知識管理:高校機關建設的新視點

摘的要:知識管理起源于對企業的管理，現已應用到管理的其他領域，本文以知識管理理念為導引，從知識管理的內容來源層面、活動層面和價值層面來闡述高校機關如何加強建設，成為學習型、服務型和創新型組織。

關鍵詞:知識管理機關建設

校機關學校領導決策的重要參謀和助手，是承接學校黨委、行政和各教學單位的樞紐，是聯系師生員工的重要橋梁。它肩負著推動學校各項方針、政策和改革得以有效貫徹、落實的重任。高校機關建設和管理創新具有重要的意義，加強高校機關建設，是加強高校建設的重要途徑，是增強高校核心競爭力、創造良好發展空間的必然要求。從某種意義上講，高校機關管理比業務建設更為重要，管理創新比業務創新更為重要，管理比業務相對于工作成效來說，更具有先導性意義。

以“知識管理”這種新的視角來指導并開展機關的工作，必將會極大的促進機關宏觀協調能力、服務能力和創新能力的提高。

1.知識管理理念的導入

知識管理是以知識為基礎的管理，是運用現代管理原理與方法，采用技術、人文等手段，對知識資源本身，對知識對其他生產要素的滲透、協調與激活，對知識作用于知識而有針對性地創造新知識的過程，進行科學的計劃、指揮、組織、協調和控制，以達到組織提高創造能力，有效保證組織目標順利實現的管理活動。

雖然對于知識管理，仁者見仁，智者見智，但在以下方面卻有共識:1. 知識管理是一個知識生產以及利用的過程。2. 知識管理需要相關技術和機構內部結構的支撐，要建立一個知識交流的技術和制度環境。3. 知識管理需要充分與人相聯系。

這三點分別從知識管理的內容層面、活動層面和價值層面界定了知識管理。首先從知識管理的內容來源層面，強調知識管理主要是對各種知識內容及其過程的管理;第二點是知識管理的活動層面，強調知識管理不僅僅是技術相關性問題，而是對“人、組織、技術”的有機集成;第三點是知識管理的價值層面，強調知識管理需要實現特定價值，主要表現為，它有利于提高個人和組織的智商，有利于實現組織的業務目標和知識愿景，有利于組織取得直接的績效等等。從這三個層面上我們不難看出，知識管理的發展始終圍繞著組織、人和信息技術這三個要素。人在組織中通過“干中學”產生知識，然后對知識進行編碼化、顯性化以及知識檢索等處理。信息技術搭建組織知識流轉的信息基礎結構，形成遵循組織統一入口、本體分類、知識流程和有序的知識結構體系。組織通過應用信息技術和為人的創造提供服務來實現組織的知識管理。人、信息技術與組織這三者的共同結合使得組織的知識積累、共享、交流和重用得以實現，有助于增強組織的智能、提高工作效率、加強快速響應與組織知識化的能力，這些都是組織模式創新的不同表現形式，最終提高組織的核心競爭力。

2.基于知識管理的高校機關建設

由于利益驅動，企業易于產生或采用新的管理理論與方法。企業發展中產生的知識管理體現了從“資源”觀到“知識”觀的躍遷。知識管理思想是一種新的管理思想，它繼承了人本管理思想的精髓，又結合知識管理這一新的管理形式的的特點予以創新。

高校機關以知識管理為引導，建立管理信息中心，構建決策支持系統;組織知識的交流和共享，加強創新能力建設;推動業務流程重組，促進組織結構優化;實施OA建設，提供電子化服務，開展校務公開活動;提高機關人員素質，建設機關文化等，使高校機關能成為學習型、服務型和創新型組織，從而使高校機關更好的服務于科研、教學等主流業務工作。

