手機短信在檔案館中的應用

摘要：手機已成為繼報紙、廣播、電視和互聯網之后的“第五媒體”，作為一種新的信息傳遞手段，由于手機短信具有的快速、便捷、可靠、低成本等優勢，目前已在許多領域得到廣泛應用。手機短信在檔案館中應用，將檔案館帶入一個“移動”的新時代。

關鍵詞：手機短信；檔案館；應用

手機短信息是一種在移動網絡上傳送簡短信息的無線應用，作為一種新的信息傳遞手段，由于具有的快速、便捷、可靠、低成本等優勢，目前已在許多領域得到廣泛應用。2006年6月，貴州省檔案館率先在全國開通了手機短信查詢檔案和現行文件業務，為檔案館開發和利用檔案信息資源提供了新的路徑。因此，探討手機短信在檔案館中的應用，對建立我國檔案館服務新模式，把固定式服務轉變為移動式服務，推動國家檔案館事業的發展有著重要意義。

1 手機短信概述

1.1 手機短信的發展

1992年世界第一條短信在英國沃爾豐的GSM網絡上通過PC向移動電話發送成功，兩年后，中國移動的網絡具備了短信功能。從1998年開始，移動、聯通先后大范圍拓展手機短信業務，隨著手機終端的日益普及，短信在中國得到了飛速發展，到了2004年中國短信量數字飛漲到900億條。2004年lo月，中國移動的彩信業務正式開通，它支持多媒體功能，能夠傳遞功能全面的內容和信息。隨著手機在日常生活中的廣泛運用和多元化開發，短信逐步由通訊終端轉變為信息終端，與報紙、廣播、電視、網絡等其他媒介的結合，滿足了當今語音、數據、視頻三個方面融合的要求。隨著短信由純文本形式到融聲音、圖像、文字于一體的多媒體彩信的進化，短信正呈現一種爆炸式的發展和蔓延式的擴張，迅速成為繼報紙、廣播、電視和互聯網之后影響巨大的時尚新寵兒一～“第五媒體

1.2 手機短信的特點

1.2.1 個性化：手機短信內容可以由用戶自己來編寫，手機的鈴聲、開機畫面以及編輯格式等都可以進行個性化的設置。

1.2.2 短而精：目前的大部分手機短信都有字數限制，所以手機短信的內容要求短而精，它使用精練的形式傳達豐富多彩的內容。

1.2.3 隨意性：短信息服務支持國內和國際漫游，是名副其實的全球移動數據服務。它實現了人們隨時隨地隨心所欲傳接信息的愿望。

1.2.4 成本低：小型化設計的手機不僅攜帶方便，而且作為媒介更經濟，一般投資只有手提電腦的1/10，而且是一次性投資常年使用。

1.2.5 互動性：手機短信既可以作為客戶端數據返回載體，也可以主動向用戶提供服務，服務者與被服務者都可以進行信息反饋，信息交流具有雙向互動性。

2 手機短信在檔案館中應用的可行性

2.1 應用現狀

手機短信因其方便、快速、準確的優勢，在政治、經濟、科技、文化、交通、農業、環境、氣象等領域得到廣泛的應用。2006年6月，貴州省檔案館率先在全國開通了手機短信查詢檔案和現行文件目錄業務，向社會各界提供查詢的檔案和現行文件條目約有15萬條，數據內容包括1916年至1949年的檔案目錄28094條；中華人民共和國時期(1950年至1975年)檔案目錄11011l條；1996年至2005年中共貴州省委、貴州省人大、貴州省政府、貴州省政協及省政府有關部門共48家單位的文件6139條；中華人民共和國成立后的禁煙禁毒、救災、體育專題目錄2646條等。目前，手機短信查詢檔案業務方式只有貴州本省移動手機用戶可以使用。使用時，只需要編輯短信“查詢內容A年份”或編輯短信“BX”發送到06688123，幾秒鐘后便可收到回復的短信。資費每條0.10元，回復短信免費。手機用戶已開通GPRS的，也可輸入網址WWW.gzda.gov.cn，登錄WAP主菜單進行查詢，十分快捷方便。

