論ERP實施中企業基層員工的重要作用

[摘要] ERP成功實施，不僅僅要靠實施小組的努力，與ERP相關的每一個人，都對ERP實施的成敗有著重要的影響。作為企業的員工，他們是ERP軟件的最終使用者和檢驗者，離開他們的支持，系統是無法正常運行的。調動企業員工的才智和能動性，將對ERP系統的成功實施有著極大的幫助。

[關鍵詞] ERP員工實施作用

隨著信息技術的發展，市場經濟的深入，企業面臨著機遇和競爭并存的形勢。這要求企業用先進的管理方法，來合理配置企業資源，以降低成本，提高生產效率，實現利潤最大化。ERP是20世紀90年代興起的面向制造企業應用的集成化管理信息系統解決方案，被業界廣泛認為是企業信息化發展的重要方向。

ERP(企業資源計劃)進入中國以來，歷經了20多年的發展歷程，以其先進的管理理念及強大的管理功能，受到了廣大用戶的青睞，成為改進企業管理輔助工具的首選。

但是，實施ERP項目是風險與效益并存的系統工程。20多年的經驗同樣證明了ERP的實施存在著的極大的風險，乃至于到目前為止ERP成功實施的還是少數，而對于中小企業來講是少而又少。以至于聯想集團前老總柳傳志有句名言:“不上ERP是等死，上ERP是找死。”這句話從一個側面反映了ERP實施的風險。

人們一直在研究ERP實施成功的要素，也已總結出了一列要素。在這里，根據本單位ERP實施的經歷，本文主要討論ERP實施中，軟件使用方，即實施企業中的人員，尤其是廣大基層員工在ERP實施中的作用。

一、ERP實施所涉及的企業人員

ERP的實施以人為本，我們常說“寧要三流軟件，一流實施，也不要一流軟件，三流實施”，可見人在ERP實施中的作用。實施小組由三方共同構成:設計方(即ERP軟件的供應商——乙方的項目人員)、使用方(實施ERP的企業單位——甲方的代表)和咨詢公司(為甲方提供有關實施ERP的有關咨詢)，涉及到的人員結構也較復雜，包括:企業高層、項目經理、項目資詢顧問、業務負責人、數據業務關鍵用戶、IT開發人員、網管人員等等，其中甲方——實施ERP的主體單位，也是ERP系統的最終使用者，所牽涉的人主要為:企業高層、業務負責人、關鍵用戶、網管人員等，除此之外，還有企業的廣大基層員工。

1.企業高管和業務負責人

我們經常稱ERP實施為“一把手工程”，可見企業的高管尤其是一把手在ERP實施中的地位的重要性。在一把手的支持帶動下，推動層層的一把手即各業務級負責人，將一把手工程落實到實處，成為ERP得以順利實施的強大動力。

2.關鍵用戶和網管人員

關鍵用戶是ERP實施的中流砥柱，在ERP實施中起著關鍵作用。關鍵用戶作為本企業用戶的代表，在實施中成為連接著設計部門與本單位的紐帶，經辦著具體的有關事宜，也應該是最先掌握ERP使用和管理的人，在今后的使用中還要起到指導和推動作用。所以對關鍵用戶的要求就比較高，即要有較強的IT方面專業知識，還要對各業務都有所了解。對一個小型生產企業單位來講，這樣的人不會很多，可能只有一兩個甚至是更少。所以，關鍵用戶和網管人員往往會是同一個人，同時承接了系統使用指導和網絡維護工作兩項工作，成為ERP使用道路中的護駕之人。

3.企業基層員工

企業員工是企業的基本組成成員，上至企業領導，下至一個普通的基層員工，都屬于這個范疇。而企業的基層員工，即是ERP系統實施的用戶，也是最終的檢驗者，他們工作在ERP管理和維護的第一線。有了基層員工的支持，將會促進實施的成功;反之，也將為給實施帶來重重的阻力。

二、正視企業普通員工在實施中的作用

在ERP實施研究中，很少提及企業普通員工的作用。我們更多的是談到“一把手”、“關鍵用戶”的作用，這也是設計方竭力向企業灌輸的，也是業界認可的。這是因為我們站的視點不同。而站在ERP用戶的角度來看，企業基層員工的作用是決不容忽視的。原因如下:

1.企業基層員工是ERP使用的基石

企業各業務部門的員工是ERP系統的最直接的、真正的使用者和維護者，在各自的崗位上，對每日發生的業務事件進行數據輸入，ERP系統才可以以此為基礎進行準確的匯總、計算和分析，提供正確的數據，以供查詢和參考。常言說:管理軟件是“三分靠軟件，七分靠管理，十二分靠數據”，而這數據的準確性，正是主要靠企業各業務部門的員工每日的使用來維系的。

2.企業基層員工擁有最豐富的工作經驗

企業各部門的員工，大多都是多年工作在同一個崗位，因此，他們對于本崗位的工作職能、特點、要點是最熟悉不過的了。ERP實施的一個重點在于流程重組，即是將各崗位的職能串連在一個流程管理中，各崗位有各崗位的特點，各企業有各企業的特色，不可能是千篇一律。經驗再豐富的設計員也好，管理者也好，是不可能做到面面俱到的。軟件的流程和管理設計不能照搬企業原有的舊模式，但完全脫離企業的實際情況和實際要求也是不切實際的。而對于實際工作要求的了解，又有誰能比得上長期工作在業務崗位上的員工呢?他們有著豐富的工作經驗，是我們最好的業務咨詢對象。

