數字文件保管合作的典范

朱鐵淼

摘要：澳大拉西亞地區的各行政轄區廣泛合作，發起“澳大拉西亞數字文件保管動議”項目，集中成員的資源和知識，攜手研究戰略工具、公共標準和規范、指南和最佳實踐手冊、數字文件保管工具和基礎設施工具，共同促進研究成果的廣泛共享。

關鍵詞：澳大拉西亞數字文件

“澳大拉西亞數字文件保管動議”(AustralasianDigitalRecordkeeping Initiative，ADRI)是由澳大拉西亞檔案和文件機構委員會(Council of Australasian Archives and RecordsAuthorities，CAARA)主持的合作項目，旨在集中澳大拉西亞行政轄區內的資源、專門知識與技能，尋求確保電子文件保存和利用的最佳方法，共同面對數字文件保管給檔案部門帶來的挑戰。CAARA所有10個成員單位都參加了ADRI，它們是澳大利亞國家檔案館、新西蘭國家檔案館以及澳大利亞6個州、2個領地的檔案主管機構——塔斯馬尼亞檔案辦公室、維多利亞州公共文件辦公室、昆士蘭州檔案館、新南威爾士州文件局、南澳大利亞州檔案館、西澳大利亞洲文件辦公室、北部領地檔案部和首都領地文件辦公室。

一、概況

在數字時代，澳大利亞和新西蘭的公共文件管理機構面臨著相似的挑戰：如何通過其決策和行動，支持政府部門形成和保管完整、準確的電子文件?如何確保電子文件以真實、可靠、可用的形式保存，隨時滿足政府和公眾的利用需求?在電子文件保存后，如何便于利用?這些挑戰促使澳大利亞和新西蘭開展廣泛合作，發起了ADRI項目。

2004年3月26日，在澳大利亞公共管理協會首都領地部和澳大利亞政府信息管理部主辦的“政府的業務電子化發展”會議上，澳大利亞總理內閣部長皮特·舍戈爾德發表了題為“電子文件的丟失——遺忘未來的危險”的講話，倡議發起ADRI項目。

ADRI是具有開創性的項目，著眼于整個澳大拉西亞行政轄區的電子文件保管，它為成員搭建一個交流和信息共享的平臺，通過成員們的合作，最大限度地使用共有資源，并針對電子文件管理中的挑戰提出策略。ADRI以澳大拉西亞地區在文件保管的概念、工具和策略方面多年的合作為基礎，又反過來促進區域性項目的推進。

二、目標和范圍

(一)目標

1、愿景

(1)澳大利亞和新西蘭所有的政府共同參與到生成、保管、利用電子文件的研究中來，確保重要文化遺產的問責和長遠保護。

(2)這樣的共同參與將促進整個澳大利亞和新西蘭地區的效率、效益和協作。

2、具體目標

(1)澳大利亞和新西蘭的每個政府部擁有一個電子政務制度，這一制度由健全的電子文件生成、保管和利用策略體系來支持。

(2)澳大利亞和新西蘭電子化政府的記錄能夠被獲取、保存，并在當前和長遠都便于利用。

(3)在數字環境下，政府部門能夠有效、經濟地承擔法定職責。

(4)為澳大利亞和新西蘭的數字文件保管提供專業指導，指出發展方向。

(5)所有ADRI成員致力于為數字文件保管建立標準。

(6)政府部門負責貫徹ADRI制定的標準。

(7)成員能夠提出主張以支持政府恰當地保管數字文件。

(8)制定最佳策略以利用有限資源，確保ADRI成員能有效、及時地分享信息。

(二)指導原則

1.政府檔案和文件機構負責推動公共部門制定綜合文件管理計劃，以促進政府部門發展。

2.數字文件保管系統的設計和實施應當能夠生成和獲取支持職能需要的文件，滿足公眾的期望，這是數字文件保管成功的一個關鍵前提。

3.每個人都參與到數字文件保管過程中來，包括文件生成者、保管者和利用者，應當明確他們的權利和責任，并給予足夠的支持和提供培訓。

4.在發展和實施數字文件保管系統時，有一點很重要，就是必須在前期就明確什么樣的文件需要生成，這些文件應當保存多久以滿足職能和責任的需要和公眾的期望。

5.生成、保管和利用電子文件的系統需要能夠獲取和保管標準化元數據，這些元數據記錄著文件的內容、背景和結構，以及確保文件與它們的功能環境相聯系。

6.數字環境下生成的文件應當以數字形式保存，以適于確保它們發展過程中的完整性、真實性、可保存性和可用性，這些在數字保存中是首要的。

7.在保持真實、可靠和可用前提下，需要積極地保管和維護電子文件。

8.電子文件的保存格式不應當取決于所有權或者受所有權的限制。為了避免專有軟件和硬件依賴性引起的問題，需要長期利用的電子文件應當以穩定的存檔格式保存。

9.每個行政轄區都應建立和維護安全、穩固、可靠的數字倉儲庫(類似我國的數字檔案館概念)，以保護和保存有價值的公共電子文件。這些數字倉儲庫可以在行政轄區間共享。

10.受各個行政轄區相關法律的限制，公眾有著獲取公共文件的一般權利。應當建立電子文件的利用制度，以確保一旦文件合法公開，就能充分利用電子科技和公共網促進和擴大利用。

三、工作范圍

ADRI的工作范圍大體分為四個部分：形成和管理電子文件、在文件形成機關和檔案館保存電子文件、向檔案館移交電子文件、利用電子文件和檔案(ADRI的檔案特指具有檔案價值的文件，即需要永久保存的、對全社會具有利用價值的文件，下文中的檔案皆此概念)。這也是其標準指南的一個分類框架。

