縣級檔案館檔案資源狀況差異性分析

羅建軍 孟安生

摘要：館藏檔案的目的是利用，利用的基礎是管理。檔案資源質量的優劣直接影響到館藏結構的優化和館藏檔案的有效利用，做好館藏檔案資源差異性分析尤為重要。因此，科學分析館藏檔案資源差異性及其成因，并采取相應措施予以規避迫切而重要。首先是積極做好檔案保護與搶救工作；其次是加快檔案館數字化建設；另外是把好檔案接收進館關；再則是積極改善檔案保管保護條件。

關鍵詞：縣級檔案館檔案資源區域差異

檔案資源是黨和國家寶貴的歷史財富。隨著社會的發展和社會檔案需求的不斷增加以及全民檔案意識的普遍提高，檔案的門類和數量日益增長，館藏檔案資源也得到了極大豐富。比如據統計延慶縣檔案館2001年館藏檔案量是36311卷，2005年增加到40869卷，與2001年相比增長了12.6％，2009年底館藏量增加到了48356卷，與2005年相比增長了18.3％。館藏檔案數量的不斷增長，為檔案提供利用奠定了良好的基礎。

館藏檔案的目的是利用，利用的基礎是管理。檔案資源質量的優劣直接影響到館藏結構的優化和館藏檔案的有效利用，筆者認為做好館藏檔案資源差異性分析尤為重要。

一、館藏檔案資源差異性分析

縣級檔案館檔案資源的主要來源是縣域內各機關、團體、企事業單位和社會組織移交進館的檔案，這些檔案存在著不同程度的差異性。突出表現為：

(一)檔案數量上的差異性。從檔案移交的情況來看，有些單位檔案門類收集齊全，整理規范，嚴格按照本單位的文件材料歸檔范圍進行操作，形成的檔案齊全、完整，檔案數量較多；而有些單位在立卷歸檔過程中，隨意性較大，沒有按照文件材料歸檔范圍進行收集歸檔，只重視文書檔案的收集，忽視了其他門類檔案的收集，從而造成檔案門類不齊全，檔案完整性較差，檔案數量也相對較少。

(二)檔案質量上的差異性。檔案質量的差異性與基層單位檔案管理規范化程度息息相關。檔案管理規范化程度是體現檔案管理水平的重要方面。從調查情況看，多數基層單位能夠按照檔案業務的標準規范，開展檔案管理規范化建設工作，通過實施檔案工作目標管理達標升級工作來提高規范化管理水平，檔案質量明顯提高。例如延慶縣檔案局(館)大力推進縣域內各行政事業單位、行政村的檔案管理規范建設，并積極指導和幫助社區檔案工作納入規范建設范疇，大力開展社區的檔案規范化與檔案征集工作，積極拓展檔案資源接收范圍與檔案門類，館藏檔案量逐年增加。另外，檔案人員的責任心和檔案技能的差異直接導致所形成檔案質量的差異性。

(三)檔案利用率上的差異性。檔案利用率的高低取決于不同歸檔單位檔案的齊全完整程度，取決于不同檔案門類檔案的質量。基層單位在形成檔案的過程中檔案歸檔科學、門類齊全，就會給今后利用工作打下基礎，利用率就高；反之，則會使檔案利用率下降。另外，從檔案利用的情況來看，貼近民生的檔案門類利用率較高，比如婚姻檔案、土地房照檔案、知青檔案等，利用率要稍高于其他門類的檔案。為此，進一步做好民生檔案的收集、歸檔工作，保證此類檔案的案卷質量，有利于提高檔案的利用率。

(四)檔案利用效果上的差異性。檔案是歷史的真實記錄，在社會實踐中具有重要的參考和憑證作用，隨著社會的發展，檔案的這種作用越來越被社會所認識，同時也產生了明顯的經濟效益和社會效益。實踐證明，高質量的檔案資源是開發利用提高經濟效益的前提。例如延慶縣康莊鎮兩個村的村干部到縣石油公司索要該公司所占85畝土地的60多萬元占地費，公司領導派人到縣檔案館查找相關檔案，找到了原來的征地付款憑證，證明占地費已經付清，一張憑證檔案使石油公司挽回了60多萬元的經濟損失。又如延慶縣沈家營鎮的兩個村由于磚廠占地而發生糾紛，村民對此意見很大，后由鎮檔案室工作人員查閱相關檔案，終于利用協議等檔案資料使此事件得到了妥善解決，平息了糾紛。眾多的檔案利用實例表明，不同的檔案會產生不同的利用效果，所產生的經濟效益和社會效益也各有不同。

