利用Excel生成工資轉(zhuǎn)賬憑證

[摘 要] 實行電算化后，一般要求收支核算細(xì)化到部門(科室)，在工資款項和部門較多的單位，一個月的工資數(shù)據(jù)有成百上千的數(shù)據(jù)，不可能采用手工錄制記賬憑證。如果工資核算軟件沒有附帶轉(zhuǎn)賬憑證功能，或會計科目變化后需要生成以前月份的會計憑證，就需要利用已有的工資數(shù)據(jù)編制自動轉(zhuǎn)賬憑證，這是會計人員面臨的一個現(xiàn)實問題。不論采用何種軟件核算工資，均可以利用Excel生成自己需要的工資轉(zhuǎn)賬憑證。本文討論了如何利用vlookup()和sumif()函數(shù)相結(jié)合生成工資憑證，同時討論了工資數(shù)據(jù)的再利用問題。

[關(guān)鍵詞] 工資核算;轉(zhuǎn)賬憑證;Excel函數(shù)

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 05 . 005

[中圖分類號]F232 [文獻標(biāo)識碼]A [文章編號]1673 - 0194(2010)05 - 0010 - 03

不進行部門核算的單位，可采用手工錄入方式填制會計憑證。實行電算化后，一般要求收支核算細(xì)化到部門(科室)，在工資款項和部門較多的單位，一個月的工資數(shù)據(jù)有成百上千的數(shù)據(jù)，不可能采用手工錄制記賬憑證。某些工資核算軟件可自動生成工資轉(zhuǎn)賬憑證，如北京中財信科技有限公司的事行財務(wù)軟件(以下簡稱事行財務(wù)軟件)。如果工資核算軟件沒有附帶轉(zhuǎn)賬憑證功能，或會計科目變化后重新生成以前月份的會計憑證，就是會計人員的一個現(xiàn)實問題。本文以事行財務(wù)軟件和Excel 2003為基礎(chǔ)，討論了工資記賬憑證的錄制生成問題。

1 工資核算系統(tǒng)

1.1 工資核算數(shù)據(jù)

每月工資核算完成后，利用系統(tǒng)的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能將工資核算數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為gz_data.xls，保存到指定目錄。gz_data.xls表包含員工號、姓名、部門代碼及崗位工資、薪級工資、獎金等工資款項。

1.2憑證接口標(biāo)準(zhǔn)

在賬務(wù)系統(tǒng)中，通過系統(tǒng)間轉(zhuǎn)賬，自定義外部轉(zhuǎn)賬數(shù)據(jù)源，e:\\賬務(wù)系統(tǒng)\\工資轉(zhuǎn)賬\\gzzz.dbf。在部門核算要求下，賬務(wù)系統(tǒng)接受的記賬憑證除具有摘要、科目代碼、借貸金額外，還需要有部門代碼的內(nèi)容。

Zychar(30) *摘要

kmdm char(16)*科目代碼

jnumeric (12，2) *借方金額

d numeric (12，2)*貸方金額

bmdm char(8)*部門代碼

1.3部門代碼

工資核算系統(tǒng)的部門代碼可與賬務(wù)系統(tǒng)中的部門代碼一致，也可另行編碼。

2 工資記賬分錄的生成方法

2.1 建立工作簿

建立D:\\工資核算\\工資憑證.xls工作簿，將sheet 1、sheet 2 、sheet 3、sheet 4、sheet 5分別重命名為數(shù)據(jù)表、匯總表、字典表、分錄表、分析表。

2.2數(shù)據(jù)表

每月將gz_data.xls表的數(shù)據(jù)復(fù)制到本數(shù)據(jù)表，分錄表中借方科目金額來源于此表，款項設(shè)置如gz_data.xls表。

2.3匯總表

2.4字典表

字典表用于保存部門代碼、科目代碼、職務(wù)代碼、職稱代碼及相應(yīng)的名稱等數(shù)據(jù)。科目范圍只需要“應(yīng)付工資”和支出類科目。

部門代碼1為賬務(wù)系統(tǒng)中部門代碼，部門代碼2為工資核算系統(tǒng)中部門代碼(見表2)。

2.5 分錄表

2.7 生成憑證

工資轉(zhuǎn)賬憑證的Excel模型制作完成后，每個月只須將工資核算數(shù)據(jù)復(fù)制到數(shù)據(jù)表，部門匯總表、分錄表、分析表中的數(shù)據(jù)一次自動生成。將分錄表中的數(shù)據(jù)另存為e:\\賬務(wù)系統(tǒng)\\工資轉(zhuǎn)賬\\gzzz.dbf，供賬務(wù)系統(tǒng)提取使用。匯總表、分析表中的數(shù)據(jù)可打印，也可復(fù)制到一個工作簿集中保存，加上相應(yīng)月份標(biāo)記即可。

3運 用

在工資款項和字典表中的編碼沒有改變時，每個月只須按2.7節(jié)所選方法就可生成工資憑證。如果工資款項和字典表中的編碼有改變，則匯總表、憑證表、分析表相應(yīng)單元格中的函數(shù)參數(shù)做相應(yīng)變化即可。

對非常熟悉Excel的廣大財務(wù)人員，用Excel生成工資轉(zhuǎn)賬憑證，便于理解和掌握，使用非常方便。如果能熟練掌握，將模型作適當(dāng)修改，可用于材料消耗、設(shè)備折舊、業(yè)務(wù)收入等會計業(yè)務(wù)的轉(zhuǎn)賬分錄設(shè)計。