2.1從知識管理的內容來源層面看高校機關建設

如前所述，知識管理的內容來源層面主要是強調知識管理是對各種知識內容及其過程的管理。高校機關的知識管理就是機關對其所擁有的知識資源進行管理的過程。知識管理的核心是對知識的開發、管理和利用。一般而言，組織中的知識分為結構化知識和非結構化知識。結構化知識是在歷史活動中積淀下來，以紙張、電子文件、音像等載體材料存儲起來的有形知識，而非機構化知識是存在于工作人員頭腦中的無形知識。結構化知識與非結構化知識之間具有互動關系。工作過程中，工作人員頭腦中的一部分非結構化知識以報告、程序等形式轉化為結構化知識保存在單位內部;同時，工作人員通過培訓、閱讀材料等形式吸收了單位內保存的各種結構化知識之后，又會將其轉化為自己頭腦中的專業知識(非結構化知識)。經過這樣不斷的互動后，單位的結構化知識會不斷豐富，工作人員頭腦中的專業知識也會不斷提高，從而整個單位的知識水平也不斷得到提升。

2.1.1設立學校管理信息中心，構建決策支持系統和專家系統

在高校機關知識管理的內容中，知識的獲取、表示、應用和創新成為其重心，這樣就凸現出高校信息部門的重要性。高校可設立學校管理信息中心，集中管理學校內部的結構化知識。學校管理信息中心要將學校分散的信息資源進行相對集中、有序的管理，構建關于學校發展軌跡、各項管理制度、校務信息等覆蓋學校運作各個層面的知識資源庫。在這個資源庫中，工作人員可以找到整個學校各部門的規章制度、本部門和其他部門以前的工作方案、也可以查閱到與之有業務聯系的部門的工作規則、目前的工作流程，還有關系到職工自身利益的很多福利、待遇政策等方面的信息。

在知識資源庫中，最主要的是要把機關各部門、各項工作的規章制度、辦事規則等收集齊全、完整。把高校規章制度納入知識資源庫中是很有必要的。機關人員通過學習這些公開、透明的制度，就可以熟悉本部門和其他部門工作程序和流程，使其在工作中有章可循，依法辦事，提高工作效率，提高服務質量。高校制度資源庫的建立，一方面使制度透明化、公開化;另外，也可成為高校制度改革借鑒的資源。高校制度包括管理體制和運行機制兩個方面。具體來說，根據對象不同，管理制度大致可以分為兩個部分:一是面向學校教職工為主的管理制度，二是面向學生為主的學籍及教學管理制度。已有制度是要隨著變化的實踐不斷的變革和發展的。知識資源庫也為機關制度建設、制度約束、制度創新等提供可資借鑒的信息。建設服務型機關必須以制度為保障，建立和完善各項行之有效的機關工作制度和機制，規范服務行為，接受監督，強化服務效果。

管理信息中心在不斷豐富知識庫資源的同時，為了得到更多的決策信息，還應該主動積極尋求外部的結構化知識。在此基礎之上，建立資料分析與信息挖掘隊伍，構建學校的決策支持系統和專家系統，提升高校機關知識挖掘和管理能力，從更客觀、科學的角度給高校機關的決策提供多種決策方案和解決方法，促進學校各層領導作出更符合效益原則的決策。

2.1.2組織內部進行知識交流和共享，加強機關創新能力建設

創新本身歸根到底是一種新知識的創造，也是其知識資源的一種積累。知識是創新的基礎，創新則是最有效的知識運用。組織的創新是組織的成員在掌握有關的顯性知識的基礎上，運用隱性知識的經驗和智慧而實現的。所以，組織的創新從根本上說是組織全體成員共享知識、有效合作、相互促進的協同創新。知識管理的直接目的是組織創新，使組織贏得持久競爭力。知識管理目標也在于建立一種激勵知識共享的機制，培養集體創造力，從而有意識的強化知識對其他生產要素的滲透、協調和激活作用，使其效用成幾何級數遞增。

高校教工之間，機關各部門之間以及各部門的內部，都要加強知識的交流和共享。高校機關可以建立內部信息網以便于教工進行知識交流，在機關內部營造有利于教工生成、交流和驗證知識的寬松環境，并制定激勵政策鼓勵教工進行知識交流，通過放松對教工在知識應用方面的控制，鼓勵教工在本部門內部進行積極的改革來促進工作的開展。針對高校機關來說，創新就是使機關的知識資源轉化為新服務方式、新服務內容和新的組織管理方式等等。所以，要驅動以創新為目的的知識生產，將知識資源融入服務的過程和管理的過程中。反之，創造適宜的環境和條件，充分開發和有效利用組織的知識資源，進行以創新為目的的知識生產，又必然是知識管理的一項重要內容。