(一)形成和管理電子文件

生成、管理、保存和使用電子文件的系統在設計中應充分考慮利用者的需求。利用者包括內部機構人員、公眾和團體人員。政府部門需要適當對數字保管元數據做出有意義的和可靠的記錄，使它們的電子文件隨時滿足利用的需求。當文件不再被需要，它們應當根據相關法律和相關檔案機構的批準恰當地處置。生成和管理電子文件的架構基礎是澳大利亞國家標準ASISO 15489《文件管理》，為了給部門提供細節指導，ADRI同時也制定了或正在制定相關標準、政策和指南。所有這些成果都基于ADRI總體戰略和ASISOl5489。

(二)在文件形成機關和檔案館保存電子文件

文件形成機關和檔案館應積極地保存為了政府利用和未來研究的需要所留存的電子文件。然而政府部門常常無法很好地適應數字保管系統和相關基礎設施的變化。而大部分部門必須使用跨越幾代的兼容性較差的硬件和軟件。

ADRI的成員們關注著這一問題相關的其他國際研究。動議的研究表明，電子文件長期保管最好的策略是，將它們標準化成一個穩定的格式。將業務軟件程序中生成的電子郵件、電子數據表、文字處理系統文件等文件轉化一種穩定的長期保存形式并以之存儲，如可以選擇基于XML的標準格式。

(三)向檔案館移交電子文件

當政府文件需要轉化為檔案時，它們應當移交給檔案保管庫。移交的政策和程序依照有關檔案部門的指導

方針制定。

(四)利用電子文件和檔案

一旦電子文件轉化為檔案形式，其副本可以通過各種形式提供給部門和公眾利用者，如通過國際互聯網。同時，公眾對檔案的利用受各地法規的規范，因此可利用基于標準的在線搜索設備和檔案數據庫開展利用服務。

ADRI生成的標準、工具、模型都將歸為這四個方面。

四、工作機制

(一)管理組織與責任

ADRI下設的機構有理事會、籌劃指導委員會、ADRI全體會議、項目研究小組、秘書處，機構間相互合作，各有分工。

1、理事會

理事會的成員與CAARA成員相同，并隨機邀請其他組織參與其中。理事會主要負責主持ADRI，掌握著ADKI最主要的權利，為動議提供全面的指導，解決將會出現的沖突和問題。

2、籌劃指導委員會

籌劃指導委員會負責管理具體事務，為CAARA提供戰略性意見。其成員來自維多利亞公共文件辦公室、澳大利亞國家檔案館，成員們具有數字保管、信息技術和信息管理的專業技能。

3、ADRI全體會議

ADRI全體會議兩年召開一次，與會人員有項目管理人、技術課題領導人和ADRI籌劃指導委員會。會議的目標是：信息交流、商討有關問題和更新項目成果。

4、項目研究小組

成員機構與籌劃指導委員會達成協議后，可發起項目，并成立項目研究小組。項目發起機構派出一位項目管理人，由該項目管理人負責項目的日常事務，適時召開項目小組會議，確保項目成果及時交付。

5、秘書處

秘書處負責召開籌劃指導委員會，起草議事日程和會議記錄，維護文件、信息和資源，以及ADRI和ADRI網站的連接。

(二)運作規范

所有ADRI成員都要遵循以下要求：支持ADRI的共同目標；開發和頒布一個未來10年的數字保管策略；為數字保管相關活動開發一個執行計劃；為數字保管動議確定一個主要聯系人；致力于各盡其責(包括預算的保證)；致力于分享在數字保管工具的實際應用中得到的知識和專業技能；ADRI成員間共享關于數字保管的所有研究。

(三)風險管理機制

所有的ADRI項目都應當有一個風險分析和風險管理策略。根據風險發生的可能性，ADRI目標風險按高到低為：

1、ADRI成員提供的資源不足以確保ADRI可交付成果的研究；

2、信息技術市場轉入一個不同的競爭趨勢；

3、科技發展過快，ADRI小組無法生產滿足科技變化的可交付工具；

4、共同研究失敗，不同行政轄區向不同、競爭的方向發展。

(四)利益相關者

ADRI擁有眾多的利益相關者，以成員代表的政府、成員機構自身及其職員、他們服務的政府機構為主體。其他的利益相關者包括：公眾、團體或部門的文件利用者；信息管理、文件管理、檔案和信息技術領域的專家；政府公職官員和部長；標準制定組織，如國際檔案理事會、國際標準化組織和澳大利亞標準化組織；學校、圖書館、相關專業研究者和國際研究動議。ADRI謀求和利益相關者的廣泛合作。

五、進展及成果

ADRI按照形成和管理電子文件、向檔案館移交電子文件、利用電子文件和檔案這樣四個部分組成的框架，開發一系列的戰略工具、指南、最佳實踐手冊和通用規范，以在整個成員的行政轄區范圍內使用。根據2009年業務計劃，ADRI項目類型主要有五種：戰略工具、公共標準和規范、指南和最佳實踐手冊、數字文件保管工具和基礎設施工具。目前已交付項目10項，在研項目14項，完整清單如下表所示。

在上述所有成果中，2005年ADRI與國際檔案理事會(ICA)合作的《電子化辦公環境下文件的規范和功能需求》最為引人關注，共包括三個模塊：《規范概述》、《電子文件管理系統的指導方針和功能需求》、《業務系統

中文件的指導方針和功能需求》。2008年，這個標準成為ICA標準，ICA通過快速通道提交給國際標準化組織(ISO)。今年6月份，該標準中第一、三模塊已經獲得ISO投票通過，這意味著其即將成為國際標準。