng)檔案管理的內(nèi)容，這為檔案行政管理部門加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案的管理提供了法律依據(jù)。

1.2 不少地方專門出臺(tái)了重大活動(dòng)檔案管理辦法。2005年4月1日，全國第一個(gè)對(duì)重大活動(dòng)檔案管理進(jìn)行規(guī)范的省級(jí)政府規(guī)章《浙江省重大活動(dòng)檔案管理辦法》正式施行。此后又有云南、湖北、四川、山西、福建、新疆、寧夏等省區(qū)相繼以政府令的形式出臺(tái)了省級(jí)重大活動(dòng)檔案管理辦法。

1.3 許多地方還制定有重大活動(dòng)檔案登記備案辦法，有的還將重大活動(dòng)檔案登記備案列入了檔案行政管理部門的行政許可事項(xiàng)。

1.4 重大活動(dòng)發(fā)生后，檔案行政管理部門往往或單獨(dú)或聯(lián)合有關(guān)主管部門制定下發(fā)有關(guān)活動(dòng)文件材料收集歸檔范圍和保管期限的業(yè)務(wù)文件。

1.5 檔案行政管理部門采取提前介入、全程指導(dǎo)、執(zhí)法監(jiān)督等多種形式，加強(qiáng)對(duì)重大活動(dòng)檔案工作的管理，并派出骨干人員專門幫助收集、整理重大活動(dòng)檔案。一些檔案館還派人直接參與拍攝形成重大活動(dòng)照片、錄音、錄像檔案。

通過明文規(guī)定各承辦單位(包括新聞單位)的職責(zé)，以及檔案行政管理部門(或檔案館)直接參與形成、收集重大活動(dòng)檔案等形式，重大活動(dòng)檔案“收集難”的問題已基本得到解決。但因重大活動(dòng)的范圍界定過寬，對(duì)“整理”的要求又太過籠統(tǒng)，

“重大活動(dòng)中形成的全部檔案獨(dú)立構(gòu)成全宗”的要求無法完全落到實(shí)處。對(duì)此，后來制定重大活動(dòng)檔案管理辦法的省區(qū)，有的已經(jīng)注意到并加以改進(jìn)。如新疆的辦法規(guī)定，

“有連續(xù)性的重大活動(dòng)，可以將歷屆重大活動(dòng)中形成的檔案構(gòu)成一個(gè)全宗”。山西的辦法規(guī)定“一個(gè)單位承辦的重大活動(dòng)，其檔案歸入本單位檔案全宗，保管期滿后按規(guī)定向同級(jí)國家綜合檔案館移交”，而對(duì)“兩個(gè)以上單位聯(lián)辦的跨部門、跨行業(yè)、綜合性的重大活動(dòng)”和“臨時(shí)機(jī)構(gòu)承辦的重大活動(dòng)”如何設(shè)置全宗沒再作硬性規(guī)定。

2 專項(xiàng)工作檔案及其特點(diǎn)

所謂專項(xiàng)工作，指在特定時(shí)期，在一定行政區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化各個(gè)領(lǐng)域發(fā)生的，涉及單位多、社會(huì)影響大，主管單位不易確認(rèn)，社會(huì)方方面面共同參與的重大活動(dòng)。專項(xiàng)工作包括突發(fā)性事件，如防治非典型肺炎、汶川大地震等；也包括黨和政府有組織、有計(jì)劃開展的一些重要活動(dòng)，如保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)、深入學(xué)習(xí)實(shí)踐科學(xué)發(fā)展觀活動(dòng)等。在我們?nèi)粘９ぷ髦杏龅降膶ｍ?xiàng)工作，更多的是一些“節(jié)會(huì)”活動(dòng)和“創(chuàng)建”活動(dòng)。

顧名思義，專項(xiàng)工作檔案就是指上述專項(xiàng)工作中直接形成的，對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種門類和載體的原始記錄。專項(xiàng)工作檔案的具體內(nèi)容與有關(guān)重大活動(dòng)檔案管理辦法中的要求基本是一致的。之所以提出專項(xiàng)工作檔案的概念，而不籠統(tǒng)地稱重大活動(dòng)檔案，主要是考慮重大活動(dòng)的外延太大，有些重大活動(dòng)其實(shí)就是一些部門的正常工作，檔案館不可能也沒必要為所有的重大活動(dòng)部單設(shè)全宗。

