可資借鑒的國外檔案網站特色分析

摘要：通過整體建設水平、網絡檔案信息檢索系統、在線檔案展覽、多類型機構共建網站、多語種網站、關注和應用新技術、人性化服務和注重網站細節等八個方面分析了國外若干檔案網站所具有的特色。期望分析內容能為我國檔案網站的建設和發展提供借鑒經驗，開拓建設思路。

關鍵詞：檔案網站；特色；檢索系統；檔案展覽；技術；服務

國外檔案網站的建設始于20世紀90年代。1990年，加拿大國家檔案館在因特網上建立了自己的網站，宣告世界上第一個檔案網站誕生。隨后，美國、英國、澳大利亞、歐盟各國和亞洲一些國家的檔案館紛紛建立自己的網站。因特網上的檔案網站如雨后春筍相繼破土而出，極大地豐富了網絡檔案信息資源。目前，這些檔案網站正處于不斷充實信息內容、不斷進行豐富與發展的進程之中。

在這個建設過程中，許多檔案網站具有了與眾不同的特色。本文就選取一些網站的特色內容、項目或功能加以分析，以期在我國檔案網站的建設、發展和完善過程中得以借鑒。

1 整體建設水平高——美國國家檔案與文件署網站

美國是世界信息高速公路的發源地，整個國家的社會機構網絡化程度相對較高。在這種大環境下，美國檔案機構也都積極地融入網絡社會之中，發揮信息資源優勢，發展社會服務功能。美國國家檔案與文件署網站就是其中的典型代表，目前它是世界公認的、建設整體水平最高的檔案網站。

美國國家檔案與文件署(The National Archivesand Records Administration，簡稱NARA)是美國聯邦政府系統內檔案和檔案工作的最高管理機構。它由國家檔案管理處、總統圖書館管理處、聯邦文件中心管理處、聯邦登錄處、人事處及國家歷史出版物與文件委員會組成。下轄國家檔案館和國家第二檔案館兩個中央級檔案館、15個文件中心、13個地區檔案館、9個總統圖書館和兩個總統資料部。NARA及其下屬機構形成一個全國性的聯邦政府檔案管理網絡。NARA對其下屬機構進行嚴密的控制和管理，對聯邦政府機關及其派出機構的檔案文件管理進行有效的指導監督，并制定和組織實施國家檔案文件管理的規定和有關標準，在聯邦政府的檔案管理工作中具有舉足輕重的作用。

NARA的網站中包含本機構及其下屬各個檔案機構的檔案信息，其機構性質決定了其網絡檔案信息資源種類齊全，內容極為豐富，NARA網站的主要特點可以歸納為以下幾個方面：

1.1 布局合理

NARA網站采用了框架式結構，站內頁面設計分為左、中、右三欄。頁面左側是導航欄，全面、系統地顯示當前頁面的主要內容目錄。它使得訪問者查找頁面相當方便，避免頁面過多時造成迷路的情況；頁面中問是內容欄，用于顯示主要內容；頁面右側是鏈接欄，用于鏈接和訪問其他內容。

1.2 內容豐富

NARA網站包含本機構及其下屬各個檔案機構的館藏檔案信息，內容跨越美國三個世紀的歷史，涵蓋美國聯邦政府工作的方方面面。此外，還包括大量檔案工作信息，如介紹NARA的機構性質、信息品質、工作策略、工作計劃等檔案工作信息；為文件管理提供理論指導信息，指導各機構如何在從文件到檔案的完整的文件生命周期中發揮本機構的職能，完成相應的管理過程；提供在線閱讀各種政府文件、公眾法律、總統文件；介紹NARA所管理的檔案授權信息及電子文件和文獻出版計劃；發布美國參議院與眾議院的歷史文件信息；展示總統圖書館有關的檔案、個人資料及物品等。

1.3 數據庫資源豐富

在主頁的右下角列出了NARA可在線訪問的數據庫資源。其中有在線檔案研究目錄ARC，有館藏電子文件檢索工具ADD，這兩個數據庫提供檔案文件與歷史資料信息。有專門為退伍軍人提供服役資料的eVetRecs，退伍軍人可以查詢自己的服役檔案和待遇標準等。

1.4 檢索方便快捷

NARA提供“站內信息搜索(Search)”和“檔案信息數據庫檢索”兩種檢索方式，不論是進行網頁內容檢索還是數據庫內容檢索，檢索輸入方便，響應速度快，檢索結果相似度排序合理，使訪問者可以方便地檢索到所需信息。