2.2 應用條件

2.2.1 龐大的手機用戶

據中國信息產業部的統計數據顯示，截至2007年末，中國累計新增電話用戶8389.1萬戶，總數達到91273.4萬戶，手機普及率已達42％。預計每年新增手機用戶為5860萬戶，平均每月手機用戶增長近500萬戶。這就為手機短信在檔案館中應用提供了強有力的保障。

2.2.2 短信業蓬勃發展

截止到2008年8月，中國移動和中國聯通這兩大移動運營商的增值業務收入分別達到529.96億元和351.4億元，其中一半來自短信。我國的手機短信業務量2002年是959億條，2004年是2178億條，2005年是2622億條，2007年達到5921億條，發展速度十分明顯。

2.2.3 短信服務技術的成熟

從短信業務發展來看，它大致經歷了兩個階段：第一階段，以移動運營商(如中國移動、中國聯通)短信服務中心(SMSC)為信息服務提供者的時期。第二階段，互聯網ICP/ISP提供短信服務內容，移動運營商的SMSC作為短信服務中轉交換接口，這一階段是短信業務的急劇發展時期。目前處于短信服務發展的第二階段，短信服務從技術來講已經相當成熟，檔案館開展短信服務，從技術層面來講是可行的。

2.2.4 3G技術發展迅猛

3G是英文3rd Generation的縮寫，指第三代移動通信技術，指將無線通信與國際互聯網等多媒體通信相結合的新一代移動通信系統。它能夠處理圖像、音樂、視頻流等多種媒體形式，提供包括網頁瀏覽、電話會議、電子商務等多種信息服務。我國的3G市場正處于起步階段，但發展很快。據樂觀估計，2009年底，以大規模用戶放號為標志，中國通信業將全面進入3G時代，屆時3G將全面開始商用。隨著3G技術的逐漸成熟、3G網絡部署的逐漸鋪開以及3G業務的逐漸豐富，它必將給即將進入，3G時代的檔案館事業帶來新的發展機遇。

3 手機短信在檔案館中應用的領域

3.1 信息交流

手機作為一種強有力的無線通信媒介，其服務具有勢不可擋的全民滲透力和隨時隨地的可達性，因此，手機短信有能力吸引公眾的注意力，通過建立各種特色的交流群和討論組，為用戶提供各種信息交流的機會，拉近公眾與檔案館的距離，進而發揮其對公眾的引導作用。

3.2 檔案查詢檔案館可以運用短信技術，在以往開展的網上查詢的基礎上，經過充分調研、論證和反復測試，開通利用手機短信查詢檔案和現行文件目錄的服務業務。用戶只要擁有手機，就可以通過發送短信查詢他們所需要的檔案信息，還可以使用手機上網功能，通過WAP無線上網方式查詢相關檔案信息。

3.3 檔案咨詢

建立短信咨詢平臺，利用短信業務來開展各種檔案信息咨詢服務。具體來說，就是用戶將自己所要征詢的問題以短信的方式發送至檔案館，檔案人員首先根據系統預先設定的“常見問題問答”提供解答，然后進行一定的分析與整理，將相關方面的檔案信息定期發送給用戶。

3.4 檔案公布

用戶可以利用手機的短信功能，接收檔案館發出的檔案公布通知，系統發送提醒短信到用戶設定的手機號碼。也可以在檔案館進行檔案公布時通過手機發送相關公布、公告、通知等。用戶通過手機上網登錄自助服務網站，點擊相應菜單，可查詢自己要看的檔案公布情況。

3.5 彩信檔案

通過彩信業務給用戶傳送圖片、聲音和文字等多媒體檔案信息，用戶在讀取媒體檔案信息時，既方便快捷，又形象生動。

3.6 移動閱覽

移動閱覽使用戶從時間和空間的限制中脫離出來，利用手機短信連接檔案館的網絡資源服務器，對檔案進行在線查閱，不受時間和所處地域的限制。

3.7 特色服務

檔案館“以用戶為中心”，基于大量用戶的各自不同的信息需求，進行高效率的集成化信息過濾，按用戶要求定制特殊用戶界面，提供針對個人信息需求的特色信息服務方式。是傳統服務上的一次突破和創新。

