我國采掘企業(yè)存貨管理的改進

一、我國采掘企業(yè)存貨管理存在的問題及原因分析

(一)部門制定的采購計劃不合理，沒有考慮財務(wù)費用。

部門計劃申購的材料設(shè)備不能全面地切合生產(chǎn)實際，想要什么設(shè)備就申請什么設(shè)備。礦上設(shè)備的價值量一般很大，提前申購會占用大量的流動資金，損失了資金的時間價值。而且設(shè)備過早地購買過來，如果管理，維護跟不上的話，設(shè)備會損壞，安全也是問題。以二期技改為例子，公司有向廠家訂購一臺皮帶機，已經(jīng)簽定了購貨合同，但是使用設(shè)備的工程由于多種原因沒有按時完工。設(shè)備購買得早了，占用了很大一筆資金。在金融危機的情況下，類似的購貨合同會讓企業(yè)浪費寶貴的資金。還有一些暫時還用不上的設(shè)備物資，也是提早購買，堆放在二期施工現(xiàn)場，日曬雨淋，很容易毀壞，更嚴重的是材料脫離了倉庫的管理，容易丟失，造成不必要的損失。

(二)倉庫庫存量過大。

我國采掘企業(yè)普遍存在庫存量過大的問題，例如我調(diào)查的一個公司物資主要品種共有34大類。2006年12月底總額為1 275.6萬元，2007年12月底為1 260.6萬元，2008年7月底為1 214.5萬元，庫存總量變化不大，但也不能說明物資庫存是合理的。根據(jù)材料盤點表中發(fā)現(xiàn)，我們倉庫中相當部分存量偏大，長期積壓不用的狀況嚴重存在，尤其是2005年底前庫存的物資消耗極少，加上2006年上半年采購量多，增加了庫存總額。因此，我們很有必要加強物資管理，減少資金積壓。現(xiàn)將具體情況分析如下，根據(jù)材料收發(fā)一覽表中可以看出，2007年1～12月34大類物資中有670品種，全年無進貨也無消耗，總金額為366萬元，其中當然有必備的品種，譬如:球磨和破碎系統(tǒng)傳送軸、銅套，但有的備得時間太超前了，如球磨軸承和包膠皮帶滾筒和球磨大齒圈，無形中造成了資金積壓，還有部分備件也備得過多，也碰到設(shè)備淘汰造成了浪費，如盤式過濾機、錯氣盤、分配盤全額約有6.74萬元，還有水力旋流器淘汰，造成該部分備件也得報廢。還有少部分備件不應(yīng)該備，例如分級機錐頭，因為該備件無法更換維修(省內(nèi)無此大型設(shè)備維修加工)。更嚴重的，主要存在于單一品種備件數(shù)量存量太多，該部分預(yù)計超儲百余萬以上，其中光膠帶運輸機托滾、托架等存量有71萬元，嚴重超過存量要求。球磨機MQY2736目前停工，原有的襯板形成了積壓，其他兩臺球磨機襯板目前采用消耗定額外包，部分襯板也形成了新的積壓。還有部分電纜申購余量偏大，剩余部分無法利用，造成了浪費。

(三)二級庫材料管理混亂。

在采掘企業(yè)選礦廠和采礦廠的材料員出于方便，會一次性從倉庫領(lǐng)取過多的生產(chǎn)材料。剩余的材料相對集中保存，也就是建立了二級庫。選廠的二級庫沒有人員專門進行管理，對材料領(lǐng)用沒有登記臺賬，工人需要材料就自行領(lǐng)取材料，很容易造成材料丟失。采礦的二級庫沒有安排人員進行管理，但也沒有進行專門的材料管理。二級庫管理的漏洞，造成了材料脫離了倉庫人員的管理，安全性存在危險，更嚴重的是，二級庫的材料屬于已經(jīng)出庫的材料，記入了當期的生產(chǎn)成本，造成了生產(chǎn)成本虛增。

二、完善采掘業(yè)存貨管理的建議

(一)加強部門采購計劃的合理性。

各部門在制定采購計劃的時候，要多花時間進行調(diào)查研究，對生產(chǎn)工藝流程及設(shè)備運行情況要有充分的了解，掌握設(shè)備維修、備件消耗情況及生產(chǎn)耗用材料情況，進而做出科學合理的存貨采購計劃。要考慮到所采購的物資是否符合當前生產(chǎn)的需要，不要過早地進行采購。有時候部門所采購的設(shè)備物資在別的部門有存貨，但還是會重復(fù)進行采購，造成這個問題的主要原因是存貨信息缺乏共享。對存貨管理不能僅僅靠一臺秤和一支筆。庫存管理談不上有什么技術(shù)手段可言，倉庫除了一本賬簿記載著存貨的收、發(fā)、存數(shù)量外，貨品其他方面的基本資料很不健全，信息的收集與交換主要依靠手工來進行，使得存貨管理的信息化程度低。雖然在對存貨的核算上，也采用了會計核算軟件，但它畢竟只能滿足核算的需要。只有動態(tài)、高效地了解各種存貨信息，并實現(xiàn)存貨信息資源在部門與部門之間、部門與員工間、部門與供應(yīng)商之間的共享，企業(yè)的存貨管理才能精細化。

