Powerpoint在演示及報(bào)告中的應(yīng)用技巧

[摘要]在我們的工作和學(xué)習(xí)當(dāng)中，經(jīng)常需要向他人介紹和演示我們自己的產(chǎn)品、設(shè)計(jì)、研究成果等。老師上課需要用多媒體課件來進(jìn)行輔助教學(xué)；學(xué)生畢業(yè)找工作的時(shí)候向用人單位發(fā)送電子簡歷；在工作中，進(jìn)行述職的時(shí)候需要的述職報(bào)告等等，我們都離不開PowerPoint(以下簡稱PPT)。PPT因操作簡單且成本低廉得到了廣泛的應(yīng)用。本文克服傳統(tǒng)PPT的局限，從文字和色彩應(yīng)用兩個(gè)重要方面泉闡述優(yōu)秀PPT的制作過程。

[關(guān)鍵詞]PPT 報(bào)告 文字 色彩

據(jù)統(tǒng)計(jì)，每天有超過三千場的演講或展示使用了PPT，每天有超過三千萬個(gè)PPT作品被創(chuàng)作出來，每天至少有三億人在看PPT。PPT因操作簡單且成本低廉得到了廣泛的應(yīng)用。

我們經(jīng)常在一些報(bào)告會(huì)或者演講中。看到一些幻燈片上布滿密密麻麻的文字，作為聽眾，不知道是該仔細(xì)聽演講者的演說，還是該認(rèn)真讀讀PPT上的文字。其實(shí)。聽眾對信息的獲得應(yīng)該來自演講者的講述，而不是費(fèi)力地閱讀屏幕上面的文字。實(shí)際上，一場成功的報(bào)告會(huì)，主要取決于演說者的魅力以及演說內(nèi)容對聽眾的吸引程度，因此要記住，PPT僅僅是輔助工具，只有優(yōu)秀的PPT才能幫助你更輕松地實(shí)現(xiàn)成功的報(bào)告。

怎樣才能做出優(yōu)秀的PPT呢?要從PPT制作的兩個(gè)重要方面來考慮，文字和色彩的應(yīng)用。

一、文字的應(yīng)用

1 文字要盡可能少。

PPT在演示及報(bào)告中使用的時(shí)候，通常是作為一個(gè)輔助的工具來使用的。如果簡單地把Word里的文字照搬到PPT中，不做任何修改就直接進(jìn)行演示，那么PPT根本就沒有存在的必要了。既然是輔助進(jìn)行演講和報(bào)告的工具，那么PPT當(dāng)中的文字，應(yīng)該是起到點(diǎn)題或是提點(diǎn)的作用。點(diǎn)題。就是在PPT中的文字體現(xiàn)了報(bào)告的重點(diǎn)，并且能夠引發(fā)聽眾思考或是使聽眾產(chǎn)生共鳴的，剩下的事情就由報(bào)告者去完成；提點(diǎn)，是針對報(bào)告者而言的，PPT中的文字起到提醒報(bào)告者的作用，使報(bào)告者的報(bào)告具有連貫統(tǒng)一性。

2 用圖像和圖表來描述文字。

研究表明，有70％的人對圖的理解速度要遠(yuǎn)遠(yuǎn)快于對文字的理解速度。生動(dòng)、形象的圖像當(dāng)然比抽象的文字演示要更為吸引聽眾。因此，要達(dá)到好的報(bào)告效果，PPT中的文字不能太多。能用圖像或者圖表說明問題的，就盡量用圖像和圖表來代替抽象的文字，結(jié)合報(bào)告者的分析和解釋，使聽眾理解圖像和圖表的意義，這樣的報(bào)告效果更加理想。

3 文字要有統(tǒng)一的格式。

除了文字不能過多之外，還要注意具有統(tǒng)一的格式(字體、字號、顏色等)，以使PPT具有美感，在一定程度上也達(dá)到吸引聽眾的效果。在字體選擇上要注意的是，不同的報(bào)告使用不同的字體，比如政府工作報(bào)告用宋體宋體現(xiàn)嚴(yán)謹(jǐn)、莊重。平面設(shè)計(jì)產(chǎn)品展示報(bào)告用隸書來體現(xiàn)藝術(shù)性等。在字號選擇上，作為一份演示報(bào)告。要使坐在最末尾的聽眾也能順利看到PPT中的文字，字號要選擇足夠大的。日本工程師高橋發(fā)明的被稱為“高橋法”的PPT設(shè)計(jì)方法，用極端簡單的方法呈現(xiàn)文字，每一頁P(yáng)PT不超過10個(gè)文字。采用極大的字體凸顯在屏幕中央。高橋認(rèn)為，采用幾個(gè)特大字突出報(bào)告關(guān)鍵詞，有極強(qiáng)的視覺沖擊力，讓人難忘。

二、色彩的應(yīng)用

PPT色彩搭配是吸引聽眾的另一個(gè)重要因素。對于非設(shè)計(jì)專業(yè)人士來說，應(yīng)用色彩時(shí)只要遵循一定的規(guī)律，也能夠做出出彩的PPT。