1.5 在線服務水平高

可以通過Order Online服務在線訂購各種檔案產品、縮微膠片、檔案復制品；通過FAQ s服務(Frequently Asked Questions)解答利用者的常用問題；通過E-mail服務回答網絡用戶的專門問題。筆者曾就該網站一些內容使用E-mail與館藏人員進行交流或請教問題，基本上都在三個工作日內得到了答復。

1.6 更新及時

網站日常維護做得很好，內容更新及時。在絕大部分頁面上，都注明了最新更新日期。此外，網站上提供的各類系統也一直在不斷地升級，使用新技術，增加新功能。

1.7 傳輸速度快

在NARA網站上點擊超級鏈接，打開新頁面的響應時間較短，能夠滿足利用者的檢索期待。做到這一點一方面是由于帶寬和服務器性能較好；另一方面，為提高速度，NARA的網頁制作相當講究，其網頁大都以文字為主，較少使用圖片，少量使用的圖片也經過預先的技術處理，適合網絡瀏覽的需要。

2 良好的網絡館藏檔案信息檢索系統——NARA網站上的ARC

一個檔案網站要達到良好的檔案服務效果，必須具備針對館藏檔案信息有效的網絡檔案信息檢索系統，突破以往檔案利用中較難逾越的時空障礙，使用戶進行遠距離檢索，降低檢索成本、提高檢索效率。NARA網站上的ARC就是網絡檔案信息檢索系統的典型代表，其特點是使用簡單、成果高效。

NARA網站白建成后，其網絡檔案信息檢索系統已經經歷了二代。第一代名為NAIL(NARAArchival Information Locator，NARA檔案信息定位器)，是一個針對NARA精選館藏數據庫進行檢索的網絡在線系統。第二代名為ARC(Archival ResearchCatalog)即在線檔案研究目錄，用于對館藏檔案信息進行檢索，檢索對象是NARA館藏檔案信息、縮微出版物的目錄信息及部分全文、照片、地圖、錄音、錄像等的數字副本。ARC自使用以來，經歷了數次升級。最新的一次升級意義重大，它使得ARC具有了嶄新的外觀和改良的導航工具。

2.1 ARC的檢索途徑

ARC系統主界面讓利用者感覺相當熟悉， 因為它是仿效網絡搜索引擎Google的界面設計的。升級后的ARC檢索對象分為四個大類：一是針對館藏檔案著錄信息進行檢索；二是針對館藏檔案數字副本(DigitalCopy)進行檢索；三是針對人名進行檢索；四是針對組織機構進行檢索。其中前兩類又都分為簡單檢索和高級檢索兩種檢索方式。ARC最初只有一種統一的檢索，隨著其數字副本數量的不斷增加，有許多利用者希望專門針對有數字副本的館藏檔案信息進行檢索，所以，數字副本檢索從統一檢索中分離出來。另外，ARc又提供了專門針對檔案中涉及的人名和組織機構名進行的檢索。這兩項檢索在之前的NAIL系統中沒有作為檢索途徑，可以看出，信息技術的應用可以使得對檔案內容的揭示更加詳細。

在ARC的主界面上，是針對這四個大類統一進行關鍵詞檢索。如果點擊Search Options，則可進入次級檢索界面，分別針對四大類中某一類別進行檢索。

ARC的主要的檢索途徑包括：關鍵詞、數字化形式(digitized images)、日期、人名、主題、物理典藏(即保存機構)等。不同的檢索途徑，從不同的角度揭示檔案的內涵。其中關鍵詞是ARC最主要的檢索途徑。關鍵詞是直接表達檔案內容的、最主要的特征信息。此外，ARC還提供了主題檢索途徑。關鍵詞與主題詞不同，主題詞是針對主題標引的內容采用人工語言進行檢索，而ARC的關鍵詞采用自然語言檢索。自然語言畢竟對檢索效率有一定的影響，因此在ARC系統中關鍵詞與主題檢索并舉，自然語言與人工語言并重，以滿足不同層次利用者的要求。ARC系統升級后，其分類主題以列表的形式列舉出來以方便用戶選擇檢索。

2.2 ARC的數據質量

對于網絡檔案信息檢索系統來說，高質量的數據是高質量的檢索系統和高效率檢索的基礎和保證，數據必須完整、準確、規范、內容新穎才能提高檢索系統的利用率。ARC系統可以說是全球檔案網站中數據質量最高的一個檢索系統了。原因包括以下幾點：

