檔案館業務外包問題

longzhengyi：隨著檔案信息化工作的開展，越來越多的檔案館將一些業務，如檔案整理、檔案歸檔、檔案數字化，甚至上架都委托給檔案中介機構來做，即我們常說的檔案外包。那么，檔案館不做或者很少做業務上的事情了，還做些什么呢?是否有必要將所有業務部外包?我認為檔案館將業務外包是大勢所趨，一方而，檔案信息化建設需要大量人力，單憑檔案館的人員是做不了的；另一方面，檔案中介機構更專業、效率高，讓他們做更劃算；再一方面，檔案館將業務，也就是體力活外包出去，就能抽出更多的精力來做規劃、管理方面的事情，這對整個檔案事業的發展很有好處。

Zifycn：首先是要重申一個現狀：基層檔案局、館是一套班子兩塊牌子。這就是說館內人員同時也是本地區檔案行政工作的執行者，因此，館內工作減少必然可以騰出手來加強館外業務工作的開展，如本地區的檔案監督指導工作，包括執法檢查、業務規范建設、基層檔案室建設、中介機構管理，等等。在館內也可將工作重點轉移到如檔案編研、檔案專用、專題檔案籌劃等業務上。另外，在檔案外包業務方面，我認為在目前檔案工作人、財、物都不富裕的情況下，開展一些例如數字化加工、珍貴檔案維護等是可以的，但將檔案上架這樣的工作都委托外人去做，好像不妥。就像撫養一個孩子，以前我們是一手把孩子拉扯大，感情深；現在是讓別人把孩子養大了再領回家，這種感情就淺多了。檔案館工作就是點點滴滴的基礎性工作，想要管好用好檔案，必須付出感情和心血。

甘肅老姜：外包是一種需求，這個需求意味著某項業務工作量大、自身技術不精湛，非借助外力不可；同時，也意味著本單位人員素質適應不了某項業務，因此，外包確有一定道理。但毫無疑問，外包助長了吃財政飯的檔案館人員更加坐吃財政飯。從當前一些情況看，外包是一種無奈的選擇。

dingiianxiong：業務外包，不意味著檔案工作人員就能做“甩手掌柜”，在業務外包工作過程中，以下兒個方而是值得重視的：一是前期準備工作。要制定詳細的、具體的、具有可操作性的工作服務范倒。二是合作者的選擇。合作者最終決定著業務外包質量的高低，必須予以重視。優秀的合作者將提供專業的技術人員、專業的設備、專業的管理，能夠給合作雙方帶來效益。三是成本控制問題。合理的成本，確保合作方能接受，也確保單位內部討論和審核外包方案時順利通過并予以實施。四是質量監督問題。加強質量監督管理，工作方式可以自行開展，也可聘用第三方機構進行。五是檔案安全問題。開展檔案業務外包時應該注意檔案的實體安全問題和信息安全問題。六是后續服務問題。很多單位把所有的業務外包工作都當成一錘子買賣，容易忽略后續服務工作問題，實際上后續服務工作不容忽視。

L0ngzhengyi：目前檔案館還有幾個現狀，使得檔案館不得不將業務外包出去。其一，檔案館工作人員有的是軍轉干部、有的是干部家屬或親戚，可以說，很多檔案館沒有從正規渠道引進專業人才，有也是很少，這就導致了部分館內工作人員的業務素質不高。其二，隨著城市建設的評優創先工作的開展，對檔案館的建設也提出要求，比如城市“創衛”就要求市檔案館達到國家二級標準，由于前期工作做得很少，或者人力有限，這就要求必須將業務進行外包。這也是迫不得已。其三，檔案信息化建設是一個需要大量人力、物力、財力的事情，一個市級檔案館，館藏至少幾十萬卷，這些數據的錄入是一個浩大的工程，僅靠檔案館的幾個工作人員，要做到何年何月?像城建檔案館有著很多大型圖紙，掃描需要大型專業設備，上百萬元的設備對檔案館來說是很大的問題，考慮外包也是出于經濟、高效的考慮。

