能本管理與新時(shí)期檔案館文化建設(shè)

黃二衛(wèi)

摘要：隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，檔案館已經(jīng)從單純保管檔案資料的庫(kù)房變?yōu)槊嫦蛏鐣?huì)和公眾的信息服務(wù)基地。這也就對(duì)檔案從業(yè)人員提出了更高的要求，要求其擔(dān)負(fù)起深入研究檔案文化需求、有針對(duì)性地加工并提供檔案信息產(chǎn)品與服務(wù)的重任。檔案館和檔案人員如何應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，筆者認(rèn)為檔案館應(yīng)該從建立和完善能本管理機(jī)制入手，指導(dǎo)培養(yǎng)員工的能力，積極營(yíng)造與能本管理相適應(yīng)的檔案館文化，促進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：能本管理檔案館文化

21世紀(jì)是以知識(shí)、智力和創(chuàng)新能力為基礎(chǔ)的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代。新時(shí)期，檔案館如何順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，以先進(jìn)的管理理念為指導(dǎo)培養(yǎng)員工能力、持續(xù)推進(jìn)檔案館文化建設(shè)已經(jīng)成為擺在未來(lái)檔案館管理者面前的新課題。

一、能本管理

是檔案館管理工作的新要求

西方管理理論將人性理論的發(fā)展分為物本(以物為本)管理、人本(以人為本)管理和能本(以人的能力為本)管理三個(gè)階段。能本管理作為一種全新的管理理念越來(lái)越多地受到社會(huì)的普遍重視，已經(jīng)成為人類社會(huì)跨入21世紀(jì)后的管理理論的發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)未來(lái)的檔案館管理工作也勢(shì)必產(chǎn)生很大的影響c

1.從“物本管理”到“人本管理”

傳統(tǒng)的檔案館“重藏輕用”，只起著庫(kù)房作用。檔案工作人員從屬于檔案實(shí)體，甚至被等同于保管檔案的工具，個(gè)人根本沒(méi)有太多的主觀能動(dòng)空間。在一些檔案館，檔案工作者甚至還不如檔案館的機(jī)器設(shè)備受重視。長(zhǎng)期的“以物為本”直接導(dǎo)致了檔案工作在社會(huì)上普遍不受重視，檔案工作者也因此缺乏事業(yè)心和成就感。在檔案人長(zhǎng)久不懈的努力下，現(xiàn)在的檔案館已經(jīng)初步擺脫了“物本管理”的重重束縛，許多檔案館已經(jīng)不再是神秘冷清的保管禁地，而已經(jīng)發(fā)展成為主動(dòng)服務(wù)公眾的文化窗口。隨著檔案工作在社會(huì)中所扮演的角色越來(lái)越重要，檔案工作者的身心健康、思想感情也得到了更多的關(guān)注，“以人為本”逐漸成為檔案工作的主流理念。

2.從“人本管理”到“能本管理”

然而在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，以人為本的管理又有其歷史局限，未把人的實(shí)踐創(chuàng)新能力這一人性的根本內(nèi)容凸現(xiàn)出來(lái)，未能看到人的能力在確立和實(shí)現(xiàn)人的主體性及其價(jià)值中的基礎(chǔ)地位，因而未能認(rèn)識(shí)到以人的能力為核心內(nèi)容的人力資源的價(jià)值。現(xiàn)代檔案館也同樣受困于人本管理的諸多通病：在很多人眼里，檔案工作是一份不需要太多技能的清閑職業(yè)，所以在檔案館聘用、選拔工作人員時(shí)，常常要受到各種關(guān)系人情的影響，難以保證選用的人員能夠滿足工作的需要；有些單位工作作風(fēng)渙散，當(dāng)有人遲到、早退或在工作時(shí)間吃零食、上網(wǎng)聊天、打游戲、做私活時(shí)，沒(méi)人管也沒(méi)有人愿意管；當(dāng)職工違犯管理制度時(shí)，管理者礙于情面，難以懲處到位。隨著信息技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，檔案館越來(lái)越需要大量精通計(jì)算機(jī)管理、檔案管理、外語(yǔ)聽(tīng)說(shuō)讀寫(xiě)技能的復(fù)合型人才，檔案人員的能力開(kāi)發(fā)、培養(yǎng)問(wèn)題備受關(guān)注。能本管理被提上日程。

3.能本管理

所謂能本管理，就是以人們提升能力、發(fā)揮能力作為管理思想的理論基礎(chǔ)，提倡能力本位，以人的能力作為管理的核心，采取有效方法，把提升個(gè)人能力與組織目標(biāo)協(xié)調(diào)一致，激發(fā)人們最大限度地提升并發(fā)揮能力，實(shí)現(xiàn)能力價(jià)值的最大化，在個(gè)人提升能力、發(fā)揮能力改造世界的自我實(shí)現(xiàn)過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)組織發(fā)展的目標(biāo)以及組織創(chuàng)新。

