歸檔文件分類問題

一井水：在整理檔案中，采用“年度一組織機構一保管期限”分類法進行分類，對于同一年度統一保管期限的文件材料，在分類時，對于收文來說，就應該歸入承辦機構；對于發文來說，應該歸入形成機構。但在歸檔過程中往往為了省事，全部歸入了辦公室。這樣做合適嗎?對于這一問題，如何解決?

譯之：采用“年度一組織機構保管期限”分類法進行分類，對于發文在歸檔過程中全部歸入辦公室，這樣做實際上是沒有按科室進行分類，是變相使用“年度一保管期限”分類法進行分類。在同一單位，既然確定了分類方案就應該統一執行，不能在一個門類里采用不同的分類方法。對于發文，在該案例里，應按發文的形成、主辦機構歸入不同的科室，這樣分類方法就一致了。實際工作中，對于規模小的單位，一般只有一個發文字號，但不管發文字號有幾個，都應按其內容歸入相關科室，在這里主要是澄清部分單位認為是辦公室發文字號就應該全部歸入辦公室的模糊認識。

一井水：完全同意你的看法。但在檢查指導中，出現問題后，文件比較多，不好再作調整。

maoyue：如果歸檔文件由文書部門和業務部門進行系統整理的話，這種歸法就比較麻煩。尊重原有整理成果，可能不便于利用；如果進行調整的話，需要推倒重來，無疑增加了檔案部門的工作量。當然，如果歸檔文件由檔案部門整理的話，那就不存在問題。

一井水：是的，一般檢查時提出來，要求下不為例，不忍心讓他們推倒重來。

dinqiianxiong：無論是發文還是收文，都要有一個牽頭處理辦理部門，分類時將文件歸入該部門即可。

味道：現在很多單位形成的檔案都比較少，尤其是永久的，我覺得沒必要分那么細，個別單位只需要分辦公室和業務就可以了。因地制宜吧!

亓曉華：我認為應該根據單位形成檔案多少來定，檔案工作的目的就是利用，應以利用為中心，方便查找和利用，檔案形成較多的單位收、發文都必須按承辦科室進行分類歸檔，如果是收文較少的單位，一年形成不了幾份文件，可以把收文統一歸到辦公室整理。

蘭臺新兵：對于縣級以下的部門，最好采用“年度一保管期限”分類法。

一井水：一般收集檔案資料都是按科室收集，在排列文件時為什么不考慮“組織機構”呢?

味道：“年度”下再分“組織機構”，然后流水排號。

一井水：各單位在編制機關文書檔案保管期限表時，都是按組織機構順序進行，如黨委(黨總支或黨支部)、辦公室、人事科、業務科室……順序依次進行編排，這也是同一保管期限內、每年度文件的排列依據，分類方法實際是按“保管期限一年度一組織機構”進行的。

小刀：既然采用了“年度一組織機構一保管期限”分類法，那當然要貫徹執行，即不能為省事將所有文件都歸入辦公室。如采用“年度一保管期限”分類法則可以不分形成部門或承辦部門，直接按發文、收文排列即可，當然收文雖然不按機構劃分但也可以集中排列或按文種排列。

一井水：“年度一保管期限”分類法適合于不分科室的小單位，即只設一個辦公室、沒有其他業務科室的單位。一般一個機構產生的文件代表同一事由和同一問題，難道還把這些文件分開編排嗎?

小刀：看來大家對機構問題還沒有達成一致。其一，關于你說的“小單位”與“大單位”之說，小刀并不認同。其二，你說的按科室收集，

“一般一個機構產生的文件代表同一事由和同一問題，難道還把這些文件分開編排嗎?”只能說是同一性質的文件(或許存在同一問題的多次發文<收文>)，但這個跟分類方案貌似扯不上關系，“年度一保管期限”分類法也可以問題集中存放。其三，我感覺你說的“年度一組織機構一保管期限”分類法貌似機構文件的集中存放而采用的“年度一保管期限”分類法(即是同年度同期限只編制一個流水號)；我的認識是，

“年度一保管期限”分類法才是同一年度內同一期限編制一個流水號，而“年度一組織機構一保管期限”分類法是同一年度的同一機構內的同一期限下編制一個流水號，即如果本單位有10個部門，那么采用“年度一組織機構一保管期限”分類法則是要編制30個流水號；而此處的“組織機構”應該也在檔號中體現，將其設置成二級類目來進行。

一井水：我所說的“年度一組織機構一保管期限”分類法和你的“年度一保管期限”分類法應該是一致的，只是文件排列順序的問題。都是在同一年度內，按永久、30年、10年三種保管期限分別排列編制流水件號。只是你按“問題(事由)”進行，我按“組織機構”順序進行排列。

