談談檔案工作中的“借力”

李惠銘

摘要：隨著檔案事業的發展，檔案工作業務量日益增加，如何在現有條件下最大程度地做好檔案工作，筆者提出了“借力”的想法，本文系統論述了檔案工作“借力”的理論與實踐可行性以及發展趨勢。

關鍵詞：檔案工作 借力

檔案工作的“借力”是指檔案工作者借自身以外的各種力量，幫助自己解決問題、完成任務。這種力包括人力、物力、財力、智力等諸方面以及精神力量。

一、“借力”的社會必要性和理論的可行性

1.檔案工作人力缺乏，需“借力”得到增補。近年來，隨著檔案事業的快速發展，檔案工作業務量明顯增加，人員緊張現象日趨明顯。就區縣來看，館藏數量逐年增多，接待查檔人數和卷次明顯提高，檔案開發力度的不斷加大等，館內業務人員明顯不足。基層檔案室業務范圍的不斷擴大，特別是各鄉鎮檔案室不但要做好機關檔案工作，還要負責村級檔案工作。如北京市平谷區目前共有16個鄉鎮、16名檔案員，且大多身兼三四職，實際每人每年只有四分之一左右的時間（約60個工作日，480個工時）專門從事檔案工作。而理論上，鄉鎮檔案員的工作量應包括：檔案收集（約20天160個工時）、檔案整理編目歸檔（約60天480個工時）、提供利用（約20天160個工時）、檔案編研（約20天160個工時）、村級指導（每個鄉鎮平均約17個村，每個村每年指導2次，就需34天272個工時），這樣核算下來，每鄉鎮每年至少需要154天1232個工時，尚缺少752個工時（還不包括檔案室的日常管理、檔案法宣傳等常規性、臨時性工作所需的工時）。

2.獲取檔案信息的渠道狹窄，需“借力”得以拓寬。客觀地講，目前檔案工作環境還比較閉塞，檔案人員獲取信息的渠道也比較狹窄。館藏檔案資源還較匱乏，雖然量很大，但內容并不豐富。普遍存在文書檔案多，專業檔案少；一般價值的檔案多，特色精品檔案少等，一定程度上制約了檔案的開發利用。而檔案工作又是一項服務性的工作，通過管理和提供檔案資料為各項工作服務是檔案工作賴以生存和發展的關鍵。這就要求檔案人主觀上要轉變思想，勇于創新，主動作為，克服自身力量不足，善于借助各種力量，為我所用。

3.檔案工作范圍涉及方方面面，方便借力。檔案工作涉及政治、經濟、文化、社會等各個領域，任何工作都會形成檔案，任何工作都要依據檔案。比如會計工作要形成會計檔案，審計部門又要依據會計檔案進行財務審計；設計部門要形成圖紙檔案，工程部門要依據圖紙進行施工；公安部門辦理案件要形成刑偵檔案，檢察機關要依據刑偵檔案提請公訴，并形成訴訟檔案，而法院又依據訴訟檔案進行審判，等等。工作范圍的廣泛性使檔案工作更方便借力。

4.檔案工作的意義重大，易于調動各方面的積極性。檔案工作是機關工作查考的依據，是生產建設的豐富資料，是科學研究的基礎條件，是政治斗爭的必要手段，是宣傳教育的生動素材，做好檔案工作功在當代、利在千秋，能夠調動各方面的積極性，與我們共同做好檔案工作。

5.檔案概念的廣泛性，為借力提供了理論的可行性。從《檔案法》規定的檔案含義不難看出，檔案來源非常廣泛：官方、非官方、單位組織、家庭個人都是形成者；檔案內容十分豐富：生產、工作、生活等一切社會活動；檔案作用其價無比，在經濟建設、社會建設、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。可以說，檔案的概念非常廣泛，檔案與人類社會活動的各個方面都有聯系，有人類活動的地方就會形成檔案，有需要解決的問題就要利用檔案。這些特點為借力提供了理論上的可行性。

二、“借力”的實踐可行性

2002年，平谷區檔案局提出了“檔案工作需要借力”和“事事不忘借力”的理念，對推動工作效果明顯。僅以展覽工作來說，近幾年在區內外與社會各界聯合舉辦了34期各種形式的展覽，館內外接待觀眾217萬人，觀眾來自全國24個省、市、自治區，還有四個國家的外賓。如此大的工作量，而且取得了很好的效果，如果僅憑自身的力量是遠遠不夠的，必須借力才能完成。