二、營(yíng)造適應(yīng)能本管理的檔案館文化

能本管理理念體現(xiàn)在檔案館的實(shí)際工作中更重要的是營(yíng)造能本管理的檔案館文化。具體說(shuō)來(lái)，就是要營(yíng)造和諧嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魑幕⑾嗷ゴ龠M(jìn)的學(xué)習(xí)文化、寬松活潑的創(chuàng)新文化、公平開(kāi)放的發(fā)展文化，使檔案工作人員和檔案館目標(biāo)一致，共同發(fā)展。

1.和諧嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魑幕?/p>

對(duì)檔案館來(lái)說(shuō)，大多數(shù)工作都需要團(tuán)體協(xié)作才能完成，員工的個(gè)人行為、意識(shí)與修養(yǎng)程度都直接影響著工作氛圍的形成，工作氛圍好壞直接影響著檔案館整體工作。好的工作氛圍，人與人之間的關(guān)系應(yīng)該是和諧的、融洽的，即使工作中出現(xiàn)意見(jiàn)和分歧，每個(gè)人仍能夠以一種尊重和關(guān)心他人的心態(tài)去主動(dòng)溝通。此外，好的工作氛圍也應(yīng)該是嚴(yán)謹(jǐn)有序的。每個(gè)人都能按照崗位職責(zé)和工作流程主動(dòng)開(kāi)展自己的工作，當(dāng)工作出現(xiàn)疏漏時(shí)，會(huì)有人自覺(jué)補(bǔ)位。在和諧嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ魑幕諊拢瑔T工能心情舒暢、滿腔熱情地投入工作，為檔案館創(chuàng)造最大價(jià)值。

2.相互促進(jìn)的學(xué)習(xí)文化

知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是一個(gè)需要不斷學(xué)習(xí)的時(shí)代。與以往相比，檔案工作的內(nèi)容與方式已經(jīng)發(fā)生了翻天覆地的變化，僅靠經(jīng)驗(yàn)很難解決檔案館自身建設(shè)的新問(wèn)題。除了鼓勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)，檔案館更應(yīng)該努力為員工營(yíng)造能夠相互學(xué)習(xí)的組織文化氛圍。“三人行，則必有我?guī)煛保诠ぷ髦邢蚰芰Τ霰姷耐聦W(xué)習(xí)是提高業(yè)務(wù)技能的有效途徑。通過(guò)倡導(dǎo)員工相互學(xué)習(xí)，從而達(dá)到全面提升檔案館工作人員整體素質(zhì)的目的。

3.寬松自由的創(chuàng)新文化

能本管理的核心是培養(yǎng)員工的創(chuàng)新能力，這就需要檔案館為員工提供寬松自由的創(chuàng)新環(huán)境。管理者應(yīng)該適度授權(quán)，給每個(gè)員工一定的自由創(chuàng)造空間，讓他們?cè)诓贿`背工作原則的前提下，按照自己的想法和方式去工作。只有這樣，才有利于每個(gè)員工最大限度地發(fā)揮自己的想像力和創(chuàng)造力，突破成規(guī)，積極創(chuàng)新。其次要允許員工在一定的范圍內(nèi)犯錯(cuò)，鼓勵(lì)員工從失敗中總結(jié)教訓(xùn)、積累經(jīng)驗(yàn)。由于有嚴(yán)謹(jǐn)有序的工作程序和崗位職責(zé)作前提，自由寬松的環(huán)境不僅不會(huì)讓員工放任自流，反而有利于培養(yǎng)員工的責(zé)任感、自信心、組織能力和應(yīng)變能力。

4.公平開(kāi)放的發(fā)展文化

良好的個(gè)人發(fā)展環(huán)境是人才潛能發(fā)揮的潤(rùn)滑劑。與物質(zhì)待遇相比，員工往往更看重是否擁有在工作中不斷發(fā)展自己的機(jī)會(huì)。能本管理強(qiáng)調(diào)以能力作為決定員工任用和選拔的主要因素，這就要求檔案館努力營(yíng)造公平開(kāi)放的用人環(huán)境，為員工職業(yè)生涯發(fā)展提供保障。

三、建立、健全檔案館能本管理機(jī)制

要營(yíng)造能夠適應(yīng)能本管理要求的檔案館文化，就必須建立和完善檔案館能本管理機(jī)制，包括崗能匹配機(jī)制、人才流動(dòng)機(jī)制、結(jié)構(gòu)功能機(jī)制、時(shí)效激勵(lì)機(jī)制等。

1.崗能匹配機(jī)制

管理學(xué)家泰勒說(shuō)過(guò)，只要工作對(duì)員工是適合的，他就是第一流的工人。潛能開(kāi)發(fā)中一個(gè)重要的機(jī)制是個(gè)人能力與崗位相匹配，通過(guò)崗能匹配達(dá)到開(kāi)發(fā)潛能的理想效果。崗能匹配機(jī)制要求檔案館工作人員與工作崗位相匹配，包括三層意思：一是每個(gè)崗位都有特定要求與相應(yīng)的報(bào)酬；二是一個(gè)人要想勝任某一個(gè)崗位，就應(yīng)當(dāng)具備相應(yīng)的知識(shí)與技能；三是工作報(bào)酬與個(gè)人努力程度相匹配。崗能匹配可以增強(qiáng)檔案館對(duì)檔案工作人員的吸引力，激勵(lì)他們不斷提高工作業(yè)績(jī)，開(kāi)發(fā)工作潛能，使檔案館形成一個(gè)充滿活力的系統(tǒng)。

