管理信息系統特性分析

[摘 要] 管理信息系統本身是一個開放的復雜系統，本文從管理信息系統和系統學的概念入手，以系統科學為方法論指導，研究了管理信息系統的涌現性、層次性和開放性的系統特性，并依據這些特性分析對組織實施管理信息系統的建設提出一系列對策建議。

[關鍵詞] 管理信息系統;涌現性;層次性;開放性

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2010 . 01 . 026

[中圖分類號]F270.7;C931.6[文獻標識碼]A[文章編號]1673 - 0194(2010)01 - 0064 - 03

一、引言

在經濟全球化、信息化的今天，管理信息系統已擴散和滲透到企業和組織的方方面面，管理信息系統在企業的經營和管理活動中扮演著越來越重要的角色。在當今社會中，隨著計算機的普及和網絡技術的發展，Internet實現了從低級到高級的演變，成為人們生活過程中的重要組成部分。在此基礎上，管理信息系統與網絡技術、數據庫技術及通訊技術相結合向著網絡管理信息系統發展，這也使得管理信息系統成為一個典型的復雜巨系統，這就需要結合系統科學的理論和方法來對它進行研究。

二、管理信息系統概念

從廣義上來講，管理信息系統是存在于任何組織內部，為管理決策服務的信息收集、加工、存儲、傳輸、檢索和輸出的系統。從狹義上說，管理信息系統是按照系統思想建立起來的，以計算機為工具，為管理決策服務的信息系統。它體現了信息管理中利用現代管理科學、系統科學、計算機技術及通信技術，向各級管理者提供經營管理的決策支持，強調了管理信息系統的預測和決策功能，是綜合的人 — 機系統[1]。

管理信息系統主要的功能是能夠進行數據收集、數據傳輸、數據存儲、數據加工處理，以供查詢;能夠運用現代數學方法、統計方法根據過去的數據預測未來的情況;根據各職能部門提供的數據，對計劃的執行情況進行監控、檢查、比較執行與計劃的差異，對差異情況進行分析，及時進行控制;采用各種經濟數學模型和存儲在計算機中的大量數據，輔助決策，以期合理利用人、財、物和信息資源，取得最大的經濟效益。、

三、系統概念

系統科學是由以系統為研究對象的基礎理論和應用開發的學科組成的學科群。它包括系統論、信息論、控制論、耗散結構論、協同論以及運籌學、系統工程、信息傳播技術、控制管理技術等許多學科，是20世紀中葉以來發展最快的一大類綜合性科學，著重考察各類系統的關系和屬性，揭示其活動規律，探討有關系統的各種理論和方法。系統科學發端于20世紀30年代由奧地利生物學家貝塔朗菲創立的一般系統論。

系統是由若干互相聯系的事物結合成的具有整體功能和行為目標的有機整體。組成系統的各個事物或部件稱為系統的元素，各個元素排列組合形成物理或邏輯關系，這些關系有些是靜態穩定的，有些是動態變化的，構成系統結構，并且要素之間的聯系使系統產生統一的功能。而管理信息系統首先是一個系統，具有涌現性、層次性、開放性等系統特性，所以要用系統思想對管理信息系統進行全面分析。

四、管理信息系統特性

1. 管理信息系統的涌現性

涌現性是指整體具有而其組成部分以及部分之總和不具有的特性，一旦把整體還原為它的組分，這些特性便不復存在;因而認識了各部分特性，再把它們匯總起來，并不能認識這類整體特性。非系統的整體是部分的總和，也僅僅是總和，它們只具有加和整體性。事物作為系統的根本特征，在于具有整體涌現性;用系統觀點看世界，最重要的是把握對象的整體涌現性[2]。系統中的元素是相互作用的，而這種相互作用是非線性的，元素不可能在不對整體造成影響的情況下從整體之中分離出來，各個要素處于有機的復雜的聯系之中，每一個部分都是相互影響、相互制約的。某個要素的變化往往受其他要素變化的影響，任何一個要素的變化又會引起其他要素的變化，最后導致事物的整體性能發生變化。要素之間這種互為因果的關系，就是系統整體性之所以會發生變化的內部根源。