基于專項(xiàng)工作的特殊性，專項(xiàng)工作檔案的特點(diǎn)可以歸納為以下幾條：

2.1 綜合性。專項(xiàng)工作往往涉及多個(gè)主管部門，在某個(gè)特定時(shí)期或階段，它是一個(gè)地方黨委、政府的中心工作或重點(diǎn)工作，甚至?xí)蔀辄h和國家的中心工作。工作面廣、線長，使其形成的檔案也具有綜合性。

2.2 社會(huì)性。專項(xiàng)工作社會(huì)影響一般比較大，在其發(fā)生后很快會(huì)成為社會(huì)關(guān)注的熱點(diǎn)和新聞媒體報(bào)道的焦點(diǎn)，其范圍往往超出主管單位的職責(zé)權(quán)限而成為一個(gè)社會(huì)問題。專項(xiàng)工作所形成的檔案反映了某個(gè)時(shí)期一個(gè)地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的軌跡，是國家檔案資源的重要組成部分，也是進(jìn)行愛國主義教育的生動(dòng)素材，具有極其重要的保存價(jià)值。

2.3 階段性。專項(xiàng)工作具有明顯階段性，短的有兩三個(gè)月時(shí)間，像領(lǐng)導(dǎo)考察可能就幾天，長的則會(huì)持續(xù)兩三年，在這一時(shí)期內(nèi)文件材料集中產(chǎn)生，數(shù)量較大。

2.4 臨時(shí)性。專項(xiàng)工作開始后，由于工作頭緒多、任務(wù)重，往往要成立一個(gè)由地方黨委、政府領(lǐng)導(dǎo)牽頭的領(lǐng)導(dǎo)小組，并設(shè)立辦公室掛靠在某個(gè)政府職能部門。但其成員多數(shù)是從外單位抽調(diào)而來，特別是辦公室中熟悉檔案和檔案工作的人員少之又少，活動(dòng)一結(jié)束，人員各回各家，檔案如不及時(shí)整理很容易散失。

2.5 探索性。專項(xiàng)工作，特別是一些突發(fā)事件沒有規(guī)律可循，檔案工作無成功經(jīng)驗(yàn)。文件材料歸檔范圍、保管期限、管理層級(jí)、檔案最終移交以及如何利用檔案為中心工作服務(wù)等，都有很多新情況、新特點(diǎn)，需要探討、研究和不斷完善。

2.6 區(qū)域性。專項(xiàng)工作雖然也有一些是全國性的，但更多的則是在一個(gè)省、省轄市，甚至是縣級(jí)行政區(qū)域內(nèi)發(fā)生的，所以在檔案整理方面，不能坐等上級(jí)部門出臺(tái)意見辦法，而要充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性。

3 專項(xiàng)工作檔案的收集與整理

下面通過一個(gè)實(shí)例，介紹一下檔案行政管理部門在專項(xiàng)工作檔案收集與整理中的做法。

為澄清全省既往有償供血者人數(shù)，澄清有償供血者中HIV感染者人數(shù)，澄清HIV感染者中的實(shí)際發(fā)病人數(shù)，2004年7月26日至8月31日，河南全省動(dòng)員，省、市、縣、鄉(xiāng)sO多萬名黨政干部和醫(yī)護(hù)人員參與，在全省范圍內(nèi)對(duì)既往有償供血人員進(jìn)行“拉網(wǎng)式”普查檢測。在這次活動(dòng)中，我市檔案局積極參與，受到了市領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)部門的好評(píng)。

第一步，在活動(dòng)開始之初，根據(jù)省檔案局有關(guān)要求結(jié)合本地實(shí)際，于7月29日，與市衛(wèi)生局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于做好HIV普查檔案工作的通知》。要求各級(jí)檔案、衛(wèi)生部門分別明確一名副局長主抓這項(xiàng)工作，同時(shí)抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干，深入普查工作一線，齊抓共管，完成全市既往有償供血人員普查文件材料的歸檔工作。這個(gè)通知在全市艾滋病防治暨既往有償供血人員普查工作會(huì)議上印發(fā)，普查資料歸檔與普查工作同時(shí)布置，為全市普查檔案工作奠定了好的基礎(chǔ)。

