對國家重點檔案的預防性保護研究

張 敏

摘要：國家重點檔案是指國家綜合檔案館中具有永久保存價值的檔案文獻。對那些暫時沒有遭遇損毀危險的國家重點檔案采取全面和系統(tǒng)的預防性保護措施，對于延長檔案壽命可以起到事半功倍的作用。本文所談的預防性保護措施主要包括三大方面：全面控制檔案保護環(huán)境；進行預防性脫酸處理；全程跟蹤與質(zhì)量控制。

關(guān)鍵詞：檔案國家重點檔案預防性保護

國家重點檔案是指國家綜合檔案館中具有永久保存價值的檔案文獻。這部分檔案文獻作為人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分，其物理安全情況近年來受到了國家檔案部門的高度重視，先后組織了國家重點檔案調(diào)查研究和搶救修復等浩大工程。

作為中華民族珍貴的文化財富，國家重點檔案尤其是那些面臨著損毀危險的檔案文獻，受到這樣的重視和禮遇是理所應當?shù)摹＿@種重視和禮遇不僅僅包括對損毀檔案的搶救和修復，還包括對那些暫時沒有遭遇損毀危險的重點檔案的預防性保護。這種預防性保護對于延長檔案壽命可以起到事半功倍的作用，是搶救和修復工作重要的前奏曲，是檔案保管和保護工作的重要組成部分。

一、全面控制檔案保護環(huán)境

檔案保護環(huán)境是指圍繞檔案保存和利用等各種環(huán)境相關(guān)因素的總和。具體包括庫房建筑及設(shè)備、庫房內(nèi)的環(huán)境條件(包括溫度、濕度、有害氣體、光線)和檔案在使用流通中所使用或與之相關(guān)的設(shè)備或所處的暫時環(huán)境條件(包括檔案利用、展覽、修復過程)。

一提到檔案保護環(huán)境，自然聯(lián)想到防火、防水、防盜、防光、防塵、防微生物、害蟲和嚙齒動物(主要指鼠類)，保持恒溫恒濕，一般來說溫度為14℃—18℃，相對濕度為50％—65％。

一般來說，我國國家綜合檔案館庫房內(nèi)的環(huán)境已經(jīng)得到了較大的改善，基本符合保管要求。這里需要特別注意的是重點檔案離開庫房后所處的保管環(huán)境，如展覽、提供利用等。在氣候比較溫和的季節(jié)里，庫房內(nèi)外的溫度濕度差距較小，但是在寒冷的冬季和炎熱的夏日，庫房內(nèi)外的溫濕度有較大的差異。如果在這種情況下直接將重點檔案轉(zhuǎn)移到展覽或者提供利用場所，必然會使檔案經(jīng)歷較大的溫度和濕度變化。因此，在重點檔案出入庫以前應該對它們進行一些必要的處理。如在出庫和入庫之前設(shè)立一個緩沖間，以避免這種由于溫濕度的劇烈變化而引起的損害。

檔案保管環(huán)境不僅涉及到檔案庫房的選址，以及通風、控溫、除濕等設(shè)備的配置，還包括檔案裝具的選擇和使用。

檔案裝具是指存放檔案的各種夾、盒、箱、柜、架等物品，按其作用的不同，可分為內(nèi)裝具與外裝具兩種。內(nèi)裝具有卷夾、卷皮、卷盒等。外裝具有箱、柜、架等。檔案裝具一般具有保護和方便利用檔案的雙重功能。

不論是內(nèi)裝具還是外裝具，都直接或間接接觸檔案實體，對檔案都存在不同程度的影響。企圖通過裝具促使檔案改變成分對檔案產(chǎn)生好的影響過于苛求，不大可能做到。但最起碼要求它們對檔案不產(chǎn)生壞的影響，更不能對檔案造成直接危害。制作外裝具的材料一般應堅固，不釋放對檔案有害的物質(zhì)，其表面防護材料尤為重要。內(nèi)裝具由于直接與檔案實體接觸，因此要求理應更嚴，需要采取脫酸材料或者堿性材料制作。國家檔案局已經(jīng)出臺了《無酸檔案卷皮卷盒用紙及紙板》(DA／T24—2000)，給出了具體的測試標準，可以遵照執(zhí)行。

二、進行預防性脫酸處理

調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)檔案酸化問題突出，應引起足夠重視。根據(jù)李玉虎和車增亮的實驗測試結(jié)果，當紙張PH處于3—3.5時，已被水解、氧化為黑褐色碎片，完全失去使用價值，基本被毀。當PH處于3.5—4.5時，紙張黑黃，一接觸即破碎，失去強度，無法挽救。當PH處于4.5—5.0時，紙張焦黃，發(fā)脆。當PH處于5.0—6.0時，紙張發(fā)黃變脆，如及時采取措施，還能維持一定耐久性。PH為6.0—6.5時，紙張發(fā)黃，也需及早采取措施。當紙張PH處于6.5—8.5時，保存狀況較好(除毛邊紙因淀粉施膠，易被蟲蛀、發(fā)軟之外)。當紙張PH處于8.5—9.5時，色灰白，稍微發(fā)脆。實際檢測結(jié)果表明，紙張變色、發(fā)脆、損毀程度與酸度存在線性關(guān)系。這是由于自然老化和加速老化時的化學反應相似，自然老化時，紙張纖維素的主要化學反應也是酸性水解反應、堿性水解反應和剝皮反應、受熱及光催化的氧化反應。因此，紙張PH處于6.5—8.5時，對其耐用性、耐久性均比較適宜，而且不利于霉菌生長。因此對酸性紙張進行脫酸處理，很有必要。