管理信息系統就是一個有機整體系統，從整體出發，具體地分析其內部各組成部分之間的相互關系，從而可以解釋和掌握它的整體性及規律。以系統的觀點，構成管理信息系統的要素有硬件、軟件、數據文件和數據庫、相關人員以及制度規范、管理思想與理論。其中，硬件包括計算機和必要的通信設施等，例如:外存、服務器、通信電纜等。硬件資源是實現管理信息系統的基礎，構成系統運行的硬件平臺。軟件包括系統軟件、實用軟件和應用軟件。系統軟件一般是指操作系統、網絡操作系統以及各種協議，它可以控制協調硬件資源，是管理信息系統必不可少的軟件;實用軟件包括數據庫管理系統、計算機語言、開發工具、瀏覽器等用于開發應用軟件;應用軟件是指一些辦公軟件、數據分析軟件或圖形處理軟件。數據資源大量存放在數據庫中，是實現信息技術輔助管理的基礎。相關人員是指在管理信息系統開發中涉及的各方面人員，這些人員發揮著不同的作用，影響系統應用軟件的構造。管理制度規范是管理信息系統成功開發和運行的基礎和保障，是構造管理信息系統模型的主要參考依據。而管理思想與理論給出指導思想和要求，為系統建立一個基本框架。

以上6個要素相互作用構成了管理信息系統，硬件、系統軟件和應用軟件為系統的實施提供了物理設施，影響系統的響應速度、傳輸范圍等特性;數據資源和數據庫是實用軟件的基礎，其結構好壞決定應用軟件的生命周期;管理制度規范影響系統的結構，制約著系統功能是否充分發揮。正是這6個要素互相作用，互相制約，才使得管理信息系統有條不紊地運行。

2. 管理信息系統的層次性

層次性是指組成系統的各要素存在種種差異，包括結合方式上的差異，從而使系統組織在地位與作用、結構與功能上表現出等級秩序性，形成了具有質的差異的系統等級，層次概念就反映這種有質的差異的不同的系統中的等級差異性。系統的層次區分是相對的，一個系統往往是更大系統的組成要素，它本身也還有更深層次的子系統。相對區分的層次之間又是相互聯系的，相鄰上下層之間、多個層次之間都會有相互聯系，相互作用，甚至是多個層次之間也會有協同作用。層次性也具有多樣性，按照不同的指標可以劃分不同的層次結構[3]。

管理信息系統是多層次結構，按照管理活動的不同，可分為戰略層、戰術層和作業層。戰略層的管理活動涉及組織的總體目標和長遠發展規劃，是為組織制訂戰略計劃服務的，所以它的數據和信息來源是廣泛的和高度概括性的，為組織制訂戰略計劃提供參考價值。戰術層的管理活動屬于中層管理，是為各個部門負責人提供信息服務，以保證他們在管理控制活動中正確地制訂各項計劃。它的信息來源有兩個方面:一方面來自戰略層，包括各種預算、標準和計劃;另一方面來自作業層，包括各種計劃的完成情況和經過作業層加工處理后的信息等[4]。作業層的管理活動屬于基層管理，它是為有效利用現有資源和設備所展開的各項管理活動，主要包括作業控制和業務處理。由于這一層活動比較穩定，各項決策呈結構性，可按一定的數學模型或預先設計好的程序和規劃進行相應的信息處理。

