高職院校二級學院辦公室服務工作淺談

摘 要：伴隨著高職院校快速發展，校、院兩級管理機構的形成，二級學院辦公室地位和作用日顯重要、任務日益加重、要求也越來越高。本文就高職院校二級學院辦公室的服務工作的前提和基礎提出六個方面的看法。

關鍵詞：高職院校；二級學院；辦公室；服務工作

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1671--7740(2010)03--0179--02

伴隨著高職院校快速發展，校、院兩級管理機構的形成，二級學院辦公室成為典型的“漏斗”，擔負著上情下達、下情上報、對外聯系和綜合服務等繁冗工作，其地位和作用日顯重要、任務日益加重、要求也越來越高。辦公室是一個綜合部門：一是重要；二是事多；三是難辦；四是累人。其主要工作是“參與教務、抓好事務、搞好服務”，辦公室是信息中心、服務中心、參謀中心、運轉中心和指揮中心，不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協調，始終處于連接領導和廣大教職員工的樞紐地位。為此。筆者就高職院校二級學院辦公室服務工作的前提和基礎談六個方面的粗淺看法。

一、素養第一，服務基石要牢固

不論干什么工作，人的因素始終是第一位的。正確的人生觀、價值觀成為行動的導向。

1.政治堅定。政治強是辦公室同志的修身之道、謀事之基、成事之本，在政治上、思想上、行動上同各級領導保持高度一致。服從不盲從、用權不越權、獻策不決策，緊跟形勢保持全新理念。

2.作風過硬。辦公室工作繁重龐雜化、加班加點經常化、批多獎少合情化，而此以為辦公室工作應樹立起求真務實、頑強拼搏、埋頭苦干的“老牛”工作作風，以公心、依制度辦事、以理服人。待人以誠，待人熱情，與人為善，夯實群眾基礎。

3.紀律嚴明。辦公室作為參謀部、信息部，出不好點子就當不好參謀、出餿點子會貽誤工作、信息反映失真會影響領導決策，必須保證政令暢通，“能文能武、能粗能細、能匯報能調查”就是辦公室工作的核心，工作協調講程序，行動協調講規矩，關系協調講大局，矛盾協調講團結。

二、能力為先。服務水平是關鍵

1.凋研能力。辦公室工作是搞服務、當參謀。這就要求其必須有思想、有觀點、有方法、有獨到的見解，使得辦公室人員要經常深入教育教學第一線，掌握實情，有的放矢地做好服務工作。要把工作重心下移，掌握第一手材料，為領導提供有情況、有分析、有建議的調研報告，解決工作中的矛盾和問題，提高科學決策水平。要發現新情況，研究新問題。總結新經驗，以點帶面，推動面上工作。要理論聯系實際，既善于在實踐中找答案，又善于通過理性思考提煉觀點和方法，不斷提高調查研究的能力，努力提高自身的素質。

2.組織能力。辦公室工作項目多、涉及面廣，不斷提高組織協調能力才能正確處理好各種復雜的利益關系，把各方面的積極性引導好、保護好、發揮好。要善于協調上下左右各層關系，以此贏得教職員工的關注和理解，形成合力開展綜合性工作，營造學院工作的良好氛圍。

3.開拓能力。辦公室工作要適應高職教育的發展，在工作理念、工作方式、工作手段等方面進行改革創新，要用科學的理論武裝頭腦、學習新知識、樹立新觀念，要注重研究分析新情況、新問題、新形勢，把握事物發展的規律和特點，大膽探索，勇于創新。

三、重心明確。服務思路要清晰

1.心系領導。辦公室主要服務對象是領導，要發揮好聯系教工的橋梁和紐帶作用，實現好、維護好、發展好教工的根本利益。要積極適應領導的工作思路，想領導之所想，謀領導之所謀。對重要公務活動超前協調，努力把工作做到前頭；對領導臨時交辦的任務及時協調，隨叫隨辦；對多項活動統籌安排，綜合權衡，通盤考慮。就高職院校而言，辦公室要從事務工作為主轉到以調查研究為主，為領導提供有情況、有分析、有預測、有建議、帶規律性的參考材料；要從收發傳遞信息轉為收集處理信息，溝通上下情況，提供準確的信息供領導決策時參考；要從一般的反映情況轉變為既反映情況又提出建議，以科學發展的理論眼光去認真觀察、分析總結。

2.洞察事態。事件發展不是靜止的，而是不斷變化的。面對服務中出現的新情況、新問題和新任務，不能僅僅作為“留聲機”、“傳話筒”，要洞察事態發展的每一步進程，重實踐、重調查、重研究，必須適應形勢發展的需要。平常多留意，吃透上情，掌握下情、了解外情、正確領悟領導意圖，對發展態勢作超前預測、對工作提出合理建議、對所需材料超前準備、對所需信息超前提供。

3.抓好督辦。以收發文件為抓手，督辦執行上級精神，保證政令暢通、執行堅決，做到收發及時、行文規范、嚴守秘密，決不耽誤各項工作的順利開展。本職工作做到好又快、不松懈、不拖拉，對其他部門工作積極配合、盡力協助、鼎立支持，對于未完成或完成不好的工作要認真督查、限時改正。實行全程性的跟蹤督查，大膽揭露不落實的問題、大膽揭露妨礙決策的問題、大膽揭露歪曲領導意圖的問題，對協調中遇到的問題，及時向領導提出建議，以期消除矛盾，解決問題，完善決策。