2.2.1 數據收錄范圍大。目前數據收錄范圍已經達到館藏檔案的63％。

2.2.2 多級著錄。其著錄級別涉及文件組合(Record Group，類似于我國的全宗)、文件匯集(Collection，于文件組合外基于形成者、主題、語言、媒體、收集者等某種文件特征，人為地將文件匯集一起，而不論文件來源的分類形式)、文件系列(Series，類似于我國的分類)、案卷單元(FileUnit)、文件，實現了多級著錄。

2.2.3 著錄項目完整。著錄項目包含了檔案內容信息和著錄級別等各種背景信息及相關信息，有些文件的著錄項多達70余項，提示檔案內容相當完整；ARC升級后，還新增了一項功能，如圖1所示，即在檢索結果中，可以針對當前記錄所屬的上一級著錄級別內某一項目內的文件進行檢索。圖l中得到的是關于某一文件匯集的著錄項目，這個文件匯集下面包含3個系列，紫圈圈起的部分，表示可以在這個文件匯集內做二次檢索。例如，你想找一條肯尼迪總統的檔案記錄，找到后通過鏈接訪問到該份檔案所屬上一級案卷單元，你發現這個案卷單元還有許多關于肯尼迪總統的檔案或許對你有用，這時你可以利用ARC提供的功能，只針對該案卷單元進行檢索。

圖1，在檢索結果內針對所屬上一級著錄級別內的內容進行檢索

2.2.4 數據更新快。ARC的數據每周更新一次，更新時間在每周周末。每年數據更新量在44萬份檔案左右。

2.2.5 檢索結果部分提供全文。ARC包含大量檔案的數字副本，即數字化的檔案全文。NARA對一些利用率高或利用價值大的檔案進行了數字化，利用者可通過ARC檢索結果直接利用數字化檔案。目前，ARC能提供的數字化檔案副本達到142000份。

考察ARC的數據質量，有助于我們在檔案網站建設中提高對數據的關注程度。檔案信息要成為網絡中有用的信息資源，必須有一定數量的積累，更應達到一定的質量要求。信息數量少、質量問題多，是構不成可資利用的信息資源的。

2.3 ARC的功能特色

ARC本身還具備一些功能特色。如：一個檢索系統涵蓋若干機構的檔案信息；提供了不同層次的檢索方式；一個檢索途徑涵蓋若干著錄項；提供了一些新型的檢索途徑；提供了一些新功能；在檢全率與檢準率的矛盾中側重提高檢全率；完善的系統幫助等。

與ARC相比較，當前我國的網絡檔案信息檢索系統主要是建立在應用數據庫基礎之上，揭示文件題名、時間、形成者等的目錄式檢索系統。功能尚不完善，檢索方式不豐富。較為重視對檔案外部形式的整理，對內容的開發較少。僅以二次檔案信息為處理與檢索對象，只能檢索文本檔案的目錄信息，條目信息量有限。不能檢索特殊載體類型檔案和全文信息。對ARC的分析與研究，有助于我們在檔案網站建設過程中提高網絡檔案信息檢索服務的質量。

3 豐富的在線檔案展覽——NARA網站上的Exhibit Hall

檔案展覽是檔案信息資源開發利用的有效方式之一，它圍繞特定的主題，將館藏各種載體的檔案向社會進行陳列和展示。檔案展覽在服務社會、進行檔案宣傳、普及檔案知識、培養潛在利用者、增強社會檔案意識、促進經濟和社會發展等方面部具有重要作用。檔案展覽若能與網絡結合，即在檔案網站上進行檔案展覽，可以更好地發揮檔案展覽的作用一一其內容將更加豐富和生動，受眾范圍將大大擴展，影響程度會大幅度提高。

國外多數檔案網站建設，都相當重視建設在線檔案展覽。每一個檔案網站，幾乎都將本檔案機構的檔案精品數字化，放在網絡上進行展覽。

NARA網站上的在線展廳Exhibit Hall就利用網絡空間進行的檔案展覽。其間展示了NARA及所屬機構主要是國家檔案館所擁有的各類珍貴檔案的數字副本。

展覽的一級主題，左邊為圖標，右邊為文字說明。這樣的一級主題目前共有32個。進入每一主題，有些下面有次一級主題，最后看到的是關于每一主題的展覽內容。展覽內容有文字說明，對展覽主題進行深入介紹；有圖片，圖片是縮略圖，點擊后可以放大查看。這些圖片都經過了精心的處理，效果清晰；有些展覽中還可播放相關的聲音和視頻。