二、館藏檔案資源差異性成因分析

檔案資源之所以出現如此大的差異性，既有檔案本身的內在因素，也有管理方面的外在因素。

(一)檔案制成材料的差異，是造成檔案資源差異性的內在因素

檔案制成材料(如紙張、墨水、復寫紙、油墨等)的質量與檔案的壽命有著密切的聯系。建國初期，許多文件材料都依靠復寫紙，這些檔案的主要表現是字跡模糊不清、無法閱讀。而且建國初期形成的墨水字跡有的已經開始褪色。50、60年代，因為經濟困難，致使檔案用紙普遍低劣。這一時期形成的檔案，紙張老化快，出現問題較多。從館藏檔案檢查情況看，在“文革”以后至80年代中期的檔案中，有用圓珠筆形成的文件材料，隨著時間的推移，這些檔案已模糊不清。此外，因使用低質膠水、漿糊、印臺油等造成檔案制成材料霉變、污染、褪變的現象，也較為普遍。檔案材質的不同，直接影響著檔案資源的質量。

(二)檔案的保管條件是造成檔案資源差異性的直接外界因素

如果檔案庫房保管條件差或由于檔案館庫房條件所限，不能有效做到庫房“八防”要求。庫房內冬季干燥，夏季高溫潮濕、晝夜溫差大，溫濕度太高、太低或忽高忽低，這些因素都會使紙張發生膨脹和收縮，直接影響了檔案制成材料的耐久性，加速了檔案的損毀。所以，檔案保管條件的好壞，也是造成館藏檔案資源出現差異性的男一主要原因。

(三)檔案的規范化管理程度也是造成檔案資源差異性的重要外界因素

基層單位的檔案管理是整個檔案工作的基礎，是國家全部檔案不斷補充的源泉。其收集和整理程度與水平如何，直接影響著檔案館能否充分利用檔案有效地發揮作用，對于檔案室和檔案館的工作成效具有重要影響。存在的問題主要包括：1.文件材料收集不齊全。2.檔案整理不及時。3.檔案案卷質量不高。4.依法治檔的觀念不強等。這些因素都在不同程度上體現出館藏檔案資源的差異性，影響著館藏檔案的質量。

三、采取有效措施加強館藏檔案資源建設

在加強縣級檔案館館藏檔案資源建設方面，筆者認為應采取以下措施：

一是積極做好檔案保護與搶救工作。定期為館藏檔案進行“體檢”，提高對檔案保護的認識。不能只重視檔案的利用，而忽視了檔案的保護和搶救。要堅持控制庫房溫濕度和定期為館藏檔案進行全面“體檢”，在檔案柜內放置驅蟲藥，每月檢查一次，發現蟲害及時處理，每年對館藏檔案進行一次全面核對檢查，發現問題及時報告、處理。特別是一些珍貴檔案，絕大部分已成孤本，一旦損壞，將無法彌補。因此，我們要把檔案的保護與搶救工作滲透于檔案的日常管理工作之中，對破損檔案應隨時發現，及時修復，避免對檔案造成破壞。最大限度地延長檔案的使用壽命，維護黨和國家歷史文化財富的安全。

二是加快檔案館數字化建設。按照利用優先的原則，盡快把利用率高的民生檔案(婚姻檔案、房照檔案等)和較為珍貴的檔案全部進行數字化掃描，利用時為利用者提供檔案復制件，這樣就能避免重復調卷對檔案原件的損壞，通過計算機檢索查詢，又可提高檔案的查全率和查準率，更方便快捷地提供檔案利用服務。

三是把好檔案接收進館關。首先要把好基層檔案室檔案案卷質量關，即要加強基層檔案室檔案形成初期的監督與指導，包括科學的檔案整理方法、統一的檔案裝具使用、有效的檔案保管條件以及檔案提供利用等方面，使基層檔案室的室藏檔案符合標準、達到耐用、易查的目標，切實從“源頭”做起，保證進館檔案的質量；其次，在檔案移交進館過程中要切實做好驗收前檢查和驗收過程中的檢查。嚴格執行檔案接收標準，對于案卷質量不合格的檔案，堅決不能接收進館。針對接收檔案中發現的案卷質量問題，要求基層單位立即進行整改，待案卷質量符合進館要求后方可準予進館。

四是積極改善檔案保管保護條件。要切實加強縣檔案館與各基層檔案室的檔案保管保護工作，采取有效的措施和方法，確保檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

總之，筆者認為面對縣級檔案館館藏檔案資源出現的差異性現象，檔案工作者要進行認真的分析隨時掌握和分析檔案的發展與變化，定期為館藏檔案進行全面“體檢”，從而有效地控制好檔案資源差異性給館藏檔案所帶來的影響，保護好這些寶貴的歷史文化遺產是我們檔案工作者義不容辭的神圣職責。為充分發揮檔案不可替代的憑證和依據作用，為建設文明、低碳、和諧社會及世界城市做出檔案工作者應有的貢獻。