第二步，在普查工作中，與市衛(wèi)生局密切配合，全市統(tǒng)一制作了村級(jí)入戶調(diào)查表，統(tǒng)一填寫要求，既做到了統(tǒng)計(jì)表格完整規(guī)范，又保證了調(diào)查內(nèi)容的翔實(shí)；統(tǒng)一要求用碳素或藍(lán)黑墨水鋼筆等耐久字跡材料填寫入戶調(diào)查表，力爭從源頭上保證普查檔案的質(zhì)量，為普查檔案的長期保存打牢基礎(chǔ)。

第三步，在調(diào)查摸底的基礎(chǔ)上，在普查工作后期，研究制定了更為具體的《焦作市既往有償供血人員普查檔案歸檔范圍、保管期限表》，按照這次普查的幾個(gè)階段(動(dòng)員培訓(xùn)、入戶調(diào)查、樣品采集及檢測、資料錄入、總結(jié)驗(yàn)收)，分別明確了市檔案館、縣市區(qū)檔案館和市、縣兩級(jí)疾病預(yù)防控制中心接收檔案的內(nèi)容和保管期限。

第四步，進(jìn)一步提出了《關(guān)于做好既往有償供血人員普查檔案整理工作的通知》，經(jīng)市檔案局、市衛(wèi)生局領(lǐng)導(dǎo)審核把關(guān)，由市普查領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)人簽發(fā)，于9月7日以明傳電報(bào)形式下發(fā)各縣市區(qū)。一是明確各級(jí)普查辦公室要單設(shè)全宗，全宗名稱統(tǒng)一定為“×××既往有償供血人員普查辦公室”，檔案整理結(jié)束后，由各級(jí)普查辦公室向同級(jí)國家綜合檔案館移交。二是明確“普查檔案”包括文書檔案、電子檔案和照片檔案。三是明確文書檔案按照《焦作市實(shí)施(歸檔文件整理規(guī)則>試行辦法》進(jìn)行整理；電子檔案要刻錄成只讀光盤，并編制電子檔案目錄；照片檔案應(yīng)使用國家規(guī)定的照片檔案裝具。四是明確文書檔案按件進(jìn)行整理。其中，日?qǐng)?bào)表、周報(bào)表可分為匯總上報(bào)表和下級(jí)報(bào)送報(bào)表兩種，上報(bào)表可裝訂為一件，下級(jí)報(bào)送的區(qū)分報(bào)送單位各裝訂為一件；入戶調(diào)查表，在農(nóng)村可按行政村村民小組，在市區(qū)可按社區(qū)居民樓院，并結(jié)合厚度裝訂成冊(cè)；其他文件材料以自然件、冊(cè)為一件。五是明確高新區(qū)因未成立檔案館，其入戶原始調(diào)查表、既往有償供血人員健康體檢表由焦作市檔案館收藏保管，其他門類檔案由高新區(qū)管委會(huì)負(fù)責(zé)保管。六是明確各級(jí)疾病預(yù)防控制中心(衛(wèi)生防疫部門)應(yīng)同時(shí)保管本行政區(qū)域內(nèi)既往有償供血人員有關(guān)材料。七是明確“普查檔案”涉及個(gè)人隱私，在保管利用過程中應(yīng)遵循國家有關(guān)保密的規(guī)定，提供利用時(shí)應(yīng)履行有關(guān)審批手續(xù)。八是提出了檔案整理的時(shí)間要求。

第五步，對(duì)各縣市區(qū)檔案整理工作出現(xiàn)的具體業(yè)務(wù)問題及時(shí)進(jìn)行指導(dǎo)，提出處理意見。

第六步，參與全市驗(yàn)收。市委組織部、市檔案局、市衛(wèi)生局于9月21日、22日專門組成驗(yàn)收組，深入各縣市區(qū)實(shí)地查看檔案整理質(zhì)量，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)予以指出，并提出具體整改意見限期完成。

最后，接收檔案進(jìn)館。這次全市既往有償供血人員普查共整理歸檔各門類檔案近7000件，分別移交給全市11個(gè)綜合檔案館保管。市、縣兩級(jí)疾控中心在保存普查工作匯總表、既往有償供血人員基本情況登記表的同時(shí)，對(duì)普查中確認(rèn)的艾滋病病毒感染者和艾滋病患者按照一人一卡、一人一檔的要求，建立了普查檔案信息數(shù)據(jù)庫，為今后的艾滋病防治救助工作奠定了基礎(chǔ)。