2.2從知識管理的內容活動層面看高校機關建設

知識管理的活動層面，強調知識管理不僅僅是技術相關性問題，而是對“人、組織、技術”的有機集成。知識管理是涉及整個組織所有方面的一項系統工程，知識管理體系的有效運作不僅需要組織的所有成員參與和協調，而且需要一個合理的組織結構作為其運作的載體。從動態發展的角度來說，由于我們所處的環境是一個快速變化的時代，在這樣一個巨變的環境下，組織必須具有靈活反應的能力，組織的結構也就需要不斷變革。知識管理所要求的一系列支撐環境反過來又推動知識管理的發揮著重要作用。

2.2.1推動業務流程重組，促進組織結構優化

知識管理賦予機關新的角色和職能，按照知識管理的新觀念、新模式進行機關業務流程重組，優化組織機構是很有必要。

高校行政機關引入業務流程重組要從根本上打破傳統的以“審批”為中心業務流程，細分原有業務流程，把流程劃分為基本的業務，剔除不必要的業務，根據服務功能與知識管理定位和電子環境的需要，來實現業務流程的重新劃分與組合。伴隨著考察新業務流程的發生、發展和終結，確定、描述、分析、綜合整個業務流程，重構與業務流程相匹配的運行機制和組織機構，實現對全過程的有效管理和控制，使機關的工作流程著眼于整個過程的結果，而不是只注重于某一個環節，忽視總體的服務效果。在實施業務流程重組的過程中，各部門應該盡可能的圍繞服務對每一個工作崗位設立工作規范與考察標準。新公共管理改革提出的五個“R”:Restructuring(重構)、Reengineering(重建)、Reinventing(重塑)、Re aligning(重組)、Rethinking(重思)。重構要求消除任何不能增加服務價值的事情;重建要求以改善服務質量為焦點;重塑要求確定服務戰略;重組要求將核心使命放在前位;重思要求提供戰略的反饋。這五個R都圍繞服務職能特別是核心服務職能進行組織再造。這也給我們高校機關以重要的啟示，業務的處理流程、組織機構的設置都要圍繞組織的中心的職能開展。

傳統的機關是典型的建立在逐級上傳下達基礎上的金子塔型的組織結構，上下級之間缺乏有效的溝通，嚴重影響機關行政效率的提高。知識管理要求機關組織層次的扁平化，因為一個服務型機關看重的不是部門或個體能力的凸現，而是越來越依靠機關各部門的協作和相互學習、交流和溝通，這就要求機關高效管理各類信息知識，通過廣泛應用技術手段，提供便捷的溝通方式和廣泛的決策支持能力，使機構內的溝通與外部的溝通更加快捷簡便。同時，關鍵的一點是機關要做到體現政策法規的透明性，即體現信息知識的共享性從而加速信息在機構中的流動，由此可以增大管理幅度，減少機構的中間層次。

值得注意的是，機關組織層次的扁平化，并不意味著管理層次的扁平化。實際上，組織層次與管理層次間并不具有一一對應的管理，盡管機關組織層次減少了，但機關管理層次并沒有相應減少，不同的管理層次還是具有嚴格意義上的不同管理分工。

2.2.2實施OA工程建設，提供電子化服務

知識管理體現了一種大管理思想，要求建立協同機制。知識管理是知識經濟時代的管理方法，而OA以其先進的管理理念和高效的工作平臺為知識的獲取、積累和利用創造了良好的實現環境，事實上，兩者在管理的思想和特性方面是共通和相融的，協同的工作環境可以促進知識管理得到更好的實踐和發展。同時OA可以為知識管理提供這樣的平臺:一方面，知識來源于工作而應用于工作，作為辦公平臺，OA可以為知識管理提供實際層面的支持;另一方面，OA與知識管理在管理思想上相通相融，因而能夠貼合知識管理的需求。