展覽的主題內容如美國三大檔案“獨立宣言”、“美國憲法”、“人權法案”；林肯總統簽署的《解放黑奴宣言》；托馬斯·愛迪生關于白熾燈泡的專利申請；拿破侖親筆簽署的路易斯安娜地區購買協議；珍珠港事件相關檔案；黑奴販運清單；極地探險日志；南北戰爭時期的歷史照片；第二次世界大戰期間破譯的日軍密碼電報、日本無條件投降書、從納粹德國繳獲的官方文件；肯尼迪總統被刺案調查文件、水門事件有關材料、空間探索與航天開發資料、尼克松總統訪華照片，等等。內容豐富生動，充分體現了國家特色。

4 多類型機構共建網站(兼多語種網站)——加拿大國家圖書館與國家檔案館網站

加拿大國家圖書館與國家檔案館(Library andArchives Canada，簡稱LAC)網站的封面如圖2所示。從這個封面可以看出該網站的特點是整合。其一，它是多語種并存的檔案網站：其二，它是多類型機構整合的網站。

4.1 多語種并存的檔案網站

LAC網站是多語種并存的檔案網站，它是英文與法文并存的檔案網站。一個檔案網站如果能以多種語言提供檔案信息，則可擴大這些信息在世界范圍內的影響和利用范圍，有利于宣傳檔案工作，有利于充分發揮網絡優勢。有許多檔案網站都能提供多語種版本，而LAC網站是其中的典型代表。加拿大的官方語言是英語和法語兩種語言，所以其網站具有英文、法文兩種語言文字版本。

4.2 多類型機構整合的網站

LAC網站是多類型機構整合的網站。其網站上整合了加拿大國家圖書館與國家檔案館的文獻信息。

近幾年，國際上圖書館界與檔案界在多項領域均有合作，逐步強化了圖、情、檔一體化的發展趨勢，隨著信息技術和網絡的發展，圖、情、檔三者又出現了融合的趨勢，國外許多檔案機構與圖書機構進行了聯合或是整合。如：美國總統圖書館就是典型的“三位一體”機構，館中有圖書、檔案文件、文獻材料，并有大量的聲像檔案和圖書；再如：在澳大利亞，圖書、情報、檔案一體化的實體大量存在，該國的檔案都保存于圖書館中，國家圖書館被賦予情報職能，成為全國的情報中心。

在這種發展趨勢下，加拿大國家檔案館與加拿大國家圖書館于2004年5月正式合并，組建成立了加拿大國家圖書館與檔案館。它的職責是：保存國家文獻遺產，向現在和未來的加拿大人提供持續的知識資源；向所有人開放，對社會、文化和經濟進步作出貢獻。由于機構的調整，加拿大國家檔案館剛站也與國家圖書館網站整合，形成了新的加拿大國家圖書館與國家檔案館網站。該網站融合和整合了圖書與檔案信息，對于社會公眾來說，國家圖書與檔案信息可以通過同一門戶、以整合為一體的形式獲得。

LAC網站的出現不是偶然的，事實上，國外許多檔案機構網站上包含了大量圖書信息；而許多圖書館網站(如“American Memory美國記憶”數字圖書館網站，http：//memory loc gov/)同樣包含大量檔案信息。

在國外，檔案工作與圖書館工作有合作的傳統。以美國為例，“美國檔案工作者在與圖書館工作者和信息科學專家的相互影響方面也更有廣度和深度。例如，一部分美國檔案工作者和圖書館工作者合作，有意識地影響諸如微軟公司這樣的電子巨人對軟件的研究，以便為檔案信息管理系統和圖書信息管理系統提供軟件服務，從而使得百萬用戶能從系統中應用到標準的可用軟件”。

5 積極關注和應用新技術——英國國家檔案館的RSS Feed

隨著信息技術的發展，不斷有許多新的技術應用到檔案網站的建設中來。國外一些檔案網站建設技術化水平高，能夠及時應用一些新的技術來提高檔案網站的服務水平。英國國家檔案館的RSS Feed就是其中一例。

RSS(Really Simple Syndication，真正簡易聚合)是網站和其他站點之間共享內容的一利t簡易方式。它本質上是一種通用的內容發布標準，是基于XML標準的對Web內容進行包裝和投遞的技術規范。