通過這次既往有償供血人員普查檔案的收集與整理，我們有幾點(diǎn)體會(huì)：一是要注意區(qū)分檔案館的級(jí)別和地域。檔案館收藏重大活動(dòng)檔案應(yīng)以本級(jí)文件材料為主，同時(shí)兼顧上下級(jí)文件材料，對(duì)同一重大活動(dòng)，不同的檔案館收藏的重點(diǎn)也應(yīng)有所區(qū)別。二是要注意區(qū)分檔案保管機(jī)構(gòu)的性質(zhì)。國家綜合檔案館、國家專f j檔案館，還有科研機(jī)構(gòu)和有關(guān)職能部門檔案館(室)，這些不同的檔案保管機(jī)構(gòu)在收藏保管重大活動(dòng)檔案方面，應(yīng)該各有側(cè)重，有所分工，不能不分青紅皂白，一律要求將重大活動(dòng)檔案移交給國家綜合檔案館。三是要注意收集保存原始調(diào)查表、登記表、統(tǒng)計(jì)表。因?yàn)檫@些本級(jí)的、原始的，最可能是唯一的。當(dāng)然這類檔案的數(shù)量非常龐大，一個(gè)檔案館可有選擇地接收一個(gè)有代表性的村、鄉(xiāng)鎮(zhèn)或社區(qū)的全部檔案。

由于這次普查要求急、時(shí)間緊，工作中也出現(xiàn)了一些問題。一是普查期間沒有注意形成聲像資料，致使比文字材料更直觀、更形象的聲像檔案，特別是照片比較少；二是個(gè)別縣在進(jìn)行入戶調(diào)查時(shí)有使用圓珠筆等不耐久字跡材料填寫，入戶調(diào)查填寫項(xiàng)目不全、記載不規(guī)范的情況，個(gè)別鄉(xiāng)鎮(zhèn)的入戶調(diào)查未按要求使用規(guī)定的調(diào)查表格而是在稿紙上作的記錄。對(duì)此，我們要求幾入戶調(diào)查記錄在稿紙上的，按照全市統(tǒng)一表格，重新進(jìn)行了入戶登記。入戶調(diào)查使用圓珠筆等不耐久記錄材料的，全部進(jìn)行了復(fù)印，并將復(fù)印件同原件一并歸檔保存。

4 專項(xiàng)工作檔案管理的幾個(gè)問題

4.1 哪些重大活動(dòng)需要建立專項(xiàng)工作檔案，或者說哪些重大活動(dòng)檔案需要專門建立全宗。這不僅關(guān)系到重大活動(dòng)檔案如何整理，還牽扯到日后有關(guān)職能部門正常工作形成檔案的整理問題。對(duì)檔案館來說，需提前介入及時(shí)接收的主要應(yīng)是在專項(xiàng)工作中代表一級(jí)政府行使職權(quán)的“XXX領(lǐng)導(dǎo)小組”及其辦公室的檔案。對(duì)那些主要由一個(gè)職能部門承辦，或者與某個(gè)黨委或政府職能部門職責(zé)范圍相同或相近，人們習(xí)慣上也將其歸口該部門管理的專項(xiàng)工作所形成的檔案，可將其檔案作為該黨委或政府職能部門的一種專門檔案進(jìn)行整理。至于其他機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位圍繞重大活動(dòng)形成的檔案，需要檔案館提前接收的，其實(shí)都已向該項(xiàng)活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)小組及其辦公室報(bào)送有，只需隨其單位當(dāng)年文件材料整理歸檔保存就行了。對(duì)經(jīng)常遇到，而且數(shù)量也比較大的領(lǐng)導(dǎo)考察(視察、調(diào)研)檔案，可在各級(jí)國家綜合檔案館內(nèi)專門設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)同志考察檔案全宗進(jìn)行集中保管，只給一個(gè)全宗號(hào)，而且這個(gè)全宗是開口的，再有新的領(lǐng)導(dǎo)考察就在這個(gè)全宗中加一個(gè)類號(hào)，而不是加全宗號(hào)。

