多校區辦學格局下的高校辦公自動化建設

[摘 要] 多校區辦學已經成為我國當代大學發展的一個特征。由于各種原因，目前高校多校區辦學存在著運轉成本高、工作效率低等問題，在高校實行辦公自動化將有效解決這些問題。加強辦公自動化建設主要做到以下方面:領導重視、加強技術人員培訓、選用合適的應用軟件和硬件設備、加強日常管理、改變意識觀念。

[關鍵詞] 加強;辦公自動化建設;多校區辦學

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 05 . 039

[中圖分類號]F270.7;G647 [文獻標識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)05 - 0092 - 02

自從大規模擴招以來，各高校為了適應發展需要，紛紛采取學校合并、建立新校區等措施，這在一定程度上達到了擴大招生、完善專業的目的，有效克服了我國高等教育在計劃經濟體制下形成的條塊分割、辦學分散、效率低等弊端，較好地改善了高校重復設置、單科性學校過多、辦學規模過小的狀況，同時也形成了多校區辦學格局。目前各校對于多校區管理已經有較為完整的規章制度，但由于各種原因，當前高校多校區辦學存在著交通通信成本增高、管理效率降低等問題[1]。全面利用校園數字網絡系統，在高校加強辦公自動化建設，將在一定程度上解決這些問題。

1加強辦公自動化建設

眾多高校在多校區辦學中也認識到了辦學成本增加、辦事效率降低等現實問題。目前很多高校已經在校內開展了辦公自動化建設，辦公自動化在我國高校得到了快速發展，但由于軟件和硬件的配備不同，使用環境不同，使用人員不同，所以辦公自動化建設開展也存在一些問題。廣東藥學院從2006年開始探討辦公自動化系統的應用，目前已經使用了2年多，取得了一定的效果。總的來說，加強辦公自動化建設，需要做到以下方面:

1.1領導重視

高校的辦公自動化開展需要校領導的重視，因為很多需要校領導簽發審批的文件都是通過網絡來進行，如果校領導存在抵觸情緒就不利于工作的開展。同時要注意對校領導使用辦公自動化系統過程中出現的問題進行收集，因為系統在使用初期存在一些問題需要技術人員及時改進。而且辦公自動化建設是一項復雜龐大、綜合性強的系統工程，辦公自動化建設涉及軟硬件設施的更新，涉及辦公人員原有的思想觀念、工作方式等的徹底變革，涉及學校方方面面的工作，有了校領導的重視，運行過程中遇到的問題就容易解決了。

另外，建設系統需要建設隊伍、經費和設備，有了領導的重視，建設系統所需人員、經費和設備等問題自然迎刃而解。

1.2加強培訓

高校工作人員的素質也是影響辦公自動化系統運行的重要因素。只有他們熟練地使用現代化辦公設備，才能使辦公自動化系統得以有效實施和運轉[2-3]。所以在辦公自動化實施的前期，管理操作人員的培訓很重要，培訓要根據實際運行情況做些簡單調整，在培訓初期和應用期要根據性質不同進行對應的知識講解。在對技術人員進行培訓時也要注意分層次、有目的，我院在辦公自動化系統運行時進行了4個層面的輔導和培訓，包括學校領導、中層領導、技術人員、信息管理員，學校針對他們各自的工作性質和事業權限進行對應的培訓，使各層次的使用者均能在短時間內掌握辦公自動化系統的操作程序，均能通過系統完成相應的工作。另外在培訓過程中也印發了系統操作手冊，對于使用過程中遇到的難點問題也有詳細明確的解決程序。

1.3選用合適的應用軟件和硬件設備

目前企業或者政府部門的辦公自動化系統軟件相對比較成熟，市場上針對高校的特殊需要單獨開發的軟件比較少，當前高校使用的辦公自動化軟件很多是在企業版或政府版的基礎上改造而成的。高校管理人員對辦公自動化軟件提出了較高的期望，希望它使用方便、操作簡單，希望教學管理、財務管理、人事管理、檔案管理等系統能夠互相兼容，但目前市場上基本沒有類似軟件，很多軟件均為單項功能。雖然目前的辦公自動化軟件沒有完全達到人們的要求，但是仍需要大力推廣，需要在應用過程中不斷完善和調整。