小刀：檔案館(局)(因現在大部分還是局館合一的)主要的職能還是在業務的指導、監督上。檔案館每年接收的檔案、資料很多，在政府職能轉變、細化，人員編制的限制情況下，對館內的操作型業務進行外包也是為了有更多精力和人力來做好監督、指導工作。檔案業務外包不僅僅是檔案館(局)行政職能分割所需要的，各地方行政單位都存在這種現象。各行政機關的檔案業務也會逐步分離，以外包的形式對外進行招標或其他采購方式，由第三方專業機構單位負責，其實從基礎上減少了各單位在人力、財力方面的投入，也解決了各單位專業能力缺乏的問題，還是一個比較正確的決策方向。大型的企業也是如此(除了大型國企在此方面一般投入較大外)，在檔案管理方面的投入相對來說與行政機關相似，人力、財力投入不了，專業也跟不上，但產生的大量有保存價值的檔案材料又不能不進行規范的整理，由此第三方專業機構在這里解決了企業檔案管理存在的問題。至于第三方單位的業務內容，完全要根據自身的實力開展，檔案管理的各個方面業務都可以由第三方承擔開展，業務內容也就是檔案管理的各個環節實際操作問題(包括收集、整理、數字化等)、管理體系問題等，即是我們通常說的：有多少米就做多少飯。

曾經做外包：因為我們做檔案外包，所以我們不得不日復一日地沉浸在檔案之中，而且每天一浸就是八小時……我們用青春換來的是不盡的“重復”勞動和“單一”的技能。盡管如此，我們從未氣餒消極，因為我們認定我們所做的事情是有意義的!我們不算很專業，但是我們會認真研究不同專業底下專門的制度、信息，盡力滿足客戶的需求；我們會細心呵護每天面對的朋友——“圖書、檔案、資料”，因為它們是我們生存之本；因為太愛護，所以我們很膽怯，不敢擅自處理任何沒有把握的問題。專業人士從我們這里得到了大量的實例信息反饋，并形成了很多更符合情理的東西。檔案需要有心人。把檔案外包出去吧，明天會更好!

白樺：檔案館業務外包即將檔案館內部業務的一部分承包給外部專門機構以達到降低成本、提高效率、充分發揮自身核心競爭力和增強企業對環境迅速應變能力的一種管理模式。這種管理模式固然有其優點，但也存在著一些問題，歸納起來，主要有兩個方面：其一，可能會挫傷檔案館工作人員的工作熱情，使其養成眼高手低、坐享其成的工作態度和消極心理；其二，檔案館業務外包的收費問題。查閱一些相關資料很難找到想要的答案，沒有任何相關標準可做參考，那豈不是檔案中介服務機構一口價了嗎?很難做到讓我們“明明白白地消費”，因此制定一套嚴密的檔案館業務外包制度十分必要。

zzia050406220：檔案業務外包是把雙刃劍，一方面降低了企業的成本(對于機關、政府單位是否降低成本尚不好界定)；另一方面，剝奪了檔案工作人員的學習鍛煉機會，不利于檔案工作人員的成長。我們不可能將所有業務進行外包，比如業務指導、檔案編研。業務指導多指實踐的指導，并不是理論的指導，如果我們將基礎性工作都外包了，那么從哪里獲得實踐的經驗?編研要熟悉館藏，檔案部門的基礎性工作實際上扮演著幫助熟悉館藏的角色，缺乏這一有效途徑，對館藏的熟悉程度不夠，編研的質量如何保證?僅僅是因為人力不足，而將檔案業務外包是難以說通的。我認為檔案業務外包是不應該的，至少對于檔案行政管理部門來說是有點牽強的。

滄海一粟：關于檔案館業務外包問題，我認為不能不加分析地一概否定或肯定，應當視具體情況有的放矢地去分析、去應對。比如檔案館藏數字化這項新業務，許多檔案館缺乏相應的技術人員與技術設備，而檔案館達標升級又有館藏數字化方面的要求，為了升級，檔案館不得不花費相當數量的資金將館藏數字化業務外包，這對許多檔案館尤其是基層檔案館而言，可能是無奈之舉。但這并不是說，在館藏檔案數字化的過程中，檔案館人員可以當甩手掌柜，而應當在力所能及的情況下做一些必要的監督檢查工作，以確保館藏數字化的質量。至于檔案整理、上架以及提供利用等基礎工作業務，我認為不宜外包。尤其是檔案編研業務，更不能外包，實在自己單獨干不了，不妨和相關單位合作。這些業務畢竟是檔案館最基本的業務，是看家的東西。如果連看家的業務都外包，那檔案館還是檔案館嗎?