3.企業基層員工的抵觸將成為實施的巨大阻力

ERP系統對工作流程進行了重組，規范了管理，是企業管理模式、管理思想、管理方式的一場變革。這對于大多數早已習慣了原來舊模式的員工來說，一時還不能馬上適應，會覺得有些不方便和麻煩，這需要一個適應的周期。而對于ERP管理這樣一個新的事物，對企業未來管理的作用還充滿了不可知性，所以當ERP系統的使用效果沒有達到預期效果時，員工們會對軟件的設計投以懷疑的眼光。即使產生這種結果的原因并不是因為設計的關系。猶其是在系統投放使用的初期，由于對系統的性能還不熟悉，操作還不熟練，功能還不了解，事實上企業從上至下對軟件系統尚未認可信賴的時候，即使一些小問題，哪怕這些問題與系統本身無關，例如輸入錯誤，都會引起管理流程的停滯，而在出錯的原因查清楚之前，往往會歸咎于軟件設計的差錯。所以不能忽視員工在操作中遇到的小問題，小問題往往是最實際的問題，不僅會影響整個系統的運行，而且小問題得不到及時解決，會使企業員工們對系統產生不信任，抵觸情緒，消極怠工，進一步導致實施效果向反方向發展，動搖ERP實施的士氣和信心乃至實施結果。

三、發揮企業基層員工對ERP實施的作用

1.提高認識，讓員工參與到實施中來

在實施中，要加強ERP的培訓，從企業的實際出發，向員工們介紹ERP，讓大家了解ERP，認識到實施ERP的必要性。同時，不能將企業的員工僅僅看作是一個被動的接受者，而要讓他們積極參與到實施中來，以他們為師，向他們征詢意見，請他們為實施和設計出謀獻策。

2.重視員工反映的問題和意見，做實用的系統

ERP系統的流程設計，在同一領域中基本上是大同小異。但是，作為一個企業的管理系統來講，僅有這些大方面的管理是不夠的。企業基層員工多年工作在本崗位上，對本崗位的工作必然有很多心得體會，所以他們對本崗位的需求和不足最為了解和熟悉。對于整個管理系統來說，他們所提的需求可能只是一些細枝末節，但是這些小地方，卻恰恰是我們的員工每天工作中所接觸到的最直接、最實際的東西，是和他們最相關的東西。系統設計時深入員工，向他們討教，充分了解他們的需求，從小處抓起，從細微之處做起，做真正實用的ERP軟件。

ERP系統在投入使用后，與企業有一個適應的過程，在這期間，企業對系統的性能進行了解，而系統也經受了企業日常運行的檢驗，這是由ERP的使用者，也就是企業的員工在日常實際工作中來完成的。經受了實際的檢驗，系統的不足和缺陷會充分暴露出來，而這些缺陷和不足，也往往是最實際的。所以在使用中及時收集使用者的反饋信息，了解系統真正的運行狀態，有助于對系統的完善工作。

3.不能盲從員工的意見

企業員工對本崗位工作的熟悉和了解，是基于其日積月累的工作經驗，其中不乏金點子，是系統設計中的寶貴資源，但是這些意見和想法缺乏相應的理論基礎，往往是一些想法的碎片，僅立足于本崗位，缺乏對整個企業系統性和全局性的考慮，所以難免會具有主觀性、局限性和片面性。對于企業員工的意見不能置之不顧，使征詢意見成為表面文章、官樣文章，但也不能一味的盲從，失去實施的目標。對于員工們的意見，要經過實施小組的淬煉、甄別和篩選，提煉出正確的、有價值的、實用的意見和想法，經過統籌安排，有計劃、有步驟地采用到ERP系統中去。同時要與員工保持好溝通。

4.及時解決問題有助于提高對ERP系統的信賴和親和力

在系統投入使用初期，企業員工不可避免地對ERP系統持有抵觸，這種情緒主要來自于對新的工作方式的不習慣和對新系統的不信任。前者是隨著時間的推移和工作的繼續而會漸漸有所改善;而后者，則需要進行指引和疏導。在實施中發現，企業對員工的不信賴在于系統性能的未知性和對駕馭新系統的不安，也就是一種不自信的表現。在系統投入使用的初期，確實會發現軟件的不少功能不足之處，需要設計方及時改進，但絕大多數的的數據錯誤是發生在操作上，也就是說，是操作員操作失誤造成的。但是，對于不了解實情的企業員工而言，出錯就是出錯，肯定就是軟件不好。如果問題得不到解決，更會進一步堅信這種想法。所以對于使用出現的問題，我們要及時加以解決。不僅要找出問題的原因，解決好問題，讓流程可以繼續進行下去，更要借此機會，實戰指導操作員正確操作，并學會簡單的問題排查，積累經驗，進一步熟系統和本崗位流程的操作。只有這樣，ERP才會作為一個工具，在員工手里越用越得心應手，當員工們可以較好地駕馭系統的時候，對系統的信賴度也就會相應增加。在這里，對于我們企業的關鍵用戶，就提出了較高的要求。在系統投入試用的初期，軟件系統出現任何問題都可以由供應方人員指導協助，問題能夠很快得到解決。但是實施人員撤離后，一個小小的問題有時都能使整個ERP系統陷入癱瘓狀態。我們不能指望在短短的實施期間，我們的企業員工能夠完成從外行向內行的轉變，而對于具有專業技能的關鍵用戶來說，則要求他們盡快上手，最短時間內具備解決使用問題的能力，接替軟件供應方的指導協助工作，完成實施后期的護航任務。

四、總結

ERP實施成敗與否，企業的員工起著致關重要的作用，這不是靠某些指標或者圖表可以衡量出來的。企業員工是ERP系統的最終使用者和檢驗者。再好的軟件設計，得不到用戶的認可，這樣的實施都不會是成功的實施。ERP作為一款企業管理軟件，只有當企業每一個崗位的操作者都學會在本崗位很好地使用它，它的管理功效才能發揮出來，才能在企業的管理中發揮最大的作用。

參考文獻:

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