文書檔案分類的一般方法

小倪主持

文書檔案最常見的分類方法主要有三種：年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法和問(wèn)題分類法。

一、年度分類法

就是根據(jù)形成和處理文件的年度，將全宗內(nèi)的文書檔案分成各個(gè)類別。它以時(shí)間為標(biāo)準(zhǔn)，按年度設(shè)類，將全部文書檔案逐年分開。

運(yùn)用年度分類法，要求根據(jù)文件的準(zhǔn)確日期將其歸入相應(yīng)的年度類別，這是保證分類質(zhì)量的關(guān)鍵。在實(shí)際分類工作中，應(yīng)注意以下幾種情況：

一是在實(shí)際社會(huì)活動(dòng)中，不僅有通用的公歷年度，一些特殊行業(yè)和部門由于工作性質(zhì)和特點(diǎn)的需要，在工作上使用與公歷年度不同的“專業(yè)年度”，如教育部門使用的“教學(xué)年度”一般是從每年的9月1日到次年的8月31日，類似的情況還有會(huì)計(jì)部門的“會(huì)計(jì)年度”、糧食部門的“糧食年度”等。這些特殊部門的檔案在采取年度分類法時(shí)，應(yīng)該從單位的實(shí)際情況出發(fā)，按照“專門年度”進(jìn)行分類。

二是某些文件上有幾種日期，如起草日期、簽署日期、批準(zhǔn)日期、會(huì)議通過(guò)日期、發(fā)布日期和收文日期等，這些日期有時(shí)還不屬于同一年度。在這種情況下，要根據(jù)文件的具體情況確定一個(gè)最能說(shuō)明文件時(shí)間特點(diǎn)的日期。通常的做法是：內(nèi)部文件和一般發(fā)文以文件的寫成日期為根據(jù)；來(lái)往文件中收文以收到日期為根據(jù)；法律、法令和條例等法規(guī)文件以批準(zhǔn)日期或公布、生效日期為根據(jù)；指示、命令等指令性文件以文件簽署日期即落款日期為根據(jù)；計(jì)劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等以內(nèi)容所針對(duì)的時(shí)限為根據(jù)；跨年度處理的專門案卷、來(lái)往文書等可放入關(guān)系最密切的年度或最后結(jié)案的年度。

三是一些文件由于某種原因沒(méi)有標(biāo)注或找不到日期，對(duì)此需要根據(jù)文件的具體情況，采取適宜的辦法考證和判定文件的準(zhǔn)確或近似的日期，并將其妥善歸類。

二、組織機(jī)構(gòu)分類法

就是根據(jù)文書處理階段形成和處理文件的承辦單位進(jìn)行分類。它以立檔單位內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)為標(biāo)準(zhǔn)，按不同的機(jī)構(gòu)分別設(shè)置類目。

采用組織機(jī)構(gòu)分類方法應(yīng)具備一定的條件：第一，立檔單位每年設(shè)立的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)基本穩(wěn)定。內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)經(jīng)常調(diào)整變化的立檔單位，不宜采用這種方法。第二，立檔單位設(shè)立的各個(gè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)能夠反映該單位的職能分工情況，并且每個(gè)組織機(jī)構(gòu)具有較穩(wěn)定的基本工作任務(wù)或職責(zé)，其工作活動(dòng)的內(nèi)容及過(guò)程應(yīng)同該機(jī)構(gòu)承擔(dān)的相關(guān)職能保持一致。第三，立檔單位的文件上應(yīng)有各組織機(jī)構(gòu)在形成及承辦文件時(shí)留下的標(biāo)記，如收文章、發(fā)文號(hào)等。

組織機(jī)構(gòu)分類法的類別設(shè)置，一般是以立檔單位內(nèi)第一層組織機(jī)構(gòu)分類，需要時(shí)也可以分到第二層組織機(jī)構(gòu)，往往有一個(gè)機(jī)構(gòu)就設(shè)一個(gè)類。如果一個(gè)單位的機(jī)構(gòu)包括辦公室、人事部、財(cái)會(huì)部、組織部、宣傳部等，采用組織機(jī)構(gòu)分類法就可將檔案分為辦公室類、人事部類、財(cái)會(huì)部類、組織部類、宣傳部類等。各類的排列次序一般按習(xí)慣或正式文件的規(guī)定，把領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、綜合機(jī)構(gòu)排在前面。如果一份文件同時(shí)涉及幾個(gè)機(jī)構(gòu)或部門，應(yīng)按立檔單位內(nèi)部的統(tǒng)一規(guī)定劃定歸屬，如幾個(gè)部門聯(lián)合辦理的文件應(yīng)歸入主辦單位。

三、問(wèn)題分類法

就是按照文件內(nèi)容所反映的問(wèn)題或“事由”將文書檔案劃分成各個(gè)類別。它以文件的內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)，按文件所涉及的問(wèn)題(事由)分類。如一個(gè)全宗內(nèi)的檔案可以按人事、計(jì)劃、生產(chǎn)、銷售等類別分類，銷售類內(nèi)的檔案還可以按廣告宣傳、推銷、運(yùn)輸、售后服務(wù)等進(jìn)一步分類。

這種分類方法要求問(wèn)題的概括應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確并且范圍明確，各個(gè)同級(jí)類目應(yīng)當(dāng)互相排斥，并按文件的主要內(nèi)容進(jìn)行歸類。因此，相對(duì)而言，這種分類方法要求檔案人員具有較高的業(yè)務(wù)水平。

為確保每份文件都能正確歸類，使用問(wèn)題分類法時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：一是在設(shè)置分類體系和類目時(shí)，要仔細(xì)研究立檔單位的職權(quán)范圍和工作任務(wù)，并依據(jù)檔案的具體情況分門設(shè)類；二是分類層次和類目不宜過(guò)多過(guò)碎，否則人們?cè)诶斫馍先菀装l(fā)生誤差；三是要正確使用邏輯學(xué)原理設(shè)置類目；四是應(yīng)設(shè)立一個(gè)綜合類以包容一些綜合性文件和數(shù)量過(guò)少問(wèn)題的文件；五是若一份文件同時(shí)涉及幾個(gè)問(wèn)題，應(yīng)研究并確認(rèn)其中的主要問(wèn)題，將文件歸入相應(yīng)類別。

在實(shí)際工作中，由于全宗內(nèi)文書檔案構(gòu)成的復(fù)雜性，單純采用一種分類方法劃分文書檔案的類別是比較少的，通常是將兩種或兩種以上的分類方法結(jié)合起來(lái)使用。各單位最常用的分類方法主要有：年度——組織機(jī)構(gòu)分類法、年度——問(wèn)題分類法、年度——機(jī)構(gòu)——保管期限分類法、保管期限——年度——機(jī)構(gòu)分類法。