清音：我這個假期在承擔檔案業務外包的公司工作了將近兩個月，對這個問題有切身的體會。首先，我想說檔案業務外包公司的優劣問題，并不是像很多人看到的那樣：檔案業務外包公司的實力很強、人員素質也非常高。我所在公司在我沒去之時僅有幾個人是檔案專業的學生，其余的都是專科學生，而且還不是檔案專業的。公司能夠開展這個項目主要是有幾位具有豐富經驗已退休的檔案管理人員，對這些實習的學生短期培訓后直接上崗。倒不是這就一定意味著檔案整理的質量會出現問題，而是說進行檔案業務外包單位的檢查和監督非常重要，因為我的很多同事都會鉆空子沒有認真對待其整理的檔案；其次，關于業務外包的重點是什么的問題。我所在的公司承擔了很多的項目，大多數內容是進行檔案數字化、形成數據庫以及檔案的著錄。其實，如果本單位的檔案整理工作做得很好，將檔案數字化的業務外包，我認為是很節省管理成本的，很多的硬軟件設備的購置以及人員的配備就不必考慮很多。但是檔案的著錄是很重要的一個環節，如果這一步質量沒有控制好，勢必會影響今后的利用；最后，現在檔案業務外包已成為一種趨勢，據我所知，僅在北京就有20多家這樣的公司做這樣的項目。所以對檔案事業領域這一現狀進行分析研究是有必要的。

蘭臺新兵：檔案館業務外包問題，對于一些縣、區級檔案館而言，是想包而沒有人來包。更多的時候，縣、區級檔案館人員反而在外攬一些檔案整理之類的活兒。以我縣檔案館為例，財政一年只預算了工資和少得可憐的工作經費，稍不精打細算，年終盤子就整不圓。缺錢少糧導致檔案館業務外包這一問題想都別想。

浪花兒：檔案業務外包，我認為優點有三：一是讓檔案部門可以有更多時問、有更多人員搞編研，搞業務建設，讓檔案業務水平上一個臺階；二是提高了人們的檔案意識，讓更多的人接觸檔案、理解檔案；三是解決了一部分人生汁問題。缺點主要有二：一是很難找到合適的整理人才；二是檔案局業務經費不足，整理價格高，檔案部門拿不出，整理價格低，又無人整理。解決辦法是：可以在檔案部門里成立一個臨時整理公司，通過業務培洲、考試合格招收部分臨時工，專門負責整理該檔案部門以及外單位的檔案，工資協商斛決。

maovue：業務外包不宜大力提倡。我以為檔案館業務外包是有前提的，那就是檔案館缺乏開展這方面業務的專門人才，應該是不得已而為之的。如果檔案館有能力承擔某項業務，只是怕麻煩，干脆自己出點錢省事省心，讓外單位一包了之，這就值得商榷。即使有的業務需要外包的話，檔案館也應當對外包業務的質量自始至終予以監督。

savvv：感覺這個事情再思考，還是有些內容可以說的：檔案館業務外包，其實就是以錢來換設備、換人、換時間。就是檔案館沒有足夠的設備或人在一定的時間內完成一定的任務量，但是要有錢。分解一下，人的兇素有兩個方面，一個是數量，一個是技術，也就是說有足夠整理能力的幾個或更多人來工作；設備，包括數量和質量，有足夠質量上能夠符合整理要求的兒臺或更多臺專用設備；再增加兩個要素：時間和空間。一個重要的指標，就是成本。人員的工資、設備的損耗、電力的消耗及其他管理成本等。對此財務指標尚不熟悉，只能想當然了。由此，可以得出一點，若全部由檔案館工作人員來完成一定量的任務，其成本高于外包公司的情況下，可以請外包公司來做。

