基于事項憑證的賬務(wù)處理流程探討

[摘 要] 本文提出運用事項法采集經(jīng)濟業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，把事項憑證作為業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)采集和業(yè)務(wù)活動規(guī)則定義的載體，通過事項憑證生成記賬憑證，重構(gòu)賬務(wù)處理流程，改進會計數(shù)據(jù)處理過程。

[關(guān)鍵詞] 事項法;事項憑證;賬務(wù)流程

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 05 . 010

[中圖分類號]F230 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)05 - 0022- 02

一、事項憑證的內(nèi)涵

根據(jù)文獻檢索，2005年我國學(xué)者張永雄先后在財會通訊、會計研究等刊物中發(fā)表論文，提出了“事項憑證”的概念，并以采購存貨業(yè)務(wù)為例對事項憑證的格式、業(yè)務(wù)處理規(guī)則進行了說明。他認為，就像傳統(tǒng)的AIS使用記賬憑證收集會計信息一樣，事項法AIS也使用憑證(事項憑證)的方式收集原始事項信息。所有的部門在收集事項信息時都使用事項憑證，事項憑證的格式有系統(tǒng)規(guī)定，業(yè)務(wù)事項處理規(guī)則體現(xiàn)在憑證設(shè)計上[1-2]。

筆者認為，事項憑證是事項法AIS應(yīng)用的重要設(shè)計思路，認識事項憑證需要把握以下方面:

1. 事項憑證是經(jīng)濟業(yè)務(wù)各項原始事項信息記錄的載體，是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的全面反映和真實記錄。當(dāng)企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，產(chǎn)生的原始信息可通過事項憑證予以記錄，這些信息既包括價值信息和非價值信息，又包括財務(wù)信息和業(yè)務(wù)部門信息，能夠全面和真實反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)。這就要求設(shè)計事項憑證時，一方面合理界定業(yè)務(wù)事件，準確描述業(yè)務(wù)事項;另一方面，事項憑證中應(yīng)當(dāng)包含鑒別信息真?zhèn)蔚男畔ⅲ@就像傳統(tǒng)的記賬憑證需要制證人、審核人、記賬人等簽字防偽一樣。記賬憑證是在財務(wù)部門內(nèi)部傳遞，事項憑證是在多個部門之間傳遞，考慮到信息處理效率，事項憑證只有在網(wǎng)絡(luò)中應(yīng)用才能發(fā)揮作用。

2. 事項憑證反映多部門的業(yè)務(wù)信息，同時也規(guī)定部門間業(yè)務(wù)處理規(guī)則。既然事項憑證要全面反映業(yè)務(wù)信息，必然包括多個相關(guān)部門的信息，多個部門在協(xié)同完成某項經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，工作存在先后順序和相互制約的關(guān)系，也就是業(yè)務(wù)流程。事項憑證必須反映有關(guān)業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)流程，這個流程應(yīng)該是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的流程，是利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程的再造。

3.事項憑證也是企業(yè)管理其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)入口。事項憑證不是局限在會計信息系統(tǒng)中的會計憑證，而是反映整個經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)憑證，它不僅反映會計價值信息成為傳統(tǒng)會計信息處理的數(shù)據(jù)入口，也是企業(yè)其他管理子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)入口和業(yè)務(wù)發(fā)生的憑證。

4. 經(jīng)濟業(yè)務(wù)的多樣性要求事項憑證具有多種類型，保證每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都能對應(yīng)一類事項憑證進行數(shù)據(jù)的采集。企業(yè)經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動多種多樣，如生產(chǎn)、銷售、采購、倉儲、投資、人力資源開發(fā)培訓(xùn)等，各種業(yè)務(wù)記錄的事項內(nèi)容是不同的，信息量也不同。用一個類型的事項憑證來記錄所有業(yè)務(wù)活動是不可能的。這就要求對企業(yè)經(jīng)營活動進行合理分類，根據(jù)不同經(jīng)營活動的特點和業(yè)務(wù)流程設(shè)置不同類型的事項憑證，保證每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)都能對應(yīng)一類事項憑證進行數(shù)據(jù)的采集。

5. 各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)對應(yīng)的事項憑證類別是系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定標(biāo)準或系統(tǒng)使用前根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)的具體特點來設(shè)置。事項法AIS在采集數(shù)據(jù)時必須生成相關(guān)業(yè)務(wù)類型的事項憑證，這個憑證格式如何生成呢?可以由系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定，系統(tǒng)提供標(biāo)準的事項憑證分類庫，與傳統(tǒng)會計信息系統(tǒng)中根據(jù)企業(yè)性質(zhì)生成科目庫類似。當(dāng)然同類企業(yè)還有自身的特點，系統(tǒng)還要提供事項憑證類庫的編輯機制，由專業(yè)管理人員提供為企業(yè)量身定做的事項類庫。

二、傳統(tǒng)基于原始憑證的賬務(wù)處理流程及缺陷

傳統(tǒng)賬務(wù)處理數(shù)據(jù)流程如圖1所示。

基于原始憑證的賬務(wù)處理流程的缺陷:

1. 基于原始憑證的賬務(wù)流程中，原始憑證是記賬憑證的基礎(chǔ)，然而不同的經(jīng)濟業(yè)務(wù)的原始憑證差異較大，原始憑證的多樣性與記賬憑證的單一性形成鮮明的對比，從原始憑證直接生成記賬憑證不利于數(shù)據(jù)的采集，多種原始憑證對會計人員熟悉各種經(jīng)濟業(yè)務(wù)提出較高要求。

2.基于原始憑證的賬務(wù)流程中，記賬憑證是信息處理的核心，記賬憑證加工生成賬簿和報表，以記賬憑證的保存為線索追溯歷史的原始憑證，同過記賬憑證對信息分類。從數(shù)據(jù)處理技術(shù)來看，記賬憑證是由原始憑證的數(shù)據(jù)經(jīng)過處理生成的，是派生的數(shù)據(jù)，以派生數(shù)據(jù)為核心，不符合數(shù)據(jù)處理的理念。

3. 基于原始憑證的賬務(wù)流程，憑證審核業(yè)務(wù)應(yīng)該是對原始憑證和記賬憑證的審核，來保證業(yè)務(wù)真實和分類記錄的正確。然而這種流程中會計人員脫離經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的過程，對原始憑證的審核意義大打折扣，減少了對經(jīng)濟業(yè)務(wù)真實性的審核，更多考慮對經(jīng)濟業(yè)務(wù)的歸類和記錄的正確性。

4. 在基于原始憑證的賬務(wù)流程中，從原始憑證到記賬憑證，是通過會計人員的職業(yè)判斷進行確認和計量來完成記賬憑證的，會計人員的職業(yè)經(jīng)驗不同導(dǎo)致經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理上的差異，從而降低了會計處理的規(guī)范性。

5. 基于原始憑證的賬務(wù)流程，不利于對經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的整體記錄，不利于從原始憑證到記賬憑證的自動化處理設(shè)計，也不利于提高整個賬務(wù)流程的自動化設(shè)計水平。

6. 基于原始憑證的賬務(wù)流程，不利于實現(xiàn)實時會計信息的處理。企業(yè)經(jīng)濟活動可能涉及多部門，部門之間通過原始憑證的傳遞把業(yè)務(wù)信息聯(lián)系起來。原始憑證在業(yè)務(wù)部門的傳遞受到時間和空間的限制，且包含串行業(yè)務(wù)，使會計信息處理的實時性降低。

三、基于事項憑證的賬務(wù)處理流程

基于事項憑證的賬務(wù)流程如圖2所示，其特點如下:

1. 該流程以事項憑證為核心，事項憑證是對經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的原始信息的整體記錄，通過對事項憑證的存儲管理保證對業(yè)務(wù)活動的完整記錄進而生成其他派生數(shù)據(jù)，更加符合現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理的理念。

2. 基于事項憑證的賬務(wù)流程中，事項憑證類別的設(shè)置是一項重要的工作。事項憑證的重要作用是更具經(jīng)濟業(yè)務(wù)的特點分類記錄，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的多樣性決定了事項憑證類別多樣性。各類別的事項憑證中定義了經(jīng)濟活動要采集的事項和經(jīng)濟活動的業(yè)務(wù)規(guī)則，這樣就保證了經(jīng)濟業(yè)務(wù)從發(fā)生到完成始終在事項憑證中記錄，沒有事項憑證就沒有處理業(yè)務(wù)的平臺，事項憑證成為傳統(tǒng)賬務(wù)處理的基礎(chǔ)和其他決策模型的基礎(chǔ)。

3. 基于事項憑證的賬務(wù)流程，通過事項憑證對經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的原始數(shù)據(jù)進行完整的記錄和反映。經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)起部門選擇事項憑證類別填寫業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，涉及的其他部門按照業(yè)務(wù)規(guī)則在同一張事項憑證中填寫各自業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而使某經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動能夠通過事項憑證得到全面的記錄和反映。

4. 基于事項憑證的賬務(wù)流程，有利于實現(xiàn)從事項憑證到記賬憑證的自動生成設(shè)計。在事項憑證類別設(shè)計中，可以建立事項憑證類別與記賬憑證模板的對應(yīng)關(guān)系，事項憑證產(chǎn)生后通過記賬憑證模板自動生成記賬憑證。

5. 基于事項憑證的賬務(wù)流程，有利于簡化現(xiàn)行系統(tǒng)中科目設(shè)置的復(fù)雜程度，改變在總賬中增加輔助核算的機制。通過事項憑證與記賬憑證的對應(yīng)關(guān)系，記賬憑證中只反映總賬科目，明細科目和具體業(yè)務(wù)事項及分類都可以通過事項憑證實現(xiàn)，簡化傳統(tǒng)賬務(wù)處理過程。

6. 基于事項憑證的賬務(wù)流程，可以使傳統(tǒng)的從記賬憑證到報表的處理過程進一步簡化。以事項憑證的存儲為核心后，原先制單人、審核人、記賬人等的處理都失去原有的意義和作用，可以不再需要，從而減少人為環(huán)節(jié)，為實現(xiàn)后續(xù)處理過程的自動化提供支持。

主要參考文獻

[1]張永雄. 基于事項法的會計信息系統(tǒng)構(gòu)建研究[J].會計研究，2005(10):29-34.

[2]張永雄. 事項會計理論:改造會計信息系統(tǒng)的構(gòu)想[J].財會通訊:學(xué)術(shù)版，2005(3):22-25.