4.2 檔案行政管理部門和檔案館在專項(xiàng)工作檔案的形成、收集和整理中應(yīng)扮演什么角色。從媒體報(bào)道的情況看，在專項(xiàng)工作檔案整理過程中，檔案行政管理部門往往派出業(yè)務(wù)骨干深入一線進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，迫于時(shí)間和領(lǐng)導(dǎo)等方面的壓力，還會(huì)出現(xiàn)大包大攬、越俎代庖的現(xiàn)象。但一個(gè)市、縣檔案局(館)，業(yè)務(wù)骨干就那么幾個(gè)人，這樣做勢必影響正常工作的開展。而且深圳等地檔案部門派出專業(yè)人員直接參與形成、整理、積累重大活動(dòng)檔案(其實(shí)主要是聲像檔案)的做法也很難在全行業(yè)推廣。其制約因素，一是經(jīng)濟(jì)方面的。檔案部門直接形成積累重大活動(dòng)檔案，要想保證高質(zhì)量的圖像畫面，就必須有專業(yè)的照相機(jī)、攝像機(jī)、編輯機(jī)等，這對(duì)一些連事業(yè)費(fèi)都難以保證的基層檔案部門，是無法爭取到的。二是人員方面的。檔案部門要參與直接形成重大活動(dòng)檔案，攝像師的水平就得保證一流，起碼得與報(bào)社、電視臺(tái)記者的水平差不多。這樣的人才對(duì)檔案部門來說，可遇而不可求，即使通過努力，引進(jìn)或培養(yǎng)了自己的攝(照)像師，能不能留住人才又是一個(gè)問題。即使這兩點(diǎn)都做到了，檔案部門參與了重大活動(dòng)的全過程，記錄的也只是重大活動(dòng)的一小部分，而不可能是全部。所以，在專項(xiàng)工作檔案的形成和收集上，檔案局(館)還應(yīng)以宏觀指導(dǎo)為主，以正常接收為主，以直接參與、自己形成為補(bǔ)充；必須緊緊抓住主管部門，緊緊依靠活動(dòng)組織承辦部門，依法全面進(jìn)行接收。王見在越來越多的地方意識(shí)到了這一點(diǎn)。如湖北省就明確規(guī)定：

“新聞工作者參與重大活動(dòng)過程中形成的各種檔案材料，由權(quán)利所有人按照事先約定提供給活動(dòng)主辦方。”山西省也規(guī)定“新聞單位形成的相關(guān)檔案也應(yīng)在三十日內(nèi)向主辦單位匯交”。

4.3 具體整理過程中對(duì)有關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的變通執(zhí)行。主要指專項(xiàng)工作檔案全宗內(nèi)年度、組織機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限和件號(hào)的確定等。一是年度劃分，原則上按文件的形成時(shí)間，但也有一些例外。比如保持共產(chǎn)黨員先進(jìn)性教育活動(dòng)檔案，就可按“第一批”、“第二批”、“第三批”分類，而不將第一批學(xué)教活動(dòng)檔案分別歸入2004年和2005年。二是一般不要按組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類，而應(yīng)盡量按問題進(jìn)行分類，甚至可以直接按活動(dòng)自身的階段來劃分整理檔案。這是因?yàn)閷ｍ?xiàng)工作機(jī)構(gòu)往往不固定，即使分工明確，后來人利用檔案時(shí)也會(huì)因不清楚其職責(zé)分工而無從下手。如前面提到的既往有償供血人員普查檔案，我們就將其劃分為動(dòng)員培訓(xùn)(階段)、入戶調(diào)查(階段)、樣品采集及檢測(階段)、資料錄入(階段)、總結(jié)驗(yàn)收(階段)五個(gè)問題。三是保管期限就高不就低。四是一般情況下，按自然件、冊(cè)劃分件，但對(duì)活動(dòng)中形成的調(diào)查表、登記表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，可以視情況合并組“件”。如焦作市既往有償供血普查入戶調(diào)查表，我們就是按自然村(村民小組)、城市社區(qū)(居民樓院)為單位，結(jié)合厚度組“件”的。