(二)倉庫管理是重中之重。

倉庫作為存貨管理的主要部門，在存貨管理工作中起到了主要作用。有效率的倉庫管理工作是企業(yè)擁有良好存貨管理系統(tǒng)的關(guān)鍵所在。

1.建立科學高效的存貨管理制度。

嚴格執(zhí)行財務(wù)制度規(guī)定，使賬、物、卡三者相符。采購部門和倉庫要對存貨的購進、發(fā)出和庫存進行日常核算，倉庫應(yīng)登記材料卡片，采購部門登記既有數(shù)量又有金額的明細賬，定期將收料單送財務(wù)部門;財務(wù)部門根據(jù)入庫單、驗收單、付款通知單、付款憑證編制記賬憑證，登記存貨賬簿及有關(guān)賬簿，月末與采購部門和倉庫管理部門進行核對。

各部門分管的指標層層分解下達到所屬各級單位和個人，實行存貨的分級管理。存貨領(lǐng)用應(yīng)制定定額，同時以批準才能進行。領(lǐng)用的材料應(yīng)由工藝部門核定消耗定額，屬于間接費用的消耗、修理用料等，應(yīng)編制計劃或核定費用定額，生產(chǎn)部門根據(jù)計劃、定額填制限額領(lǐng)料單向庫房領(lǐng)料(選礦工藝成本見附錄一)。存貨領(lǐng)用須經(jīng)部門負責人審批簽字，應(yīng)保證存貨領(lǐng)用無誤，手續(xù)齊全。倉庫保管要審核領(lǐng)料單，雙方要檢查數(shù)量和質(zhì)量，并簽字或蓋章。材料發(fā)出后，保管人員要按計劃價格標明金額，登記材料卡片，并轉(zhuǎn)材料記賬員記賬后隨發(fā)料匯總表定期送往財務(wù)部門，應(yīng)保證存貨領(lǐng)用業(yè)務(wù)記錄真實，領(lǐng)發(fā)無誤。要求倉庫保管員發(fā)貨后及時登記存貨臺賬;財會部門根據(jù)材料記賬員的發(fā)料匯總表按用途匯總分配，匯總領(lǐng)料單，分攤材料成本差異，分類制證，登記有關(guān)賬務(wù)，應(yīng)保證存貨安全，記錄正確。由內(nèi)部稽核人員審核領(lǐng)料單，核對收發(fā)憑證和存貨臺賬，檢查收發(fā)記錄和結(jié)存余額，查看存貨的領(lǐng)用會計核算是否準確。加強日常管理，嚴格限制未經(jīng)授權(quán)的人員接觸存貨。建立清查盤點制度，如有盤虧和盤盈，應(yīng)分清責任，報告有關(guān)部門及時處理。

2.加強存貨內(nèi)部控制。

(1)簽訂存貨采購合同內(nèi)部控制。要保證存貨采購在授權(quán)下按合同進行。要求主管領(lǐng)導(dǎo)對采購人員進行授權(quán)委托，授權(quán)的內(nèi)容一定是經(jīng)過有關(guān)部門批準的內(nèi)容;采購人員按計劃簽訂合同，無權(quán)在授權(quán)之外簽訂合同和變更合同的內(nèi)容，合同的副本應(yīng)送財務(wù)部和生產(chǎn)管理部審核價格與留存。

(2)存貨采購資金支付結(jié)算內(nèi)部控制。要保證貨款支付正確、合法。財會部門接倉庫通知承付貨款，應(yīng)審核合同的簽訂是否符合規(guī)定;驗收單、入庫單是否真實可靠，是否與合同一致;進貨發(fā)票是否合法，是否與合同、驗收單、入庫單、付款通知單的品名、數(shù)量和價格相符。審核無誤后，辦理付款手續(xù)，進行貨款支付結(jié)算。

