會計電算化在企業(yè)中的具體應(yīng)用探析

摘 要:在經(jīng)濟全球化和信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，會計電算化作為企業(yè)財務(wù)核算的一種方式，已經(jīng)被廣泛應(yīng)用，那企業(yè)如何把會計電算化更好的應(yīng)用于企業(yè)，在這里筆者談一些自己的想法。

關(guān)鍵詞:會計電算化;企業(yè)內(nèi)部控制

中圖分類號:F23文獻標識碼:A 文章編號:1672-3198(2010)06-0211-01

1 會計電算化的發(fā)展及意義

我國會計電算化從20世紀70年代末起步，經(jīng)過這30年來的迅速發(fā)展，有數(shù)量眾多的單位已經(jīng)用財務(wù)管理軟件代替手工核算，轉(zhuǎn)變了會計職能，提高會計核算的準確性和工作效率。現(xiàn)如今，我國會計電算化更是進入了一個嶄新的、飛速發(fā)展的階段。

會計電算化是利用信息技術(shù)與現(xiàn)代化會計技術(shù)，以計算機為工具，對各種會計數(shù)據(jù)進行收集、處理、存儲和分析，高效率提供各種會計信息，使會計從單純記賬、算賬、報賬、核算型向預(yù)測、決測的經(jīng)營管理型轉(zhuǎn)變。

會計電算化是會計發(fā)展的需要，而且是經(jīng)濟和科技發(fā)展對會計工作提出的要求，是時代發(fā)展的要求，實現(xiàn)會計電算化具有重要意義:

(1)保證會計核算資料的及時性。

(2)保證會計核算的正確性。

(3)減輕財會人員的工作強度，提高會計工作的效率。

(4)促進會計職能的轉(zhuǎn)換。

(5)促進會計人員素質(zhì)的提高。

(6)推動會計改革，促進會計自身的不斷發(fā)展。

2 會計電算化在企業(yè)中的具體應(yīng)用

2.1 會計電算化實施的前提條件

(1)必須要有領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要充分預(yù)見會計電算化的發(fā)展趨勢，切實保障資金投入和給予各方面的支持，這樣才能順利實行會計電算化提供有利的保證。

(2)軟件的選擇。在選擇會計應(yīng)用軟件時，應(yīng)該選擇已經(jīng)通過財政部門測評的會計軟件。根據(jù)業(yè)務(wù)特點、核算內(nèi)容、管理要求制定具體的方案，經(jīng)過多方面的討論通過再予執(zhí)行。在實施會計電算化之前，應(yīng)充分考慮可能發(fā)生的問題和可能產(chǎn)生的各種管理要求，作好詳盡、細致的準備工作。

(3)軟件安裝的配套設(shè)施是否符合企業(yè)實施會計電算化的要求。計算機設(shè)備硬件及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境直接影響到財務(wù)軟件的運行效率與穩(wěn)定性。因此，配套設(shè)施的配備也很重要。

(4)企業(yè)要有具體操作能力的人員。要加強員工對電腦知識、管理技能等各方面的培訓(xùn)。企業(yè)需要系統(tǒng)的應(yīng)用人員，負責(zé)使用、維護電算化系統(tǒng)。企業(yè)需要具體操作的財務(wù)人員，因此要注意會計人員的知識更新和業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，為推動和完善會計電算化做好基礎(chǔ)性工作。

我們要堅決避免企業(yè)在上財務(wù)軟件前缺乏周密的考慮，或者對于財務(wù)管理的框架缺乏妥當(dāng)?shù)臉?gòu)思便草率行事。更為重要的是要掌握且熟練運用電算化項目實施方法，能夠有效處理實施過程中出現(xiàn)的種種問題，避免 “出錯——改正”的實施途徑。