4.4 專項(xiàng)工作檔案移交給哪家檔案館更好。重大活動(dòng)有主辦方，有承辦方，有些活動(dòng)還是由兩個(gè)甚至兩個(gè)以上單位共同主辦，由幾個(gè)單位聯(lián)合承辦的。但現(xiàn)行規(guī)定，有的說由主辦方向同級(jí)檔案館移交，有的說由承辦方向同級(jí)檔案館移交，有的一會(huì)兒說主辦方，一會(huì)兒又說承辦方，還有籠統(tǒng)地說組織承辦單位的。比如2009年第五屆中國·焦作國際太極拳交流大賽暨第八屆中國·焦作山水國際旅游節(jié)，其中國際太極拳交流大賽是由國家體育總局、河南省人民政府主辦，國家體育總局武術(shù)運(yùn)動(dòng)管理中心、中國武術(shù)協(xié)會(huì)、河南省體育局和焦作市人民政府承辦的；山水國際旅游節(jié)是由河南省人民政府主辦，焦作市人民政府承辦的。在檔案的移交方向上，現(xiàn)在就有中央檔案館、河南省檔案館、焦作市檔案館三家可供選擇。大家說，這些檔案交到哪家檔案館更好呢?我認(rèn)為還是放在活動(dòng)的舉辦地更有意義。河南省委副秘書長、省檔案局王國振局長在2008年全省檔案工作會(huì)議上講得好，“要樹立哪里有利于保存，就存在哪里，哪里保存更有意義，就存在哪里的觀念”，他還舉例子說，宋朝的資料存在開封更好，三國的資料存在許昌最好，紅旗渠的檔案資料存在林州檔案館最好，甚至于省檔案館的某些好東西也可移交給更有典型意義的原事件發(fā)生地檔案館。

5 進(jìn)一步做好專項(xiàng)工作檔案管理的建議

應(yīng)該說，通過各方面的努力，近年來各地專項(xiàng)工作檔案，或者說重大活動(dòng)檔案管理工作都取得了很大成績，各級(jí)、各地檔案館都及時(shí)接收、征集了不少專項(xiàng)工作檔案。但換個(gè)角度看，我們也不能否認(rèn)，重大活動(dòng)檔案收集困難、管理不規(guī)范、檔案部門無法介入的現(xiàn)象仍很嚴(yán)重，沒有納入檔案部門管理的專項(xiàng)工作檔案遠(yuǎn)比移交到檔案館的要多，即使檔案館已接收的也不都是重大活動(dòng)檔案的全部。

2009年9月2日，河南省委辦公廳、省政府辦公廳印發(fā)了《河南省重大活動(dòng)檔案管理辦法(試行)》(廳文[2009]54號(hào))。今后一個(gè)時(shí)期，全省各級(jí)各部門必將掀起學(xué)習(xí)貫徹的高潮，下面我就學(xué)習(xí)貫徹《辦法》提點(diǎn)建議和看法，作為這次業(yè)務(wù)講座的結(jié)語。

5.1 爭取建立重大活動(dòng)事前告知制度。重大活動(dòng)時(shí)問、地點(diǎn)確定后，活動(dòng)組織承辦單位應(yīng)在一定時(shí)限內(nèi)，比如5天、10天，將有關(guān)情況向同級(jí)檔案行政管理部門進(jìn)行通報(bào)。重大活動(dòng)由一個(gè)部rJ承辦的，要明確要求其同時(shí)安排布置、檢查落實(shí)文件材料收集、整理、歸檔工作；如果是多個(gè)部門承辦，或者需要成立活動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)(籌備)小組的，要將檔案行政管理部門主要負(fù)責(zé)人列為領(lǐng)導(dǎo)小組成員。在獲得重大活動(dòng)的信息后，檔案行政管理部門要力爭在活動(dòng)的籌備階段就提前介入，指導(dǎo)活動(dòng)組織承辦單位制定出文件材料收集歸檔范圍和保管期限表，提出具體整理要求。

5.2 盡量明確重大活動(dòng)發(fā)生地檔案館和上一級(jí)檔案館接收檔案的范圍。假設(shè)一起在某縣境內(nèi)舉辦的省級(jí)重大活動(dòng)，那它肯定也是市級(jí)的，當(dāng)然更是縣級(jí)重大活動(dòng)。在幾級(jí)檔案館都要接收該重大活動(dòng)檔案時(shí)，就要有制度來明確活動(dòng)舉辦地檔案館接收什么，活動(dòng)主辦單位同級(jí)國家綜合檔案館接收什么。