4 手機短信在檔案館服務中的作用

手機短信在檔案館中的應用，其實質是利用通信技術手段加大檔案館館藏資源的增值服務的力度，是對檔案館傳統服務的一次革新。手機短信提供的這些個性化、多元化、人性化的服務能夠極大地方便用戶，讓用戶感受到檔案館的人文關懷，樹立檔案館良好的品牌形象，提升檔案館的社會影響力，使檔案館為更多人所熟知和利用。

4.1 方便獲取所需的檔案信息

利用短信平臺，檔案館向用戶提供更方便、更優越的資料檢索服務。基于短信的信息檢索，將具有普通網絡查詢所無法比擬的優勢，用戶的檢索不再受地域、時間和計算機條件的影響，用戶將具有更高的自主性和隨意性。既利用了用戶的一些空閑時間，也可以發揮檔案館資源優勢，提升了檔案信息服務層次。

4.2 檔案館服務范圍的拓展

檔案館可以根據自身具體情況(館藏情況、用戶人數等)，以檔案館網站為依托，并以各種途徑加強宣傳，吸引用戶使用，可以采用對注冊用戶與個別用戶分別進行服務的方式。檔案館短信服務可以采用定制或個別信息服務的方式，服務以本館注冊用戶為主，圍繞檔案信息服務為主，同時開展靈活多樣的短信互動、信息導航。

4.3 檔案館服務能力增強

隨著手機短信在檔案館中的應用，繁瑣的檔案借閱工作可部分通過手機來進行，不僅減輕了工作人員的工作壓力，而且極大地提高了工作效率。可以預見，檔案館將要通過短信借閱平臺相繼開展預約、續借、電子公告等服務。隨著借閱條件的便利，借閱者人數增多，檔案館館藏檔案社會利用得到了全面實現，檔案館館藏檔案的使用率和社會效益大為提高。

4.4 檔案館可提供特殊服務

以前用戶因工作繁忙忘記及時歸還檔案，或沒有及時瀏覽檔案館網頁的檔案信息，導致用戶對此有較多的抱怨和意見。現在，開展了手機服務的檔案館可及時提供檔案和現行文件目錄信息，提升了檔案館的服務水平，將檔案和現行文件目錄信息主動及時提供給用戶，大大方便了用戶。

4.5 促進檔案館與利用者互動交流

互動交流是現代檔案館服務的基本環節，它能夠起到培養用戶忠誠度和檢驗服務績效的作用。手機短信的應用為檔案館構建實時交流平臺提供了必要條件。檔案館充分發揮手機短信的服務功能，可以了解利用者信息需求，對不同年齡段、性別、地區、文化水平和專業領域的利用者適度細分，有針對性地開展宣傳推廣活動，圍繞特定用戶群體的需求架構信息交流平臺，促進檔案館與利用者形成良性互動。

4.6 檔案館服務更加個性化

現代社會的檔案用戶所提的問題千奇百怪、五花八門、包羅萬象，并不僅僅是檔案館館藏的查詢、咨詢等大眾問題。手機短信的開通，使檔案館不僅能提供用戶需要的這些大眾問題，也可以提供單個問題的解答，可以對某一主題提供周期性信息傳遞，為用戶提供更為貼心周到的信息服務。

4.7 提升了檔案館的社會影響力

目前，很多年輕人都很喜歡使用手機短信息的功能，都鐘情于手機短信這樣一種溝通方式。開展了手機短信服務的檔案館，能吸引一些新的、潛在的用戶利用檔案館的服務，從而擴大檔案館服務對象，提升檔案館的影響力。

3G技術時代的來臨，手機已成為我們必備的信息工具，而短信又是一個重要的信息利用方式，是人們生活中不可或缺的一部分。作為信息技術發展中的“新秀”～一移動通信技術，利用手機短信將檔案館帶入一個“移動”的新時代，進而帶動整個檔案館工作的新發展。

參考文獻：

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(作者單位：廣西民族大學管理學院來稿日期：2009-10-20)。