2.2 會計電算化在企業(yè)中的具體實施流程

(1)初步實施階段。在初始化之前要制定具體的實施方案。在確定準備使用軟件后，便要在符合會計政策、會計原則的前提下，根據(jù)企業(yè)自身的需要進行系統(tǒng)初始化設(shè)置，然后將期初數(shù)據(jù)錄入。

這一階段的主要任務(wù)是財務(wù)人員上崗前培訓(xùn)和帳套初始化建設(shè)。

企業(yè)在上財務(wù)軟件前，應(yīng)請軟件供應(yīng)商給企業(yè)財務(wù)人員做系統(tǒng)培訓(xùn)，讓財務(wù)人員充分了解此軟件的功能和具體操作。

賬套初始化是會計電算化中的一項十分重要的工作，它是整個會計電算化工作的基礎(chǔ)。賬套初始化包括系統(tǒng)初始化設(shè)置、總賬初始化設(shè)置和各分項模塊初始化設(shè)置三個部分。

首先，我們來看系統(tǒng)初始化，它包括基礎(chǔ)信息(系統(tǒng)啟用、編碼方案、數(shù)據(jù)精度)、基礎(chǔ)檔案(基礎(chǔ)檔案的設(shè)置順序及基礎(chǔ)檔案的設(shè)置方法)、數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置(數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置、數(shù)據(jù)權(quán)限設(shè)置、金額權(quán)限設(shè)置)、單據(jù)設(shè)置(單據(jù)格式設(shè)計、單據(jù)標號設(shè)置)。初始化工作只能進行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。賬套一經(jīng)建立，其中有很多項目不允許修改，所以系統(tǒng)初始化要謹慎啟用。

其次，是總賬的初始化設(shè)置，企業(yè)要根據(jù)會計制度并結(jié)合自己的實際情況來設(shè)置，具體包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置會計科目、設(shè)置操作權(quán)限、設(shè)置科目備查薄、設(shè)置項目目錄、憑證類別設(shè)置、結(jié)算方式設(shè)置，等以上均設(shè)置完畢后輸入期初余額。

最后是分項模塊的設(shè)置，如果要啟用某個分項模塊必保證分項模塊的期初數(shù)據(jù)與總賬數(shù)據(jù)一致。分項模塊有很多種類，企業(yè)可以根據(jù)需要啟用自己所需的模塊。

賬套建立完畢要根據(jù)人員崗位職責(zé)的不同，設(shè)置操作員及權(quán)限。

(2)完善調(diào)整階段。此階段是手工賬和計算機賬并行階段，并且人員在操作過程中，及時調(diào)整不適合企業(yè)使用、需要改進的地方。這一階段主要要求以下幾點:

①通過日常業(yè)務(wù)的處理(包括填制憑證、審核憑證、記賬、出納管理、賬表管理、客戶|供應(yīng)商管理、個人往來管理、部門核算管理、項目核算管理)和月末的處理(定義轉(zhuǎn)帳分錄、生成機制憑證、對賬、結(jié)賬)，核對計算機計算出來的科目余額與報表是否與手工核算的結(jié)果一致。并檢查建立的電算化信息系統(tǒng)是否滿足企業(yè)要求，逐步熟悉財務(wù)軟件的操作，對運行中發(fā)現(xiàn)的問題進行修改，以驗證電算化會計信息系統(tǒng)的正確性，可靠性和安全性。

②在使用過程中，企業(yè)及時調(diào)整所需功能。使其系統(tǒng)

功能不斷完善，供企業(yè)各方面需求所用。企業(yè)與軟件供應(yīng)商保持聯(lián)系，讓供應(yīng)商做好技術(shù)支持，技術(shù)培訓(xùn)、軟件維護、版本更新等售后服務(wù)，保證會計軟件具有實用性。

3 企業(yè)內(nèi)部控制的加強

內(nèi)部控制制度是保障企業(yè)財產(chǎn)物質(zhì)完整，數(shù)據(jù)資料可靠的重要管理制度。電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制實際執(zhí)行了一部分審計工作，它是一項技術(shù)性強并相當(dāng)復(fù)雜的工作，因此必須加強和完善電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，以保證系統(tǒng)的正常運行和財務(wù)數(shù)據(jù)的安全可靠，減少甚至消除可能發(fā)生的危害。