另外，根據管理信息系統的功能，可按照組織機構劃分的若干部門及各個部門的業務功能對管理信息系統進行層次劃分，這種層次結構與組織結構有很強的相關性。

還可將層次結構和功能結構結合，分為橫向多極結構、縱向多極結構和縱橫綜合的多極結構。橫向多極結構是將同一管理層次的不同管理功能結合在一起;縱向多極結構是把同一管理功能的不同管理層次結合在一起;縱橫綜合的多極結構是將縱向多極結構和橫向多極結構綜合在一起，形成一個完全一體化的管理信息系統結構。

3. 管理信息系統的開放性

開放性是指系統具有不斷與外界環境進行物質、能量、信息交換的性質和功能，系統向環境開放是系統得以向上發展的前提，也是系統得以穩定存在的條件。自然界、人類社會和思維領域各系統，自身都存在輸入與輸出物質、能量與信息的能力。這表明開放性既具有客觀普遍性，又具有內在必然性，是事物、系統固有的一種規律性。系統不能孤立地存在于環境中，必須與環境交換物質、能量與信息才能生成、存在與發展，這就要求系統的結構是開放性結構。系統既要內部開放，又要對外開放。系統內部開放，即各子系統相互作用，才能形成系統的結構。系統對外開放，即與其他系統相互作用形成更大的系統，使自己成為更大系統的子系統，這樣才不會孤立[5]。

建設和完善信息系統是有環境要求的，這就需要管理信息系統具有開放性，它所面臨的環境不僅指系統正常運作所需的硬件和軟件環境，而且涉及社會、政治、經濟、人文、科技等，任何一個環節出現問題，都制約管理信息系統的生存和發展。在政治方面，政治體制改革，要求建立廉政、高效、有序的政務，透明度的要求進一步提高，在這種背景下，建立和發展管理信息系統不僅為企業所需，也正在成為政府電子政務的組成部分，借助于管理信息系統的電子政務可以有效地改善監管工作，推進政府工作勤政、廉政，有利于改善政府對社會的服務，提高政府辦公效率。在經濟方面，管理信息系統的建立與完善需注入大量資金，并且進一步的維護、新軟件的應用等也是一個不斷追加投資的過程。管理信息系統既可以促進經濟發展，同時，資金的投入與回籠也將成為發展管理信息系統的一個現實的制約因素。在人文方面，現實生活中，人們的生活理念、思想意識、風俗習慣、知識水平等都對管理信息系統的應用和發展產生不同程度的影響。所建立的管理信息系統必須首先是人們愿意接受，并能認識到它對社會發展和信息傳播處理的重要性，其次要有專業人才作為管理信息系統的技術支撐。

五、建立管理信息系統的對策建議

1. 做好信息系統開發的總體規劃

管理信息系統是一個整體系統，具有多層次結構，建立和實施管理信息系統是項精細、復雜的系統工程，需要做好周密的規劃。信息系統涉及的部門雜、模塊多、知識面廣，不僅僅涉及技術，而且涉及管理業務、組織和行為。因此，在籌備期間要搞清楚建立信息系統的原因和目的，所涉及的部門和環節以及引進的時間。對這些具體要素的了解既可以增強企業開發信息系統的針對性，又可以保證實施環節的可靠性。另外，信息系統建設必須注重總體規劃和局部開發相結合、總體系統和各子系統的協調、新舊系統的協調等問題。了解這些細節之后，針對實際情況做一個周密的規劃，并對該規劃進行可行性論證。

2. 做好管理信息系統的整體性與優化工作

在企業建立信息系統的過程中，由于企業各單位對計算機應用積極性的提高，計算機應用普及進度更快了。但因為在管理信息工程建設中缺乏系統性的思想，使得許多在局部取得很好成效的應用系統不能有機地架構起真正優化的企業管理信息系統，在全企業數據達到統一規范方面尚存在較多的問題。所以，開發者應該善于了解和把握系統性、本質性的問題，有一個明確的系統概念。同時，要采取有效的技術和組織措施，在開發工作中保持主動。