有了好的軟件，更需要有好的硬件支持，辦公自動化系統建設需要一定的硬件條件，一個安全、穩定的校園局域網是辦公自動化系統運行的網絡保障。當前網絡病毒泛濫，大量不安全因素嚴重影響辦公自動化的應用，例如:黑客非法入侵系統，竊取機密信息，進行惡意破壞;網絡病毒造成網絡癱瘓及系統故障;使用人員違章操作使系統受損及泄密等[4]。因為校領導經常要在外出時進行很多文件的處理，這樣就對校園網絡的安全性提出了較高的要求，要做到安全與快速并存就需要良好的軟件和硬件設備作保障。

另外，在建設初期要保證系統的兼容性和可擴展性，避免將來系統閑置或者重復建設，造成大量資金浪費。要求軟件開發商根據本校硬件和軟件情況，對于各項功能要可以不斷附加、延伸和挖掘潛力[5]。

1.4加強管理

辦公自動化系統建設的管理和軟硬件配置同樣重要，甚至在一定程度上，管理更為重要，同樣的系統和設備在有的學校運行良好，而在個別學校卻無法得到廣泛的應用，其關鍵在于管理。首先，對于一個新軟件的運用，要有計劃地開展培訓。由于辦公人員的計算機水平差異較大，可以選一批基礎比較好的人員作為各個部門的表單管理員進行培訓，然后通過表單管理員對自己部門人員培訓。其次，要建立與辦公自動化相適應的信息管理制度，逐步規范公文在辦公自動化系統中的運轉程序，對于在系統上運行的公文必須有明確規定，逐步取消部門紙質文件，同時對于需要存紙質文件的要做好存檔工作。

1.5改變觀念

在我國高校，因為傳統的辦公方式仍能夠維持，使一些領導或工作人員對傳統的辦公方式仍有較強的依賴性，不愿主動去改變。因此，要做好辦公自動化的宣傳工作，要從學校信息化建設和提高辦事效率的角度來認識辦公自動化系統的重要性，通過辦公自動化系統建設提高學校的行政辦公效率和管理水平，推動學校的信息化工作。提高師生的辦公自動化意識，尤其要強化各級領導的辦公自動化意識，只有各級領導和工作人員都有現代化意識和觀念，才有可能加快辦公自動化的建設步伐。

1.6加強跟蹤服務

辦公自動化在實施過程中將遇到不少問題，主要有軟件設計方面的、硬件配備方面的、應用能力方面的和使用制度方面的。只有在使用過程中加強跟蹤服務，對于使用過程中遇到的問題有針對性地加以解決，及時解決系統存在的問題，這樣才能使辦公自動化的開展取得好的效果，使之更好地為教學科研服務。

2小結

從目前實施情況來看，由于當前計算機病毒的泛濫，辦公自動化的安全問題還沒有完全得到解決，即使在基本實現辦公無紙化的企業、政府部門和高校，一些重要的文件仍要通過紙質文件傳輸。總的來說，電子文件和紙質文件各有優點，可以充分發揮它們的優勢，不能全部無紙化。實現辦公自動化是為了提高現代化管理水平，提高辦事效率，而不是單純追求無紙化的形式。

加強辦公自動化化建設，將有效降低高校多校區辦學的成本，提高日常工作效率，為師生營造一個良好的教學科研和學習環境，為高校的快速穩定發展提供保障。

主要參考文獻

[1] 郜嶺.我國高校多校區管理的問題與經驗借鑒[J].中國高教研究，2005(12):79-80.

[2] 張大斌，等.數字化校園的辦公自動化系統開發研究[J].現代教育技術，2005(1):70-72.

[3] 張玉俠.高校辦公自動化系統建設初探[J].沈陽工程學院學報:社會科學版，2007(2): 282-284.

[4] 趙毅.高校辦公自動化系統整體安全策略的研究[J].重慶工學院學報，2005(11):64-66.

[5] 向麗華.高校辦公自動化建設管理探討[J].內蒙古科技與經濟，2005(3):92-94.