5.3 對(duì)省《辦法》中可能產(chǎn)生歧義的地方進(jìn)行細(xì)化。比如“重大活動(dòng)檔案管理所需經(jīng)費(fèi)列入省級(jí)財(cái)政預(yù)算”，就可細(xì)化為“開展相關(guān)檔案材料的收集、整理和移交工作所需經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)在重大活動(dòng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算中統(tǒng)籌安排”和“檔案館管理重大活動(dòng)檔案所需經(jīng)費(fèi)列入同級(jí)財(cái)政預(yù)算”。再如《辦法》規(guī)定的“河南省檔案局要建立健全重大活動(dòng)檔案管理工作機(jī)制，依據(jù)重大活動(dòng)的不同內(nèi)容，分類建立專題檔案庫”和“河南省檔案館應(yīng)將重大活動(dòng)檔案單獨(dú)設(shè)立全宗”，究竟是一次重大活動(dòng)單獨(dú)設(shè)立一個(gè)全宗，還是一類重大活動(dòng)設(shè)立一個(gè)全宗，將兩條聯(lián)系在一起就容易產(chǎn)生歧義。對(duì)重大活動(dòng)檔案的管理，應(yīng)該具體情況具體分析，在活動(dòng)組織承辦單位履行事前告知后，檔案行政管理部門要給人家一個(gè)明確答復(fù)，不需單設(shè)全宗的該怎么辦，需要單設(shè)全宗并向檔案館及時(shí)移交的該怎么辦。

5.4 進(jìn)一步夯實(shí)檔案工作的基礎(chǔ)。繼續(xù)加大檔案宣傳工作力度，提高整個(gè)社會(huì)的檔案意識(shí)和檔案法制觀念；通過建立檔案人員崗位培訓(xùn)、持證上崗、在職人員繼續(xù)教育等制度，進(jìn)一步提高檔案工作者的業(yè)務(wù)工作技能，努力實(shí)現(xiàn)檔案從業(yè)人員的“普遍提速”。5，5

根據(jù)重大活動(dòng)的規(guī)律和特點(diǎn)，分類建立重大活動(dòng)檔案工作預(yù)案。對(duì)可預(yù)見的重大活動(dòng)，如有屆次的節(jié)會(huì)活動(dòng)、領(lǐng)導(dǎo)人考察等，制訂的預(yù)案條目要細(xì)，待重大活動(dòng)發(fā)生后，基本不需要什么變動(dòng)，直接就可以使用；對(duì)不可預(yù)知的一些突發(fā)事件，如公共衛(wèi)生事件、自然災(zāi)害、社會(huì)事件等，制訂的應(yīng)急預(yù)案可稍微粗點(diǎn)，待事件發(fā)生后，再進(jìn)行修改補(bǔ)充和完善，并力爭盡早制定出文件材料收集歸檔范圍和保管期限表。在平時(shí)，檔案行政管理部門可根據(jù)預(yù)案，組織各相關(guān)部門進(jìn)行針對(duì)性訓(xùn)練，以提高檔案部門的快速反應(yīng)能力，保證各類重大活動(dòng)發(fā)生后能夠拉得出、沖得上、打得贏。

5.6 加強(qiáng)專項(xiàng)工作檔案的開發(fā)與利用。專項(xiàng)工作檔案的形成、收集和整理主要靠組織承辦單位，一個(gè)時(shí)期內(nèi)利用這些檔案的主要也是這些單位，但活動(dòng)結(jié)束后，按規(guī)定這些檔案要移交給檔案館。檔案館必須加強(qiáng)專項(xiàng)工作檔案的開發(fā)與利用，尤其要為重大活動(dòng)組織承辦單位搞好服務(wù)，這項(xiàng)工作搞得好，將來再有重大活動(dòng)，整理檔案時(shí)他們就會(huì)更配合，工作就順利些；搞不好，則會(huì)發(fā)生連鎖反應(yīng)，不僅這個(gè)單位不配合，而且會(huì)影響到其他單位。

總之，因?yàn)橹卮蠡顒?dòng)的特殊性，對(duì)重大活動(dòng)檔案我們應(yīng)該高看一眼、厚愛一分。但我們還是應(yīng)盡量維護(hù)納入檔案館接收范圍各立檔單位檔案全宗的完整性，不能什么重大活動(dòng)都建立專項(xiàng)工作檔案，也不能一刀切將重大活動(dòng)檔案都接收到國家綜合檔案館。在重大活動(dòng)檔案管理方面，檔案行政管理部門(包括檔案館)還是應(yīng)以監(jiān)督指導(dǎo)為主，以接收為主，以直接參與、自己形成檔案為補(bǔ)充。

(作者單位：焦作市檔案局摘自《檔案界》網(wǎng)站)