3. 保證系統實時更新

管理信息系統具有開放性，與環境的變化密切相關，并且，信息系統建立和運行的基礎是信息技術，而信息技術的更新速度非常之快，因此，要想保證信息系統能夠促進內部管理得到提升，并具備獨特的競爭優勢，系統的實時更新是必不可少的。這也使得信息網絡建設問題愈來愈重要。現有的信息采集與發布網絡已不能完全適應企業發展的需要，企業應繼續加強與上級信息服務部門的合作，開辟新的信息渠道，同時建立企業內部的信息采集網絡，將企業各類信息來源有效地組織起來，以保證信息系統及時更新，適應環境的變化。

4. 培養管理信息系統的專門人才

人是管理信息系統的一個重要要素，而信息系統使用后人員構成將發生一系列變化。一些新的職能出現要求配置新的專業人員，如系統分析員、設計人員、計算機操作人員、硬軟件的維護人員等。建立這樣的一支專業隊伍，必須做好選擇和培訓工作。尤其是系統分析員，既要有企業管理的專門知識和豐富的實際工作經驗，又要熟悉計算機硬件系統、軟件系統和數學方法。因此，加強管理信息系統人才的培養對于系統順利運行是至關重要的。

5. 管理信息系統安全技術策略

要保障管理信息系統的安全，至少要提供如下的安全服務:身份鑒別，系統必須對用戶進行身份的合法性鑒別認證，防止非法用戶進入系統;訪問控制，并非所有的合法用戶都可以使用信息系統的所有功能和資源，系統訪問權限的規定控制用戶能夠使用的系統功能和資源;數據完整性，能保證數據安全、準確、有效，不會因為人為因素而改變數據原有的內容、形式和流向;數據保密性，數據保密性是指系統中屬于保密范圍內的信息只能經過允許的方式向經過允許的人員透露。另外，防火墻技術、數據備份技術、病毒防治技術等也是必不可少的。

6. 嚴格的管理制度

只有在合理的管理體制、完善的規章制度、科學的管理方法和程序以及完整準確的原始數據的基礎上，才能建成有效的管理系統。首先，制訂安全管理制度。按照國家的有關法律法規，根據本組織和管理信息系統的實際情況，制訂安全管理規章作為信息系統安全工作的依據。安全管理規章要求明確安全工作的目標，安全機構的職責，安全工作人員的權限，各部門應遵循的安全原則，安全管理工作的運作方式以及所有工作人員的職責范圍等。其次，制訂應急計劃。為了減小由意外和不希望的事件引起的對系統的損害，必須制訂萬一發生災難事件的應急計劃。應急計劃建立在風險分析的基礎上，由緊急行動方案、資源備份、備份操作計劃、快速恢復和檢測等部分內容組成。最后，安全規劃和協調。根據實際情況和安全策略制訂安全規劃，并在安全規劃系統建設和維護過程中，解決不斷出現的安全問題。

六、結論

管理信息系統是一個復雜的巨系統，涉及多個要素且要素間關系復雜，本文用系統科學的理論和方法研究了管理信息系統的整體涌現性、層次性和開放性等系統特性，站在一個較高的高度來重新認識管理信息系統的要素、層次結構以及與環境的相互作用，以便于把握管理信息系統的特性和發展趨勢，并提出了建立管理信息系統的一系列對策建議，對于組織建立和完善管理信息系統具有重要的理論指導意義。

主要參考文獻

[1] 吳小梅.管理信息系統教程[M].杭州:浙江人民出版社，2006:34-36.

[2] 苗東升. 論系統思維(六):重在把握系統的整體涌現性[J]. 系統科學學報，2006，14(1):1-4.

[3] 魏宏森，曾國屏.系統論——系統科學哲學[M].北京:清華大學出版社，1996:201-243.

[4] 蘇選良.管理信息系統[M].北京:電子工業出版社，2003:17-18.

[5] 曾廣容.系統開放性原理[J].系統辯證學學報，，2005，13(3):43-46.