在美國，任何一家保護部門都會有大型或小型的脫酸設(shè)備，脫酸是保護工作的主要任務(wù)，原因之一是他們認為酸是導致紙張老化的最主要的原因，要想延長紙張的壽命，需要從根本上解決問題。

除了美國之外，加拿大國家檔案館、泰國檔案館、日本國會圖書館、法國國家圖書館都對檔案或者圖書進行脫酸處理。其中，泰國檔案館保護技術(shù)部門對凡收集來要入庫保管的檔案，先經(jīng)過技術(shù)部門把關(guān)檢查，主要內(nèi)容是：采用試紙測試酸堿度(PH值測定)，酸度超過規(guī)定的就先去酸，然后進行殺蟲和除霉，對損毀檔案提出修復意見。待這些工序結(jié)束后，便得到符合保管條件的檔案，移交庫房保管。

在我國，主要是對損毀檔案進行托裱、去污、加固等修復工作時，同時進行脫酸處理，提倡把多種修復技術(shù)集成于同一流程，步驟能減則減，能合并則合并，減少處理過程對檔案的損壞，提高修復效率和修復質(zhì)量。而對檔案事先進行脫酸處理則是很少的。實際上，要求對所有紙質(zhì)檔案進行脫酸處理是不現(xiàn)實的，或者說在相當長的時間之內(nèi)是辦不到的。除了一批珍貴檔案可以考慮脫酸處理之外，大量紙質(zhì)檔案仍無法擺脫自身酸性的困擾。

三、全程跟蹤與質(zhì)量控制

這里主要談兩點：建立全面的保護檔案和開發(fā)新的檔案保護信息管理系統(tǒng)。建立保護檔案并不是一個新的提法。郭莉珠教授在其《檔案保護技術(shù)學教程》(第二版)中就談到建立修復檔案。即從修復工作開始，應建立起修復檔案。修復檔案就是將修復全過程的原始信息記錄下來，并進行完整、系統(tǒng)的歸檔。修復檔案內(nèi)容可包含：修復原則、修復方法、修復材料、修復件在修復前后的狀態(tài)、修復中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)及修復出現(xiàn)的情況等。

這里所提到的保護檔案，除了包括修復檔案的內(nèi)容(以文字及照片的形式將檢查情況和處理措施記錄在案)之外，還包括下列內(nèi)容：

(1)檔案進館時的物理狀態(tài)，包括其制成材料、耐久性、保存狀況；損毀情況(損毀位置、損毀原因、損毀程度的有關(guān)數(shù)據(jù))和修復建議(修復的時間和修復的緊急程度和修復的措施)。

(2)案卷質(zhì)量定期檢查的結(jié)果，即損毀情況和修復建議。

(3)每次調(diào)卷或者技術(shù)加工或者利用后的案卷物理狀態(tài)，包括損毀情況和修復建議。

對檔案實體保管的物理狀態(tài)的全程追蹤記錄的匯總和分析工作要由專業(yè)技術(shù)人員來進行，這樣就保證了對重點檔案損毀情況的及時預測、及時發(fā)現(xiàn)和及時修復。此外，建立對每一卷冊檔案至少是重點珍貴檔案的全程保管和保護情況的規(guī)范記錄，并定期進行匯總分析，一是便于及時發(fā)現(xiàn)問題并給出修復建議，做到對珍貴檔案的及時修復和保護。二是便于尋找檔案損毀規(guī)律，包括損毀的時間間隔和損毀的特點，為檔案的科學保護提供科學依據(jù)和參考。

在談到檔案保護信息管理系統(tǒng)的開發(fā)之前，先談?wù)劮▏鴩覉D書館開發(fā)的信息系統(tǒng)“MEMOREL”。它既有圖書分類、圖書物理狀況方面的信息，也有圖書保護方面的記載，比如圖書的紙質(zhì)狀況、封面狀況、裝幀情況等，記錄著每本圖書的質(zhì)量信息。

通過“MEMOREL”信息系統(tǒng)，能夠記錄、追蹤和記憶每一本書是否經(jīng)過處理以及處理的時間和方法。這樣，圖書從進館之日起，不論流通到哪里，其質(zhì)量狀況都處在跟蹤之中。圖書館員一旦發(fā)現(xiàn)某書損壞嚴重，立即送交保護部門處理。在保護部門，通過“MEMOREL”可以查看有關(guān)該書處理的歷史記錄，并根據(jù)需要作相應的處理。通過這種集成信息，保護部門對藏書質(zhì)量了如指掌，這對于研究如何延長圖書的使用年限有直接的幫助。

目前我國大部分的檔案信息管理系統(tǒng)中的檔案保管模塊，主要是對檔案保管庫房溫濕度和庫房安全性指標的登記，功能包括：溫濕度登記、溫濕度報表、檔案庫房安全檢查登記、檔案庫房安全檢查報表。而對于檔案尤其是重點檔案的物理情況、損毀情況、修復情況等基本沒有給予記錄的機會和空間。實際上，對于重點檔案的物理情況的全程跟蹤記錄對于檔案的搶救和修復具有重要意義，既便于具體問題具體分析，又有利于掌握檔案的破損和搶救規(guī)律。同時，系統(tǒng)具有強大的數(shù)據(jù)儲存、處理、查詢和提供利用的功能，這對于檔案保管和保護工作具有重大意義，因此，開發(fā)檔案保護信息管理系統(tǒng)具有重大現(xiàn)實意義。當然，檔案保護信息管理系統(tǒng)的開發(fā)要基于檔案保管和保護工作的全面開展。只有實現(xiàn)了對重點檔案物理情況的全程跟蹤和質(zhì)量控制，開發(fā)檔案保管和保護信息管理系統(tǒng)才是有必要和有意義的，才能對檔案保管和保護工作起到推動和促進作用。