1.借“人”力是最重要的途徑。任何事業的發展都離不開人的力量，做好檔案工作也是如此。一是積極爭取領導的支持，是做好工作的重要保證。領導為我們掌握方向，把握大局，協調關系，提供具體的支持與幫助，特別是解決困難問題的關鍵。二是借部門之力。檔案工作涉及到各個行業、系統和部門，借部門之力，是工作最直接、最有效的保證。如平谷區檔案局由“兩辦”或與有關部門共同擬發檔案工作文件15件之多，有效推動了工作的進展。三是借名人之力。通過廣泛的聯合與協作，借名人效應提高檔案工作的知名度。此外，名人創造的業績與成就，艱苦創業的精神和聰明才智，能給人以鼓舞和啟發，可供后人學習和研究。四是借民間之力。如與區作家協會、書法家協會、奇石協會等聯合開展活動，征集了大量珍品進館；與區內的老黨員、老干部、老軍人開展座談會，收集他們的手札筆記、口述歷史、個人檔案資料，彌補了歷史斷層，填補了館藏空白；向老工匠、老藝人、老文人開展口述史征集，收集了大量反映地方文化、民間藝術、民俗風情的口述史資料和傳統工藝制作技術、手工業工具使用方法等影像資料。五是借同行之力。即與兄弟區縣部門和業內人士保持經常性的信息溝通，互相支持、互相切磋、互通有無。如平谷區檔案局與三河市、興隆縣、薊縣建立了協作制度，利用毗鄰優勢，搭建起溝通情況、交流經驗、切磋工作、共享資源的平臺，從而實現更大范圍的資源共享。六是借朋眷之力。不但可以有效推進檔案工作，還可以提高檔案人的責任感和凝聚力。如在推廣家庭建檔、開展檔案宣傳、排練文藝演出等活動中，局館人員家屬、親朋好友提供了大量的支持與幫助。

2.借“財”力，為各項工作提供保障。除積極爭取財政支持外，還要廣泛借助社會財力。如平谷區檔案局舉辦的10余次展覽均是由社會各界資助完成的；出版的8種編研材料，均是由平谷區檔案局提供內容精彩豐富、貼近社會熱點、有市場銷路的書稿，請出版社代為出版的。

3.借“物”力，實現資源整合與共享。一是借社會收藏，實現與檔案的有機結合，共同發展。為此，平谷區檔案局立足館藏，利用社會收藏舉辦展覽，開展活動，宣傳了檔案工作，促進了檔案征集工作。二是應用現代化設備設施，提高檔案管理水平。利用現有的網絡資源，開設網絡在線預約查檔，網上咨詢欄目；把與百姓相關的開放檔案目錄和原文上傳到檔案信息網、電子政務網，實現信息資源共享；大力開發并借助政府電子政務辦公平臺，實現網上閱文、網上辦公、網上歸檔。三是發揮地方優勢，以勢造勢，提高影響力。比如平谷是“全國大桃之鄉”、“中國觀賞石之鄉”、“中國提琴之鄉”等，這些都是平谷特有的金字招牌，也是一種無形的資產，借助這些優勢開展檔案工作，就會取得事半功倍的效果。

4.借“精神”之力，為檔案事業發展提供不竭動力。“精神力量”是一個廣泛的范疇，包括思想、理念、意識、智慧、技術等無形的力量。可以用上級部門的發展規劃、發展目標和指導思想來指導工作；借鑒同級部門先進的發展理念、管理模式和技術措施，提高管理水平；還可廣泛聽取各方面的意見建議，開拓思路，拓寬視野。如中央檔案館的部分領導在看完世紀閱報館后，認為藏品非常珍貴，建議向區委、區政府反映，采取“用留住人的方式留住物”，將藏品接收進館。于是才有了后來將李潤波調入檔案局工作，閱報館也越做越大。此外，借各種精神力量為我所用，不是照搬照抄，而是開拓創新。幾年來，平谷區檔案局先后提出了“狠抓隊伍建設和制度建設”這兩個根本；在機制上推行了“四邊”工作法；在指導思想上，提出了“夯基、治本、務實、求新”，“緊緊抓住‘服務這個中心環節不放，穩步推進，健康發展。以創新為動力，推動檔案工作法制化、規范化、現代化的進程”等；在對人的要求上，提出“爭創‘雙高，即高質量的工作、高素質的人”，要求大家樹立“跳起來摘桃子”的思想，工作不滿足于60分，要向100分看齊，等等。

三、“借力”的發展趨勢

1.檔案全方位的社會應用，對借力提出了更高的要求。隨著全社會檔案意識的提高，檔案應用已發生了深刻變化，如由原來的單事查詢向綜合查詢與利用轉變；由坐等查詢向主動服務轉變；由單一提供檔案向綜合提供檔案、社會信息、現行文件資料的整合與利用服務轉變；由把檔案當作資源向既當資源、又當工具利用的轉變。檔案工作新的發展趨勢要求我們必須借力前行，才能大有作為。

2.檔案功能的不斷拓展，為借力提供了更廣闊的空間。從工作內容看：已從基礎性的收集整理、立卷歸檔、提供利用，發展到標準化、法制化、現代化、數字化以及三個體系建設；從工作范圍看：已從機關、團體、國有企事業單位擴展到村鎮、社區、非公企業、學校、衛生院、新型合作組織等新的領域；從檔案館功能看：從傳統的收、管、用拓展到安全保管基地、愛國主義教育基地、檔案利用中心、政府信息查閱中心、電子文件中心“五位一體”。

3.信息化的發展，為借力提供了更加方便快捷的方式。要積極爭取把檔案管理納入社會管理的大系統之中，真正實現檔案管理工作的系統化；要大力開發、全面應用檔案管理系統，實現檔案收集、整理、鑒定的網絡化；要發揮網絡優勢，實現館際之間、館室之間、館內外檔案查考與提供利用的共享性；要廣泛利用網絡資源，實現館藏檔案與現行文件、社會信息資源的全面開發，為社會提供全方位的檔案服務，使檔案工作在信息化的拉動下，快速發展。

作者單位：北京市平谷區檔案局