檔號的編制

小 倪

檔號是用來反映和固定全宗內案卷以及案卷內文件的排列順序的一組符號。文書檔案的檔號是文書檔案實體管理編號的總稱，包括全宗號、案卷目錄號、案卷號、件號和頁（張）號。

一、檔號編制的原則

一是惟一性原則。檔號應指代單一，一個編號對象只能賦予一個代碼，一個代碼只能表示一個編號對象。具體地說，在一個檔案館內不能有重復的全宗號，在一個全宗內不能有重復的案卷目錄號，在一本案卷目錄內不能有重復的案卷號，在一個案卷內不能有重復的頁（張）號。

二是合理性原則。檔號的結構必須與文書檔案的分類體系相適應；檔號應保持完整，不能隨意減少某種代碼；按流水順序編號時不應有空號；檔號最低層次的代碼即頁號、張號、件號的選擇應從實際情況出發。

三是穩定性原則。檔號一經確定，一般不應改變。

四是簡明性原則。檔號應力求簡明，做到易識、易寫、易記。

二、檔號的結構

檔號采用層次碼，即以檔案實體分類的從屬、層次關系為排列順序的代碼，這種代碼能明確地表明分類對象的類別和隸屬關系；代碼結構清晰、容量較大；每一層代碼的長度較短，便于填寫，便于記憶。檔號結構大致可分為以下兩種：第一種結構為:全宗號—案卷目錄號—案卷號—件號或頁(張)號，第二種結構為:類別號—項目號—案卷號—件號或頁(張)號。編寫時，上下位代碼之間用“—”相隔。對不同的檔案，可根據檔案及其整理分類體系的特點選擇適當的檔號結構。

三、檔號編制的方法

檔號采用數字型和數字與字母混合性兩種代碼形式，各種代碼的編制方法是：

1.全宗號的編制

全宗號用四位代碼標識。全宗號一般采用流水順序編號法，按館藏全宗首次進館時間先后編順序號。機關檔案室應按檔案館給定的全宗號編寫，也可不編全宗號。已經由檔案館確定了全宗號的立檔單位，可由機關檔案室在應進館檔案的卷皮及目錄上填寫該全宗號。

2.案卷目錄號的編制

案卷目錄號采用流水順序編號法，一本目錄編一個號。也可在順序號前加上表示檔案保管期限、載體形態等特征的代字或代號。每一案卷目錄所含案卷數量一般以三位數為宜。即案卷目錄內案卷數量不足100時，一般不另立案卷目錄，亦不另編案卷目錄號；案卷數量超過1000時，一般應另立案卷目錄，并另編案卷目錄號。在一個全宗內不應有重復的案卷目錄號

3.類別號的編制

類別號是指館(室)藏檔案類別的代碼，是由漢字、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的代碼標識。類別號應根據檔案的內容及數量設置，一般不超過三級。不同級位的類別之間可用間隔符“·”分開，不產生誤解時可省略間隔符。需要時可在類別號后注明項目代號，項目代號可引用產品、工程、課題、設備等的代字和代號。

4.項目號的編制

項目號是指產品、工程、課題、設備等檔案的代字或代號，一般引用有關管理部門編制的項目代號。

5.案卷號的編制

案卷號用流水順序方法編制，用3位以內的阿拉伯數字標識，其間不應有空號。數年合編一本案件目錄的，每年的案卷號應該連續編排。

6.頁（張）號或件號的編制

有文字、圖表、印章等標記的每個頁面均應編頁號。件號在案卷內按其排列次序編流水號，其間不應有空號。對原來編印頁號的單份文件，應逐件分別編制頁號。裝訂與不裝訂的案卷，均須在案卷封面說明中注明該案卷所含檔案的總件數及總頁數。