Microsoft Office軟件在辦公自動(dòng)化中的應(yīng)用技巧

摘要：Microsoft Office是一個(gè)龐大的辦公軟件和I具軟件的集合體，熟練地掌握和使用它的各項(xiàng)功能，對(duì)于提高使用者的文字處理能力和工作效率顯得尤為重要。

關(guān)鍵詞：Microsoft Office 辦公自動(dòng)化 Word Excel Access

中圖分類號(hào)：TP317.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1002-2422(2010)02-0096-03

1 WORD的幾點(diǎn)應(yīng)用

1，1打造自己的命令按鈕

(1)開(kāi)啟Microsoft word，單擊工具菜單一宏一錄制新宏如圖1，輸入宏名A3，表示紙型為A3。接著點(diǎn)擊確定，系統(tǒng)開(kāi)始錄制新宏。宏的錄制就是把自己的操作錄制下來(lái)，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候自己再把自己原來(lái)的操作重新執(zhí)行一遍。接下來(lái)自己根據(jù)需要進(jìn)行頁(yè)面設(shè)置，設(shè)置完成后停止錄制。

(2)重復(fù)步驟1的操作，將其的紙型和頁(yè)面設(shè)置統(tǒng)一錄制下來(lái)，假設(shè)共錄制的宏有：A3、A4、B4、B5，如圖2所示。

(3)單擊視圖菜單一工具欄一自定義，在自定義窗口中選擇命令選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊宏選項(xiàng)，可以看到所錄制的宏已經(jīng)呆在那兒了。直接用鼠標(biāo)選擇宏A3拖動(dòng)到工具欄上。如圖3所示。

(4)接下來(lái)自定義宏的圖標(biāo)，圖標(biāo)可以自己畫(huà)，不過(guò)自己畫(huà)出來(lái)的比較難看，可以復(fù)制一個(gè)圖標(biāo)的圖像下來(lái)再進(jìn)行編輯。在工具欄上找到一個(gè)圖標(biāo)，鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊它，選擇復(fù)制按鈕圖像，如圖4所示，再用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊宏A3按鈕，選擇粘貼按鈕圖像，這樣按鈕圖像就復(fù)制過(guò)去了，如圖5所示。進(jìn)一步選擇右鍵菜單中的“默認(rèn)樣式”，這樣按鈕上文字不見(jiàn)了，只顯示圖標(biāo)。

(5)完全復(fù)制按鈕圖像，不免有抄襲之嫌，且其所實(shí)現(xiàn)功能不直觀。進(jìn)一步在圖5的右鍵菜單中選擇編輯按鈕圖像。對(duì)圖像進(jìn)行編輯，編輯完后點(diǎn)確定即可，如圖6所示。

(6)按照同樣方法，可以設(shè)定宏A4、B4、B5按鈕。當(dāng)然要實(shí)現(xiàn)其功能只要多錄制幾個(gè)宏即可。

1，2頁(yè)眉頁(yè)腳隨處放

習(xí)慣上認(rèn)為頁(yè)眉頁(yè)腳只能處于頁(yè)眉或頁(yè)腳位置，實(shí)際上頁(yè)眉和頁(yè)腳中的文字的位置可以是任意的。方法是在頁(yè)眉(或頁(yè)腳)中插入一個(gè)文本框，設(shè)置文本框的版式為襯于文字下方，將文本框的框線設(shè)為無(wú)色。此時(shí)文本框的位置可以任意拖動(dòng)，這樣頁(yè)眉(或頁(yè)腳)中的內(nèi)容就不再局限于它的原始位置。

1，3在打印預(yù)覽模式下編輯文字

在打印預(yù)覽模式下查看某Word文檔時(shí)，可能會(huì)需要調(diào)節(jié)或編輯某些圖片和文字。是不是一定要回到編輯狀態(tài)呢?其實(shí)完全可以在打印預(yù)覽模式下完成這些編輯修改。具體操作方法是：

(1)點(diǎn)擊文件菜單中的打印預(yù)覽。

(2)點(diǎn)擊需要編輯區(qū)域中的文字，Word將放大該區(qū)域。

(3)點(diǎn)擊打印預(yù)覽工具欄上的放大鏡，當(dāng)鼠標(biāo)指針從放大鏡圖標(biāo)變?yōu)镮型圖標(biāo)時(shí)，就可以編輯該文檔了。要想退出打印預(yù)覽并返回到原先的文檔視圖，點(diǎn)擊關(guān)閉。

1，4修復(fù)損壞的文檔

使用word或電子表格，文件有時(shí)出現(xiàn)打不開(kāi)的情況，也即是文件損壞。出現(xiàn)這種情況其實(shí)有種方法可以嘗試。在word中點(diǎn)擊打開(kāi)文件按鈕，在打開(kāi)窗口中首先找到要打開(kāi)的文件，點(diǎn)擊打開(kāi)按鈕上的小三角符號(hào)，在展開(kāi)選項(xiàng)中選擇“打開(kāi)并修復(fù)”。

1，5讓文字適應(yīng)表格

Word中作表格，當(dāng)表格中文字較多時(shí)，表格的列寬會(huì)自動(dòng)撐大。但有時(shí)想保持列寬不變，又想多輸幾個(gè)字進(jìn)去，這時(shí)可以讓文字適應(yīng)表格。用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊要設(shè)置的單元格，右鍵菜單中選擇“表格屬性”，在“表格屬性”窗口中選擇“單元格”中的“選項(xiàng)”，將左右邊距設(shè)為0，選中“適應(yīng)文字”選項(xiàng)。設(shè)置完后文字就可以擠進(jìn)去了。