加快高校的信息化建設，建設OA是高校推動知識管理的重要基礎。貫穿OA的基本管理思想是“協同”，也就是說通過打破各種資源(人、財、物、信息、流程)之間的壁壘和邊界，實現對資源配置和開發的最優化。高校機關事務過程中的工作流和嵌入其中的信息流的自動化，使得機關知識資源的獲取和共享快捷簡單。OA的特性歸納起來可以用一個詞表示，即“三網一動”。“三網”是指“信息網”、“流程網”和“人員網”，“一動”是指“隨需而應”，即資源協作的靈動性。“信息網”是指建立一個立體的、多維的信息獲取、共享和使用的環境，為各種信息點提供關聯和交流的通道，實現信息的網狀化結構管理;“流程網”是指對各個工作環節進行整合，使它們之間可以實現互通和協同，并可為機關的統一目標而進行配合;“人員網”是為處于不同部門、不同層級的人之間建立互聯和溝通的橋梁，打破組織的邊界，形成靈活化和柔性化的虛擬組織;而“隨需而應”就是將機關的人、財、物、信息和流程等各種資源根據需求進行動態和靈活的整合，為學校共同的目標而進行緊密的協調和運作。OA的特性可以快速的建立起共享和協作的知識環境，從而為更好的開發、組織和利用智力資產打下良好的基礎。OA的理念和特性與知識管理相融合，以“協同”的手段，把知識變為源源不斷的、流通無阻的“活水”，為知識管理創建了一個良好的實踐環境，從而促進高校機關建設和發展。

OA與知識管理一樣，倡導開放的、互動的、共享和協同的工作環境。隨著辦公自動化的實行，機關盡快構建知識管理的平臺，該平臺的核心作用在于構建高校的校務知識庫，可以適時公開，服務于全校教職工和學生，同時，且該庫通過智能借口與知識管理系統相連。對于顯性知識，可以利用計算機網絡和軟件系統把它表示出來，對于隱性知識，則要利用知識挖掘、知識顯化和知識提煉等不同的知識發現方式表示出來，并通過對其優化，成為知識庫里可以共享的知識資源。知識管理系統作為高校機關管理學校所擁有的知識資源的集成系統，是知識、人員、機構、規程、技術和設備等要素構成的有機整體。按其功能可以分為三個層次，即知識資源管理子系統、以知識為基礎的各個業務要素和活動管理子系統和知識創新管理子系統。

高校建設辦公自動化，最終的目的在于給全體師生員工提供更好的服務，特別是提供電子服務。在高校信息化過程中，以對象需求為導向并向其提供優質和高效服務應是高校機關惟一宗旨。對于高校機關來說，電子服務方式大致有:信息發布、電子郵件、表格下載、電子會議、電子資料庫、電子化公文、電子審批、電子咨詢、電子認證等等。隨著電子技術和服務意識的發展，電子服務在服務質量方面需要不斷提升。主要會表現為:各項電子服務切實以服務對象為導向;電子服務要切實的產生出比傳統服務更加優化的服務特性。

2.3從知識管理的內容價值層面看高校機關建設

知識管理的價值層面強調知識管理需要實現特定價值。也就是說要知識管理需要統一的價值觀念來引導組織成員，組織成員要為共同的目標而奮斗。知識管理擺脫了傳統管理理論的窠臼，開創性的把管理的對象鎖定在知識這一當今組織賴以生存和發展的關鍵要素上，而人是組織構成中唯一的智慧生物，也是產生知識的唯一源泉。高校機關在不斷的建設和改革中，要注重機關中人員素質提高，充分發揮機關工作人員的積極性和主動性，營造學習型、服務型和創新型機關氛圍的機關文化。

2.3.1創造寬松和諧的發展空間，不斷提高機關人員素質

知識管理之父卡爾·斯威比博士認為，知識管理的核心要義是以人為本。也就是說，人力資源管理是知識管理的核心。飛速發展的信息技術終究只是提供一種工具，只有人在知識創新的過程中扮演核心角色。因為人既是知識的載體，也是知識創新的主題。