亓曉華：我認為，檔案館業務外包主要包括四個方面：第一，特藏檔案維護的外包。包括館藏檔案文獻的編目、考訂、修裱、保管與維護。第二，檔案數據庫建設的外包。包括計算機軟件、硬件維護，網絡定制、維護、軟件開發、數據庫系統建設，信息服務整體應用方案等。第三，館藏資源利用方面的外包。第四，物業管理的外包。包括檔案館內及周邊環境衛生、借閱室清潔消毒、庫房溫濕度調節、殺菌消毒、檔案館安全保衛等。我認為，目前我們普遍采用第二種檔案數據庫建設的外包。因為隨著信息技術的廣泛應用，大部分檔案館都缺乏專業的計算機人員，技術力量不足，保證不了系統開發的質量及有效維護，另一方面，像數據庫建設這樣的業務需要投入大量的時間、人力和物力。為了避免影響其他的工作，檔案館往往采用外包來完成這項工作，充分利用外部資源，利用別人的專業優勢，將自身的薄弱環節做到最好，自己則集中精力提供優質完善的用戶服務，提高檔案的整體業務水平。

山大檔案：我覺得對此問題要全面看待：首先，作為一種新的管理辦法，業務外包業已顯示出了它的強大生命力，而且分工的細化是社會發展的重要規律之一，隨著社會經濟的發展，業務外包，包括檔案館某些業務的合理外包是大勢所趨。其次，就目前情況而言，檔案館似乎不具備業務外包的現實條件：其一，檔案館可支配的經費少，而且在現行檔案管理模式下，沒有人員使用的自主權；其二，檔案業務工作是一個聯系緊密、系統完整的工作體系，且不說其中沒有經常而持續的外包內容，即便有，將之外包出去了，就會割裂檔案工作，隨之而產生的“蝴蝶效應”需要檔案部門慎重考慮。再次，業務外包的前提是分清主次，分清哪些是核心工作，哪些是可以外包的非核心工作，對于企業來說這很明顯，可是對于檔案部門來說，各個工作環節緊緊相扣，哪一個環節出了問題都會對整體工作產生重大影響，相比較而言各環節之間的獨立性較弱。可以外包的，也只能是一些具體的事務性工作，比如檔案數據錄入等。最后，業務外包也得注重工作質量，也就是說對接受外包業務的公司或機構的業務要求要更嚴格一些，相對于企業業務外包來說，檔案業務外包發展較緩，機制還不健全，專門接受檔案業務外包的公司不是很多。總之，我認為檔案業務外包作為一種新的管理模式需要經歷一個長期的發展過程，目前情況下，對待檔案館業務外包問題還是謹慎一些為好。

王旭：檔案館業務外包問題，這是在檔案館大興數字化建設時提出的一個新命題，主要外包什么呢?外包數字化加工這一塊，而在現實中也不可避免地出現了檔案館所有業務拿來外包的問題，這種現象屬于體制問題，是不正當行為。檔案館業務無非就是整理檔案、提供利用檔案兩項事，但有人總會不同意這種簡單的提法，比如編研或業務指導之類的，繞來繞去，一個就是為利用作準備，一個就是提供利用進行中。那么檔案館業務外包，總不至于把提供利用進行中這件事給外包吧。那么檔案館業務外包主要集中在為利用作準備這件事上，而在這件事上，編研工作大多還沒涉及外包，亦即可以外包，如果財政掏錢，怎么就不能外包呢?業務指導也不大可能外包，因為這件事還算是體現檔案行業中專業性的東西吧，所以不好拿出去外包。最有可能的就是整理檔案，整理檔案有技術含量高的，也有技術含量低的，我覺得，像編頁碼、蓋檔號章這樣的工作，聘請臨時工來做還是可行的，但拿出去外包卻沒必要。那么檔案館業務外包，還是輪到搞數字化了，這一項，如果用同樣的經費，何苦拿出去外包呢?找到合適的計算機人才一至兩名做技術保障，掃描、上傳這種被人當做沒技術含量的活，讓檔案工作人員來做吧，整理檔案者難道都要做高技術活?檔案館業務外包，在流行，而且在沒有良好的監督機制中會流行得很厲害!

(摘自《檔案界》網站)