小刀：“年度一保管期限”分類法與“年度一組織機構一保管期限”分類法是兩種不同的分類方法，是不能混淆的，應加以區分。

譯之：我覺得采用“年度一組織機構一保管期限”分類法應該是同一年度的同一機構內不同期限混編流水件號。如：某單位有10個部門，那么采用“年度一組織機構一保管期限”分類法分類排列，同一年度、同一機構應該只有一個流水件號，lO個科室應該編制10個流水號；如果采用“保管期限一年度一組織機構”分類法分類，同一期限、同一年度應該只有一個流水件號，即在同一年度下，不同機構應該混編流水件號，在同一期限里，10年編制10個流水件號；如果采用“保管期限一年度”分類法才是同一期限內同一年度內編制一個流水號，10年編制10個流水件號。“年度一保管期限”分類法應該是同一年度內不同期限混編一個流水號。因為《歸檔文件整理規則》明文規定：歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事山結合時間、重要程度等排列。不能把“年度一組織機構一保管期限”和“保管期限一年度一組織機構”分類法混淆了。

小刀：據我所知只有極少的單位是采用混編的，混編的感覺貌似還是“組織機構”下產生的檔案太少，如果很多的話，是否按“保管期限”下獨立編制順序號會更好呢?

浪花兒：整理檔案中歸類問題應該根據本單位具體情況而定。我們提倡采用“年度一保管期限”的方法。這種方法簡單，劃分起來不復雜，在利用查找時方便。“年度一組織機構一保管期限”分類法適宜內部組織機構設置多、文件材料多的大型單位。

白樺：我認為不應為省事把全部檔案歸入辦公室，而應采用“年度一組織機構一保管期限”分類法，原則上一個機構設置一個類，機構名稱就是類名。具體來說，由業務部門起草、以機關或辦公廳(室)名義發文的，如果內容屬該部門職責或業務范圍，則應歸入負責起草文件的機構；由幾個機構共同承辦處理的文件一般歸入主辦機構；立檔單位內設置的臨時機構，一般應和其他機構一樣設類，形成的歸檔文件歸入該類保存，如果臨時機構與該立檔檔案某一常設性內部機構合署辦公的，形成的文件應歸入該內部機構類中。

蘭臺新兵：以我縣財政局為例，該局有20個左右的內設機構，一年歸檔的文件材料在200O件左右。如果我們采用“年度一組織機構一保管期限”分類法，該局歸檔文件材料件號編制就會存在60個“1”，至少也要準備60個盒子進行存裝。但實際上每個科室的歸檔文件材料多少是不一致的，有的一年就那么幾份，照此分類方法整理，有的盒內放置太少，大大增加了保管成本，浪費空間資源。如果采用“年度一保管期限”分類法，件號編制只會存在3個“1”，最多用60個盒子就能存放一年所形成的檔案。采用這種分類方法排列時，將同一保管期限、同一機構的文件相對集中。在整理結束編制整理說明時，就可說明永久的某號至某號分別是哪個科室。

王旭：歸檔文件分類問題，這是按件管理檔案不容回避的問題。按照檔案整理的簡化初衷，國家檔案局提倡按件歸檔，在前面大家也提到了好幾種慣常做法，比如按“年度一問題一保管期限”分類法、按“年度一組織機構一保管期限”分類法，等等。兩種做法各有優缺點：第一種分類法，容易打破部門所編的流水號，好整理，卻不好利用；第二種分類法，好利用，整理要費時些。我的想法是，檔案工作的目的在于利用，還是按問題分類好，或同時采用這兩種方法，先按部門將文件形成一個流水號組建一個檔案表，這樣歷年各部門移交了哪些檔案一目了然，然后按問題分類，進入真正的整理檔案程序。按件管理檔案，得有個前提，就是先要有檔案管理系統，沒有這個前提，不要提按件管理這件事，大家在討論以卷整理還是以件整理時就提出過按件整理的缺點，即離開計算機就有可能是大海撈針。檔案部門內部，先上檔案管理系統，再設置兩套管理體系，最后還是按問題分類管理檔案，能在提供利用時發揮很大優勢!不管按件管理有多么多的劣勢，做好備份并不會出現多么嚴重的后果，我支持按件整理檔案，按問題進行分類。

滄海一粟：關于在整理檔案中如何歸類問題，我認為應該具體情況具體分析，不能一刀切。對于國家部委、省直等比較大的單位，其內部組織機構每年形成文件一般相對較多，在整理檔案中不妨采用“年度一組織機構～保管期限”分類法，先將歸檔文件按組織機構分類，然后再按保管期限分類。其實，這些比較大的單位內部組織機構形成的文件大多由本身收管，就是移交給檔案室，歸類前一般也不會與其他機構文件混雜，按組織機構分類應該說比較省事，只需將各內部組織機構形成的文件按保管期限分類即可。對于市直、縣直等相對比較小的單位，其內部組織機構每年形成文件一般相對較少，在整理檔案中采用“年度一組織機構一保管期限”法似乎不太妥當也沒有必要，不妨采用“年度一保管期限(一問題)”分類法，將歸檔文件先按保管期限分類，再分別按問題排列各保管期限檔案，一般分黨務、行政、業務三大問題即可。其實一些比較小的單位，一年總共形成不了多少檔案，其內部組織機構每年形成的文件就更少了，整理檔案中采用“年度一組織機構一保管期限”分類法實在有“殺雞用牛刀”的味道，采用年度一保管期限(一問題)”分類法實屬無奈。

(摘自《檔案界》網站)