企業檔案資源的有效開發

蔣辰媚

摘要：國有企業改革戰略調整為新的企業模式帶來機遇與挑戰。與之相對的是國有企業各項管理模式也在悄然發生變化。另一方面，隨著信息化時代的到來，無紙辦公和電子文件激增所帶來的國有企業文件信息管理的各方面問題被擺在了桌面上。作為承載文件信息提供利用的企業檔案管理部門，也在思索著如何在國有企業改制重組框架下進一步挖掘企業的深層次資源，更加有效地將現有庫藏檔案的內容價值和信息價值共同發揮出來，使檔案整理更加符合企業管理中的效益原則，也更加滿足各類檔案利用者的不同需求。本文從四個方面闡述了有效開發企業檔案資源的幾種做法。

關鍵詞： 企業檔案資源 有效開發

我國國企改革進入新一輪的戰略調整、改制、改造，對于如何有效開發企業檔案資源，更好地為企業經濟建設提供燃料和推動力以及如何進行體制改革與技術創新，發揮企業檔案資源優勢，使其適應現代企業的組織形式，更是需要檔案工作者不斷思考和認真實踐。

企業檔案資源的有效開發應該取決于以下幾個方面：第一，在傳統檔案檢索工具制作的基礎上，依托企業現有的檔案管理軟件，做好企業檔案資源管理技術創新，探索使用現代化技術來進一步建立適應信息化管理的文件歸檔、保管和利用的信息化管理新模式。第二，在企業管理中，重視企業檔案鑒定工作，做好鑒定工作標準化與檔案信息開發之間的聯系。第三，注重與本企業信息化部門和其他相關業務部門的合作，作好檔案利用效果的回饋統計，推進企業檔案資源信息化的步伐。第四，將傳統檔案提供利用方式與現代提供利用方式相結合，做好檔案信息提供利用的技術創新，為有效開發企業檔案資源提供保障。

一、使用現代化信息技術開發檔案信息資源

檔案前輩們一直強調，檔案信息化是一個多要素綜合作用的過程，不僅注重保障檔案實體安全，同時開發檔案信息內容。重視檔案信息資源開發，不限于只對檔案承載的信息內容開發，同時也要重視為利用者提供檔案信息的設備、檔案裝具現代化、檔案利用技術的信息化等等。企業檔案信息化也是對企業非紙質文檔綜合作用的過程。由于檔案信息化現在普遍采用雙軌制或雙套制進行管理。因此對于企業檔案的電子文件或以電子介質保存的文件檔案也須按步驟來實現。

使用現代化信息技術開發檔案信息資源的另一種方式是采用檔案管理軟件來管理檔案，這種方式管理檔案的好處是可以有效開發檔案數據的單條記錄，對深度挖掘檔案數據信息具有十分重要的作用。使用檔案管理軟件具有維護檔案數據的完整、多用戶操作界面、文檔檢索速度較快，實現案卷目錄與卷內文件目錄雙重檢索、信息檢索查全率較高、漏檢率降低等好處。

二、重視企業檔案鑒定工作，注意企業檔案鑒定與檔案信息開發之間的聯系

企業檔案鑒定工作是檔案管理整個環節中的第二炮。經各部門收集上來的檔案材料在這一階段即將去偽存真、去粗取精，是判斷檔案能否體現其價值及保存為歷史記憶的一個重要環節。如果這個工作做不好，將會影響檔案作為其信息資源的有效性，從而降低利用者對檔案價值重視程度，也會影響企業信息資源的開發和利用。企業檔案信息資源如果不完整，檔案資源作為珍貴歷史記憶的作用就不能得到充分發揮，也就是說，檔案價值的利用是由內及外、由遠及近的過程。只有做好檔案的鑒定工作，我們才能在本質上把握住檔案在社會實踐活動中的作用，從而為檔案信息資源開發提供真實依據。做好企業檔案鑒定工作也是縮減檔案庫房占用面積，節省檔案維護使用資金的一個重要措施，對于降低企業檔案管理成本有著十分重要的意義。

做好企業檔案鑒定工作，應該注意以下幾個方面：

1.重視企業檔案的來源，同時注意企業文件材料的內容價值

在一般檔案鑒定中，我們都是本著來源原則的來源標準和事由標準去鑒定一份檔案材料的，同一來源檔案具有不可分割性。檔案鑒定工作一般是由檔案工作者或文書工作者主體來進行，但這一固定模式在實際操作中存在一定局限，如企業文書檔案中某一份案卷被當時的檔案管理員規定保管期限為“長期”，而隨著企業這項工作的不斷展開，利用此案卷的頻率非常之高，此案卷的檔案價值也隨之提升，我們說這時價值提升是由于檔案信息利用產生的檔案第二價值的提升，這是檔案形成者與管理者當時所無法預估的。因此在鑒定后期應有一個緩沖期，以聽取檔案利用者的意見。