RSS的作用一是對網頁內容的一般屬性(如標題、摘要、URL等)進行描述，這樣更容易對例頁內容進行分類；二是賦予網站用戶一種與對特定主題感興趣的任何用戶交流信息的能力，使用戶可以從一個或多個網站選擇性地訂閱自己喜愛的、匯總過的內容，將用戶定制的內容定時傳給用戶并自動更新，實現對動態內容的有效傳遞和有目的的分發。用戶借助支持RSS的內容聚合工具軟件，在不打開網站頁面的情況下閱讀支持RSS輸出的網站內容；三是讓一個網站與其他網站之間更方便地交換信息、共享信息，促進信息資源整合。

RSS的能力主要表現在三個方面：一是實現網絡信息的“推(Push)”服務，這是RSS有別于以往任何一項網絡技術的最本質的特性；二是針對個體用戶而言，它實現了高效的信息“聚合”功能；三是信息發布的低成本性。提供RSS Feed在技術實現上比較簡單，對于內容的RSS包裝又是一次性的工作，所以采用RSS技術進行信息發布成本很低，長期的邊際成本可以忽略為零，這是其他信息發布方式所無法比擬的。

對于網絡內容訂閱者來說，可使用的RSS“聚合工具”即RSS閱讀器來觀看聚合后的信息。在英國國家檔案館提供的RSS Feed中，包括英國國家檔案館的新聞與事件，定期公布的新開放檔案信息(What’sNew)等。對于網絡檔案信息利用者來說，假設所有的檔案網站都可以提供這樣的RSS Feed，那么利用者就可以根據自己的需要獨立整合自己感興趣的檔案信息，聚焦自己關心的問題，將網絡中各個檔案網站上零散的顯性知識加以分類并使之系統化，便于對所需檔案信息的管理、搜索和分享。

6 人性化服務——NARA網站的用戶分類

國外的許多檔案網站很好地體現了國外檔案工作的服務理念，即人性化服務和個性化服務。所能提供的檔案服務較細致，比較到位。以NARA網站和澳大利亞國家檔案館網站為例，他們將檔案網站上的用戶或稱檔案信息的利用對象進行了詳細的分類。

NARA網站的用戶分類如圖3所示，包括：普通公眾；系譜學者和家譜檔案利用者；退伍軍人及其家庭利用者；教育者與學生；研究者；文件管理者；檔案保管者與檔案專家；信息安全專家；聯邦政府職員；國會議員；出版業者和新聞記者。

點擊這些分類的鏈接，可以進入為不同檔案信息的利用者準備的頁面，在這些頁面中向不同類型的利用者介紹本網站能為他們提供什么樣的信息，他們能用這些信息做什么，怎樣得到相應的信息服務，并集合了針對該類檔案信息利用者所能提供的信息和全部服務。

圖3 NARA網站的用戶分類

7 注重網站細節——澳大利亞國家檔案館的網站地圖

國外檔案網站在設計和實現中比較注重細節，在易用性和方便性方面都做得比較好。在此，僅以澳大利亞國家檔案館的網站地圖為例來進行這方面的說明。

網站地圖(Site maps)是對網站內的檔案信息進行組織，建立索引，以方便網站用戶了解整個網站的全貌和內容邏輯。它是針對網絡信息提供的檢索手段。網站是用超媒體技術組織的，當網站內容龐大時，利用者容易迷失其中。一般國外網站都為用戶提供了網站地圖及站內搜索引擎，這也是檔案網站應該提供的功能之一。

檔案網站提供網站地圖，便于網站訪問者明確本檔案網站內的各類信息的位置。提供內容索引，便于以內容為線索訪問網站。國外多數檔案網站都提供了這項服務。如圖4(缺圖，請補充圖片后將此說明文字刪除)所示，澳大利亞國家檔案館的網站地圖設計合理，較為詳細和易于操作。

它以圖書目錄形式組織本網站內信息，其目錄級次達到了六級。每條目錄都是超媒體鏈接，可以直接鏈接入相關網頁內容當中。這樣，檔案網站用戶可以一目了然地獲悉澳大利亞國家檔案館的網站的整體架構，輕松自如地點擊地圖節點鏈接到相關信息內容。我國目前提供這項服務的檔案網站還比較少。北京市檔案館網站在改版后增加了這項服務。從網站地圖中可以概覽整個檔案網站的信息組織情況。

參考文獻：

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