1，6 word中表格的快速計(jì)算

同excel一樣，word表格中計(jì)算公式可引用單元格，表格中的列可用A、B、C…等表示，行數(shù)用1、2、3…表示。Word中的計(jì)算都是通過(guò)域?qū)崿F(xiàn)，點(diǎn)擊etrl+F9在要計(jì)算的地方插入一個(gè)域{}，在大括號(hào)中輸入計(jì)算公式(比如(=sum(a3：d10)})，輸入的是公式，不是計(jì)算結(jié)果，要顯示計(jì)算結(jié)果，只要點(diǎn)擊F9，更新域的值即可。如果表格中的部分?jǐn)?shù)值發(fā)生改變，可以選中全文(ctrl+A)后點(diǎn)F9更新文中所有域的值。

1，7表格中的標(biāo)題行重復(fù)

當(dāng)一個(gè)表格較長(zhǎng)超過(guò)一頁(yè)時(shí)，在第一頁(yè)之后的表格中就看不到表頭部分，希望在每一頁(yè)都留有表頭。Word中操作方法：選中表格首行，點(diǎn)擊“表格”－“標(biāo)題行重復(fù)”。在excel中操作方法：點(diǎn)擊“文件”－“頁(yè)面設(shè)置”－“工作表”－“頂端標(biāo)題行”－選擇要重復(fù)出現(xiàn)的行。

1，8 ctrl鍵的妙用

Ctrl鍵除了與諸多的字母組成快捷鍵之外，還有很多妙用。比如：

(1)“etrl鍵+]”可使選定文字號(hào)不斷增大，“etrl鍵+[”可使文字不斷縮小。

(2)“ctrl+鼠標(biāo)滾球”可使窗口顯示增大或縮小。

(3)“etrl+鼠標(biāo)左鍵”可選定全文。

(4)“etrl+F9”可插入一個(gè)域。

(5)“ctrl+”+””可使文字在上標(biāo)和下標(biāo)之間切換。

2 EXCEL的應(yīng)用

2，1顯示值和實(shí)際值的糾紛

Excel在表格制作和數(shù)據(jù)處理中可以說(shuō)是功能強(qiáng)大，快捷方便。特別是excel的計(jì)算功能特別方便，往往可以把excel當(dāng)作計(jì)算器來(lái)使用。通常認(rèn)為計(jì)算機(jī)的計(jì)算是不會(huì)出錯(cuò)的，但是在excel中經(jīng)常有計(jì)算“失誤”的時(shí)候，在此舉例說(shuō)明。比方有這樣一個(gè)計(jì)算工資的表格如圖7所示，設(shè)好公式以后，計(jì)算結(jié)果沒(méi)有任何問(wèn)題。當(dāng)實(shí)發(fā)工資保留2位有效數(shù)字以后，于是出現(xiàn)圖8的結(jié)果。這時(shí)候問(wèn)題產(chǎn)生了，把最后一列實(shí)發(fā)工資用計(jì)算器加一下，實(shí)際結(jié)果是6348.58，不是6348.56。這一下發(fā)放工資的人可要倒霉了，領(lǐng)了6348.56元，卻要發(fā)出去6348.58元。人數(shù)一多，這個(gè)誤差還要大。

原來(lái)電子表格中參與計(jì)算的是實(shí)際存儲(chǔ)值而不是顯示值。第一個(gè)職工李振華的實(shí)發(fā)工資是712.49元，電子表格中存儲(chǔ)的實(shí)際值是712.485元。參與計(jì)算的是712.485而不是712.49，這給最后的合計(jì)造成了誤差。

解決方法有兩個(gè)：一種方法是實(shí)發(fā)工資采用四舍五入函數(shù)round()來(lái)進(jìn)行計(jì)算，比如李振華的實(shí)發(fā)工資原來(lái)用的公式是=E2-F2，把它改為＝round(E2-F2，2)。“2”表示四舍五入后保留的小數(shù)點(diǎn)位數(shù)。第二種方法是依次選擇“工具－選項(xiàng)－重新計(jì)算”，勾選“以顯示精度為準(zhǔn)”。選擇這一項(xiàng)的目的是讓Excel以顯示值參加運(yùn)算，這樣計(jì)算結(jié)果就沒(méi)有誤差了。

2，2 Excel中的批量操作

(1)一次選定多個(gè)行(或列)標(biāo)簽，同時(shí)選定多行后，點(diǎn)擊“插入一行”，可以一次插入多行。選定了多少行就可以一次插入多少行。

(2)當(dāng)要在表格中插入多個(gè)不連續(xù)的重復(fù)數(shù)據(jù)時(shí)，可以復(fù)制一個(gè)數(shù)據(jù)，再配合ctrl(跳躍選擇)鍵和shift(連續(xù)選擇)鍵選擇目標(biāo)區(qū)域，再點(diǎn)粘貼(ctrl+v)即可將原始數(shù)據(jù)復(fù)制到選定單元格中。

(3)當(dāng)打開(kāi)多個(gè)excel窗口，按住shift鍵，再點(diǎn)擊“保存”按鈕，就可以同時(shí)保存多個(gè)窗口中的文件。

(4)當(dāng)要對(duì)多個(gè)工作表中進(jìn)行相同設(shè)置和編輯時(shí)，可以按住ctrl鍵同時(shí)選擇多個(gè)工作表標(biāo)簽，接下來(lái)執(zhí)行的編輯操作將適用于所有選定工作表。

3 結(jié)束語(yǔ)

計(jì)算機(jī)文字處理軟件徹底改變了傳統(tǒng)的文字處理方式，將文字的錄入、編輯、排版、存儲(chǔ)和打印融為一體。