3.1 計算機操作人員和技術(shù)管理人員的職責(zé)要嚴格界定

計算機操作人員和技術(shù)管理人員的職責(zé)要嚴格界定，嚴禁計算機專業(yè)管理人員直接接觸實際業(yè)務(wù)操作，系統(tǒng)管理主要負責(zé)系統(tǒng)的硬軟件管理工作，從技術(shù)上保證系統(tǒng)的正常運行。業(yè)務(wù)操作人員不得隨意進入程序，擅自改動程序內(nèi)容。分工科學(xué)、責(zé)任明確，各崗位都要得到一定的授權(quán)，并用密碼控制。防止非法操作、越權(quán)操作。這樣人員互相制約和內(nèi)部牽動，能防止違法行為的發(fā)生并能及時發(fā)現(xiàn)錯誤。

3.2 加強硬件管理，保證電算化安全

(1)保證機房安全運行

建立健全機房制度，保證計算機及其相關(guān)設(shè)備的安全。機房內(nèi)要有一定的防水、防火、防磁、防盜、防靜電的設(shè)施，配備滅火器、報警器，機房要保持清潔。機房要采取一定的安全措施，防止計算機及其相關(guān)設(shè)備被人為破壞或被盜等，以保證整個會計電算化系統(tǒng)的正常運行。對值班操作人員要有詳細的記錄，以便進行追蹤檢查。

(2)定期檢查計算機設(shè)備

做好硬件設(shè)備的使用、故障、維護的記錄及報告，發(fā)現(xiàn)問題及時解決;定期組織硬件管理人員及計算機操作人員學(xué)習(xí)相關(guān)的設(shè)備維護知識，經(jīng)常利用設(shè)備的自檢功能檢查計算機及其相關(guān)設(shè)備的性能及運行狀況，以防突然故障導(dǎo)致電算化會計系統(tǒng)運行中斷。

(3)強化網(wǎng)絡(luò)安全管理

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，須制定嚴格具體的防病毒措施。在管理上，實行制定磁盤拷貝權(quán)限制度，防止未經(jīng)檢測的磁盤介入系統(tǒng)。 財務(wù)信息在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)及外部網(wǎng)絡(luò)傳輸中要注意安全性數(shù)據(jù)安全指標，采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，通過對數(shù)據(jù)的加解密，認證信息的加解密，數(shù)字簽字，完整性來達到數(shù)據(jù)的保密性訪問;通過在防火墻規(guī)則中設(shè)定相應(yīng)的安全規(guī)則，防止黑客非法攻擊，防止資料丟失，達到安全管理。

3.3 會計電算化系統(tǒng)會計資料管理制度

實現(xiàn)會計電算化后，會計資料包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)和書面形式的會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。該制度應(yīng)包括以下內(nèi)容:會計資料的管理與保密、數(shù)據(jù)備份管理、會計檔案管理。以保證會計資料的安全保管。

企業(yè)信息化是帶動企業(yè)各項工作創(chuàng)新和升級，提升管理水平和競爭實力的有利武器，會計電算化就是信息化在財務(wù)中的具體體現(xiàn)。

參考文獻

[1]黃正瑞.論計算機會計的內(nèi)部控制及其審計[J].財務(wù)與會計，2001，(2) .

[2]周清林.我國會計電算化的現(xiàn)狀及發(fā)展之我見[J].商業(yè)研究，2004，(13).

[3]宿立敏.淺議會計電算化初始及風(fēng)險的防范[J].農(nóng)場經(jīng)濟管理，2007(1).

[4]劉永勝.試述會計電算化在會計工作中的重要作用[J].經(jīng)濟師，2008，(3).