2.人才流動(dòng)機(jī)制

經(jīng)濟(jì)學(xué)中有一個(gè)著名的鯰魚(yú)效應(yīng)，原指在裝有沙丁魚(yú)的運(yùn)輸船上放上幾條鯰魚(yú)，為了防止被鯰魚(yú)吃掉，沙丁魚(yú)只得快速游動(dòng)，由此獲得了更大的生存機(jī)會(huì)。后指在工

作中引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，使員工產(chǎn)生危機(jī)感，從而激發(fā)組織活力。將其運(yùn)用到檔案館中便是人才流動(dòng)機(jī)制。檔案館中的員工如果能橫向流動(dòng)、縱向流動(dòng)，能左能右、能上能下，崗位互動(dòng)、擇優(yōu)上崗，就可以形成工作經(jīng)驗(yàn)與工作方法的交流效應(yīng)，形成不同信息、觀念和思想的交流，同時(shí)使員工對(duì)工作產(chǎn)生新鮮感、使命感、滿足感，使組織機(jī)構(gòu)增添活力，形成開(kāi)放性的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。相反，如果一個(gè)檔案館沒(méi)有一定比例的員工流動(dòng)，那么人的潛能就會(huì)被封閉，創(chuàng)造性就會(huì)被禁錮，檔案館就會(huì)進(jìn)入遲滯發(fā)展甚至死亡狀態(tài)。現(xiàn)在，有很多檔案館已經(jīng)意識(shí)到這一點(diǎn)，并采取了相應(yīng)措施。以重鋼檔案館為例，為了促進(jìn)員工的內(nèi)部流動(dòng)，在原有行政主崗位之外增設(shè)了以專項(xiàng)工作中心為形式的輔助崗位，形成了主輔崗結(jié)合的人才流動(dòng)機(jī)制，人才的跨崗位流動(dòng)成為現(xiàn)實(shí)，在實(shí)踐中取得了很好效果。

3.結(jié)構(gòu)功能機(jī)制

眾所周知，同樣的物質(zhì)，由于原子結(jié)構(gòu)和排列方式的不同可以有截然不同的表現(xiàn)形式。同樣的檔案館，假設(shè)資源相同、軟硬件條件接近，人才量也差不多，但由于機(jī)構(gòu)設(shè)置不同，工作程序的不同，其工作效率、人力資源的開(kāi)發(fā)使用程度以及檔案館的綜合實(shí)力也會(huì)有很大不同。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，扁平化管理受到普遍重視，檔案館也應(yīng)該減少管理層次，細(xì)化工作流程，通過(guò)建立和完善檔案館結(jié)構(gòu)功能機(jī)制，使能本管理在實(shí)踐中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

4.時(shí)效激勵(lì)機(jī)制

激勵(lì)有一個(gè)時(shí)效問(wèn)題，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，激勵(lì)出現(xiàn)在員工最佳年齡區(qū)域，即人才能力發(fā)展的上升階段、黃金階段，其成果幾率增長(zhǎng)最快；如果錯(cuò)過(guò)這一時(shí)期，激勵(lì)的功效就會(huì)較差，激勵(lì)成本就會(huì)較大。此外，每個(gè)員工的一生都有一個(gè)時(shí)效激勵(lì)問(wèn)題，在檔案館每年的工作內(nèi)容中，具體到每個(gè)工作項(xiàng)目，在其動(dòng)態(tài)進(jìn)程中也有一個(gè)時(shí)效激勵(lì)問(wèn)題，激勵(lì)點(diǎn)把握得好，就會(huì)促進(jìn)工作項(xiàng)目的順利推進(jìn)落實(shí)，反之，則起不到應(yīng)有作用，有時(shí)還可能起到負(fù)作用。

在建立、健全檔案館能本管理機(jī)制的基礎(chǔ)上著力營(yíng)造以“能本”為核心的檔案館文化體系，有利于在檔案館內(nèi)部形成崇尚能力、支持創(chuàng)造活動(dòng)又能互相尊重的價(jià)值觀念；有利于增加檔案館內(nèi)部結(jié)構(gòu)和制度的彈性，使個(gè)人活動(dòng)范圍增大。檔案工作人員處在這樣一種文化環(huán)境中，創(chuàng)造潛能更容易被激發(fā)而活躍起來(lái)，獲得超常的釋放和發(fā)揮，以此激發(fā)整個(gè)檔案館的活力。

總之，能本管理作為新時(shí)期管理工作的新理念，也同樣應(yīng)該在檔案館管理工作中得到更多的重視和實(shí)踐。檔案館應(yīng)該從建立和完善能本管理機(jī)制人手，積極營(yíng)造與能本管理相適應(yīng)的檔案館文化，促進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。