2.重視修訂本企業檔案保管期限表

根據國家《機關文書檔案保管期限表》的標準，應該重新判定庫房中每個案卷的檔案保管期限。并將以后歸檔的文件材料按永久、定期進行劃分，必要的檔案文獻可以進行定量劃分。本企業檔案保管期限表是判定本企業所有檔案的壽命的一個法規性文件，同時準確判定檔案文獻的保管期限也是深度挖掘檔案資源的有效保證。

三、注重與本企業信息化部門和其他相關業務部門的合作，作好檔案利用效果的回饋統計

做好利用統計工作，對于開發企業檔案資源有著不同尋常的意義。首先，我們可以通過檔案利用統計工作了解到哪些部門利用哪些檔案最多或最少，從而為我們正確制定檢索工具提供鋪路石。

做好利用效果的回饋統計，主要有以下幾個步驟：首先要做到在利用環節上嚴格執行好利用登記制度，其次要求在提供利用后做好檔案利用效果的統計與分析工作。

四、搞好企業檔案信息提供利用服務，

為有效開發企業檔案資源當好鋪路石

檔案提供利用工作是檔案工作為企業服務的直接體現，也是檔案工作的最終目的和中心任務，對檔案信息的提供利用，應該本著全面、歷史、發展的觀點，端正服務態度，努力了解和研究利用者需要，為企業生產建設、經濟發展提供有效依托。

搞好企業檔案提供利用服務工作，筆者認為主要應該做好以下幾點：

1.多種形式搞好檔案信息提供利用服務

做好企業檔案室傳統檔案利用方式的繼承，主要是開展檔案閱覽、外借、制發檔案復制本、檔案證明、檔案原件展覽等工作。檔案工作者特別是應該提高對室藏各門類檔案的專業性的熟知程度，以便于給利用者提供準確的參考咨詢，降低漏檢率、誤檢率。

2.轉變檔案信息提供利用方式

做好檔案信息提供利用的技術創新工作，實現網絡、數字化環境下檔案利用方式的轉變。在信息技術革命的時代，不僅計算機產生的公文很多，而且，計算機媒介保存的文件也越來越多，因此要求檔案工作者要提高自身的工作素質，為這些以新媒介方式存在的檔案文件材料的有效利用做好準備。

3.主動開展信息資源提供利用服務

端正檔案服務態度，及時主動為各部門檔案利用者提供準確及時的檔案檢索信息。信息時代的檔案利用方式不僅僅局限在查詢檔案之后對檔案復制利用這么簡單，而是更多地通過參考咨詢、定題服務為檔案利用者提供全方位的智能支持。這就要求檔案工作者切實端正檔案服務態度，及時耐心地解答利用者的疑問，協助他們找到或挖掘出所需要的信息，方便企業各項生產活動和經濟建設，節約利用者的查找時間，降低企業人工成本。

現代檔案管理的主要革新在于網絡化、數字化環境下檔案信息利用工作的改變，包括思維方式、工作模式、管理方法等多方面。網絡環境下，用戶提供利用的方式變為了下載利用、網頁瀏覽、數據庫查詢、定向網絡傳遞等，而在計算機條件比較好的單位，可以在OA環境下做到檔案利用工作全程數字化管理。因此這些變革要求檔案信息提供利用做好相應的準備，如在檔案信息提供利用工作中做好文檔信息的用戶權限管理，保護不同用戶級別之間利用信息的權限，防止檔案信息的外泄。同時檔案工作者也要加強自身對檔案利用手段相關知識的學習，轉變工作觀念，創新檔案提供利用的工作手段。

綜上所述，有效開發企業資源，應該從使用好現有管理軟件，做好檔案管理技術創新；關注企業整理的來源原則，做好企業檔案歸檔鑒定工作；做好檔案利用效果統計工作；搞好傳統檔案提供利用工作，開拓檔案提供利用新方式等四個方面來完善企業檔案信息資源的開發和利用。這四個環節并非缺一不可，每個環節可以各自獨立，但是筆者認為不應偏廢其中一個環節，否則不僅使企業整體檔案管理陷入一盤散沙，更會使人們認識不到檔案信息是一種重要的企業資源，從而失去對檔案管理的重視程度，最終導致企業管理的不暢。

參考文獻：

1.陳智為，鄧紹興，劉越男.檔案管理學.中國人民大學出版社，第三版，2008年9月.

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3.岳劍波.信息管理基礎，1999年11月.

作者單位：北京齒輪總廠