知識管理時代的組織人力資源管理的就是研究在組織中如何對人進行知識管，如何使組織成員產生組織發展所需的知識，并使用這些知識創造最大的價值。從“以制度留人”、“以薪酬留人”、“以情感留人”向“以知識留人”發展傳統意義上，組織要使成員安心工作、積極進取，必須在組織制度、薪酬福利、文化情感上對其成員具有吸引力，要不然就要面臨人才流失的窘境。但在當今社會這些并不一定能留得住組織的一些“知識人”。組織人事部門必須塑造一個“以知識留人”的環境。以知識留人要能真正留得住人，組織本身就必須是一個不斷學習以獲取新知識的組織。只要組織的知識是在不斷更新并擴大的，那么成員就會在獲取新知識的欲望的推動下繼續為組織工作下去，而成員創造性的工作也能不斷豐富組織已有的知識。這一過程循環往復，生生不息。

高校機關要倡導“終身學習”和“工作學習化，學習研究化”等理念，積極將這些理念融入到機關日常的工作中，營造出一個終身學習、全員學習、全過程學習、團隊學習的學習環境和氛圍。高校要為個人的工作和發展創造一個寬松和諧的環境，為個人的發展和成長提供一個良好的空間，而不是以短期視野阻礙個人的發展。在一個氣氛良好的工作環境中，個人會感到舒暢，樂于真實地表達自我個性，突出個性化，積極應對工作的挑戰。

這里需要指出的是，高校人事管理部門在人員成長和發展的過程擔任重要的角色。人事管理部門應該在高校機關的知識管理中發揮更大的作用。因為人事管理部門專門負責獲取、分析、跟蹤機關中最寶貴的資源--機關成員的信息。如果人事管理部門與各業務部門合作，將人員信息的了解充分運用于為各部門尋找最合適的成員或為成員尋找最合適的崗位，就能最好的利用機關的人力資本。

2.3.2加強高校機關文化建設，營造建設學習型、服務型和創新型機關氛圍

知識管理最主要和根本的目的之一在于形成有利于知識創新的組織文化和價值觀。知識管理是一個非常民主的管理方式，所以它要培育一種新型的組織知識文化。機關文化是一種無形的管理，其對人的培育和影響是潛移默化、深刻持久的。美國管理學大師彼得·德魯克說:“管理不僅是一門學問，而且還是一種文化。”在全國上下、各個領域高度重視文化的影響和作用力的今天，加強高校機關文化建設不僅是貫徹落實“三個代表”重要思想的具體措施，也是創建學習型、服務型、創新型、廉政型機關的內在需要和必然要求。努力建設學習型、創新型、服務型、廉政型的機關和人員隊伍，就更應該進一步加強機關文化建設，某種程度上，它是實現機關管理長效化、機制化的有效載體。

高校機關的文化建設，就是要在一個健康向上的文化氛圍中，提高機關人員各方面的素質，通過鍛造共同的群體價值觀來凝聚整個團隊的創造力和戰斗力，實現自我控制、自我管理、自我發展、自我完善，達到“無為而為”的最高文化管理境界。加強高校機關文化建設，既是創建學習型、服務型、創新型機關的一項新任務，也是新形勢下營造創建學習型、服務型、創新型機關氛圍的重要舉措。高校機關要培育學習型、服務型和創新型機關文化。各級機關人員樹立主動學習的意識，創造良好的學習條件，形成濃厚的學習氛圍，使機關的學習制度化、經常化;機關領導和工作人員要辦實事、求實效，并要講求時間觀念、效率觀念、質量觀念;要與時俱進，不斷創新的機關文化，機關才會充滿生機和活力，才能滿足時代和不斷發展變化的形勢的需要。通過不斷推進觀念創新、方法創新和體制創新，使機關的各項工作體現時代性，把握規律性，富于創造性。

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Knowledge Management: The New Visual Angle

of University's Organ's Construction

ZHANG Chang-hai

Abstract: Knowledge Management origionated from enterprise management，and has been applied in other fields. Based on Knowledge Managemen idea， This thesis explains how university's organ strengthens construction to become studying-typed ， service -typed andinnovative-typed organization，.from content source aspect， activity aspect and value aspect of Knowledge Managemen.

Key words: KnowledgeManagementuniversity organ's construction