(3)存貨內(nèi)部審計。應(yīng)保證存貨業(yè)務(wù)合同有效，保管安全，付款正確，會計核算準確，各部門資料反映真實可靠。由內(nèi)部審計人員抽查存貨采購合同，審查合同是否經(jīng)過授權(quán)、是否有效，同時審查在途存貨，應(yīng)保證存貨安全、賬實相符、核算準確。由內(nèi)部審計人員抽查存貨盤點表，監(jiān)督存貨盤點，審核保管部門和財會部門的日常核算是否準確，各部門的數(shù)據(jù)是否相符，有無違反規(guī)定程序和舞弊行為，還要對存貨領(lǐng)用的內(nèi)部控制進行評價。

(4)存貨盤點及處理內(nèi)部控制。應(yīng)保證存貨賬實相符。倉庫保管員應(yīng)定期盤點庫存存貨，編制存貨盤點表，并提出處理意見。財會人員年底應(yīng)抽查存貨盤點表，對于生產(chǎn)中已無轉(zhuǎn)讓價值的存貨及其他足以證明已無實用價值和轉(zhuǎn)讓價值的存貨，根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門批準的處理意見，同倉庫保管員共同調(diào)整存貨賬務(wù)，以確保賬實相符。

3.二級庫管理實施內(nèi)容。

生產(chǎn)部門設(shè)置二級庫，儲備一些日常生產(chǎn)常用的零部件是可以方便生產(chǎn)部門，減少領(lǐng)用材料的時間損耗，有助于保持生產(chǎn)的連貫性。做好二級庫的管理要做好以下幾點:

(1)設(shè)置專人進行管理，隨時登記材料領(lǐng)用情況，嚴格辦理二級庫的材料出入庫手續(xù)(出庫參照“倉庫領(lǐng)料程序及相關(guān)規(guī)定”見附錄二，登記好臺賬)。在滿足工人方便領(lǐng)用的同時保證材料的安全性。月底根據(jù)臺賬登記的記錄到倉庫進行退庫處理，沖減當期的生產(chǎn)成本。

(2)財務(wù)部、營銷部、倉庫每月要對二級庫進行盤點、檢查并出具書面盤點報告，做到賬實相符，對二級庫管理人員進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

4.改“包工不包料”為“包工包料”。

由于增值稅稅制改革，用于生產(chǎn)的固定資產(chǎn)部分可以進行增值稅抵扣，所以原來與施工隊簽定的“包工不包料”要改為“包工包料”，這樣做有利于進行增值稅抵扣，減少企業(yè)的稅賦負擔。但如果全部材料都由企業(yè)負責，勢必加重企業(yè)對施工隊的監(jiān)督工作，實施難度較大，而且要開具增值稅專用發(fā)票，材料價格也會上漲不少，用于抵扣稅賦的效果也會降低很多，因此，企業(yè)因該抓大放小。具體做法為一些大的材料如鋼材和水泥、沙石料等由企業(yè)進行提供，根據(jù)施工工程量制定定額消耗，減少施工方的浪費，其他小的零用材料由施工隊繼續(xù)包干。

采掘業(yè)企業(yè)要做好存貨管理是有章可循的，企業(yè)做好存貨管理有以下幾個重點:

1.要切合依據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展特點和現(xiàn)有條件，不能盲目照搬其他企業(yè)的模式。由于存貨管理方法是多種多樣的，既有傳統(tǒng)的能通過差異分析進行的價值控制方法，也有利用技術(shù)革新、組織結(jié)構(gòu)的協(xié)作制約功能的非價值控制方法。根據(jù)成本管理戰(zhàn)略選擇成本控制方法沒有固定的范式，完全要依據(jù)企業(yè)的現(xiàn)實基礎(chǔ)，考慮組織結(jié)構(gòu)、企業(yè)文化、生產(chǎn)方式等而定。

2.存貨管理是個全面的過程，要考慮周全，從企業(yè)計劃發(fā)展到企業(yè)經(jīng)營目標實現(xiàn)都要考慮存貨管理。

3.要把存貨管理提到企業(yè)日常發(fā)展目標，公司高層管理人員帶頭，動員全體員工實施監(jiān)督管理，從每件小事做起，建立存貨成本控制激勵，保證存貨管理工作的長期有效地進行，讓存貨管理工作顯現(xiàn)效果。

4.引入先進的存貨管理方法。應(yīng)用會計電算化的用友U-8系統(tǒng)的存貨管理系統(tǒng)，是適應(yīng)當代高新科學技術(shù)的制造環(huán)境和靈活多變的管理方法，企業(yè)管理者可以高效、動態(tài)地掌握存貨的庫存量。

(作者單位:江西省地質(zhì)工程研究中心)