四、總結提高，服務成效是目的

1.精鉆業務。辦公室工作是一項全局性、業務性很強的工作，干一行、愛一行、學一行、專一行是必然，既要成為辦公室自身業務的行家，又要了解各類知識，做到博學多藝。要深入到學科專業中、深入到教學科研中、深入到黨建思政中，加強綜合能力的鍛煉培養，不斷拓寬自己的知識面，力求做到業精技強，一專多能，能夠勝任各種急、難、重的工作。

2.月旦大心細。遵循“想事、謀事、干事、成事”的理念，合理分解辦公室工作，定項目、定人員、定標準、定時間。要加強工作的預見性，諸如學院日常行政事務、財務工作、人事工作、教學管理、科研管理、學生管理、文檔管理、成教管理等是可以超前考慮的，其它工作盡量避免和可以預見的工作撞車。平時多觀察、多積累，有事就不用臨時抱佛腳。同時，要分清主次，要以主要精力、干好最重要的工作，用放松大腦時間處理大量的一般性事務性工作。

3.善于總結。誰都知道辦公室事務性工作多，每天在辦事、辦會、辦文中度過。學會“動”中干事，“靜”中總結提高，既要在忙忙碌碌中憑借自身能力、素質做好每一件事，更要注意事后的反思，使自己的知識、技能、性格、能力、品格素質適應辦公室工作要求。

五、事無巨細，服務關系要和諧

1.處理主要與次要的關系。辦公室作為一個綜合部門，其性質和作用同其他部門的區別主要體現在服務性上。這就要求辦公室把“一切服從大局，一切服務大局”作為辦公室工作的出發點和落腳點，無論辦文辦事都要避免因程序混亂、主次錯位而引起領導之間的誤解，把“參與政務”、“管理事務”、“搞好服務”三大職能統籌兼顧，合理安排，做到調研圍繞中心轉，協調圍繞領導轉，服務圍繞大家轉，信息圍繞決策轉。

2.處理重點與難點的關系。要發揮辦公室的整體功能，充分發揮各方面的主觀能動性和個人的聰明才智，有效地形成合力，積極地、創造性地開展工作。同時，要根據辦公室各個階段的工作任務，區別輕重緩急，突出工作重點，兼顧其他工作。對那些難度較大，工作量大，時效性強的任務，在明確任務的基礎上，要及時組織有關力量，合理安排人力、物力。形成最大的合力，確保工作任務的完成。

3.處理被動與主動的關系。辦公室工作的服務性職能決定了其工作的被動性，但要做好辦公室工作，又必須發揮人員的主動性，善于在被動中求主動，變被動為主動。對一些常規性、規律性、階段性等確定性工作，不要消極等待，要主動著手，提前準備。對領導f臨時交辦的任務、應急事件和突發事件等非確定性工作，要有靈活的應變能力，做到忙而不亂。

六、勤勉最重，服務手段是考核

1.嚴把文件處理關。要提高公文質量，嚴格辦文時限，嚴格規范辦文程序，嚴格審核公文的內容，把好公文的政策、法規關，審核公文的體例、格式，斟酌文字，準確、鮮明、全面地體現發文機關的意圖。避免文件與文件打架、法規與法規打架、文件與法規打架的現象發生。

2.嚴把信息宣傳關。信息宣傳工作是辦公室的一項重要日常工作，是領導掌握動態、了解民意的重要渠道。要以最新的動態、高質量的信息、實用的宣傳內容，為領導提供最及時、最新穎、最實用的信息資源。信息提煉及報送值得注意的問題是：第一，要通過上報信息能看到學院對上級部署的工作要求是怎樣對待的、怎樣干的、成效怎樣，而且反映要快，在不同的階段要體現出不同的作法、成果來；第二，一項工作思路、工作部署不是一蹴而就的，它有一個不斷探索提高完善的過程，要對上級部署的一項工作一個活動應經過深入思考，結合自己學院的實際，使之完善化具體化；第三，學院各部門在工作中探索出的創新性舉措，哪怕它還有待進一步完善，也是值得關注的有價值熱點；第四，工作中總會遇到一些新情況、新問題迫切需要解決，這也是各級領導所關注的。任何一條信息，都是有的放矢，這個“的”就是要面臨的形勢，要解決的問題；第五，各學院的工作步調、工作安排、工作任務等各方面是相同的，這種客觀狀況決定了報送信息的內容也具有較大的共同性，但是要同中求異，用“異”來體現出自己學院的特色，同樣的時期選擇不同的內容，同樣的內容選擇不同的角度，顯出個性來才引人注意。

3.嚴把目標考核關。目標責任制考核作為推進學院建設的抓手，要高標準、高質量、實事求是、科學合理地確定年度工作目標。強調注重考核的過程管理，明確目標考核的目的、意義、方法、步驟，明確考核的標準、尺度和口徑，隨時掌握了解工作進展情況。