在PPT配色時(shí)，對比著美術(shù)學(xué)中的色相環(huán)(圖1)，掌握以下色彩組合的五種基本規(guī)律，就能夠在PPT中很好地應(yīng)用色彩。

1 單色搭配。

單色搭配(如圖2)，指的是以色相環(huán)中某一種顏色和它的明、暗色進(jìn)行搭配，整個(gè)PPT畫面看起來協(xié)調(diào)統(tǒng)一，給人以安靜、祥和的感覺。如綠色、深綠色和淺綠色的搭配。

2 相鄰色搭配。

相鄰色搭配(如圖3)，指的是以色相環(huán)中的任意三個(gè)連續(xù)的顏色進(jìn)行搭配，整個(gè)PFT看起來除了色調(diào)舒適以外，色彩比單色顯得更為豐富。如綠色、黃綠色和黃色的搭配。

3 對比色搭配。

對比色搭配(如圖4)，指的是色相環(huán)中內(nèi)環(huán)直徑兩端的兩種顏色進(jìn)行搭配，由于對比色放在一起，給人的視覺沖擊比較強(qiáng)烈，所以在使用對比色的時(shí)候，不能大片面積地對比使用，而是要以某一種顏色作為主色，另一種顏色作為輔色，輔色僅僅是作為裝飾或點(diǎn)綴來使用。通常為了突出主題和內(nèi)容時(shí)使用對比色設(shè)計(jì)。常見的紅綠、藍(lán)橙、黃紫。

4 三角色搭配。

三角色搭配(如圖5)，指的是色相環(huán)中能任意組成一個(gè)等邊三角形的三種顏色稱之為三角色，如紅、黃、藍(lán)三種顏色的搭配。

5 黑白灰色搭配。

色相環(huán)中，投有黑白灰色。黑白灰是色彩中的五彩色，可以和任何色彩搭配，因此被稱為萬能色。當(dāng)選定一種顏色之后，不知道該如何進(jìn)行色彩搭配的時(shí)候，用黑、白或者灰色來搭配，肯定沒問題。有時(shí)候在使用對比色的時(shí)候，在對比色，臨界的地方加上黑、白或者灰色，讓色彩的過度顯得沒有那么突兀，又可以起到視覺緩沖的作用。在單色搭配中添加黑、白或者灰色，則可以增加PP丁的色彩層次感。

三、文字和色彩的綜合應(yīng)用

1 文字和色彩背景的搭配。

(1)單色的應(yīng)用，背景顏色比較淺的，就選擇單色中比較深的顏色(趨近于黑色)作為文字的顏色，相反，背景顏色比較深的，就選擇單色中較淺的顏色(趨近于白色)作為文字的顏色。文字與背景色要產(chǎn)生一定的深淺對比，才能突出文字，使文字清晰顯示。

(2)相鄰色的應(yīng)用。選擇距離最遠(yuǎn)的兩種顏色，一個(gè)作為底色，一個(gè)作為文字的顏色。如黃、綠兩種顏色，可以用淺綠和深黃進(jìn)行搭配，或者是淺黃和深綠進(jìn)行搭配。和單色一樣，文字和背景也要有深淺對比，才能凸顯文字。

(3)對比色的應(yīng)用。選擇對比色中的一種顏色作為底色，另一種顏色作為文字的顏色，由于對比色明顯的視覺沖突，在使用時(shí)，選擇明度不同的顏色信息即可。常見的紅色和綠色，當(dāng)紅色作為字體的顏色時(shí)，我們可以選擇最亮的紅色，綠色的底色選擇偏淺或者是偏深的，減少文字和背景強(qiáng)烈的視覺沖突。

(4)三角色的應(yīng)用。選擇其中的兩種顏色作為背景色，第三種顏色作為字體的顏色，同樣也要有色彩深淺對比，才能凸顯文字。如紅黃藍(lán)，用藍(lán)色和黃色的大小不一、深淺不同的圓形作背景，紅色作為文字的顏色。

(5)黑白灰色應(yīng)用。白底黑字和黑底白字是應(yīng)用最多的顏色搭配。

純色背景和文字搭配顯得比較單調(diào)，通常在背景中添加圖形或線條來增加PP十的層次感。

2 文字和背景圖片的搭配。

(1)以背景圖片色作為文字顏色。

在有清晰圖片背景的PPT中應(yīng)用文字，由于背景色彩信息比較豐富，不能清晰顯示文字，可以專門劃出一塊區(qū)域，填充上黑、白或者灰色，選擇背景圖片中的某一種顏色作為文字的顏色，這樣的搭配，使PPT的整體色調(diào)感覺較好，達(dá)到理想的視覺效果。

(2)以背景圖片色作為文字底色。

針對清晰的圖片背景，色彩信息也比較豐富時(shí)，劃出的文字區(qū)域，填充上背景圖片中的色彩信息最多的顏色，并適當(dāng)調(diào)整透明度，當(dāng)填充的顏色較深時(shí)，用背景圖片中最淺的顏色(或者白色)作為字體的顏色；當(dāng)填充的顏色較淺時(shí)，用背景圖片中最深的顏色(或者灰、黑色)作為字體的顏色。

文字顏色與背景圖片的顏色也要有對比，以凸顯文字。